Привет.
За последнее время к нам в консультацю стало поступать много вопросов, ответы на которые будут интересны индивидуальным предпринимателям и небольшим организациям. Вначале мы хотели сделать «Юридический FAQ», но потом поняли, что информации собралось очень много и в обычный FAQ она не поместится. Поэтому мы создали этот блог, где будем доступным языком рассказывать о некоторых моментах ведения малого бизнеса и обо всем новом, что происходит на нашем сервисе Мое Дело.org
Сегодня топик будет о том, как грамотно организовать работу с заказчиками, находящимися в других городах.
Итак, первое, что нужно четко понимать
Любые копии договоров — не имеют никакой юридической силы при спорах с заказчиком.
Вообще никакой. Это может быть факс, сканер, фотография или что угодно еще — не важно. Все это одинаково не будет иметь веса в случае суда с заказчиком. То есть, предположим, вы заключили договор на разработку сайта обменявшись факсимильными копиями, затем сделали сайт, денег не получили, пошли в суд. 95% что суд вы проиграете и денег не получите.
То есть, если Вы не доверяете своему заказчику, то выбора нет — обмен договорами по курьерской почте. Только оригиналы будут иметь вес в случае разногласий с клиентом.
Второе
В идеале у вас должны быть все оригиналы документов — договор, счет и акт.
И если вы посылаете почтой то еще и конверты и квитанции об оплате посылки.
Только при таком варианте у вас гарантировано 100% не будет никаких проблем. Все что описано ниже — небольшой лайфхак, который будет работать в 95% случаев, но, как я уже писал выше, 100% гарантию, что у ИФНС или финконтроля не возникнет вопросов он не дает. Тем не менее именно так работает большинство ИП или организаций с удаленными заказчиками.
Что нужно делать
- Берем стандартный договр на оказание услуг. Над текстом не загоняемся, т.к, как я писал выше, юридической силы в суде такой договор не будет иметь все равно.
- В нижний колонтитул договора вставляем подписи обеих сторон
- Распечатываем и подписываем каждую страницу договора, на последнюю ставим свою печать
- Отправляем скан договора по емейлу или факсом заказчику
- Заказчик подписывает копию на каждой странице, на последней ставит свою печать
- Заказчик отправляет копию Вам
- Вы распечатываете полученный документ и на каждой странице в произвольном месте ставите свою печать, подпись и пишите «Копия верна»
- Если того требует договор, вы отправляете заказчику скан счета на оплату (или pdf/xls со вставленной туда вашей подписью и печатью)
- После того как работа выполнена тоже самое проделываете с актом о выполненных работах — скан, подписи, заверенная вашей печатью фраза «Копия верна»
Таким образом, после работы с любым удаленным заказчиком у вас должны остаться такие артефакты
1. Копия договора, с подписью обеих сторон на каждой странице, заверенная Вашей печатью и фразой «Копия верна»
2. Оригинал счета на оплату (он подписывается только Вами)
3. Копия акта о выполненных работах, подписанного обеими сторонами, заверенная Вашей печатью и фразой «Копия Верна».
В случае запроса из ИФНС или фин контроля отправляете им эти документы. Этого достаточно для того чтобы к Вам не было никаких вопросов.
Я ничего этого никогда не делал???!!! Просто получал деньги по выставленным счетам. Чем это грозит?
В реальности, очень часто на всю эту процедуру обе стороны сделки успешно забивают и без проблем продолжают вести бизнес. Первое, что нужно понимать, что на обычной очередной (раз в три года) проверки из ИФНС все эти документы никто не потребует.
Для ИП на 6% УСН проверка как правило формальная, сравнение сумм по расчетному счету и кассовому аппарату с данными в декларации
Исключение составляют ИП на УСН 6%, работающие как агенты, в этом случае однозначно нужно иметь все оригиналы документов.
На 15% документы могут понадобится с большей вероятностью, но это зависит от настроения Вашего налогового инспектора. Тоже врятли, скорее будут интересоваться расходной частью.
В каких случаях эти документы 100% понадобятся
- Ваш недоброжелатель (уволенный сотрудник, брошенная девушка, да кто угодно) решил Вам испортить жизнь и написал заявление в прокуратору, что в таком-то месяце были незаконные поступления на р/сч. В этом случае будут проверять очень внимательно. Документы, приведенные выше, обязательны.
- Ваш контрагент оказался замешан в уклонении от налогов, тогда проверять будут все переводы денег с такого ООО и заодно проверят Вас как получателя средств. Тут выход один — старайтесь не связываться с ООО-помойками.
- Недоброжелатели написали жалобу на Вашего контрагента, что он списывает расходы по «фиктивным договорам»
- Ваш контрагент находится на ОСН или на УСН-15% и налоговый инспектор решил проверить все расходы ваших клиентов — и вы попадаете под эту проверку.
Как видите, такие проверки могут инициируется жалобой физического лица. И несмотря на то, что есть Закон о защите малого бизнеса при проведении проверок — на практике он не работает.
Достаточно письма от человека с выдуманными паспортными данными чтобы ИФНС или фин контроль организовал полную проверку с запросом всех договоров.
Поэтому, если такие копии договоров и счетов Вы не собирали раньше, то лучше все таки себя обезопасить и собрать их хотябы со всех ООО задним числом, чтобы не иметь проблем в будущем.
Еще раз подчеркну, что этот вариант с копиями договоров — это минимум, который нужно делать при работе с удаленными заказчиками. Его выполнение обезопасит Вас в большинстве случаев налоговых проверок, но тем не менее мы обязаны напомнить, что
В идеале, на каждого контрагента нужно иметь
- Оригинал договора, подписанный обеими сторонами
- Копии регистрационных документов: ИНН, ОГРН, Выписка
- Копию паспорта гендиректора (для ООО) и копию приказа о его назначении на должность
- Оригинал акта о выполненных работ, подписанный обеими сторонами
Надеюсь мы внесли ясность в этот вопрос — если что-то непонятно — пишите в коментариях или на cons@moedelo.org На все вопросы постараемся ответить.
Ну и в честь открытия этого блога для всех хабралюдей даем промокод habr, который уменьшает сумму годовой подписки на наш сервис на 20%. Код действует до 15 марта.
Успехов в бизнесе и не теряйтесь в бумагах!
Следующая наша статья будет посвящена тому, какие документы нужно сколько хранить по времени и как организовать весь процесс работы с документами, чтобы они не лежали в одной куче в ящике стола.