Не храните лишнюю информацию: это бьет по карману

http://www.aiim.org/community/blogs/expert/An-ECM-Perspective-on-ERM-Your-Penchant-for-Retention-is-Costing-You-More-than-You
  • Перевод
imageОт переводчика. Как часто вы обращаетесь к собственному домашнему фотоархиву? Конечно же, вы регулярно просматриваете свежие фотографии, иллюстрирующие совсем недавние события из вашей жизни. Еще вы посылаете их друзьям по электронной почте, размещаете в блогах и социальных сетях… Но проходит месяц — и воспоминания о событии стираются, и фотографии утрачивают былую значимость. Глядя на те же самые фото через год вы, возможно, вообще не вспомните, когда и зачем все это было снято. По мере разрастания фотоархива к вам приходит в голову вполне разумная идея: оставить лишь те фотографии, которые отражают действительно значимые события (например, свадьбу или защиту диссертации) и к которым вы будете время от времени обращаться​ Но чем больше времени проходит — тем менее осуществимым становится такой план. Вы просто физически не сможете просмотреть такое количество фотографий и определить, что нужно оставить, а что — удалить. Поэтому в такой ситуации вы, скорее всего, примете самое простое решение: приобретете жесткий диск большей емкости и перенесете фотоархив на него. Впрочем, к большинству фотографий вы все равно не будете обращаться.
Приведенный выше пример показывает, что частота обращения к документам со временем снижается. А теперь представьте себе, что речь идет не о домашнем фотоархиве, а об огромном массиве документов предприятия или организации. Для структурированного хранения документах в организациях внедряется специальное ПО — системы электронного архива (СЭА). В соответствии с определением, ставшим уже общепринятым и зафиксированным в стандарте MoReq, СЭА предназначены прежде всего для хранения бизнес-значимых документов. Однако часто бывает так, что в таких системах хранятся документы, утратившие свою значимость (например, видеозаписи выступлений на конференции по проблемам электронной коммерции, которые уже много лет как перестали быть актуальными или утратившие юридическую силу приказы и распоряжения, срок обязательного хранения которых давно истек).
Занимаясь разработкой и внедрением собственной системы электронного архива, мы часто сталкиваемся с тем, что вопросам экспертизы ценности переводимых в цифровой вид материалов в организациях в подавляющем большинстве случаев не уделяется внимания. В результате в систему вводится все подряд, без разбора. Ввод и хранение лишних документов всегда сопряжены с дополнительными временными и финансовыми затратами.
Как выстроить подход к управлению записями с учетом неизбежного уменьшения частоты обращения к документом? Как выработать политику архивного хранения с учетом темпов устаревания информации, характерных для нынешней эпохи?
Размышления на эту тему представлены в статье Сьюзан Гудман (США), специалиста по управлению записями Банка Америки.




Отдаете вы себе в этом отчет или нет, но в вашей организации годами хранятся терабайты ненужной информации, сроки хранения которой давно истекли. Конечно, старую информацию можно передать тому, кому она, может быть, будет полезна — но можно подумать и о частичном избавлении от нее. Конечно, сохранение данных многим кажется традиционным и надежным способом. Однако во многих случаях это не так.
Тема избыточной стоимости «вечного хранения» поднимается во многих публикациях. Прежде чем разобраться с финансовой стороной вопроса, попытаемся выяснить, что заставляет нас хранить архивные материалы в течение долгих сроков.

Мы займемся этим позже

Сколько раз вам приходилось сталкиваться со случаями, когда управление записями было первостепенной задачей? Отвечайте честно. Нередко в обсуждении того или иного проекта кто-нибудь да скажет, что часть записей необходимо удалить. Рациональное зерно в этих предложениях есть, однако приходится откладывать их на потом: ведь перед организацией стоят куда более важные задачи.

Закон Крайдера

Согласно закону Крайдера, стоимость хранения единицы информации каждый год уменьшается вдвое. Зачем разрабатывать политики управления записями, если приобретение дополнительного дискового пространства обходится дешевле?

Так безопаснее

Попытки очистки существующего контента сопряжены с различными рисками. Что будет, если контент удалить, а потом он опять понадобится? Лучше хранить его вечно и не трогать.

Развенчанный миф

Все приведенные выше объяснения, хотя они и выглядят сами собой разумеющимися, несостоятельны.

Откладывание на потом — не выход; нередко к отложенному на потом контенту никто никогда не возвращается.
Стоимость хранения мегабайта информации падает, а вот реальная стоимость удержания ненужной информации растет. Существующие исследования показывают, что общие затраты на хранение могут в 5-8 раз превышать стоимость оборудования. Кроме того, хранение ненужных данных влечет за собой необходимость периодически обращаться к устаревшим приложениям: а как еще можно открывать файлы устаревших форматов? Хранение избыточных данных невозможно без сознания избыточной инфраструктуры. Старые приложения не всегда могут быть запущены на новом оборудовании, поэтому иногда приходится еще поддерживать работу старого «железа». Все это требует существенных финансовых затрат, которые можно было бы использовать для других целей.

Многие говорят, что хранить данные по истечении всех сроков хранения безопаснее; в подавляющем большинстве случаев, однако, это не так. Старые данные могут легко сработать против вас. Например, их смысловая ценность может быть утрачена: того контекста, в котором они были актуальны, больше нет.

Начинайте генеральную уборку уже сегодня

Для успешного решения проблемы лишней информации рекомендуем придерживаться следующих правил:

  • Разработайте четкую стратегию управления записями
  • При разработке стратегий и подходов к управлению записями учитывайте специфику вашей организации
  • Убедитесь, что эти стратегии и подходы согласуются со всеми остальными вашими планами и проектами
  • Разработайте план хранения записей и настаивайте, чтобы сохранение корпоративной информации осуществлялось в соответствии с ним
  • Ответственно подходите к проблемам хранения, систематизации и удаления информации
  • При удалении старой информации старайтесь избавиться от ненужных приложений и ненужной инфраструктуры
  • Оценивайте значимость данных в контексте тех целей, для которых они были собраны и сохранены


20 лет назад внедрение информационных технологий было сопряжено с затратами. Сегодня можно и нужно использовать информационные технологии для увеличения прибыли. Для этого нужно выработать продуманный подход к проблеме сохранения данных. В противном случае много времени и денег придется вкладывать в хранение ненужного. Никаких положительных сдвигов в результате не произойдет.

ALEE Software

43,00

ПО стандартизации и управления качеством

Поделиться публикацией
Комментарии 26
    +3
    С одной стороны — вроде верно. А с другой — по Интернету ходила статья, как у формы был нефтеперарабатывающий завод, который работал десятки лет, а документация была утеряна. Завод покупали, фирмы переводили на электронный документооборот… то да с6 — никто не знал как он устроен.

    И пришлось за бешеннеы бабки находить пенсионеров, когда надо было с ним что то делать…

    Так что осторожнее надо выбрасывать
      +1
      Сохранность документов по зданиям и сооружениям, вообще штука больная. Что редко пользуется еще как-то сохранно, что часто ветшает от юзания, например раскладки плит, схемы вентиляции, электропроводки, планы крыш и подвалов. Плюс документы берут и не всегда возвращают в места хранения. Так что не всегда в выбрасывании дело. :)
        +1
        Проблема ясна — старая информация может быть неактуальна и трудно достипна. Но выбрасывать — сомнительное решение этой проблемы
      +4
      Возможно, сказаное в статье актуально для огромных компаний.
      Для домашеного пользователя ценность сомнительна, а пример с фото, имхо, крайне неудачен.
      Может, для просмотра фото посоветовать автору почаще запускать слайд-шоу? У меня, к примеру Apple TV очень часто крутит слайдшоу с фотографиями, и мне приятно видеть даже случайные снимки 10летней давности, когда только появилась у меня цифрокамера.
      А оставишь только протокольные (свадьба, диплом и проч) — и вспоминать нечего будет.
      Так что мое мнение противоположно статье — храните, пока есть возможность. И не забывайте про бекапы.

      К тому же, старые фотоальбомы, которые содержат всякие, а не только протокольные снимки смотреть гораздо интереснее :)
        +2
        Пример с домашним фото, имхо, отражает падение частоты запросов к документам со временем. У меня еще сохранилось пару бетакамовских кассет с видео поездок по ближнему Востоку, которые и при желании посмотреть не просто, переконвертить их в удобоваримый формат надо идти в студию.
          0
          >>>Может, для просмотра фото посоветовать автору почаще запускать слайд-шоу?>>>

          Лично у меня нет времени просматривать слайд-шоу, тем более при таком количестве фотографий (из каждой поездки в другой город или страну, например, я привожу огромное количество снимков). Стараюсь сохранять наиболее удачные, но это не всегда получается.

          В статье речь все-таки идет не о домашних собраниях, а о хранении рабочей информации предприятий и организаций. Зачем, например, при создании электронного архива сканировать документы, срок хранения которых истек и которые утратили юридическую значимость? На это уходит время, да и деньги немалые платить нужно. Поэтому при создании корпоративного архива очень важно оценивать реальную значимость вводимых в систему материалов.
            +2
            По поводу фото — AppleTV работает как скринсейвер на телевизоре. Времени не требует, и иногда просто глянуть приятно.
            Целенаправленно слайд-шоу из фотографий почти никогда не смотрел.

            По поводу важности документов: далеко не всегда известно, что какой то документ может понадобиться.
            Например, нам недавно понадобились договора 10летней давности, и слава богу — они нашлись.
            Речь шла о не самой крупной сумме — 200 тыс. рублей, но благодаря наличию договоров наш баланс пополнился.
            Будем ли мы хранить копии дальше? Да, будем.
              0
              Возьмем конкретную ситуацию: 1) срок обязательного архивного хранения договора истек и 2) организация, с которой был заключен этот самый договор, давно уже не существует как юрлицо. Зачем его хранить?
                +1
                хранить может и незачем. Но что дешевле — продолжать хранить или перерыть все договора в поисках тех, у которых подписавшие организации не больше существуют, как юрлица?
                  0
                  Для всех архивных документов существуют установленные сроки хранения. По истечении установленного срока их никто нигде не хранит. Зачем рыться в договорах, если они не нужны и больше никогда не понадобятся?

                    0
                    См. мой коммент — мы тоже думали, что никогда договор не понадобится. Но хранили. Потом, когда поменяли юриста, оказалось что договор очень даже кстати.
                    И вот: договор + хранение договора + юрист = 200 тыс. руб профит.

                    Окупило ли себя хранение? Безусловно.

                    Дальше вы пишите:
                    > Возьмем конкретную ситуацию:
                    >1) срок обязательного архивного хранения договора истек и
                    > 2) организация, с которой был заключен этот самый договор, давно уже не существует как юрлицо.
                    > Зачем его хранить?

                    1) срок ахривного хранения установлен только для бухгалтерских документов
                    2) то есть вы предлагаете еще и отслеживать keep-alive организации? По моему такое отслеживание будет дороже.
                      0
                      Сроки архивного хранения устанавливаются для всех документов организации, не для одних лишь бухгалтерских.
                        0
                        Сроки архивного хранения, помимо законодательства, еще и устанавливаются возможностью данного хранения, здравым смыслом и привычкой к собирательству, то есть практически рефлексами человека к накоплению :)

                        Если есть возможность хранить — почему бы и не хранить?

                        Я так и не понял — вы, как разработчик софтов для управления документами и хранением предлагаете их не хранить?

                        То есть — что же вы все таки хотите сказать данной статьей? Что надо хранить или не надо? Или то, что жесткие диски настолько дороги, что хранить нереально?
                          +1
                          Коллеги давайте разделим два направления:
                          1) Архивное хранение бумажных документов предприятия
                          2) Хранение электронных документов

                          В первом случае законодательством устанавливается срок ОБЯЗАТЕЛЬНОГО хранения документов: основная масса 3-5 лет, документы по личному составу — 75 лет и т.д. Данные сроки обусловлены «объективными» причинами, например в российском законодательстве (Налоговый кодекс, ст.131) четко прописана норма, по которой срок давности налоговых претензий — три года и т.д. Хранить документы сверх обязательного срока — корпоративное желание каждой компании. Мы тоже не раз выбивали спорные суммы значительно позже дат окончаний сроков действия договоров.

                          В случае с электронными документами ситуация несколько иная. Приведу пример, наша компания занимается промышленным сканированием документов клиентов (контрактов, первички, технической и проектной документации). В среднем объем таких проектов включая сорцы со сканеров весят сотни гигов и терабайты. Как долго хранить такие документы? Намедни один из клиентов через год после сдачи проекта обратился к нам с просьбой опять предоставить файлы, т.к. он не знает куда их (пачку дисков) дел.

                          По большому счету правы все и Андрей и Алекс, к каждой ситуации надо подходить обдуманно и руководствоваться интересами совего бизнеса в первую очередь.
          +7
          Кажется Стив Рамбам («Анонимности нет, смиритесь») считает, что стоит хранить вообще всю информацию. Цена отсутствия чего-то может быть несравнима с ценой ещё одного винчестера.
            0
            В статье речь идет о другом.Для всей документации, хранимой в организациях, устанавливаются определенные сроки хранения… В случае с электронными документами представления об этих сроках хранения должны быть пересмотрены — хотя бы потому, что в цифровую эпоху информация устаревает гораздо быстрее.
              +2
              Ну да, недавно обнаружилось что оригиналы лунных съёмок были уничтожены — срок пришёл…

              Информация это не ботинки, даже если она устаревает по основному назначению, вполне она может быть востребована по совершенно неожиданным причинам.
                +1
                Интересно, по какой статье классифицировали данные снимки? Дело в том, что даже в проектировании и эксплуатации зданий и сооружений документация по ней хранится весь срок действия объекта и только после сноса сохранив еще положенное время уничтожается. Если факт уничтожения снимков подтвержден, как вариант была допущена ошибка при проведении экспертизы ценности данных документов. Или может кто-то, не увидев луны на ночном небосклоне, решил, что ее уже нет?
                  +1
                  Если не ошибаюсь, перепутали с другими какими-то не очень ценными.
                  Тут не важно по какой причине, важен сам факт — при уничтожении каких-то данных есть риск потерять что-то нужное.
                +1
                Скорость устаревания информации не зависит от вида носителя, по-моему. То есть электронный документ или бумажный — не суть.
                  +1
                  Между бумажными и электронными документами все-таки есть ряд различий. Бумага ка носитель устаревает медленно: сейчас мы можем без труда получать информацию из книг, изданных 100 лет назад. Электронные носители устаревают гораздо быстрее. Например, еще недавно вся важная информация записывалась на компакт-диски — но теперь и они уходят в прошлое.
                  Существует еще и проблема устаревания форматов. Кто сейчас помнит такой формат звуковых файлов, как atrac3? А ведь каких-то 8 лет назад выпускались аудиоплейеры, которые этот формат поддерживали. И программы специальные были. Может быть, у кого-то еще остались записи в этом формате — но послушать их уже невозможно (соответствующие технические и программные средства сложно найти). Количество подобных примеров можно без труда умножить.
                  Добавим сюда еще и проблему смыслового устаревания. В эпоху, когда информация продуцируется и распространяется в таких объемах, оно происходит гораздо быстрее, чем раньше.
                  При организации архивов крупных предприятий и организаций следует все эти факторы учитывать. Скажем, личные дела сотрудников нужно по существующим нормам хранить в архиве 70 лет. За такой срок форматы изменятся не один раз. Поэтому необходимо заранее позаботиться об обеспечении сохранности информации при неизбежной смене носителей и форматов.
                    0
                    Знаете, мне даже как то сложно представить, что какой-либо широко используемый формат нельзя будет прочитать через N лет. «Утерянные технологии прошлого» это прикольно в фантастике, но невозможно в реальной жизни, где есть хотя бы такая вещь, как кэш поисковиков и p2p сети. Смена форматов и носителей — актуально, проблема хранения лишней информации — нет.
              +5
              Расскажите это моей жене, которая весьма расстроилась, узнав, что я удалил фотографии трехлетней давности, которые никто никогда не смотрел. Оказывается, она о них помнила и как раз собиралась намылитьсвоей подруге…
                0
                Мы говорим не о домашнем фотоархиве, а об электронных архивах документов предприятий и организаций. В таких системах предусмотрена возможность резервного копирования и восстановления информации в случае удаления, вызванного ошибками пользователя или какими-то техническими причинами.
                  +5
                  Понятно. Просто пример с домашним фотоархивом автору, на мой взгляд, не удался.
                +2
                Хорошо, у меня ~500Гб фотографий, raw файлы по 12 мб. rsync-ом делается инкрементальная копия на другой кмопьютер раз в сутки. Итого ~1Тб.
                3 Тб стоят сейчас чуть меньше 6000р, по 2000р за Тб.
                Влезть и навести порядок стоит 2-3 дня минимум, т.е. примерно в 5 раз дороже.

                Обработанный фотоальбом живет отдельно, и используется регулярно. Поскольку в архиве есть и рабочие фотографии, исходники время от времени приносят дополнительных доход. Легко перекрывает стоимость хранения.

                Каталогизация, теги, сортировка по датам рулят.

                Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                Самое читаемое