От обычного офиса до полностью удаленной работы: как мы построили эффективную корпоративную культуру

http://blog.close.io/remote-team-culture
  • Перевод


Идеального способа организовать полностью удаленную работу в компании нет, но есть несколько советов, которые помогут сформировать яркую и успешную команду.


С самого начала в компании Close.io работа частично выполнялась удаленно. В маленьком офисе в Пало-Альто нас было шестеро, но мало кого на самом деле заботило, сидит ли кто-то в офисе. У нас не было графика «с восьми до пяти», и все мы много ездили. Иногда в офисе целыми месяцами никто не появлялся — а через несколько недель было ровно наоборот. И раз в квартал мы все отправлялись в командный выезд.

Но прошло три года, и мы начали нанимать новых сотрудников


Первым наняли моего хорошего друга, которого я знал уже пятнадцать лет, — но он жил в Таиланде. Так что на нем мы опробовали новый подход, и получилось отлично. Следующим к нашей команде присоединился тоже хорошо знакомый человек, с которым один из наших основателей вместе рос. И в этот раз с удаленным наймом все прошло гладко.

Третий новичок тоже начала работать удаленно — с ней мы раньше знакомы не были, так что мы заодно проверили свою схему. К тому времени мы уже понимали, что удаленные сотрудники могут стать для нас огромным преимуществом.

Поэтому в том же году мы отказались от офиса. Те шестеро из нас, что жили у залива Сан-Франциско, разъехались по всему миру, и мы полностью перешли на удаленную работу.

Переведено в Alconost

Плюсы и минусы удаленной работы компании


Минусы:

  • Придется поработать над формированием здоровой, динамичной культуры.
  • Нужно много общаться.

Когда все работают в офисе, общаться с остальными, даже невербально — это легко: заходите в комнату и «считываете» настроение каждого, используя лишь язык тела. Но при работе удаленно такую роскошь себе позволить нельзя — и вы буквально слепнете, потому что перестаете замечать невербальное общение. Именно поэтому все звонки, письма и чаты должны быть целенаправленными и содержательными, предельно конкретными, инициативными и дальновидными.

Плюсы:

  • К вашим услугам таланты со всего мира.
  • Вам проще удержать сотрудников.

Многие думают, что удаленная работа нужна, чтобы дешево нанимать талантливых сотрудников, но мы никогда не смотрели на это с такой точки зрения. Наверное, для кого-то это экономия — и правда стимул, но мы своим сотрудникам всегда платили хорошо.

Возможность приглашать на работу людей со всего мира — самое большое преимущество. Мы можем нанимать замечательных людей, и неважно, где они живут. Талант не определяется городом или страной — профессионалы своего дела есть повсюду. Нам нравится, что мы можем нанимать нужных людей, независимо от места их проживания.

Кроме того, это здорово помогает удерживать сотрудников. В Кремниевой долине постоянно идет борьба за таланты: все постоянно меняют место работы в поисках лучших условий. Поэтому удержать сотрудников бывает сложно.

Но если нанимать людей из самых разных стран, то для конкретного человека вы можете стать лучшим работодателем в его городе: ваш новый сотрудник вполне может жить там, где у людей его профессии не так уж много интересных возможностей. Поэтому работа в вашей компании станет для него отличным вариантом. И если относиться к сотрудникам хорошо, давать им расти и развиваться, они, скорее всего, будут оставаться с вами намного дольше.

Кроме того, вы не потеряете их даже тогда, когда они будут переезжать, и у нас в компании Close.io такое бывало много раз. Нам не приходится расставаться с кем-то только потому, что он переехал. Мы так много времени тратим на адаптацию новичков в компании и построение отношений, что совершенно не хотим терять людей по каким-то дурацким причинам вроде переезда.



Два основных принципа создания эффективной культуры удаленной работы


Забота

Мы заботимся о своих сотрудниках и вкладываем в них ресурсы — мы основали компанию, но мы же и продолжаем работать на нее.

И я хочу работать в компании с хорошей культурой: работать со счастливыми и удовлетворенными людьми, с теми, кто выкладывается на полную, — потому что, в конечном счете, мне хочется гордиться компанией, которую я создал.

Общение без недомолвок

Если компания работает удаленно, главное — это общение. Всякий раз, когда вы сомневаетесь, стоит ли что-то сказать — обязательно говорите.

По этой причине мы и разработали свое ПО: мы хотели, чтобы все было как можно прозрачнее. Каждый в компании может просмотреть переписку с клиентами, воронки продаж, сделки, доходы. Такая прозрачность — ключевой компонент нашей борьбы за общение без недомолвок. Чем больше контекста у каждого, тем меньше нужно гадать. Поэтому у всех нас есть полная информация о компании.

Как всё работает


Каждый понедельник руководители команд отправляют отчет, который включает в себя цели и показатели на неделю: обычно просто всей команде дают общий доступ к Google-документу. Мы читаем все отчеты, комментируем, задаем вопросы и готовимся к встрече с командами.

Во вторник утром мы собираемся на видеозвонок всей компанией, где обычно обсуждаем вопросы по присланным в понедельник отчетам. На эти звонки отводится полчаса, но чаще всего хватает и 15–20 минут. Также мы обязательно записываем звонок, чтобы все могли посмотреть, о чем мы говорили.

После этого 30-минутного звонка мы проводим сеансы беседы один на один: на протяжении 15 минут наши сотрудники разговаривают друг с другом о работе и /или о своей жизни. Иногда обсуждаются конкретные проекты по работе, но часто они просто болтают о выходных или домашних питомцах. В любом случае, у сотрудников есть возможность больше узнать друг о друге.

Раз в месяц команды отправляют ежемесячный отчет, в котором подводятся итоги каждой недели, а также излагаются планы на следующий месяц. А мы отправляем всем данные о финансовом состоянии, чтобы каждый знал, как дела у компании.

Кроме того, каждую неделю мы задаем команде какой-то вопрос, например: «Насколько эффективно, как вам кажется, у вас идет работа?», — или: «Что вдохновляющего вы недавно прочитали?» Нам присылают ответы, и каждую пятницу мы рассылаем результаты опроса. Это отличный способ пообщаться с командой в конце долгой рабочей недели.

А когда к нам приходит новичок, мы просим его заполнить «Справочник о себе» — короткий опросник предпочтений в работе и общении. Этот «справочник» могут читать все в компании, и если кто-то что-то забыл, к нему всегда можно обратиться.

Если вам нужна здоровая культура удаленной работы, вам не обойтись без Мэри




Важно, чтобы в компании кто-то отвечал за корпоративную культуру — чтобы сотрудники чувствовали себя счастливыми и знали, что о них заботятся. Это не всегда должна быть официальная должность — но обязательно нужен энергичный, заботливый и преданный человек со здравым смыслом и умением понимать настроение других: радость, печаль, растерянность. Команде нужен кто-то, кому можно довериться, с кем можно поделиться мыслями, обеспокоенностью, проблемами и вопросами. Иметь в команде такого человека, как Мэри, — это очень важно.

Она, кроме того, еще и главный затейник в командных выездах, которые являются важной частью нашей культуры удаленной работы. Команда очень большая, поэтому каждый квартал выезжать не получается, но дважды в год мы обязательно собираемся все вместе на неделю. Если вам интересно, как проходят эти командные выезды, почитайте эту статью.

Не забывайте развлекаться


У нас есть специальная комната в чате — «Шалости» — где команда может пару минут расслабиться и отдохнуть во время работы. Думаю, понятно, что у нас это самая активная комната: там постоянно делятся статьями, гифками, видео и шутками. И мы поощряем это, потому что при удаленной работе не всегда легко почувствовать социальный контакт. А если вы работаете из дома, от постоянных разговоров о делах можно сойти с ума.

Поощряйте работу в коворкингах


Мы хотим, чтобы люди не сидели дома. Общайтесь с другими людьми. Посещайте мероприятия, ищите новые контакты. Сидеть в пижаме день напролет — это вредно, и это мешает хорошо работать. Поэтому мы помогаем сотрудникам оплачивать коворкинг, если им это интересно.

Стели, а вы не боитесь, что сотрудники отлынивают от работы?


Многие руководители компаний, с которыми я общался, беспокоились, что если компания начнет работать полностью удаленно, сотрудники не будут ничего делать. Но у нас, честно говоря, противоположная проблема.

Мы много усилий и времени тратим на то, чтобы нанимать людей, заслуживающих доверия. Поэтому больше всего я беспокоюсь, о том, что они будут перерабатывать. Достаточно ли у них перерывов? Когда они последний раз уходили в отпуск? Мы даже настроили систему так, чтобы если кто-то не был в отпуске в первые четыре месяца в году, можно было узнать об этом и предложить сотруднику отдохнуть.

Если нанимать правильных людей, вам никогда не придется беспокоиться о том, работают ли они.

Культура компании — это как любой другой продукт. Ее нужно укреплять и улучшать. Над ней нужно постоянно работать. Мир меняется, меняетесь вы, ваши клиенты, поэтому нужно уметь оценивать, довольна ли команда, которую вы создали, и настроены ли сотрудники на успех.

Если вас такой подход не радует, возможно, полностью удаленная работа в компании — не для вас. Но если вы прочитали статью и почувствовали силы взяться за это, у вас есть хороший шанс собрать отличную команду, которая будет работать удаленно не хуже нас.


О переводчике

Перевод статьи выполнен в Alconost.

Alconost занимается локализацией игр, приложений и сайтов на 68 языков. Переводчики-носители языка, лингвистическое тестирование, облачная платформа с API, непрерывная локализация, менеджеры проектов 24/7, любые форматы строковых ресурсов.

Мы также делаем рекламные и обучающие видеоролики — для сайтов, продающие, имиджевые, рекламные, обучающие, тизеры, эксплейнеры, трейлеры для Google Play и App Store.

Подробнее: https://alconost.com
Alconost 104,55
Локализуем на 68 языков, делаем видеоролики для IT
Поделиться публикацией
Комментарии 22
  • +2
    Все отлично, кроме того, что работать на ноутбуке на солнечном пляже невозможно. Лучше будущим сотрудникам этого не обещать.
    • +1
      Вряд ли сотруднику кто-то обещает пляж ))) Ему обещают стабильную зп, работу и удаленку. Локация работы — это забота сотрудника.
    • –5
      Есть способ проще заставить сотрудников не отлынивать — фиксирование времени, затраченное на каждую задачу. Я работал по такой системе, очень удобно. Функционал был реализован в Redmine. Приступил к выполнению — нажал кнопку «Старт». Выполнил задачу — нажал «Стоп». Всякие «забыл нажать» карались рублем (хотя по факту на моей памяти так никого и не оштрафовали, только выговоры). После парочки таких залетов перестаешь забывать нажимать кнопки. Отчитывались только за чистое время, не учитывались походы в туалет и за печеньками к кофе. Если поставил слишком большое время за задачу и руководитель это заметил, то он мог потребовать выполнить эту задачу повторно при нем. И если ты выполнял ее намного быстрее, то время корректировали, а время, затраченное на повторное выполнение шло в плюс руководителю в качестве задачи «Контроль сотрудника». Если ты выполнял примерно за то же время, то повторное время плюсовалось тебе и еще бонус.
      В итоге за 8-часовой рабочий день сотрудник в реальности мог отчитаться за 4-6 часов работы. И то 6 часов — это был очень интенсивный день. На всякие летучки и консультации тоже создавались задачи.
      У каждого сотрудника была ставка за час работы. Например программист получал 1000 в час, за месяц он зарабатывал от 80 до 120 т.р.
      Клиент заносил деньги на депозит и с этого депозита списывалась сумма по выполнении задачи. Для клиента стоимость 1 часа была в два раза выше, то есть программист для него стоил 2000 в час.

      Очень удобно обосновывать клиенту сумму и сразу видно кто из сотрудников отлынивает, а кто пашет. Правда мы все работали в офлайн офисе, но думаю для удаленки такая система тоже отлично подошла бы.
      • +13
        Ужас. Не дай бог работать в такой компании с такой организацией.
        • +1
          Зря вы так. Я с тех пор сменил уже вторую компанию, но до сих пор скучаю по той системе и организации. Естественно, для дизайнеров и программистов были послабления режима, так как первый работает почти «по вдохновению», а второму нужно время, чтобы найти решение.
          Например на моей второй работе люди не любят работать через контроль задач (Битрикс24) и создается рабочий хаос. Продажники зовут продакшенов «на минутку, тут быстро оценить работу», и это затягивается на десятки минут. Продакшены могут пол дня залипать в ВК и иногда отвлекаться на просьбы продажников. Аккаунт-менеджеры оправдываются перед клиентами, мол «извините, мы думали задача займет меньше времени, завтра точно сделаем» и орут на продакшенов «почему еще не сделано?». Продакшены отмазываются «а зачем это вообще продали? тут работы на месяц». В итоге такой каши все получают негатив: от клиента до сотрудников. Руководители пытаются этот негатив сгладить и через 2-3 месяца уходят на больничный с нервным срывом. Срок жизни клиента 2-3, ну максимум 4 месяца, если аккаунт-менеджер нашел с ним общий язык.
          Гендир радуется и приговаривает «в хаосе рождается истина».
          Текучка кадров дикая.

          А на первом месте работы клиенты с нами были годами. И негатива у сотрудников не было вообще, никаких вопросов. Как поработал — так и заработал. Если задача займет больше часа, предупреждали клиента и он мог от нее отказаться или вступить в диалог, и найти решение по ее оптимизации, чтобы все были довольны. Если задача занимает меньше часа, делали без предупреждения.

          У клиентов, конечно, негатив иногда был, но это уже другая история.
          • 0
            Когда такой хаос — не помогла бы система по учету работы как с вашей первой организации. Отношение людей к работе разное — вот и корень проблемы. А отношение разное из-за разного руководства. Если гендиру второй компании хаос нравится, что он аж радуется, то ничего удивительного, что любые попытки этот хаос «причесать» не будут приводить ни к какому успеху — гендир будет мешать и возвращать хаос обратно.
          • 0
            Возможно, я ошибаюсь, но чем это отличается от freelance с почасовой оплатой и контролем времени?
            Точнее так. Возможно, для вас это неприемлемо, но imho так работают достаточно много людей.
          • +10
            В вашем описании только что ректального зонда не хватает. Или он был?
            • +4
              Если поставил слишком большое время за задачу и руководитель это заметил, то он мог потребовать выполнить эту задачу повторно при нем.

              Зачастую задача — это поиск решения, оптимального по качеству и производительности. Естественно, повторение будет всегда меньше по времени. Я б не прижился у вас.
              • 0
                Смотря у кого. Например, контент-менеджеру присылают готовый текст и картинки, ему нужно лишь это разместить на площадках. Тут не нужно искать решение «какой же HTML-тег поставить?». Ему нужно обработать картинки в определенном размере, стиле (по шаблону) и все это разместить, разметить текст тегами и разместить. Его навыки — знание HTML, CSS, Photoshop и возможно немного jQuery. Ставка контент-менеджера была 500р./час. В среднем контентщик зарабатывал от 40 т.р в месяц и это было в 2012 году.
                К программистам и дизайнерам был другой подход, с послаблением, нужна была работа на результат.
                Копирайтеры и редакторы помимо времени отчитывались еще и по знакам. Оценивалось соотношение затраченного времени за 1000 знаков. Честно скажу, не знаю как им считали зп.
              • +1
                Если поставил слишком большое время за задачу и руководитель это заметил, то он мог потребовать выполнить эту задачу повторно при нем. И если ты выполнял ее намного быстрее, то время корректировали, а время, затраченное на повторное выполнение шло в плюс руководителю в качестве задачи «Контроль сотрудника».
                • 0
                  Ну набросились на человека… Обратите внимание, что человек ПОЛОЖИТЕЛЬНО оценивает свой опыт работы под такой системой… Есть подозрение, что минусующие и комментирующие про цепи и ректалные зонды не шибко любят работать, а иначе чем можно объяснить неприязнь подобной оценки труда…

                  Нажимать кнопочки не отнимет много времени… По моему опыту, в некоторых конторах надо было описывать все задачи, которыми занимался в течение дня и указывать затраченное время… При этом ни каких систем контроля задач не было и тебя мог отвлечь начальник, начальнки начальника или продажник… Т.е. тупо заполняешь табличку фантазиями на тему «чем я занимался весь день», полная хрень и профанация…

                  За годы работы на фрилансе у меня выработалась подобная схема, только чуть более затратаная по времени: задачи в редмайне, а в гугл-документах номер задачи и затраченное время за текущий день (просто в отдельной табличке записывал время начала работ, время окончания, а ниже считалось общее время). В конце месяца высылал заказчикам отчёт. Эту схему я сам предложил заказчикам и придерживаюсь её, потому как считаю её честной, заказчик платит за мою работу, а не за время, проведённое на горшке…
                  • 0
                    а иначе чем можно объяснить неприязнь подобной оценки труда

                    Я ничего про ректальные зонды, цепи и пр. не писал и не буду. И даже не минусовал. Но тем не менее тоже расцениваю такую оценку труда очень… Как бы помягче то. Я бы не смог там работать. Боюсь такая оценка могла бы меня и до нервного срыва довести. Годы работы хорошо дали мне понять, что одни и те же задачи отнимают совершенно разное время в зависимости от обстоятельств. Годы работы дали мне понять, что в оценке сроков по большинству задач я почти всегда ошибаюсь, т.к. легко могу столкнуться в 2-х минутной задаче на 2-ч рефакторинг кода, и буду прав, сделав его. Но если я буду ограничен подобными методиками оценки времени и качества работы, да ещё и с "надсмотром" каким-то, то боюсь, что толку от меня будет гораздо меньше, чем если дать мне такие вещи решать самостоятельно (в определённых пределах). Сложно в двух словах это объяснить. Но если кратко и тезисно: такая оценка работы именно программиста (если он не кодер-обезьянка), трещит по швам, она просто уничтожает смысл его работы. ИМХО.


                    P.S. не ваша система, а та, что выше.

                    • 0
                      Я уверен, что более-менее грамотный руководитель отлично понимает, что программирование — это творческая работа и часто невозможно точно спрогнозировать время, которое уйдёт на решение задачи, поэтому не будет «тиранить» программистов, но постарается повысить качество оценки задач…

                      Хоть я и нахожусь «по другую сторону баррикад», я прекрасно понимаю, зачем это надо бизнесу. Бизнес хочет прогнозировать расходы, бизнесу надо отвечать клиенту на вопрос, сколько займёт разработка времени и денег. Для этого и вводятся подобные системы учёта времени. Вопрос лишь в том, на сколько эта система «напрягает» программиста, на сколько точную оценку она даёт и на сколько решает реальную задачу… Не раз имел дело с системами контроля времени, целью которых было «не дать программистам пинать балду»… Но начальство в подобных организациях, как правило, на столько далеко от технологий, что можно смело днями пинать балду и создавать видимость нереально напряжённой работы… Но автор комментария пишет, что ему понравилась система, а значит с ней всё в порядке…
                      • +1

                        Лично мне кажется, что чем дальше программист от monkey-кодинга, тем больше такая система будет ему мешать и связывать руки. Т.к. он будет работать не на результат, а на циферки. Задачи, которые решает senior часто имеют самое прямое отношение к архитектуре, массовый рефакторинг может возникнуть по мере необходимости в любой момент, и пр. не особо предсказуемые штуки. И если человек при этом будет принимать решения опираясь на циферки для отчёта, то это просто губить и специалиста, и проект всецело. Ну не работает это так. Лично я автору, которому понравилось, просто тупо не верю.


                        И да, человек будет заинтересован в этих показателях куда больше, чем если бы он был вовлечён в проект с головой, живя им. Не представляю как можно "жить проектом", когда у тебя над головой стоят какие-то мужуки с калькуляторами.

                        • 0
                          Я с вами согласен. Но если программист дорос до синьёра, думаю, он сможет легко найти другую работу, если его подобная система будет напрягать. В результате в компании будет большая текучка и, либо она умрёт, либо в ней что-то поменяется…

                          Можно жить, если понимаешь, зачем мужикам калькулятор… А если они пытаются приложить тебя этим калькулятором, можно же и в обратку им перее… ть ;)
                  • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                    • +1
                      Это ужаснейший способ контроля.
                      выполнить эту задачу повторно при нем. И если ты выполнял ее намного быстрее

                      очевидно, что второй раз сделаешь намного быстрее — не надо тратить время на обдумывание, садись да пиши.
                    • +4
                      то он мог потребовать выполнить эту задачу повторно при нем.


                      а к столу цепями не приковывали?
                      • +5
                        Есть способ проще заставить сотрудников не отлынивать

                        Лучше организовать среду, в которой им не захочется это делать.
                        • 0
                          И ещё один минус — можно работать лишь над чисто виртуальными проектами. Требуется какое-то железо (или даже большой парк тех же стандартных устройств — и приехали, в офис). Нет, конечно, можно каждому купить 35 разновидностей телефонов, но это кратное увеличение затрат, а какой-нибудь манипулятор уже дома точно не поставишь (и в Таиланд не пошлёшь).
                          • 0
                            Сложно сплотить удаленный коллектив, это прям искусство.

                            Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                            Самое читаемое