Как написать инструкцию так, чтобы тебя поняли

  • Tutorial
Есть такая поговорка: «Хочешь сделать хорошо — сделай сам».

Для себя, действительно, так будет быстрее и спокойнее. Однако любому руководителю известно, что плохой менеджер это тот, кто не умеет объяснять и делегировать полномочия. Соответственно, умение давать четкие инструкции и план действий — задача хорошего руководителя. А помогает ему в этом «юзабельность». Давайте и разберёмся с этим понятием.

image

Юзабилити (от англ. usability) означает удобство в использовании, эргономичность и легкость в понимании.

Инструкция для сотрудников — эффективная и легкая, если результат ее выполнения успешен. При подготовке статьи анализировались внутренние инструкции для сотрудников, выложенные на внутреннем ресурсе Wiki. Однако многие из них оставляют вопросы даже при подробном изучении материала.

Итак, а теперь непосредственно к главному.

Выражение: «И так сойдет» — точно не для инструкций.


1. Постановка цели: для кого и для чего инструкция предназначена. Здесь следует упомянуть, что не следует памятку перегружать терминологией, иначе к ней будет прилагаться словарь терминов — целая энциклопедия и, увы, мало шансов, что её прочитают.

2. Не используем в инструкции много сленга. Есть шанс, что не все сотрудники его поймут.
Пример: «Уточнить у манагеров, получила ли апрув статья». С одной стороны, написано всё понятно, но для официального документа такой сленг не подходит.

3. Текст разбавляем скриншотами. Их желательно делать на своем компьютере и в той программе или интерфейсе, который есть у всех сотрудников. Возможно редактирование скриншотов стрелками и выделением цветом пунктов.

Примеры скриншотов с вполне понятными шагами:





4. Не пропускаем шаги, которые кажутся нам слишком простыми. Пусть лучше сотрудник, читая инструкцию, сам пропустит этот степ.

5. В тексте нежелательно использовать большие предложения. Коротко: «Зайдите в меню», «Добавьте значение…», «Выберите параметр…» и т.д.

6. Для сокращения объема текста возможно применение графических элементов. Например,

Local area connection -----> properties-->TCP/IPv4-->properties.


7. Применение шрифтовых выделений допустимо. Это привлекает внимание на особо важных пунктах.

8. Не используйте в инструкции ничего из вашего личного опыта применения того или иного продукта или использования программы. Для этого существуют отдельные встречи с сотрудниками, где вы передаете им свой ценный опыт. А инструкция — это логичная структура, где описан «шаг — действие» и ничего более.

9. Будьте точны и логичны в написании. Помните, если сотрудник, работая по вашей инструкции сделает ошибку, то это будет ваша недоработка.

Эффективная юзабельная инструкция — это не простая формальность, это один из шагов к успешности и автоматизации рабочего процесса. Зеркальный юзабилити эффект заключается в том, что вещи, которые имеют отношение к собственного опыту, мы запоминаем лучше, чем те, которые не имеют к нам никакого отношения. Поэтому написание инструкций и памяток прокачивает менеджерские навыки специалистов. А это, в свою очередь, идет в «копилку скилов».
  • +16
  • 5,8k
  • 8

ICL Services

105,51

Управляемые ИТ-сервисы мирового уровня

Поделиться публикацией

Похожие публикации

Комментарии 8
    0
    Я так и не понял для кого инструкции

    С одной стороны
    С одной стороны, написано всё понятно, но для официального документа такой сленг не подходит.

    С другой
    Их желательно делать на своем компьютере и в той программе или интерфейсе, который есть у всех сотрудников.
      0
      (оффтоп)

      Это было давно и неправда...
      Несколько лет назад, когда я работал на мебельном предприятии, у руководства возникла светлая идея написать инструкцию по уходу за мебелью (чтобы покупатели бережнее обращались с отгружаемыми товарами и были более довольны покупкой). В ходе мозгового штурма я высказал мнение «инструкции все равно никто не читает. не верите? а расскажите, какую инструкцию вы последнюю прочитали?» и предложил направить усилия на то, чтобы написать инструкцию таким образом, чтобы ее наверняка прочитали. И может хоть немного выполнили.

      по ссылке файл *.pub (MS Publisher), который я составил как пример своего видения подобной инструкции. Даже с картинками :)

      тыц

        0
        Действительно, трудно не обратить внимания! Очень крутой буклет, прям вредные советы :-)
        +2
        Идеально в Windows 10 — Настройки — Игры — DVR. Хотим запись экрана в другую папку сохранять.
        Картинка


        Знаете, что будет если нажать по «Сохранение в другой папке»?
        Откроется хром со следующей ссылкой:
        https://www.bing.com/search?q=change+save+location+for+game+dvr+on+my+pc&filters=guid:%5C
        И там инструкции, причем так себе инструкции
          0

          Есть примеры инструментов и форматы для ведения документации и автоматизирования процесса?

            0
            Есть требования ГОСТ к оформлению текстовых документов. Но обычно в каждой организации есть Wiki с библиотекой инструкций. Встроенный редактор позволяет грамотно разместить текст. Если необходимо сделать проект, то это может быть и инфографика и скринкастинг. Для разных целей есть свой набор ПО.
              0
              Может быть вопрос в другом, но мы используем технологию DITA. Основные её возможности это повторное использование контента, разделение контента и стилей оформления, профилирование. Но DITA это технология, а к ней еще нужно ПО, мы используем XMLMind, т.к. у него появилась бесплатная лицензия года полтора назад.
              0
              1. Постановка цели: для кого и для чего…


              Поздравляю вас — вы самостоятельно открыли принцип составления методических указаний для учащихся. Неплохо!

              Есть такая поговорка: «Хочешь сделать хорошо — сделай сам»


              Оригинальный вариант: «Если хочешь что-то сделать правильно — сделай это сам»
              Немного другой смысл.

              Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

              Самое читаемое