Правила работы с e-mail в нашей компании

    За четыре года наш коллектив вырос с 3 до 70 человек, появилось три офиса плюс общение со штаб-квартирами. Поэтому по ходу пришлось менять и стиль, и правила работы в компании. В итоге в области коммуникаций это вылилось в следующий свод правил — часть уже можно встретить в литературе по тайм-менеджменту, часть придумали сами. Возможно, это будет полезно и вашей компании. Подходит для компаний, где у всех есть компьютер и e-mail.

    В ESET RUSSIA эти правила являются обязательными для всех, на них можно ссылаться и за их невыполнение можно получить строгий выговор и пр.
    ================================

    1. Проблемы не существует, пока вы не написали о ней в электронном письме. Письмо является доказательством, что вы проинформировали начальника о проблеме. Если проблема с самой электронной почтой — сообщите устно системному администратору. (Пример: «У меня не работает телефон, прошу проверить его работоспособность».)
    2. При возникновении споров типа: «Я ему говорил, а он мне не ответил», «Я не знал», «Мне никто не сказал» и пр. — руководитель будет смотреть на наличие/отсутствие письма по данной проблеме а также дату/время отправления. Все письма ежедневно сохраняются у нас на сервере, где тоже указана дата, и это будет подтверждением времени отправки.
    3. Если вы кому-то написали по важному вопросу, а он вам не ответил (см. п. 4), то вам необходимо проверить получение письма голосом по телефону. Важное — это все, что касается жизни человека (заболел, опоздал и пр.), безопасности компании (кража инфо и пр. ), денег (финансовые вопросы от ХХХ у.е.), крупных клиентов (от ХХХ узлов), силовых и госорганов, а также прочее на ваше усмотрение, что может существенно повлиять на работу компании.
    4. Если письмо содержит поручение, задачу (от руководителя), при этом не указан срок исполнения — укажите в ответе самостоятельно срок выполнения на основе своей оценки. (Пример: «Смогу сделать к пятнице 12.00».)
    5. Новые поручения не отменяют старые, если руководитель не указывает на то, что это так. (Пример: «Это надо сделать срочно до 18.00, все остальное отложи до завтра».)
    6. Если к этому сроку вы не успеваете, обязательно сообщите руководителю об этом до истечения этого срока с указаниями причин и новым сроком. (Пример: «Я облажался, много курил, пил кофе, читал новости в Сети и не смог вовремя сделать твою задачу. Смогу сделать к Х дате или прошу меня уволить за профнепригодность».)
    7. Если вы получили письмо от коллеги, партнера, в любом случае напишите ответ, что бы он знал, что e-mail получен. (Пример: «Ок, понял, думаем» или «Получил, ответим завтра».)
    8. Если это поручение вступает в противоречие с другими работами, проектами, опишите кратко ситуацию и укажите возможные сроки в зависимости от других проектов. (Пример: «Сейчас работаю по проекту Х, поэтому сделать к Н дате не смогу. Уточни, что важнее».)
    9. Если вы получаете e-mail, в котором ваш адрес в поле «копия», это значит, что руководитель, коллега хочет, чтобы вы были в курсе событий, и если там есть вопросы, которые предполагают действия с вашей стороны, то вы их выполняете. (Пример: «Все, кто получил это письмо, должны зайти в отдел кадров и получить премию».)
    10. Если вы получаете e-mail, в котором вашего адреса нет, это значит, что руководитель поставил ваш адрес в поле «скрытая копия» (слепая). Он хочет, чтобы вы были в курсе, но не хочет, чтобы об этом знал тот, кому он написал письмо. (Пример: «Иван Иванович, всем давно известно, что лучший антивирус — это NOD32».)

    ESET NOD32

    169,09

    Компания

    Поделиться публикацией
    Комментарии 113
    • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
        0
        В той компании что я работал были такие же правила, так что думаю вы правы.
        +5
        Если вы будете рассылать пресс-релизы в текстовом или, хотя бы, HTML-формате, а не аттачментами — хвала вам и похвал. И читать их будут больше.
          –8
          рассылать пресс-релизы в текстовом формате — сложно.
          Стурктура пресс-релиза предполагает наличие обязательных графических элементов, например, логотипы компании.
          Что касается HTML-формата — то смысла в этом особо нет — ресурсоемкость задачи повышается, а отдача — крайнесомнительна.
          Пресс-релизы, как следует из названия, направляются прессе. Это весьма специфичные люди, которые все делают быстро.
          Им важно: быстро получить релиз, быстро прочитать его, и быстро найти в почте. Плюс, желательно, чтобы присутствовали ссылки на хайрезы фотографий и прочий иллюстративный ряд.

          Аттачмент — это отличная тема, не знаю что вам не нравится. Документ в формате Word (открывается везде и всюду), легко найти, индексируется поисковыми системами персонального поиска, и т.д. и т.п.

          Ваше мнение?
            0
            Так и получается, пресс-релиз предназначен для того, что бы его читали. И читать должно быть удобно, а значит получатель не должен выполнять никаких лишних действий, ждать лишнего времени на открытие документа. Получил, увидел, прочитал. Аттачи не удовлетворяют этим требованиям.

            Вы же наверняка бывали на прильных мероприятиях и видели кучу людей с ноутбуками и КПК, которые что-то постоянно читают, записывают и при этом слушают выступления. Все эти комбайны — журналисты, ваша аудитория и, судя по тому, в каком темпе и в каких условиях они обрабатывают информацию им не всегда может быть удобно грузить приложение для просмотра одного письма.

            Что касается материалов, то на них всегда можно давать ссылку в конце. Если материал заинтересовал, то журналист пройдет по ссылке и сам спокойно выберет все, что ему нужно.

            На мой взгляд идеальный пресс-релиз по почте должен выглядеть так:
            1. Небольшое письмо в текстовом формате, где в 2-3 абзацах изложена вся суть2.
            2. Ссылка на полную версию (если такая есть)
            3. Ссылка на материалы
              0
              хммм…
              вообще-то в такой структуре мы релизы и направляем… Вы подписаны на нашу рассылку релизов как журналист? (*если нет, но заинтересованы — можем вас подписать, оставьте свои координаты в личке)
              +10
              Ненавижу, когда что-то для чтения или просмотра присылают в формате .doc/.docx.
              PDF для кого придумали?..

              p.s. У меня мак и только из-за таких вот «удобных для отправителя пресс-релизах» приходится ждать по 10 лишних секунд для загрузки ворда.
                –6
                на современном «железе» скорость загрузки Acrobat сравнима с Word, и составляет около 3 секунд… :)
                и, кроме того, использование формата PDF предполагает наличие дополнительного ПО, необходимого для создания таких рассылок.
                  +11
                  А еще у меня нет Ворда принципиально! как быть?
                    –9
                    AFAIK, с помощью OPEN OFFICE можно открыть документы Word 2003 без каких-либо сложностей. Разве нет?
                      +2
                      Нет 100 % совместимости.
                        0
                        На данных пресс-релизах несовместимость не чувствуется.
                        Проблемы с макросами возникали, помню.
                          0
                          вы издеваетесь?
                          пресс-релиз — это информационное сообщение. Макросов в этих письмах нет, это не активный элемент, это просто текст. О каких макросах, и тем более, проблемах с ними вы можете говорить применительно к нашей рассылке?

                          p.s. Да и про совместимость — мы используем стандартные шрифты и не прибегаем к каким-то элементам оформления, отличным от [b] и [i].
                            +9
                            Это вы издевайтесь! Дайте людям выбор между А. атачмент PDF, б. атачмент DOC, и Ц. Plain HTML, и посмотрите в течение хотябы полу года на статистику. Потом говорите, что и как лучше и удобней для пользователей!
                              –4
                              объем писем & трафик…
                              мало того, что это повлечет доп. расходы для нас, так еще и многие подписчики будут недовольны увеличенным объемом корреспонденции. В день востребованному журналисту приходит до 100 писем разного содержания. Принять 100 писем увеличенного объема порой бывает проблематично — тут уже писали про сложности работы в «полевых» условиях, когда доступ в интернет предоставляется в лучшем случае через GPRS (который ко всему прочему может быть еще и в роуминге).

                              И маленькое лирическое отступление «от себя»: скоро. Уже совсем скоро будет запущен ресурс, который делает группа талантливых журналистов (в прошлом), который позволит объединить сотрудников отдела PR & Прессу, и наделит всех «жителей» такого сообщества принципиально новыми сервисами, навроде выбора формата для пресс-релиза для рассылки конкретному контакту. Как только это появится, так сразу же жить всем станет проще и веселее… так что, ждем-с.
                                +2
                                вам-же не сказали слать сразу 3 версии, а сказали возможность выбора журналистами

                                всегда видел что иногда ESET подтупливает…
                                антивирус хороший
                                  0
                                  Ок. Как вы предлагаете это организовать? Какими средствами и способами?
                                    0
                                    3 разных списка рассылки: RTF, PDF, HTML
                                    Списки составляются по результатам социологического опроса)
                                      –4
                                      чтобы это все сделать, потребуется для начала поменять парадигму мышления, затем инвестировать много денег в разработку спец-софта, потратить уйму времени на малополезный опрос, и под конец, столкнуться с невозможностью отслеживания эффективности такой меры… Короче говоря — затрат — море, отдачи — ноль. Смысл?
                                        0
                                        О каком изменении парадигмы и разработке спец софта вы говорите?
                                        Создать на почтовом сервере три мэйллиста вместо одного. Это что, так сложно?

                                        А опрос проводить по желанию. Например вставить в конце письма строки вроде:

                                        Если в дальнейшем хотите получать информацию от нас в формате:
                                        HTML, пришлите письмо с темой HTML со своего адреса на mailformat@domain.com
                                        PDF, пришлите письмо с темой PDF со своего адреса на mailformat@domain.com
                                        RTF, пришлите письмо с темой RTF со своего адреса на mailformat@domain.com

                                        А на стороне сервера парсить входящую почту с этого ящика и раскидывать получателей по спискам.

                                        Задачи такого рода (при желании) решаются в течение дня.
                                          –2
                                          этот способ работает только в том случае, если все контакты ответят… но по опыту скажу, что из 1000+ контактов отпишутся на этот счет 20-30…
                                            +7
                                            Так я и говорю что это опрос по желанию.
                                            т.е. те кто не ответит — сам себе Бармалей и будет получать всё в том же .doc, а те, кто хочет что-то изменить, получит до неприличия простой инструмент.
                                            Вплоть до банального — человек едет в отпуск и будет читать почту через вэб морду и ему удобней HTML — он отсылает запрос и меняет режим работы. По приезду назад в офис — снова переключается на свой любимый PDF или RTF.
                                            IT компании тем и отличаются, что стараются вводить инфраструктурные новшества до того, как их осознает основное «большинство», тем самым модстёгивая прогресс умов прогрессом технологий.
                              0
                              Не издеваюсь конечно. Я вообще о совместимости с openoffice.org сказал.

                              Кстати, часто в рассылках видел ссылку вида «Проблемы? Посмотрите это же письмо на сайте».
                          0
                          PDF все-таки лучше. Его даже в самом браузере можно просмотреть. Задумайтесь ;)
                            –8
                            Doc-файл в некоторых браузерах тоже внутри прям открывается…
                          –3
                          Есть бесплатный Microsoft Word Viewer 2003 от известной компании. Позволяет читать и распечатывать. При установке конвертеров открывает и формат 2007-го.
                        +4
                        Вы PS читали? (И у меня MBP early 2008 ed.)
                        PDF тут моментально открывается встроенным Preview.
                        А MS WORD для OS X – УГ.

                        p.s. И, кроме того, использование формата DOC предполагает наличие дополнительного дорогостоющего ПО, необходимого для его чтения.
                          –4
                          честно говоря, основная масса пользователей, даже в СМИ, предпочитает платформу PC с установленной системой Windows XP. Раньше, давным-давно, когда деревья были большими, а галактики далекими-далекими, компьютерам системы MAC действительно отдавалось предпочтение в вопросах «верстки и дизайна». Сейчас же — платформа-то одна, софт — практически идентичный. Нежелая развязывать холивар и обсуждать тонкости и преимущества каждой из платформ, скажем лишь о том, что направляемые релизы одинаково хорошо открываются везде. Изобретать велосипед — право, не стоит…

                          Да, и еще — средний объем одного релиза в *.DOC — 25-30 кб
                          Объем того же релиза в *.PDF — 85 кб. (только что проверил на релизе, который мы еще не рассылали)

                          Какая разница? Объясняю…
                          Если мы рассылаем 1 релиз 1 человеку — то разницы никакой.
                          Однако в нашем списке рассылки более тысячи контактов.

                          Считаем:
                          Разница в объеме — 60 кб / релиз / контакт
                          Тысяча писем с релизами — разница 60 000 кб, то есть, 58,5 Мб.
                          Мы стараемся выпускать порядка 10 релизов в месяц.
                          То есть, «лишний исходящий трафик» в таком случае составит 585 Мб.

                          P.S. Некоторое время назад мы рассылали релизы в PDF. Количество негативных откликов нас поразило — получатели просили перейти назад в *.DOC.
                            +1
                            Теперь понимаю вас. 90% получателей — журналисты с Вордом, и копировать текст из него легче + форматирование и перенос строк сохраняется лучше чем в PDF. Но, имхо, выбор формата всё таки нужно дать пользователям!
                              –1
                              Тогда уж лучше .rtf — дабы и вашим и нашим ;)
                              –2
                              .doc, .pdf…
                              .RTF!

                              (ноги, крылья...)
                              попробуйте ртф! он легче чем док, открывается на всех системах без бубна, позволяет использовать [i], [b] и еще пару плюшек :)
                            +1
                            Word — тоже дополнительное ПО, только для клиента.
                            А PDF можно читать не только акробатом, есть более быстрые программы.
                            Зато вы будете уверены, что ваш документ везде выглядит как есть, не взирая на шрифты, ОС, и всё такое.
                              –2
                              вообще-то очень сложно представить СМИ, в работе которого не используется пакет MS Office. Если знаете хотя бы один издательский дом, который не использует — то расскажите. Мы — не знаем. И пусть вы не любите Microsoft, но отрицать тот факт, что MS Office это стандарт де-факто в задачах работы с документами — по меньшей мере не корректно.
                                +4
                                Fashion Club (Watch&Diamond, Platinum International) работает с Open Office, вся внешняя переписка строго в Plain Text, тексты на вёрстку уходят в .rtf, тексты и макеты на подтверждение уходят в .pdf
                                  –4
                                  при всем нашем уважении к этому ИД, к его сотрудникам и проектам, лично нам слабо верится в возможность публикации информации на основе релизов нашей тематики в перечисленных изданиях.
                                    –1
                                    Согласен. Под тематику «Дорогие игрушки» продукция вашей компании явно не подпадает. Скорее «Недорогие полезности», за что вам отдельное спасибо)
                              +1
                              pdf настолько легко генерируется, что тут даже обсуждать нечего
                                0
                                Софт для PDF не менее распространён, чем софт для .doc, и существенно реже стоит денег.
                                Foxit reader запускается существенно быстрей, чем OpenOffice, думаю вы не будете с этим спорить.
                                PDF открывается на мобильных устройствах получше, чем doc.
                                .doc предполагает, что этот документ нужен кому-то в виде, доступном для редактирования.
                                  –1
                                  > PDF открывается на мобильных устройствах получше, чем doc
                                  Смотря на каких. На Windows Mobile .doc'и читать намного удобнее, чем .pdf'ки. :)
                                    +1
                                    На моём наоборот. .doc без бубна не прочитаешь. PDF — легко.
                                    Согласен, что зависит устройства.
                                  +1
                                  Word 2007 отлично сохраняет в PDF. И да, PDF удобнее для чтения/печати/etc.
                                +1
                                Я в своей компании ввёл штраф в размере 5% от з.п. за отсылку письма в формате Word, содержимое которого не содержит ничего кроме текста и графики. Сотрудникам хватило пол дня для изучения азов HTML)
                                Проверено — работает, рекомендую!
                                  –2
                                  штрафы запрещены ТК РФ.
                                    +3
                                    Ок. Формулировка «Частичное лишение премии» при том что 50% от месячного оклада — это премия.
                                    При наличии грамотного юриста в штате, такие вопросы решаются без особых проблем)
                                      +2
                                      Согласно современным веяниям: «При наличии грамотного юриста в штате или на аутсорсе...»
                                        +1
                                        Ох и ненавидят вас ваши сотрудники наверно… а бухгалтерия тоже изучает html?
                                        Сколько времени ушло на изучение и привыкание? А сколько полезных дел в это время можно было бы сделать вместо введения подобных принципов!
                                        И как они хтмл пишут, прямо в письме? или вложением?
                                          0
                                          Как ни странно, «пишут» кнопками на тулбаре Тундера, так что особо вникать и не пришлось. У всех либо Тундер либо Бат. Получатели есть и на Аутлуке. Жалоб на кривое отображение писем не поступало.

                                          P.S. Оштрафованных не оказалось, все быстро перестроились. Был шквал звонков и писем (текстовых) с просьбой разъяснить как именно писать и сразу все забыли про Word как страшный сон. 90% просто не знали что бывает по другому и были убеждены что «красивая почта» — это априори Аутлук + Ворд.
                                            0
                                            А с бизнес-партнерами так же, хтмл? Коммерческие, и т.п.? Просто при попытке отправлять в PDF зачастую звонят и говорят, что не могут открыть ваш странный формат.
                                              0
                                              У партнёров стоят те-же Outlook, The Bat!, Thunderbird и GMail :)
                                              Так что проблем с HTML нет никаких — многие даже не обращают внимания на то, в каком формате пришло письмо т.к.:
                                              1. Оно открывается если просто на него стать в списке
                                              2. Вёрстка выглядит корректно
                                              3. Ответ писать можно прямо в тексте письма (комментировать некоторые моменты), как и в случае с Plain Text
                                              4. В почтовом клиенте работает полнотекстовый поиск (чего не скажешь про .doc и .pdf
                                              При том, что у некоторых менеджеров полезный трафик составляет до 200 писем в день, а хранить нужно (желательно) за последние 2 года, то без полнотекстового поиска работа в разы медленнее.
                                0
                                вообще-то, стандарт де-факто -> pdf

                                а вот все, кто шлет в чем-то другом — они какие-то альтернативные люди :)
                                +5
                                А что насчет централизированой системы задач вроде jira, мне кажется удобней емейлов, вы такое рассматривали?
                                  +7
                                  Да, первая же мысль по прочтении — какие дельные и разумные советы по работе с email… в условиях отсутствия автоматизированной системы управления заданиями :)
                                  • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                                      +1
                                      К сожалению, подобная проблема на первых порах может быть решена единственным способом — принудительным (приказ по конторе и регламент использования). Если система действительно удобная и функциональная, народ «втянется» и будет с ужасом вспоминать, как он жил без этого раньше. Инерция мышления, однако.
                                      • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                                          0
                                          Начальству это, конечно, не делает чести. Всё-таки повышение эффективности — прямая задача руководства, особенно в нынешние непростые времена. Опять же, лучший способ организации IT-раздолбаев — собственно, IT :)
                                    • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                                    0
                                    а сколько… оторвут администратору если почта заглючит при такой опоре на нее ?:)
                                      –1
                                      я думаю все 4. Конечности.
                                        –1
                                        и еще 2 дополнительных половых предмета ;))
                                        –1
                                        Наши сервера прекрасно справляются с имеющейся нагрузкой. Поскольку почта входит в число стратегических задач №1, то и внимание ей уделяется наиболее пристальное и приоритетное. Почтовые сервера в полной мере отвечают всем самым современным требованиям, запас по производительности — просто огромный. О возникновении любой, даже малейшей проблемы, становится моментально известно всему IT-департаменту посредством SMS. Ежедневно осуществляется бэкап важных данных на другие сервера. Словом, почта как сервис — это весьма совершенная и продуманная часть нашей компании.

                                        Мы считаем, что сейчас «уронить» корпоративную почту практически невозможно. Тем не менее, если по какой-либо причине это все же произойдет, то администратору что-нибудь оторвут, не сомневайтесь. :)
                                          0
                                          а вот на счет смс — вы используете какой то гейтвей оператора по договору с оператором? или же просто телефон приконопатили к серверу и написали софтинку для отправки?

                                          или какие то другие методы у вас?
                                            –1
                                            Да, совершенно верно. Мы работаем через гейтвей оператора.
                                            Кроме того, в офисе работает круглосуточная (24/7) служба технической поддержки клиентов, сотрудники которой обучены «бить тревогу» в случае если что-то происходит с почтой.
                                              +2
                                              скажите пожалуйста а как обеспечивается гарантия оператором того что смс получен ИТ-отделом? вот у нас бывает так что отправляешь смс — а оно приходит через 2-е суток. (ну вот так работает оператор)
                                          –2
                                          какой опоре? 70 человек максимум до 200 писем в день отправляет (по внутренней почте).
                                          –2
                                          Описанная вами проблема может иметь место только в том случае, если вы используете 1 оператора, который отправляет SMS на 1 телефон. То есть, риск «неполучить SMS» очень велик.
                                          Мы же работаем с несколькими операторами, которые рассылают SMS всем (!) сотрудникам IT-отдела, да и кроме того, как мы писали выше, в офисе всегда есть работники, которые также поднимают тревогу в случае ЧП.
                                            +1
                                            Написали бы историю как
                                            > «За четыре года наш коллектив вырос с 3 до 70 человек, появилось три офиса плюс общение со штаб-квартирами»

                                            Крайне интересно:)
                                              –1
                                              Я думаю, дело было так: приняли на работу 67 сотрудников, сняли три офиса, провели туда интернет, чтобы можно было общаться со штаб-квартирами.
                                                0
                                                Мне кажется, в промежутках было немного рутинной работы, а-ля заработать денег на 67 сотрудников и 3 штаб-квартиры.
                                                  +1
                                                  Да, вероятно, они в течение этого времени не забывали продавать свой антивирус.
                                              0
                                              Если вы кому-то написали по важному вопросу, а он вам не ответил (см. п. 4), то вам необходимо проверить получение письма голосом по телефону.

                                              А какже уведомления о получении и прочтении?
                                                +3
                                                Они же автоматические. В них не видно человек мельком посмотрел или вчитался, и оценки времени выполнения задачи в автответ не будет.
                                                  0
                                                  Ну да если вопрос действительно важный (опять же важность нужно помечать), то без разговора не обойтись но тогда этим разговором проверяется не получение письма (это можно и по уведомлению узнать) а понял ли человек что от него требуется и готов ли приступить к решению важной задачи
                                                    0
                                                    я про то что правельнее было бы сформулировать этот пункт как «дублирование важных писем звонком»
                                                    +1
                                                    автовыскакивающие уведомления о получении и прочтении — зло. во-первых, не являясь стандартом реализовано в разных клиентах по разному, или не реализованы вовсе. Во-вторых, не дают никаких гарантий (по первой же причине). В-третьих, не гарантируют понимания содержимого письма. Регламентированный обязательный ответ с осмысленным текстом, имхо, гораздо эффективнее.
                                                      +1
                                                      регламентированный ответ как вариант, но только на письма с высокой важностью и контрольным обзвоном через какой-то заданный промежуток времени при отсутствии ответа
                                                        0
                                                        абсолютно верно. на каждый, извиняюсь, «пук» ответы слать — лишнее. Уточню, регламент должен обязывать осмысленный ответ на письма с просьбой о таком.
                                                    +3
                                                    Не касаемо почты, но в принципе — свод правил — что можно а что нельзя делать. Вот выдержка, а по ссылке полный текст.

                                                    5. Я знаю, что на вопрос: «Будет сделано или нет?» отвечать: «Постараюсь» — неприлично.
                                                    Я никогда так не отвечаю. На такие вопросы я отвечаю либо «Да», либо «Нет». Я также
                                                    знаю, что перечисленные ниже выражения запрещены к употреблению, и соответственно
                                                    их не употребляю:
                                                    • «Первый раз слышу».
                                                    • «Звонил, не дозвонился».
                                                    • «Приходил, но Вас (его, ее, их...) не было».
                                                    • «Искал, но не нашел».
                                                    • «А я думал...».
                                                    • «Это виноваты коллеги (Клиенты, администрация, неправильные/отсутствующие
                                                    документы, государственные органы и т.д.)».
                                                    • «Это было еще до того (до меня, тогда...)».
                                                    • «А я говорил (предупреждал, делал…)».
                                                    • «А мне никто не говорил».
                                                    • «А почему я?».
                                                    • «Не слышал».
                                                    • «Не знаю».
                                                    • «Не передавали».
                                                    • «Хотел, как лучше».
                                                    • «Я хотел, но не получилось».
                                                    • «Хотел позвонить, но не было жетона (пейджера, телефона...)».
                                                    • «Я сказал, а он (она) не сделал».
                                                    • «Меня в это время не было, кажется, болел (был в отпуске, пьяный и т.п.)».
                                                    Я рассчитываю на то, что и мои коллеги поступают аналогичным образом.
                                                    Полный текст должностного кодекса
                                                    p.s. Сам кодекс был где-то нарыт в сети и адаптирован.
                                                    • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                                                        +1
                                                        Это всё верно в том случае, когда руководителя не интересует почему именно подчинённый облажался. Однако иногда выяснение причины провала вполне себе страхует от следующих провалов.
                                                          0
                                                          я года два назад это раздал подчиненным для развешивания на стенах кабинетов.
                                                          +3
                                                          7-е правило может ввести 2-х сотрудников в бесконечный цикл подтверждений (-:
                                                            –2
                                                            Скрытую копию можно подсмотреть в клиенте Thunderbird.
                                                              0
                                                              что-то не верится! Может если отправить письмо «глючным» клиентом, тогда — конечно. Но мне кажется если отправить, например, из Гмыла, — никаким Сандербёрдом вы мой BCC не увидите!
                                                                0
                                                                Поле BCC (скрытая копия) обрабатывается на стороне сервера и клиент тут не при чём. Если клиент проставил поле BCC а сервер его некорректно обработал — это проблема сервера а не клиента.
                                                                  –1
                                                                  Хм, интересно, мне частенько приходили письма, где при просмотре можно было нажать на кнопочку и узнать адрес скрытой копии.
                                                                    +2
                                                                    А если посмотреть исходный текст письма с заголовками, какое поле там фигурирует CC или BCC?
                                                                    Если CC то всё нормально, так и должно быть, это просто «копия».
                                                                    Если же BCC, то это 100% косяк сервера.
                                                              –1
                                                              11. Где бы вы ни были — Blackberry должен быть при Вас.

                                                              Вместо Blackberry можно подставить любое мобильное устройство с Push Mail. :)))
                                                                0
                                                                Все верно, такие же выводы сделал на своем опыте, получая тумаков от начальства за или иное.
                                                                  +1
                                                                  А чем вы пользуетесь для постановки задач и отслеживания из выполнения?
                                                                    +3
                                                                    Почта это хорошо, но она не заменяет личное общение.
                                                                    Софтверная компания, персонал — 250 человек. Сверху внедрили Jir'у и почту как обязательные инструменты. Сотрудники следовали подобным правилам около 2-3 недель, потом все забили, ибо в слепое следование этим правилам только тормозит работу. В итоге спустя несколько месяцев установился механизм взаимодействия в компании. Между подразделениями более формальное общение — Jira и почта. В небольших группах до 5 человек преобладает личное общение и Jira.
                                                                      0
                                                                      А почему из всего многообразия баг-трекеров\прожект-менеджеров выбрали именно Jira?
                                                                        +1
                                                                        1. Невероятная гибкость Jir'ы и возможность использования одного продукта для:
                                                                        — технической поддержки внешних клиентов по выпускаемым нами продуктам
                                                                        — организации схемы разработки и тестирования ПО
                                                                        — организации бизнес процессов компании вне отдела разработки
                                                                        2. Внятная документация и распространённость => проще найти ответ на возникающие вопросы.
                                                                        3. Полюбилась ИТ отделу, т.к.:
                                                                        — идёт в виде Java приложения, исторически сложилось, что спецы ИТ отдела заточены под работу с Java приложениями.
                                                                        — отлично вписалась в схему с централизованной LDAP аутентификацией/авторизацией.
                                                                        — большим количеством плагинов расширяющих функционал + возможность допиливать функционал благодаря подробному API.
                                                                        4. Возможностью использовать её в trial режиме и продлять каждый в месяц. Признаюсь честно, она использовалась больше года в таком режиме.
                                                                          0
                                                                          Спасибо за подробный ответ
                                                                      +3
                                                                      Вопрос, если главный хочет уведомить всех сотрудников, это означает что он получит 70 обратных писем о том что его поняли?
                                                                        +6
                                                                        А вирусы по почте шлете? :)
                                                                        — Петрович, смотри новый вирус
                                                                        семенович.jpg.exe
                                                                          +1
                                                                          честно говоря, NOD32 последнее время так разочаровывает скоростью работы, что как у вас устроена работа с почтой не очень интересно, больше интересует будет ли улучшение. У моего отдела заканчивается лицензия, и если в самое ближайшее время не будет подвижек, следующая лицензия будет уже от Касперского.
                                                                            +3
                                                                            Кажется мне, что на выполнение этих требований уходит значительная часть времени, которая могла бы пойти на работу ;)
                                                                              +1
                                                                              да, страшная у вас контора…
                                                                              Человек, во всем соблюдающий ритуал действует, надеясь на взаимность. Если он не встречает взаимности, то он прибегает к наказаниям. Вот почему [...] ритуал появляется после утраты справедливости. Ритуал — это признак отсутствия доверия и преданности. В ритуале — начало смуты.

                                                                                –2
                                                                                Я бы не хотела работать в подобной компании.
                                                                                1. Полное отсутствие коллектива как такового — он скрыт за перепиской
                                                                                2. Я люблю маленькие startup'ы, т.к. отсутствует чувства раба на плантациях
                                                                                3. Я могу работать по 20-22 часа в сутки, если меня попросит человек, а не машина доставит набор байтов.
                                                                                4. Подобная схема предусматривает автоматизацию, на которую компания вряд ли выделит деньги

                                                                                Посмотрим на пункт №4 детальнее, буду рассматривать с точки зрения тех продуктов которые мне хорошо известны, но это не отменяет преимущества и недостатки обоих.

                                                                                п.1 Я полностью согласна
                                                                                п.2 «Я не знал», «Я забыл» — это проблема не в отчётности, а в мотивации. У меня она финансовая, т.к. я уже всем и всё доказала. У любого junior developer'а — встать на место архитектора (Плох тот солдат который не мечтает стать генералом). Итд. И почта тут ни коим образом персоналу не помогает. Только управляющему составу, которые смотрят на цифры как я на проценты во время копирования. (Вспоминаем Win98 и её способность эстимейтить время до завершения операции).
                                                                                п.3 Многие видные деятели IT индустрии часто пишут о таком термине как «поток». За примером далеко ходить не нужно, возьмём книгу Deadline, «Танцы с русскими медведями» Тома ДеМарко. В которых он пишет, что идеальный офис — это офис без телефонов, почты и всего чего угодно, что отвлекает от работы. Т.к. вход в поток может длиться от 15 минут до нескольких дней (у меня по-разному от 6 часов до 1 недели). И только в состоянии «потока» — человек эфективен.
                                                                                п.4 Конвеер — изобрёл Генри Форд а не ESET который ставит задачи в стэк и ждёт FIFO по выполнению.
                                                                                п.5 Получено?! Вот это как раз о тех тех. средствах о которых я говорила — почтовые протоколы позволяют уведомлять отправителя о получении письма. И не нужно искуственно подгонять адресата к быстрому прочтению письма
                                                                                — А ты получил моё письмо?
                                                                                — Нет, сейчас брошу всё и перепроверю. Да. Получил
                                                                                — Ух, а-то я боялся что оно не дошло и меня лешат 1% з.п.
                                                                                если вам так важно — заведите pager'ы
                                                                                п.8 Ага… сейчас всё брошу и подниму полугодичные requirments и буду заниматься с командой аналитиков над вопросом: «А не противоречит ли это чему бы то ни было».
                                                                                п.9. Опять же процесс коллективной мотивации к выполнению конвеерных процессов: я тебя известил, и ещё твоих колег. А теперь вы друг другу напоминайте.
                                                                                И пример тот ещё подарок: «Зайдите и получите премию». Это из того же разряда. У нас нет отдельных кабинетов — мы работаем в Open Space (согласен звучит хорошо), но на практике все в наушниках и ни одного уголка что бы послушать просто тишину.
                                                                                п.10 ESET наняли HRов, которые какие-то странные. «если вы получили письмо… итд… вы посмотрите в заголовке письма а нет ли там ещё чего-то т.к. ваш руководитель мог там что-то зашифровать именно для вас».

                                                                                Ух. Кажется всё.
                                                                                  0
                                                                                  wow…

                                                                                  Зачем так уж близко к сердцу-то наши посты воспринимать?
                                                                                  Я не хочу разбирать ваше сообщение по букве, скажу лишь:
                                                                                  а) Человек, который работает свыше 20 часов — тянет на робота. В жизни должна быть не только работа, но и личная жизнь, и не побоюсь этого слова, крепкий и здоровый сон. Исходя из вашего рассказа получается, что на все прочие блага человечества вы отводите себе лишь 2 часа в день. Интересно, на долго ли вас хватит в таком режиме?
                                                                                  б) Любую коллективную работу можно назвать автоматизацией — ибо всегда есть и будут задачи, приоритеты и сроки их выполнения.
                                                                                    0
                                                                                    Я сказала, что могу работать, а не работаю. :)

                                                                                    Да и разве это плохо, когда твоё хобби — это твоя работа? А при большой занятости смещаются акценты — начинаешь больше ценить время и отлично начинаешь понимать сколько оно на самом-то деле стоит.
                                                                                      0
                                                                                      Отвечал вам, но промахнулся :) (см. ниже)
                                                                                    0
                                                                                    > Я могу работать по 20-22 часа в сутки,
                                                                                    > если меня попросит человек, а не машина доставит набор байтов.

                                                                                    А вы пробовали такое время _работать_?

                                                                                    Не просто «находиться на работе», а именно выполнять работу. Т.е. отвечать на звонки, вести осмысленную переписку, выполнять поставленные задачи, заниматься планированием. И все это вперемешку с техническими деталями.

                                                                                    Я с 8 утра продержусь максимум до 6 вечера. И то, последние пару часов будут очень непродуктивными.
                                                                                    0
                                                                                    Если вы получили письмо от коллеги, партнера, в любом случае напишите ответ, что бы он знал, что e-mail получен. (Пример: «Ок, понял, думаем» или «Получил, ответим завтра».)

                                                                                    Тут не указано, но можно подумать что ответить нужно сразу же. Думаю важно добавить *желательно в тот же день*, или вовсе удалить такое требование. Ушедшее письмо априори можно считать дошедшим И прочитанным, т.к.:
                                                                                    — письма (внутри компании) не доходят очень редко
                                                                                    — если таки не дошло, об этом часто приходит сообщение от сервера
                                                                                    — срочные сообщения все равно обязаны прочитать сразу же
                                                                                    — несрочные все равно будут прочитаны раз в день (кто ни разу в день не читает почту — болван)
                                                                                    — если оно потерялось в папке «спам», то нужно бить по рукам особо (не умеешь настроить антиспам — не используй).
                                                                                    — то же касается авто-сортировки сообщений (не умеешь думать — не создавай правил).
                                                                                      0
                                                                                      Америку не открою. Но куда проще использовать системы типа Мегаплан, а вы приделываете на велосипед двигатель внутреннего сгорания.
                                                                                        0
                                                                                        У нас переписка идет через Best Practical RT, это очень помогает в вопросе подтверждения того, что письмо дошло, так как используется автоответ, в котором узазано, что письмо дошло и его номер в системе.

                                                                                        А в остальном все абсолютно аналогично, особенно с точки зрения «Письмо является доказательством».
                                                                                          0
                                                                                          у нас в компании это делается через почту лотуса, а так же через аську. правда приоритетнее письма.
                                                                                          однако то, что ты получил письмо, не значит, что сделал (сделаешь) — нужно ответить — «приходнул», «отправил», «сделал». тогда это уже почти документ…
                                                                                            0
                                                                                            шикарно! жаль, кармы не хватает плюсануть

                                                                                            Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                                                                                            Самое читаемое