Половина наших сотрудников работает удаленно. Рассказываем, как нам это удается

    В Puzzle English работа организована так, что практически все задачи можно выполнять удаленно. Примерно половина сотрудников так и работает: у нас есть люди из Беларуси, Украины, Ирландии, Франции, Черногории, Тайланда. Кто-то изначально живет в другой стране, другие переехали в процессе работы. Еще несколько человек в России, но не в Москве. Сегодня расскажем, как организуем процессы, чтобы качество и эффективность работы были на высоком уровне, несмотря ни на что.



    В офисе работает около 20 человек, при этом необязательно каждый день с 9 до 18 ч в нем находиться: если есть необходимость, можно поработать из дома по предварительной договоренности. А в самом начале развития у компании вообще не было никакого офиса: и генеральный директор, и все разработчики и составители контента работали с домашних компьютеров. Офис понадобился, когда штат перевалил за 20 человек и нужно было организовывать видеостудию для регулярной съемки видеоуроков — они составляют основу разделов “Грамматика” и “Метод Тичера”.

    Какие сервисы для работы мы используем


    Для коммуникации раньше мы использовали Skype, сейчас — Slack. Есть несколько чатов по отделам: для редакторов, про PR, smm, баги, мобильные приложения, общий и рандом — для общения на нерабочие темы. В Слаке можно писать личные сообщения, а чтобы не засорять общие чаты, можно отвечать на конкретное сообщение, открывая «тред» — тогда все ответы будут скрыты под катом.

    Мы пользуемся бесплатной версией, ее достаточно для штата в 40 человек, а все важные файлы и переписки мы сохраняем отдельно, если необходимо (через какое-то время все переписки стираются, хранение есть только на платном аккаунте).

    Еще одна удобная функция Слака — можно мьютить чаты, если информация из них неприоритетна, но нужно следить в целом за процессами. Уведомления не отвлекают, а если нужно позвать кого-то конкретного, его нужно просто упомянуть через @, появится единичка напротив чата. Также можно задавать тихий режим на какое-то время, чтобы появлялось только число непрочитанных сообщений, а сами уведомления не выскакивали — например, если нужно сделать запись экрана или когда проводишь переговоры по скайпу.

    Для постановки задач, отслеживания процессов и работы с багами используем Jira. Раньше был Basecamp, но Jira удобнее и предоставляет больше возможностей: можно компоновать релизы, расставлять срочность задачам и так далее. Еще для управления проектами некоторые сотрудники используют Trello: там, например, ведется работа по партнерским размещениям и отслеживание задач по нашему основному Youtube-каналу, да и в целом он оптимален для личного пользования: ставить себе задачи на день и отмечать их выполнение.

    Чтобы было удобнее обмениваться скриншотами, используем Monosnap: изображения загружаются на сервер, можно мгновенно получить короткую ссылку вида take.ms/… или код для встраивания, на скриншоте можно делать пометки — выделять фрагменты изображения кистью или рамкой, дописывать текст, ставить стрелки. Кстати, Monosnap предоставляет также возможность записывать скринкаст экрана вместе со звуком, причем видео пишется сразу в файл, и даже если вы случайно закроете окно записи, не нажав «Сохранить», видеозапись не пропадет.

    Если возникают проблемы, которые сложно описать словами, подключаем TeamViewer. Он же помогает, если нужно воспроизвести баг, который ловится только на одном устройстве.

    Для верстки есть Zeplin, который интегрируется со Slack. Все загруженные в него макеты появляются в отдельном чате, их видят только те, кто на этот чат подписан. Для совместной разработки используем BitBucket.

    Техподдержка пользуется Zendesk: в нем можно сделать бота, который будет сам отвечать при выполнении заданных условий, есть поддержка API, приём заявок через телефон, ведение фидбека и его анализ. Еще есть группы приоритета, несколько каналов, откуда весь фидбек стекается из сайта и мобильных приложений, триггеры, много макросов; фидбек из Google Play тоже можно получать в него. Работа с Zendesk’ом — тема для отдельной статьи, и об этом мы обязательно напишем позже.

    Планы, отчеты, расписание публикаций, общие списки задач ведутся в Google Docs. Это быстро и удобно: можно давать доступ на комментирование или редактирование, все доступно в режиме реального времени. Файлы для общего пользования хранятся в Google Drive, редакторы «Метода Тичера» пользуются Dropbox.

    Дисциплина и мотивация


    Это все технические моменты, а что там насчет дисциплины? Мы изначально набираем тех людей, которые могут и хотят работать удаленно и умеют либо готовы научиться этому. Есть правило: с 12 до 18 ч по московскому времени нужно быть онлайн, остальное время распределяешь самостоятельно. Можешь работать ночью или рано утром, главное — выполняй свой объем работы. Техподдержке сложнее — нужно отвечать быстро, а вот те, кто отвечает за контент, имеют чуть больше свободы действий. Антон с Настей, которые записывают видео для нашего канала Puzzle English Live, как-то пару недель работали с Кипра, а сами они из Иваново.

    Каждый понедельник в общем чате генеральный директор кидает план работ на предстоящую неделю: список задач в гуглдоке со ссылками на Jira и перечислением исполнителей. Это предварительный план, он может меняться по ходу дела — мы гибкие и ратуем за качество работы, поэтому если нужно больше времени, то просто переносим задачу на следующую неделю.

    У нас есть список сотрудников и их номера телефонов на случай, если они надолго пропали из сети. Естественно, страницы в социальных сетях тоже всем известны, можно написать там. За первое пропадание с радаров не штрафуем, но и допускать такое на регулярной основе никто не будет. В целом стараемся предупреждать в общем чате, если есть вероятность отсутствия сети или еще каких-то неполадок. Дополнительно пишем в статусе в Slack, когда отсутствуем и когда вернемся, в том числе и перед уходом в отпуск.

    С выходными, больничными и отпусками, кстати, тоже все гибко: если человек не хочет лежать на диване и может работать, это идет только в плюс. В таком случае больничный брать не нужно — удобно, если не хочется нагружать организм поездкой в метро, а продолжить работу желание есть.

    С мотивацией все просто: как правило, если человеку не нравится работа, он с нее уходит, так как без желания и любви к своему делу на удаленке практически невозможно заставить себя работать. Другой вопрос — самодисциплина. Но когда есть четкое время, когда ты должен быть онлайн, а также вполне конкретный список задач на день/неделю, очень быстро формируется определенный график. Во фрилансе все иначе: каких-то определенных временных рамок, кроме дедлайна, нет, поэтому график устанавливается совсем иным образом.

    Общение в коллективе и развитие карьеры


    Отрыва от коллектива не чувствуется совсем. Вот что говорит контент-маркетолог Миля Котлярова:

    “Я работаю в Пазле удаленно с самого его основания. Никогда не было проблемой созвониться с Сашей (генеральным директором) или другими сотрудниками, обсудить текущие задачи и планы. Чат открыт всегда, если отлучаюсь в магазин или нахожусь в дороге — я сейчас живу в Черногории — работаю с телефона. Каких-то “преимуществ” у офисных работников нет — все решения, обсуждения и насущные вопросы дублируются в Slack, даже если до этого их подробно обсудили на совещании. Когда оказываюсь в Москве и есть время, захожу в офис, общаюсь с коллегами.
    Не знаю, была бы я так же эффективна, если бы работала не удаленно — за шесть лет провела в офисе в общей сложности недели две и поняла, что это не мое. Больше всего выматывает дорога, эти 2-3 часа лучше потратить на работу или личные проекты. Проблем с самоорганизацией давно нет — выработала для себя несколько правил и лайфхаков, которые помогают сосредоточиться на работе и не отвлекаться. Теперь, кстати, делюсь ими в своем канале Remote&Freelance. Помогают, например, таймеры вроде TomatoTimer и TMetric, четкая постановка задач на день и разделение мест работы и отдыха”
    .

    У нас горизонтальная система управления, поэтому изначально главными требованиями к каждому сотруднику являются самоорганизация, инициативность и умение брать на себя ответственность. Все равноправны, могут предлагать свои идеи и брать на себя те задачи, которые им интересны. Монтажер может заниматься SMM-менеджментом, тестировщик разработкой, и так далее. Именно так происходит рост в компании: когда человек готов учиться новому и брать на себя новые задачи, он может перейти в другой отдел на новую должность или получить больше ответственности на своей.

    В следующих статьях расскажем подробнее о том, как работаем с перечисленными сервисами, а в предыдущей писали, как небольшой штат делает контент, измеряющийся сотнями часов видео- и аудиоматериала.

    Если вы хотите прокачать английский, приходите к нам


    Читателям блога дарим купон на 500 рублей для покупки абонемента, в который входит 8 видов тренировок и еженедельные рассылки про английскую грамматику и лексику.

    А для безлимитного и вечного доступа ко всем возможностям сайта есть тариф «Всё включено» (скидка не действует).
    Puzzle English 156,52
    Компания
    Поделиться публикацией
    Комментарии 33
      +6

      Вспоминается старый анекдот:
      — Сколько человек работает в вашей компании?
      — Хорошо если половина.

        0
        Интересно бы посмотреть на влияние удалённой работы на производительность разработчиков.
        С одной стороны работать из дома комфортней, что кончено должно позитивно сказаться на производительности разработчика.
        С другой стороны повышается количество отвлекающих факторов.
        Хотя если посчитать сколько времени занимает дорога до офиса и домой, в какой-нибудь Москве, то вопросы отпадают.
        P.S. Насколько реальна удалённая работа студии по видеомэйкингу, ведь удалённо не собрать все компьютеры в 1Гб/с (ну или что-то ещё шустрее) сеть, а, как известно, серьёзный видеомэйкинг требует несколько спецов, в идеале чтобы они при этом не тратили по 10+минут на передачу 4К видео и т.д.
          +3
          На самом деле, повышение количества отвлекающих факторов — это популярный миф. Да, в офисе ты вроде бы сидишь и работаешь, на деле то хочется покурить, то выпить кофе, то поболтать с коллегами, в соцсетях повисеть и так далее) На удаленке же ты очень быстро приучаешься концентрироваться на работе. Несколько раз отвлечешься и поработаешь ночью, чтобы успеть к дедлайну проекта/задачи — потом не захочется повторять, и заставляешь себя работать в строго отведенное время. В общем, дело привычки и немного самодисциплины.

          По видеомейкингу у нас тоже много опыта, так как первые 300-400 уроков + почти весь материал в Методе Тичера делали в удаленном формате. Решение: монтаж на macbook pro, интернет не меньше 20 мбит/с, передача файлов через ftp. Но у нас не было каких-то сильно жестких сроков, можно было отвести на заливку и скачивание файлов несколько часов. Если у вас работа в потоковом режиме, то, конечно, удаленно сложно работать. Как вариант — находиться в одном городе и передавать материал лично, а монтировать, делать видеодизайн и цветокоррекцию удаленно. Ну и проксифайлы использовать, монтажеру необязательно ворочать 4К-файлами, как и цветокорректору)
            0
            Ага, можно ещё сотрудников в1 дом переселить, пусть бегают, флешки передают. Заодно и физ. форму подправят))
              0
              На самом деле, сейчас доступ в интернет может быть быстрее, чем скорость у некоторых флешек.
              0
              нафига работать ночью?

              ночью нужно спать.

              люди же в офисе отвлекаются — пьют кофе, ходят покурить, болтают на кухне — они же не работают ночью?

              ну вот. дома то же самое.

              от места работы это не зависит

              отвлекаться к тому же полезно.

              отвлечёшься на час, потом за два долетишь

              а если не отвлечёшься, будешь 8 часов сидеть и ничего не сделаешь
              +5
              производительность разработчиков … С другой стороны повышается количество отвлекающих факторов

              А это у кого как. Мне (я не из Puzzle English, просто работаю также и давно) значительно проще сосредоточиться дома, нежели в офисе. Никто не мешает (детей нет, в квартире один). Нет посторонних шумов (за тем редким исключением, когда кто-нибудь возьмёт перфоратор). Ну и домашняя обстановка располагает (нет не к отдыху, а к работе). Когда работал в офисе — дома делал свои проекты, и дома работать получалось лучше и интереснее. Особенно в виду того, что исчезли эти "коллективные посиделки-погуделки, пока шеф вышел" и рабочие чаты состоящие из котов и шуток на 99%. Хотя из чатов можно было выйти и в офисе, но как-то не хотелось.


              Отдельно стоит добавить, что удобно, когда тебя ну совсем не прёт к работе — можно отключить рабочий таймер и пойти… Да хоть поспать, в душ, погулять, а доработать когда мозг "перезагрузится". В офисе пришлось бы с мутными глазами смотреть в экран и пытаться что-то думать.

                +1

                Забыл добавить. Практика показывает, что далеко не каждый может нормально работать дома. Скажем у меня жена пыталась. Не получилось. Эффективность упала радикально. Интерес к работе пропал. Отсутствие прямого доступа к коллективу сказывалось тоже. Ну и самодисциплины сильно не хватало. Хотя для выполнения работы (контекстная реклама) наличие себя в офисе не обязательно. Вопрос в психологии. В общем правы и те кто против, и те кто за.

                  +3
                  Жена минусанула?
                    +2

                    Хех. Нет. Текст выше как раз с её слов. Это её трактовка. Вернувшись в офис жизнь зацвела в новых красках, энтузиазм так и прёт. Включая добровольную переработку. Люди они такие, разные :)

                      0
                      Тут, действительно, важно личное желание работать из дома/в офисе. Некоторые сотрудники у нас могут работать удаленно, но сами не хотят, в офисе им удобнее. Так что все зависит от потребностей и возможностей)
                0

                Иногда бывает и наоборот: если некому выгонять из офиса, то можно и забыть о том, что нужно прекратить работать: https://twitter.com/bitfield/status/959766174245556224


                The real risk with remote workers is not that they might goof off, but that they might work too hard. “Five years of remote working really took a toll on my mental comfort sometimes, and had some unwanted impact on my family relationships.” https://medium.com/@madewulf/the-stress-of-remote-working-38be5bdcf4da
                  0
                  Да, тоже популярная проблема. Но тут все в руках самого человека, нужно прямо приучать себя не работать после определенного времени, закрывать рабочие чаты ночью, обязательно назначать себе какие-то дела вне дома и работы.
                  Выгорание на фоне переработки — очень неприятная вещь.
                +1
                Да. Плюс дома можно не быть тип топ, кофе и покурить не отходя от кассы и никого не волнует что ты в труселях за экраном с ногой за ухом. Из отвлекающих только если дома дети или неудачно отсупружился и есть мнение, что ты мог бы сделать что-то еще.
                Это не считая экономии времени и нервов на дорогу в мегаполисе.
                  0
                  Да! Встал с постели, кофе выпил и вперед)
                  Близким долго приходится объяснять, что такое удаленка, но в итоге они смиряются с недоступностью в рабочее время и перестают дергать по бытовым вопросам) Круто, если дома есть отдельная комната в качестве «кабинета», удобнее отделять работу и домашние дела.
                    –1
                    C железной дверью и замком?
                      0
                      А за отсутствие чувства юмора ставят минусы? Ладно, буду знать.
                    0

                    А у нас, на Марсе, удалённо работают вообще все! (Всё ждём, пока Илон Маск отвезёт нас в офис).

                      0

                      Обычно, когда читаешь об успехах удалённой работы, то этот успех кроется в асинхронности работы, низкой зависимости участников команды друг от друга. А у вас успех в синхронности — вы договорились когда все доступны онлайн. Наверное, это будет не очень хорошо масштабироваться.

                        0

                        Да, ребятам ещё предстоит сузить окно


                        с 12 до 18 ч по московскому времени

                        Часа на 2-4, если в команде будут ребята и Сибири и ДВ.

                          0

                          Как правило народ бьётся на команды, которым точно нужно быть онлайн вместе и договариваются о таких окнах уже внутри команд.


                          Кстати, работать с ДВ — кайф. Ты проснулся, поделал свои дела, поработал, пообедал, поработал спокойно в тишине (пару маленьких фич можно успеть сделать), а Москва ещё и не проснулась. Но если тебе что-то нужно от других, то всё — жди вечера.

                          0
                          Как правило, мы изначально продумываем эти моменты: например, у нас были позиции, на которые мы брали только в офис, а некоторых можно брать и с ДВ, если человеку необязательно быть постоянно на связи, либо, наоборот, разница во времени в плюс (для техподдержки).
                          Думаю, дело не в том, применима ли наша модель к другим, тут скорее каждая компания выстраивает свою модель. Очень многое зависит от того, чем компания занимается и какой процент сотрудников на удаленке. У нас привязка ко времени как раз потому, что 50% находятся в офисе. Когда 100% сотрудников были на удаленке, «окно онлайна» было как раз 2-3 часа днем)
                          0
                          И, как уже много раз говорил, стоит работать с чем-то физическим, как начинаются проблемы (был тут, конечно, товарищ, удалённо писавший софт с физическим оборудованием в Африке, но таких минимум и реальной производительностью там не пахнет — просто даже увидеть что устройство сделало физически что надо не всегда получается).
                          Часть там, конечно, можно по даташитам делать, но иногда нужно это самое физическое изготовить и вот тут удалёнка проигрывает всухую.
                            0
                            Да, именно поэтому сейчас у нас есть позиции, на которые мы берем только в офис.
                            0
                            Как хорошо все-таки читать хабр!
                            Спасибо за наводку — Jira это как раз то, что я искал для одного проекта у которого офиса не существует пока вообще и работают все удаленно. Обьемы задач растут и Bitbucket перестает справляться.
                            В остальном, как вижу, оптимальные на сегодня решения схожи у многих — Slack, гуглодоки с Drive и TeamViewer роднит многие компании и проекты с безофисной организацией.
                              0
                              Периодически, кстати, тестируем приложения на замену Slack, чтобы хранить историю сообщений, пока что лучше него не нашли. Но не останавливаемся)
                            0
                            Интересно. На сайте не смог найти раздела О нас или Вакансии… Есть?
                            0
                            Спасибо за статью. Скажите, пожалуйста, сколько человек в каждой команде? Кто все же ставит задачи — директор или сама команда? Как вы определяете, способен ли кандидат к удалённой работе?
                              0
                              В среднем в каждой команде по 4-7 человек. С задачами по-разному: их ставят сотрудники техподдержки, если обнаружен баг и его надо исправить, маркетологи, если есть задачи по дизайну/разработке, сами программисты. Какого-то жесткого регламента нет, единственное, что приоритетность задач выставляет генеральный директор (задачи по разработке) либо лидер команды (маркетинг, контент).

                              Определяем способность работать удаленно обычно испытательным сроком. Если человек успевает выполнять объем своей работы, не пропадает надолго из онлайна, умеет самостоятельно ставить себе задачи на день/неделю и не ждать «указки» сверху — значит, он подходит. Понятно, что первые несколько недель он привыкает к работе и может задавать много вопросов, поэтому даем ему около 2 месяцев — через месяц ритм уже задан и можно понять, справляется ли сотрудник с таким форматом работы.
                              0
                              Считаю, что во многих сферах уже можно переходить на удаленный формат. Не нужно будет тогда бороться с пробками на дорогах. Вопрос стоит в сегментации. Практически в каждом направлении (мед. услуги, юридические, образовательные и т.д.), есть огромный сегмент, который можно перенести на удаленку.
                                0
                                Это точно. Очень многие сотрудники, работающие в офисах, на самом деле не нужны там 100% времени. Уже есть сдвиги: некоторые компании берут на частичную удаленку, пробуют такой формат, и это хороший такой шаг вперед.
                                Другое дело, что пока еще нет культуры работы из дома, люди не умеют, не хотят или не могут организовать комфортный home-office. К счастью, все больше информации об этом появляется, в том числе опыт зарубежных удаленщиков, постепенно это перестанет быть чем-то «странным» в наших краях)

                              Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                              Самое читаемое