Что такое информационное ожирение и как с ним бороться

http://4most.wordpress.com/2012/06/22/content-obesity-diagnosis
  • Перевод
imageОт переводчика. Занимаясь созданием и внедрением системы электронного архива, мы не раз сталкивались с ситуациями, когда организации вводят документы в систему без разбора, не уделяя должного внимания экспертизе их ценности. Об этом уже писали. В обсуждениях наших предыдущих публикаций по данному вопросу большинство участников отстаивали следующий взгляд: сохранять можно всю поступающую информацию, она в любой момент может пригодиться. Насколько обоснован такой подход в масштабах крупной организации. Что дешевле и эффективнее: сохранять все, что возможно сохранить — или же грамотно управлять информацией, своевременно удаляя все ненужное? Любопытную статью на эту тему мы нашли в блоге Джорджа Парападакиса, ECM-специалиста из компании IBM. Ее перевод мы и предлагаем вниманию наших читателей.



Ожирение — заболевание, при котором накопление жира в человеческом организмеприводит к общему ухудшению состояния здоровья.

Информационное ожирение — ситуация в организации, когда излишнее накопление информации оказывает отрицательное влияние на эффективность ее работы, приводя к существенному сокращению бюджета, замедлению реакции на изменения и проблемам с законом.

Прежде чем начать, я хочу принести свои извинения людям, страдающим ожирением. Я не собираюсь смеяться над ними и прекрасно понимаю, как они страдают. Один из моих друзей умер от сердечного приступа, причиной которого было в том числе и ожирение.

Недавно, обсуждая с коллегой проблемы управления жизненным циклом информации, я сказал, что некоторые организации страдают информационным ожирением. Это была не более чем импровизированная ремарка, но она очень хорошо подходило к описанию обсуждаемой нами ситуации. Чем больше я думаю над этой проблемой, тем больше понимаю точность и осмысленность своей формулировки.

Ожирение — недуг не врожденный, а приобретенный. Говоря точнее, приобретаемый. Приобретаемый не моментально, а в течение всей жизни. Если своевременно не начать лечение, то болезнь развивается по следующий схеме: набор веса — появление избыточного веса — ухудшение состояния организма — смерть. Многие люди, однако, слишком поздно обращают внимание на проблему избыточного веса. Они всячески отрицают проблему, оправдываются, посмеиваются… Задумываются они, как правило, уже тогда, когда что-то сделать уже поздно.

Организации производят и потребляют информацию с огромной скоростью Согласно прогнозу, представленному в исследовании консалтинговой компании IDC, в период с 2010 по 2020 год рост информации должен увеличиться в 50 раз! Если бы такими темпами увеличивалась масса тела, то за 10 лет она увеличивалась бы до трех с половиной тонн. Из опыта работы со своими клиентами мы знаем, что в их организациях общее количество информации в среднем увеличивается на 35 — 40% в год.

Да, все мы любим копить информацию в электронном виде и никак не можем насытиться!

Мы создаем новые файлы, огромные презентации, интенсивно переписываемся по электронной почте (у каждого из нас есть несколько почтовых ящиков). Мы общаемся с клиентами по самым разнообразным каналам связи, создаем аккаунты и группы в социальных сетях, а еще активно пользуемся различными мобильными устройствами. Пишем на форумах, в блогах, в твиттере. Анализируем имеющиеся переменные данные и создаем новые. Если нам мало собственной информации, мы с удовольствием анализируем информацию конкурентов. Электрические счетчики, GPS-навигаторы, мобильные телефоны — все эти устройства собирают и анализируют данные. А еще у нас есть домашние компьютеры, ноутбуки, планшеты. За небольшой отпуск мы без труда можем отщелкать несколько сотен, а то и тысяч, цифровый фотографий. И в течение последних 5 лет все мы были свидетелями взрывного роста количества информации.

Развивая медицинские аналогии, отметим: мы испытываем повышенный аппетит к информации. Мы накапливаем избыточную информацию подобно тому, как больной ожирением набирает избыточный вес. Зачастую мы сохраняем информацию, не задумываясь о том, зачем она нам будет нужна. В случае информационного ожирения мы не можем сбросить вес: как мы будем избавляться от информации, если не знаем, откуда она взялась и зачем она нужна? Если вдруг заходит речь о лишней информации, у нас всегда находятся дела поважней. Когда информации накапливается слишком много, мы говорим что-нибудь вроде: «Хранение обходится дешево. Докупим новое оборудование для хранения!» И такой взгляд очень и очень распространен. Еще одно недавнее исследование показывает поистине шокирующие результаты: 78% (!) опрошенных заявляют, что достаточно приобрести еще один сервер — и проблема роста данных будет решена.

А теперь внимание, сенсация: хранение обходится не так уж и дешево! Если вы создадите надежное хранилище, разместите его в дата-центре, заплатите за электричество и кондиционирование, это будет обходиться вам не так уж дешево. Да, расходы на хранение будут с каждым годом понижаться на 20%, но и количество вашей информации также будет с каждым годом расти на 40%. Тратить на хранение вы будете не меньше, чем раньше — простая арифметика!

Многие организации отрицают, что когда-либо сталкивались с такой проблемой. На вопрос: «Какое количество информации у вас сейчас хранится и каковы ежегодные темпы ее роста?» они обычно отвечают так: «Мы не знаем, мы даже никогда не считали». Интересно, а как они в таком случае приобретают новые мощности для хранения?

К счастью, многие крупные организации (банки, фармацевтические и энергетические компании и т. п.), уже начинают понимать, что к чему. Годовой рост информации составляет 40%, а приобретение и техническое обслуживание хранилища на 20 петабайт стоят немалых денег. В современной экономической ситуации, когда бюджеты на ИТ урезаются, вам вряд ли будет легко упросить финансового директора выделить нужные средства. У таких организаций уже сейчас можно диагностировать информационное ожирение. При современных темпах роста информации через несколько лет можно будет вести речь об информационном ожирении высокой степени.\

Информационное ожирение имеет ряд побочных эффектов. Даже если вам удалось утрясти финансовый вопрос, ваша организация все равно будет подвержена серьезному риску.

Во-первых, лишняя информация представляет собой серьезную угрозу для бизнеса. Из-за большого обилия неиспользуемой и ненужной информации движение информационных потоков внутри организации замедляется. Опираясь на устаревшую, утратившую актуальность информацию, можно принять неверное решение. Накопление информации не позволит оптимизировать бизнес-процессы, улучшить маркетинг, повысить качество услуг, отладить коммуникации с клиентами. Кроме того, на хранение лишней информации уходят суммы, которым можно было бы найти более полезное применение.

Во-вторых, избыток информации порождает ряд проблем юридического характера. Все информация организации в электронном виде может быть использована в судебных разбирательствах. Юридический отдел организации должен вести учет всей юридически значимой информации. Если информации слишком много, то единственным решением в такой ситуации будет сохранение всей информации, контроль доступа к ней и принятие определенных мер по защите. Это неэффективно, к тому же забирает много времени и денег. Если вдруг потребуется предъявить необходимую доказательственную информацию в суд, придется потратить очень много времени, прежде чем вы найдете то, что действительно нужно.

В-третьих, избыточная информация порождает проблемы с обеспечением соответствия нормам и стандартам (compliance). Различные нормативные документы предполагают, что все материалы, имеющие статус записей, должны хранится в течение строго ограниченного периода времени. Существуют также требования относительно того, как следует распоряжаться документами по истечении сроков хранения. Специалистам по управлению записями в свое работе приходится учитывать огромное количество требований, исходящих от разных инстанций и касающихся порой сотен тысяч и миллионов записей. Если в организации слишком много несистематизированного контента, то его вряд ли можно будет классифицировать, разработать графики хранения и т. п. Проведение аудитов на соответствие нормам становится крайне затруднительной задачей, съедающей очень много времени. Кроме того, несоответствие внутренним и отраслевым нормам для организации еще и чревато финансовыми и репутационными потерями.

Вы не можете, да и не хотите остановить быстрый рост данных.

Все характерные тенденции сегодняшних дней — персонализированное взаимодействие с заказчиком, социальные медиа, онлайн-обучение и мультимедийный маркетинг — предполагают быстрое увеличение количества информациями. Ваша организация будет менее конкурентноспособной, если не будет умело использовать в своих интересах все эти прогрессивные новации.

Итак, уменьшить количество потребляемой информации не получится. Как же в таком случае бороться с информационным ожирением?

Здесь можно выделить два подхода. Первый из представляет собой симптоматическую терапию. Продолжая медицинские аналогии, этот подход можно рассматривать как некое подобие липосакции:

  • Дедупликация, конечно, поможет выявить многочисленные копии одного и того же документа. Она эффективна, если вы можете применить ее по отношению ко всем хранилищам документов (ECM-система, управление записями, жесткие диски персональных компьютеров, почтовые серверы и т. п.). На практике ситуация выглядит иначе: дедупликация обычно затрагивает два-три источника и применяется к файлам, но не к структурированным данным.
  • Архивирование и структурированное хранение. Грамотный подход к выбору способа хранения архивированных данных позволяет существенно снизить расходы. Вовсе не обязательно хранить все на дорогом «железе». Большую часть данных организации вполне можно хранить на недорогом оборудовании. И не так уж важно, что восстановление этих данных произойдет не мгновенно, а займет несколько часов или даже дней. Но как определить, где именно нужно хранить ту или иную информацию? Большинство организаций используют дорогие и надежные хранилища для важнейших информационных систем независимо от значимости и актуальности хранимых в них данных. При этом к сетевым дискам, на которых хранится огромное количество файлов организации, вряд ли применима идея структурированного хранения.
  • Сжатие. Во всех системах хранения обычно используются сложные алгоритмы для сокращения дискового пространства, сжимающие хранимые данные и разжимающие их при извлечении. Они обычно очень дороги и требовательны к аппаратным ресурсам: иначе невозможно обеспечить приемлемую скорость работы.

    Все эти процедуры, конечно, дают определенный эффект, но весьма незначительный. Они, конечно, могут привести к определенному снижению расходов, но не могут снизить темпы роста информации.

    С помощью этих процедур нельзя решить юридических проблем, возникающих вследствие информационного ожирения. Управлять вручную хранением информации и одновременно следить за обеспечением соответствия всем законодательным, отраслевым и внутренним нормам крайне сложно.

    Второй подход направлен не на устранение симптомов, но на лечение болезни как таковой.

    Чтобы вылечить информационное ожирение, мы должны рассмотреть процессы информационного метаболизма в организации, а именно: как потребляется информация, как она переваривается (т. е. какой ценный смысл извлекается из этой информации), как осуществляется утилизация информационного мусора.

    Ключевой вопрос, на который нужно ответить, звучит следующим образом: «Какое количество имеющейся информации действительно нужно хранить?» Из бесед со своими клиентами мы сделали следующий вывод: устаревшая, утратившая значимость информация составляет 70% от всей хранимой в организациях информации! (конечно, в разных организациях цифра может варьироваться, но соотношение 70%/30% — это, что называется, средняя температура по больнице).

    Проблема, впрочем, заключается в том, что никто в организации не может выделить эти самые 70% ненужной и устаревшей информации. Критерии устаревания и ненужности порой бывает очень сложно сформулировать.

    Чтобы решить эту проблему, требуется более радикальный и более реалистичный подход.

    Лечение информационного ожирения должно основываться на следующем принципе:

    Если и только если организация может выделить 30% всей имеющейся информации, которую действительно нужно хранить, остальные 70% можно удалить.

    Если принять должные меры для поддержания такого уровня информационного метаболизма, то появится возможность высвободить огромные ресурсы и направить их в другое русло.

    Нужна такая политика управления жизненным циклом информации, которая позволила бы отслеживать соблюдение всех графиков хранения, регулировать информационный метаболизм и обеспечивать своевременную утилизацию информационного мусора. В большинстве организаций такая работа вообще не ведется.

    Все, казалось бы просто. Но как же выработать политику, которая позволила бы выявить те 30% информации, которые нужно сохранять?

    Исследования показывают, что можно выделить три причины, по которым организациям требуется хранить информацию в течение определенного периода времени:

    • нормативные обязательства (их исполнение контролируется специалистами по управлению записей)
    • юридические обязательства (их исполнение контролируется юридическим отделом)
    • бизнес-значимость (проверка на бизнес-значимость проводится каждым подразделением организации)


    Таким образом, три указанных выше подразделения отвечают за скорость информационного метаболизма. Но в то же время все эти подразделения практически не контактируют друг с другом, говорят на разных языках, у них нет общих политик и процедур контроля, на основе которых они могут выстраивать коммуникацию с ИТ.

    Юристы оценивают информацию на предмет юридической значимости. Специалисты по управлению записями разрабатывают таксономию, определяют сроки и графики хранения. А у других подразделений есть дела поважней, и у них нет особого желания следить за соблюдением сроков или соответствием законодательным нормам. Но им очень нужно, чтобы важная информация всегда была доступна, чтобы на ее основе можно было принимать решения и чтобы она была подспорьем в работе с клиентами.

    А кто отвечает за защиту и удаление цифровой информации? ИТ-отдел, деятельность которого никак не связана с деятельностью всех названных выше отделов.

    В основе управления жизненным циклом информации должна лежать унифицированная политика. Имеется общий репозиторий, в котором специалисты по управлению записями сохраняют и удаляют документы в соответствии с принятыми графиками. Юристы корректируют графики хранения исходя из соображений юридической значимости документов. Представители остальных подразделений пользуются хранимой в репозитории информацией и создают новую. И все при этом взаимодействуют с ИТ-отделом.

    Как только разработаны общие принципы, регулирующие информационный метаболизм, необходимо применять их ко всем механизмам, осуществляющим физическое управление информацией. Применение единой политики по отношению ко всем репозиториям, системам управления записями и т. п. позволяет отслеживать рост данных и своевременно осуществлять очистку организационных ресурсов от ненужной информации.

    Заключение


    Быстро вылечить информационное ожирение вряд ли возможно. Выздоровление возможно только в случае радикального изменения образа жизни. Все вполне решаемо и достижимо. Организациям нужно выработать модель управления информацией, позволяющую установить связи между различными подразделениями организации. Бизнес-подразделения оценивают значимость информации и описывают ее на понятном ИТ-специалистам языке. Юристы знают, какая информация существует в организации, каким подразделениями она создается, для чего она используется, отслеживая на основе этих знаний ее юридическую и доказательственную значимость. Сотрудники отдела качества совместно со специалистами управления записями разрабатывают унифицированные графики хранения. Когда все эти политики применяются по отношению ко всем имеющимся в организации источникам данных, станет возможным четко отделить информацию, которую действительно нужно хранить, от той, с которой можно без жалости расстаться.

ALEE Software

42,86

ПО для электронных архивов и библиотек, оцифровка

Поделиться публикацией
Комментарии 39
    +16
    Это всё написано с точки зрения большой организации, которая «варится в собственном соку» и касается в основном внутреннего документооборота.
    А вот с точки зрения простого обывателя я что-то «ожирения» не вижу. Есть, скажем так, «информационный шум», но не ожирение. Вот пример — eBay. Вроде большая организация, однако хранит мою историю покупок только за последние 60 дней. Я вот, скажем, хочу посмотреть, у кого я покупал набор цветной бумаги детям полгода назад — и не могу. В закладки бросить страничку забыл. Что, места не хватает? Ну так удалите картинки, а таблицу с историей покупок/продаж — оставьте. Или вот банк, в котором у меня счёт. Я могу посмотреть приход/расход в онлайне, но только за последние полгода. А если мне хочется посмотреть кое-какие платежи за прошлый год — фиг вам. Они типа не имеют права хранить у себя более долгую историю. Ещё пример — Paypal — туда же. Мне не жалко, если они будут хранить мою историю — мне это будет удобнее (до тех пор, пока это не влияет на мою безопасность). Делать «липоскацию» или нет — это вообще говоря должен пользователь решить, начиная от параноидального решения «не хранить данные вообще» и заканчивая «хранить данные пожизненно». Если компания предоставит конечному пользователю самому решать — жиреть или худеть, то количество лояльных пользователей только возрастёт, как мне кажется.
      0
      Согласен, в данном случае речь идет о хранении документов крупных организаций, где хранение лишней информации в системе порой действительно создает проблемы.
        +3
        Делать «липоскацию» или нет — это вообще говоря должен пользователь решить, начиная от параноидального решения «не хранить данные вообще» и заканчивая «хранить данные пожизненно». Если компания предоставит конечному пользователю самому решать — жиреть или худеть, то количество лояльных пользователей только возрастёт, как мне кажется.


        К сожалению далеко не всегда все пользователи адекватно оценивают свои потребности. Вы сделали одну покупку и забросили сервис, но хотите, чтобы данные о ней хранились вечно. Мне такая позиция кажется неверной. Решение — прописать сроки хранения в лицензионном соглашении и хранить данные определенный период с момента совершения сделки.
        Как говорится «С миру по нитке». Так и набегают терабайты в хранилищах.
          +1
          Тут можно находить разумные механизмы — резать историю например если нет покупок в течении полгода. Если человек делаеет одну покупку то может и закладку сделать или чек сохранить. А если трафик есть — так это же доход и тратиться на хранение есть за что.
            0
            Вот именно такой вариант (с разными отклонениями) и есть, на мой взгляд, оптимальным.
            0
            по хорошему если данные удаляются, то должен быть адекватный экспорт данных в какой-нибудь старндартный/общепринятый (в идеале — открытый) формат, чтоб пользователь мог хранить данные у себя. и предупреждать надо заранее, а не только в соглашении писать.
              +1
              Как вариант можно автоматически делать копию истории и высылать ее в общепринятом формате на регистрационный адрес электронной почты перед удалением определенного периода истории.
            +2
            Андрей, конечно речь идет об организациях и рассказывая об информационном «ожирении» студентам, показываю старую картинку от IDC о том как распухает мегабайтное письмо, посланное четверым коллегам.
            <img src="image

            С обывательскими данными все тоже не так гладко: перестало хватать HDD компа, покупаем внешний диск, забили его, дальше на очереди домашний RAID, ибо где хранить любимые фильмы? :)
              0
              Я думал почтовые системы занимаются дедупликацией например на основе контрольных сумм.
              Не очень хорошо с ними знаком, это так?
                +2
                Знаю EMCшные сторэджи, которые при записи файла проверяют его наличие дубликата, про почтовые сервера не слышал.
                +2
                ну это иллюстрация касается только занимаемого места («симптомов ожирения» в терминологии автора), с ней бороться можно дедупликацией, сжатием и далее по списку. как верно отмечено, обычно борьба идет на уровне файлов, не на уровне структурирования данных. для реального решения проблемы в приведенном выше примере нужна четкая идентификация того, что сам документ, локальная копия имейла, бэкап и пр. содержат одну и ту же информацию, при этом имейл содержит дополнительные данные (комментарии по поводу документа), а бэкап дополнительные метаданные (дата архивирования).

                с обывательскими данными несколько проще, потому что нет (или мало) дупликатов одного и того же докмента у разных людей, но остальное (документ-имайл-бэкап) остается. или еще пример: поддержка единого списка контактов. представте, что есть несколько учетных записей на разных сервисах (я пользуюсь gmail, hotmail, mail.ru — для разных целей), каждый содержит свою адресную книгу, контакты разных адресных книг частично пересекаются, название и количество полей для каждой записи не всегда совпадают у разных сервисов. плюс все это используется из-под windows, linux, mac os и iphone (еще недавно android присоединился), которые имеют свое представление о синхронизации и дедупликации, при этом не всегда могут обновлять данные на сервисах. в итоге получается большая каша из контактов, которую я так и не могу разгрести.
                  0
                  Нет, дальше полка для хранения внешних дисков. А лучше, тумбочка, чтобы диски на пол не падали. Следующим пунктом будет новая квартира для размещения тумбочек.
                    0
                    Еще можно вспомнить про base64-encoding для аттачментов, который увеличивает их размер вдвое
                      0
                      Только на треть — он три байта переводит в 4, судя по названию.
                        0
                        на 33%
                      +1
                      Зайтие в историю покупок и нажмите Archive — увидите что ни одна посылка за все года не пропала.
                        0
                        Данные о всех платёжных операциях должны храниться (банками) 10 лет, это урегулировано законодательно.
                        +3
                        Из-за большого обилия неиспользуемой и ненужной информации движение информационных потоков внутри организации замедляется. Опираясь на устаревшую, утратившую актуальность информацию, можно принять неверное решение.


                        Автор оригинальной статьи по непонятным причинам связывает количество информации и ее актуальность. Почему он считает, что это одно и то же? Если информация корректно промаркирована, то можно одинакого успешно определить актуальность что двух документов, что двух миллионов. Если есть проблемы с актуальностью — то и при двух документах можно «опереться наустаревшую, устратившую актуальность информацию».

                        Если в организации слишком много несистематизированного контента, то его вряд ли можно будет классифицировать, разработать графики хранения и т. п. Проведение аудитов на соответствие нормам становится крайне затруднительной задачей, съедающей очень много времени.


                        Тут автор опять по непонятным причинам связывает количество информации и ее систематизацию. Если информация систематизируется при поступлении — то нет никакой разницы у нас один e-mail или миллион — мы точно знаем, на каких из них стоит тэг «приватная информация, хранить год» и что надо через год убить. Если информация не систематизирована — то и с десятком e-mail можно облажаться по всем нормативам.

                        Заявление о стоимости хранения без цифр выглядит необосновано. «Информация» — понятие растяжимое. Одно дело исходники пиксаровских мультиков хранить в RAW, другое дело — исходники документов в TeX. Как правило, «информация», если это не картинки и не звук, занимает не очень много места. А вот неправильный способ хранения, типа скриншоты отсканированных листочков в формате .bmp в высоком разрешении — могут сильно удивить системного администратора. Но это не проблемы количества — это проблемы формата хранения.
                          0
                          Чем больше разнообразной информации, тем сложнее отслеживать ее актуальность. И систематизировать ее гораздо сложнее.

                          В крупных организациях информация, как правило, занимает очень много места. Возьмем, например, строительные организации — там очень часто приходится иметь дело с чертежами, которые хранятся в виде довольно тяжелых графических файлов. Или возьмем учреждения здравоохранения, в которых хранятся истории болезни тысяч пациентов: отсканированные рентгеновские снимки, кардиограммы, томограммы и т.п. тоже занимают немало места. В библиотеках и музеях очень много документов хранятся в виде тяжелых pdf- и djvu-файлов. На обеспечение сохранности этой информации довольно много времени и средств уходит.

                          Количество, актуальность и формат тоже определенным образом связаны между собой: технологии и форматы ведь постоянно меняются. И важную, действительно значимую информацию необходимо переводить в актуальные форматы, чтобы она была доступной и в будущем. Чтобы облегчить эту работу, нужно грамотно отделять зерна от плевел и сохранять в первую очередь то, что действительно важно.
                          0
                          Вот почему cookies так вредны :)
                            +5
                            Помогу с информационным ожирением. Дорого. Не Гербалайф.
                              0
                              Два пальца в рот в комп после получения любой информации! Обертывания системника! БАДы!!!
                                0
                                Тогда уж ИАДы. Информационно Активные Добавки;)
                              0
                              Если верить тому, что количество информации увеличивается на 40% в год, то информация, которой больше двух лет, составляет примерно половину общего объема информации, а та, которой больше трех лет — немногим более трети. Так что если типичный «срок годности» составляет несколько лет, то уже нет особой разницы — удалять данные, которым три года, или не удалять — просто во втором случае новые диски придется закупать месяцев на 8-9 раньше, чем в первом. А так, разницы никто не заметит.
                                0
                                Еще раз отмечу, что в статье идет речь о хранении документов крупных организаций. Закупка новых дисков — это определенная нагрузка на бюджет. Обеспечение сохранности юридически и бизнес-значимой информации — это тоже отдельная статья расходов. Что дешевле обходится: фильтровать информацию и хранить то, что действительно нужно — или сохранять все подряд?
                                  0
                                  Думаю, что сохранять все подряд. Фильтрация информации требует человеческих ресурсов (в количестве, возрастающем по экспоненте), которые значительно дороже, чем лишние 30-40% дискового пространства.
                                    0
                                    >>>>. Фильтрация информации требует человеческих ресурсов (в количестве, возрастающем по экспоненте), которые значительно дороже, чем лишние 30-40% дискового пространства>>>>

                                    Сказанное верно для домашней коллекции, но вряд ли верно для архивов крупных организаций. Зачем хранить информацию, которая утратила свою доказательственную ценность и лежит мертвым грузом? Не лучше ли использовать дисковое пространство под что-нибудь другое?

                                      0
                                      Если хранить дороже, чем удалять — тогда можно и удалить. Если хранить дешевле — то лучше не удалять. В конце концов, при экпоненциальном росте доля устаревшей информации не растет.
                                      Кстати, спасибо, что напомнили. Давно хотел поискать игры для MSX-2 :)
                                0
                                Ничто не ново под Луной :) В чем-то ваши мысли сходны с традиционным архивным делом, когда документам присваиваются статьи и сроки хранения. Чем важнее информация, тем дольше она хранится, но какая бы она ни была, по истечении срока хранения, она уничтожается. Единственно, бумажные архивы нельзя сжимать для экономии места :)
                                  0
                                  Единственно, бумажные архивы нельзя сжимать для экономии места :)

                                  Почему же нельзя сжимать? А мобильные (передвижные) архивные стеллажи на что?

                                  image
                                    0
                                    ну это ж не сама бумага сжимается, а место между полками.
                                      +2
                                      В серьёзных архивах раньше использовалось микрофильмирование. Как сейчас не знаю, но подозреваю что похожим образом. Вот это уже серьёзное сжатие. :)
                                        0
                                        да, это уже сурово :)
                                          +1
                                          И сегодня микрофильмирование никуда не кануло. В Туле живет и развивается Научно-исследовательский институт репрографии. На него возложены функции головной организации по научно-техническому обеспечению создания, сохранения и использования единого российского страхового фонда документации (ЕРСФД) на объекты повышенного риска, на объекты национального достояния и объекты систем жизнеобеспечения населения, а также на документацию, являющуюся национальным научным, культурным и историческим наследием…

                                          И с оборудованием там все нормально, никаких суровых раритетов
                                          imageimageimageimage
                                            +1
                                            Ух-ты-ж! Круто! А я уж думал что всё заглохло и по инерции либо совковыми образцами пользуются либо западными.
                                      0
                                      Сколько нужно времени, чтобы присвоить документу срок давности (при условии, что он не присваивется автоматически)? Если хотя бы человеко-секунда, то документы меньше 50 МБ удалять не нужно: дисковое пространство обойдется дешевле.
                                        0
                                        сроки давности присваиваются не каждому документу в отдельности, а типу документов. так что временные затраты на собственно присвоение срока хранения — небольшие.
                                          0
                                          Вроде «все doc-файлы удаляем 21 декабря 2012 года, а bmp — через месяц после создания»?
                                            0
                                            примерно да, только присвоение сроков хранения идет по темам. личные дела хранить столько-то, входящие письма — столько то, и т.д.

                                    Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                                    Самое читаемое