Рынок систем электронного документооборота (СЭД) в текущем году отмечает 20-летие, а рынок юридически значимого ЭДО — 2 года.
Качество работы с документами в российских компаниях продолжает значительно уступать данному показателю за рубежом, работа с данными более 70% сотрудников по-прежнему не автоматизирована.
По оценке ФНС, в России в год выписывается около 15 млрд. счетов-фактур, а по данным некоторых операторов, за 2013 год было передано менее 10 млн. электронных документов. Т. е. проникновение — менее 0,1%, тогда как в странах Евросоюза этот показатель составляет около 20%.
Что же тормозит развитие электронного документооборота в России?
1. Устоявшееся мнение о большей надежности бумажного документа
Главная сложность на пути к безбумажному документообороту – устоявшееся на уровне общества и государства мнение о якобы большей надежности бумажного документа, заверенного подписью и печатью.
Российские компании сильно озабочены вопросом несанкционированного доступа к информации, хранящейся в СЭД.
Безусловно, работа с электронными документами в системе предъявляет новые требования к информационной безопасности современного предприятия. Это не только обеспечение сохранности и надежного резервирования электронного архива, но и разграничение доступа сотрудников к электронным документам, предотвращение атак на электронную инфраструктуру предприятия извне; антивирусная защита; ведение тотального контроля над целостностью информационной системы и всеми действиями пользователей.
2. Закрытие документов задним числом
В нынешней практике бумажного документооборота для части российских компаний нормой жизни является составление документов “задним” числом — например, в процессе проведения операций по закрытию предыдущего периода (месяц, квартал, год). То есть, оформленные таким образом, такие документы выставляются контрагентом и принимаются к учету в уже завершенном периоде.
С электронными документами такая модель работы пока не реализуема: электронный документ принимается к учету с той датой, когда он выставлен/получен. Дату “задним числом” поставить нельзя.
В конце 2012 г. в ходе разработки дорожной карты по совершенствованию налогового администрирования в рамках работы Агентства стратегических инициатив было подготовлено предложение законодательно закрепить право налогоплательщика принять к вычету НДС по счетам-фактурам, полученным до срока представления декларации по НДС, т. е. до 20 числа месяца, следующего за налоговым периодом. При этом предусмотрено, что налогоплательщик вправе применить вычет по НДС либо в периоде принятия товара (работы, услуги), либо в периоде получения счета-фактуры при соблюдении остальных необходимых условий.
Пока такая норма не появилась. А она могла бы снизить барьер для перехода на ЮЗЭД для значительной части предприятий.
3. Необходимость обучить персонал электронной работе.
Большую роль играет человеческий фактор, так как многим сотрудникам удобнее читать по бумаге и делать на ней записи, чем работать в программе.
Необходимость создания команды внедрения, адаптация бизнес-процессов документооборота предприятия к новому электронному обмену документами, обучение и консультирование сотрудников не редко становится причиной затягивания и переносов сроков внедрения.
4. Неготовность ИФНС полностью отказаться от бумаг
Уже относительно давно ФНС говорит о готовности принимать электронные счета-фактуры.
В настоящее время существуют лишь несколько форматов электронных документов, которые ФНС готова принимать от налогоплательщиков на проверку в электронном виде. Если предприятие использует электронный формат, отличный от рекомендуемого ФНС или утвержденного Минфином, то при проверке необходимо создавать и отвозить в ФНС бумажную заверенную копию электронного документа. Такой переход от «цифры» к бумаге объясним: информационная система ФНС не в состоянии распознавать и учитывать все то разнообразие форм и видов документов, которые разрабатывает бизнес для своих задач.
Нередки случаи, когда требование о предоставлении документов приходит на бумаге, хотя компания уже использует электронные счета-фактуры, и в соответствии с регламентом обмена, налоговая об этом знает. Бухгалтеру приходится забыть о прекрасной возможности быстро, несколькими движениями руки, отправить пачку документов в налоговую. Вместо этого он распечатывает эту пачку документов, заверяет и, как обычно, несет ручками или отправляет по почте.
5. Неготовность других контрагентов
Актуальна и проблема привлечения контрагентов, благодаря которым электронная форма взаимодействия станет для заказчика основной, сравнимой или даже превышающей объемы бумажного документооборота, что позволит снизить затраты и получить выгоды.
Чем поможет разработчик?
Операторы стараются подтолкнуть компании, предлагая удобный инструмент поиска контрагентов, уже готовых обмениваться документами электронным способом.
Продолжается работа над улучшением сервиса и упрощением интерфейса. Уже сегодня процесс отправки документа достаточно прост. Рассмотрим вариант отправки документов на пример СЭД БезБумаг на платформе Контур.Диадок.
Загружаем документ, подготовленный в сторонней программе, или заполняем непосредственно в системе. Если документ требует ответной подписи, то следует поставить галочку в поле — Запросить подпись получателя. Рекомендуется устанавливать галку — связать документы, если они относятся к одной хозяйственной операции.
После загрузки документов следует выбрать контрагента-получателя. Для этого достаточно начать вводить ИНН или наименование контрагента в соответствующем поле. Появится выпадающий список, в котором следует выбрать нужную организацию. Для отправки следует нажать кнопку – Подписать и отправить. Подписанный документ моментально появится в ящике получателя. Отправленный документ отобразится на странице — Исходящие. По мере обработки он будет принимать следующие статусы: ожидает подписи, подписан, в подписи отказано.
Подпись в облаке – еще удобнее?
Обычно, вы приходите в удостоверяющий центр, и сотрудник проверяет ваши паспортные данные и другие документы, после чего вы получаете на руки свою электронную подпись (обычно на специальной флешке-токене). Чтобы с ней работать, нужно установить на каждую машину программу КриптоПро, и тогда можно будет подписать свой документ. То есть, вы жестко привязаны к компьютеру, флешке и так далее. Для фанатов Apple и просто мобильных пользователей это не просто огромное неудобство — зачастую это невозможность работать с таким сервисом.
В случае же с облачной подписью от Контур.Диадок, ее не дадут вам на руки, а поместят на специальный защищенный сервер, а для ее использования на ваш мобильный телефон будет приходить смс-код, который нужно будет вводить для наложения облачной подписи на нужный документ. Напоминает смс-сообщения от вашего любимого банка для онлайн платежей.
Итак, после прохождения всех необходимых формальностей, у меня появилась облачная ЭЦП, привязанная к мобильному, а на электронную почту пришло уведомление о новом документе от контрагента, требующем подписания.
Заходим в Диадок по логину-паролю.
Находим нужный документ и жмем «Подписать». Появляется окошко для ввода смс-кода, на телефоне тренькает новая смс. Вводим код и документ подписан.
На почту приходит письмо, в котором есть информация о подписанном документе, электронной подписи и другая служебная информация. Все отлично работает на Мак, iPad, iPhone.
Плюс: Нет привязки к устройству, подписывай хоть из интернет-кафе. Работает на всех операционных системах и браузерах.
Минус: Нужно покупать новую подпись — не «засунуть» в облако уже имеющуюся. Процедуру получения нужно ускорить — думаю с этим проблем не будет.
Опыт тех, кто уже на коне.
Западные компании, пришедшие в Россию, принесли с собой опыт работы с онлайн сервисами и обязали своих российских контрагентов изначально работать только в электронном формате. Объяснять преимущества работы с ЭДО им уже не потребовалось.
В России в передовых оказался пока только крупный сектор, вынужденный меняться для сохранения конкурентоспособности. Крупнейшие ритейлеры, аптечные сети и банки как локомотив постепенно тянут своих партнеров в электронный юридически значимый документооборот. Появились отраслевые решения разработчиков и возможность брендирования ЭДО от имени крупного клиента.
Есть и прогрессивные новички. К примеру, бухгалтерская компания Фингуру старается упростить работу своим клиентам и перевести весь документооборот в электронный вид. Компания получает от клиентов документы для оказания бухгалтерских услуг в электронном виде. Все документы, передаваемые через систему «БезБумаг», подписаны электронной подписью и заменяют бумажные. Электронное взаимодействие сократило сроки предоставления документов и отменило почтовые и транспортные расходы по доставке.
Будем оптимистами
Рынок ЭДО в России постепенно зреет. Об этом свидетельствует то, что увеличение трафика за полугодие в большей мере связано с ростом числа компаний, переходящих на ЭДО. Если в первом полугодии 2013 г. через систему Контур.Диадок было передано около 1,5 млн электронных документов, то за шесть месяцев 2014 — более 9 млн. Эксперты ожидают его продолжения, чему будет способствовать реализация «дорожной карты» по совершенствованию налогового администрирования.
Качество работы с документами в российских компаниях продолжает значительно уступать данному показателю за рубежом, работа с данными более 70% сотрудников по-прежнему не автоматизирована.
По оценке ФНС, в России в год выписывается около 15 млрд. счетов-фактур, а по данным некоторых операторов, за 2013 год было передано менее 10 млн. электронных документов. Т. е. проникновение — менее 0,1%, тогда как в странах Евросоюза этот показатель составляет около 20%.
Что же тормозит развитие электронного документооборота в России?
1. Устоявшееся мнение о большей надежности бумажного документа
Главная сложность на пути к безбумажному документообороту – устоявшееся на уровне общества и государства мнение о якобы большей надежности бумажного документа, заверенного подписью и печатью.
Российские компании сильно озабочены вопросом несанкционированного доступа к информации, хранящейся в СЭД.
Безусловно, работа с электронными документами в системе предъявляет новые требования к информационной безопасности современного предприятия. Это не только обеспечение сохранности и надежного резервирования электронного архива, но и разграничение доступа сотрудников к электронным документам, предотвращение атак на электронную инфраструктуру предприятия извне; антивирусная защита; ведение тотального контроля над целостностью информационной системы и всеми действиями пользователей.
2. Закрытие документов задним числом
В нынешней практике бумажного документооборота для части российских компаний нормой жизни является составление документов “задним” числом — например, в процессе проведения операций по закрытию предыдущего периода (месяц, квартал, год). То есть, оформленные таким образом, такие документы выставляются контрагентом и принимаются к учету в уже завершенном периоде.
С электронными документами такая модель работы пока не реализуема: электронный документ принимается к учету с той датой, когда он выставлен/получен. Дату “задним числом” поставить нельзя.
В конце 2012 г. в ходе разработки дорожной карты по совершенствованию налогового администрирования в рамках работы Агентства стратегических инициатив было подготовлено предложение законодательно закрепить право налогоплательщика принять к вычету НДС по счетам-фактурам, полученным до срока представления декларации по НДС, т. е. до 20 числа месяца, следующего за налоговым периодом. При этом предусмотрено, что налогоплательщик вправе применить вычет по НДС либо в периоде принятия товара (работы, услуги), либо в периоде получения счета-фактуры при соблюдении остальных необходимых условий.
Пока такая норма не появилась. А она могла бы снизить барьер для перехода на ЮЗЭД для значительной части предприятий.
3. Необходимость обучить персонал электронной работе.
Большую роль играет человеческий фактор, так как многим сотрудникам удобнее читать по бумаге и делать на ней записи, чем работать в программе.
Необходимость создания команды внедрения, адаптация бизнес-процессов документооборота предприятия к новому электронному обмену документами, обучение и консультирование сотрудников не редко становится причиной затягивания и переносов сроков внедрения.
4. Неготовность ИФНС полностью отказаться от бумаг
Уже относительно давно ФНС говорит о готовности принимать электронные счета-фактуры.
В настоящее время существуют лишь несколько форматов электронных документов, которые ФНС готова принимать от налогоплательщиков на проверку в электронном виде. Если предприятие использует электронный формат, отличный от рекомендуемого ФНС или утвержденного Минфином, то при проверке необходимо создавать и отвозить в ФНС бумажную заверенную копию электронного документа. Такой переход от «цифры» к бумаге объясним: информационная система ФНС не в состоянии распознавать и учитывать все то разнообразие форм и видов документов, которые разрабатывает бизнес для своих задач.
Нередки случаи, когда требование о предоставлении документов приходит на бумаге, хотя компания уже использует электронные счета-фактуры, и в соответствии с регламентом обмена, налоговая об этом знает. Бухгалтеру приходится забыть о прекрасной возможности быстро, несколькими движениями руки, отправить пачку документов в налоговую. Вместо этого он распечатывает эту пачку документов, заверяет и, как обычно, несет ручками или отправляет по почте.
5. Неготовность других контрагентов
Актуальна и проблема привлечения контрагентов, благодаря которым электронная форма взаимодействия станет для заказчика основной, сравнимой или даже превышающей объемы бумажного документооборота, что позволит снизить затраты и получить выгоды.
Чем поможет разработчик?
Операторы стараются подтолкнуть компании, предлагая удобный инструмент поиска контрагентов, уже готовых обмениваться документами электронным способом.
Продолжается работа над улучшением сервиса и упрощением интерфейса. Уже сегодня процесс отправки документа достаточно прост. Рассмотрим вариант отправки документов на пример СЭД БезБумаг на платформе Контур.Диадок.
Загружаем документ, подготовленный в сторонней программе, или заполняем непосредственно в системе. Если документ требует ответной подписи, то следует поставить галочку в поле — Запросить подпись получателя. Рекомендуется устанавливать галку — связать документы, если они относятся к одной хозяйственной операции.
После загрузки документов следует выбрать контрагента-получателя. Для этого достаточно начать вводить ИНН или наименование контрагента в соответствующем поле. Появится выпадающий список, в котором следует выбрать нужную организацию. Для отправки следует нажать кнопку – Подписать и отправить. Подписанный документ моментально появится в ящике получателя. Отправленный документ отобразится на странице — Исходящие. По мере обработки он будет принимать следующие статусы: ожидает подписи, подписан, в подписи отказано.
Подпись в облаке – еще удобнее?
Обычно, вы приходите в удостоверяющий центр, и сотрудник проверяет ваши паспортные данные и другие документы, после чего вы получаете на руки свою электронную подпись (обычно на специальной флешке-токене). Чтобы с ней работать, нужно установить на каждую машину программу КриптоПро, и тогда можно будет подписать свой документ. То есть, вы жестко привязаны к компьютеру, флешке и так далее. Для фанатов Apple и просто мобильных пользователей это не просто огромное неудобство — зачастую это невозможность работать с таким сервисом.
В случае же с облачной подписью от Контур.Диадок, ее не дадут вам на руки, а поместят на специальный защищенный сервер, а для ее использования на ваш мобильный телефон будет приходить смс-код, который нужно будет вводить для наложения облачной подписи на нужный документ. Напоминает смс-сообщения от вашего любимого банка для онлайн платежей.
Итак, после прохождения всех необходимых формальностей, у меня появилась облачная ЭЦП, привязанная к мобильному, а на электронную почту пришло уведомление о новом документе от контрагента, требующем подписания.
Заходим в Диадок по логину-паролю.
Находим нужный документ и жмем «Подписать». Появляется окошко для ввода смс-кода, на телефоне тренькает новая смс. Вводим код и документ подписан.
На почту приходит письмо, в котором есть информация о подписанном документе, электронной подписи и другая служебная информация. Все отлично работает на Мак, iPad, iPhone.
Плюс: Нет привязки к устройству, подписывай хоть из интернет-кафе. Работает на всех операционных системах и браузерах.
Минус: Нужно покупать новую подпись — не «засунуть» в облако уже имеющуюся. Процедуру получения нужно ускорить — думаю с этим проблем не будет.
Опыт тех, кто уже на коне.
Западные компании, пришедшие в Россию, принесли с собой опыт работы с онлайн сервисами и обязали своих российских контрагентов изначально работать только в электронном формате. Объяснять преимущества работы с ЭДО им уже не потребовалось.
В России в передовых оказался пока только крупный сектор, вынужденный меняться для сохранения конкурентоспособности. Крупнейшие ритейлеры, аптечные сети и банки как локомотив постепенно тянут своих партнеров в электронный юридически значимый документооборот. Появились отраслевые решения разработчиков и возможность брендирования ЭДО от имени крупного клиента.
Есть и прогрессивные новички. К примеру, бухгалтерская компания Фингуру старается упростить работу своим клиентам и перевести весь документооборот в электронный вид. Компания получает от клиентов документы для оказания бухгалтерских услуг в электронном виде. Все документы, передаваемые через систему «БезБумаг», подписаны электронной подписью и заменяют бумажные. Электронное взаимодействие сократило сроки предоставления документов и отменило почтовые и транспортные расходы по доставке.
Будем оптимистами
Рынок ЭДО в России постепенно зреет. Об этом свидетельствует то, что увеличение трафика за полугодие в большей мере связано с ростом числа компаний, переходящих на ЭДО. Если в первом полугодии 2013 г. через систему Контур.Диадок было передано около 1,5 млн электронных документов, то за шесть месяцев 2014 — более 9 млн. Эксперты ожидают его продолжения, чему будет способствовать реализация «дорожной карты» по совершенствованию налогового администрирования.