Аутсорсинг печати: как сэкономить на печати при активном бумажном документообороте

    Любая компания, даже самая щедрая и богатая, не против сэкономить средства, оптимизируя разного рода затраты. Не секрет, что чем крупнее компания, тем выше ее расходы, на, казалось бы, второстепенные статьи бюджета. Это особенно актуально для расходов на печать, которые при нынешних ценах на расходники к принтерам могут быть поистине «золотыми».
    Чтобы не изображать Капитана Очевидность, приведем данные известной всем компании НР.
    Согласно исследованиям Hewelett-Packard, среднестатистическая компания тратит на печать в среднем 6% своей прибыли. На первый взгляд кажется, что это мизерная сумма. А если компания в год зарабатывает 10 млн руб., то на печать тратится 600 тыс. рублей. Цифра немаленькая. А что, если представить себе организацию, которая зарабатывает 10 млрд долларов в год? В таком случае средние расходы на печать вполне могут составить 600 млн. долларов. Даже если уменьшить данные HP в 10 раз, получается 60 млн. долларов США. Такая сумма более чем значительна для любой организации, даже самой обеспеченной.
    Одним из наиболее надежных средств оптимизации расходов на печать и бумажную работу вообще является аутсорсинг печати (еще эту услугу называют покопийным обслуживанием).




    Сразу скажем, что такой способ оптимизации будет работать не для всех, а только для средних, крупных и очень крупных компаний, деятельность которых предполагает необходимость бумажного документооборота в больших количествах.
    Таким образом, этот пост поможет вам наладить процессы и сэкономить прямо сейчас или станет полезной статьей для будущей работы.
    В последнее время в России практика аутсорсинга набирает стремительные темпы. Не является исключением и передача на обслуживание процессов печати организации в стороннюю компанию.
    Расходы на печать очень часто даже не попадают в структуру ИТ-бюджетов, поскольку затраты на покупку расходных материалов для печатной техники в крупных компаниях иногда буквально «размазаны» между другими подразделениями и относятся к операционным расходам этих подразделений. Например:
    • бумагу закупает офис-менеджер (или сотрудник отдела АХО),
    • печатающую технику закупает IT-отдел,
    • расходные материалы (картриджи) – приобретает отдел закупок.

    Более того, в каждом городе/филиале это могут быть свои отделы в одной крупной компании, и сотни людей дублируют работу друг друга.
    До определенного момента компания просто не сознает, сколько денег реально уходит на обслуживание принтеров и МФУ.

    На Хабре вкратце уже поднималась тема аутсорсинга печати:


    Пирамида Маслоу для бумажного документооборота компании (источник)

    Что же такое аутсорсинг офисной печати?


    Аутсорсинг офисной печати (он же «покопийное обслуживание», он же «MPS — Managed Print Service») представляет собой комплексное обслуживание печатающей техники, при котором клиент оплачивает только отдельно напечатанную копию/страницу. Под копией стоит понимать одну страницу формата А4, которая является фактическим результатом работы аппарата: распечатанная на принтере, полученная по факсу, скопированная при помощи копира и т. д. (если вы напечатали с двух сторон листа, это будут уже две копии).
    На всех новых моделях печатающей техники (копирах, принтерах, МФУ) установлен счетчик производимых копий. В качестве исключения можно выделить такие принтеры как HP LJ 1000 и 1020. При работе с ними, скорее всего, придется ориентироваться на заявленное количество копий при 5% заполнении листа или устанавливать специализированное ПО.
    Существует два способа снятия показаний счетчиков: ручной и автоматический. При ручном методе просто распечатывается страница конфигурации печатающего аппарата. Это самый верный способ, но не очень удобный, а данные, полученные подобным образом, сложно учитывать в автоматическом режиме.
    Есть и второй вариант: различный софт для мониторинга принтеров (PrintMonitor, PaperCut, Printer Activity Monitor, SNMP Discovery и многие другие). Все эти программы показывают количество напечатанных листов, количество чернил/тонера в картридже, примерный срок замены картриджа и многое другое.
    Проблема в том, что софт этот предназначен для работы в сети, и некоторые руководители компаний отказываются устанавливать такой софт с целью обеспечения конфиденциальности внутренних данных.

    Внедрение в организации аутсорсинга печати – качественно новый уровень учета процессов печати, переход из плоскости абстрактного в плоскость конкретного.
    Это совершенно иной подход, позволяющий в гораздо большей степени задействовать уникальные компетенции поставщика печатных услуг.
    Во-первых, почти всегда покопийные контракты заключаются с конкретным соглашением об уровне услуг (SLA), где четко прописывается время реакции поставщика, сроки выполнения работ и устранения проблем. Все заявки проходят через Service-Desk, при помощи которого не составит труда отследить эффективность работы провайдера в процентом отношении.
    Во-вторых, вас больше не интересуют количественные характеристики картриджа – сколько копий он отпечатал. Между делом стоит заметить, что мало кто ведет эту статистику. В предыдущей статье мы уже упоминали, что при использовании заправленных и совместимых расходных материалов ресурс картриджа нестабилен и непредсказуем, поэтому он в большинстве случаев не допечатывает заявленное количество отпечатков. Оплачивая картридж (заправленный, совместимый, восстановленный), вы надеетесь, что он без проблем отпечатает заявленное количество страниц. Зачастую надежды не оправдываются.
    В-третьих, при таком формате обслуживания вы вправе вместе с провайдером зафиксировать качество печати, которое должно получаться на выходе.
    При качественном обслуживании не должно быть:
    • полос на отпечатке
    • замятия бумаги
    • искажения изображения
    • точек на бумаге
    • частиц тонера на листе
    • посторонних шумов при печати

    При таком подходе фигурируют и описательные и количественные характеристики. Появляется возможность не только грамотно настроить процессы печати внутри организации, но и всесторонне и всеобъемлюще оценить работу своего поставщика.

    Очевидные и скрытые расходы на печать


    Видимая часть айсберга расходов на печать порой уступает по размерам его основной части, которая находится «под водой».
    • Картриджи
    • Техническое обслуживание и ремонт печатающих устройств
    • Покупка запасных частей
    • Покупка нового оборудования
    • Бумага

    Скрытые расходы (невидимая часть айсберга):
    • Электроэнергия
    • Печать в личных целях сотрудников и несанкционированная цветная печать
    • Ошибочная печать
    • Неэффективное использование ресурсов ИТ-отдела
    • Потери от простоя техники (по причине отсутствия расходных материалов или ремонта)
    • Затраты на содержание складских помещений
    • Затраты на оплату труда сотрудников, организующих поддержку печати внутри организации и их рабочих мест.


    За счет чего происходит экономия


    Во-первых, сокращение расходов в первую очередь достигается благодаря оптимизации печатающего парка техники за счет его консолидации – локальные аппараты заменяются теми принтерами и МФУ с высокой производительностью, которые имеют более низкую стоимость отпечатка. С консолидацией прямо связаны и такие факторы, как сокращение времени простоя единицы оборудования и снижение энергозатрат. Сюда же можно отнести унификацию оборудования.
    Во-вторых, там, где это возможно, ставятся картриджи с большим объемом. Возьмем в качестве примера аппарат HP LJ Pro 400 M425. При использовании картриджа 280А (на 2700 копий) цена копии в среднем равняется 57 копеек, после перехода на картридж с увеличенным объемом 280Х (6900 копий) цена отпечатка снижается до 40 копеек. Разница очевидна.
    В-третьих, если клиент хочет приобрести новую технику, то он получает ее в аренду или в лизинг. Таким образом на заказчика не ложатся первоначальные затраты на закупку и налоговые отчисления на основные средства. Цена за новый аппарат будет включена в копию.
    В-четвертых, происходит высвобождения ресурсов ИТ-отдела и переключение его на задачи более «интеллектуальные», чем замена картриджа в принтере.

    Способ оплаты


    Стоимость копии включает в себя затраты на поставку расходных материалов, техническое обслуживание техники, а также ремонт аппаратов вместе с деталями. Сюда же может быть включена поставка бумаги и предоставление в лизинг/аренду новых печатающих устройств. Поставщик может предложить выбор оплаты покопийного контракта. Какие варианты здесь могут быть:
    • Традиционная оплата. Покопийная печать с фиксированной оплатой копии. Такой вид оплат встречается наиболее часто.
    • Единая цена. Покопийная оплата черно-белой и цветной печати по единой ставке без ограничения количества страниц. Для многих компаний такой способ является более удобным.
    • Фиксированная цена. Покопийная оплата черно-белой и цветной печати, предусматривающая печать минимального обязательного количества страниц по специальной ставке и печать остальных страниц по обычной ставке. Это сделано для клиентов, которые четко знают свои потребности в печати.

    MDS или что предлагают вендоры


    Российский сегмент аутсорсинга печати хоть и невелик по сравнению с общим объёмом рынка печати, но давно привлекает к себе внимание мировых вендоров. Сразу три аналитических агентства (IDC, Quocirca и Gartner) сходятся во мнении, что мировым лидером этого сегмента является компания Xerox, которая удерживает передовые позиции в течение длительного периода. Вместе с Hewlett-Packard они, по данным IDC, занимают более половины российского рынка аутсорсинга. В число других лидеров MDS входят Ricoh, Lexmark, Canon и Konica Minolta, демонстрирующие понимание тенденций рынка печати и идущие в ногу со временем. Аналитики особо отмечают компанию Kyocera Document Solutions, которая попала в группу компаний, отличающихся высокой конкурентоспособностью, за счет интенсивного развития и роста.
    MDS (Managed Document Service) – система управления документооборотом. Многие считают, что это понятие равнозначно MPS (Managed Print Service) «система управления печатью». Когда мы говорим об MPS, мы подразумеваем под этой аббревиатурой только печать. Документооборот более глобальное понятие. Это синергия печатного оборудования и программного обеспечения. Например, у сотрудника есть документ, он его сканирует и планирует отправить в архив. Однако сначала ему необходимо его проиндексировать для дальнейшего использования. Документ может быть отправлен на печать или сразу в электронный документооборот. «Киосера Мита Рус», например, устанавливает на компьютере специальный софт, который помогает предотвратить лишнюю печать – до печати на принтере у пользователя на экран выводится стоимость страницы. Поневоле пользователь лишний раз подумает о целесообразности печати документа. Также вендоры в рамках данной услуги занимаются организацией принт-румов, настраивают печать маркетинговых материалов и помогают ввести систему электронного документооборота.
    Помимо всех достоинств такой услуги, она имеет существенные минусы. Во-первых, это недешево, так как в качестве расходных материалов вендоры используют оригинальные картриджи и ЗИПы. Поэтому о сокращении расходов сложно вести разговор. Во-вторых, вендор обслуживает печатающую технику только своего бренда. Если заказчик решил перейти на вендора, то последний полностью обновляет парк техники на свой бренд, что вызывает у клиента «принтерную» зависимость, поскольку в дальнейшем переход на другого поставщика может привести к серьезным финансовым расходам. В свете последних событий зависимость от иностранного вендора особенно опасна. В-третьих, такие услуги пока не так актуальны для средних отечественных компаний. По этой причине серьёзные международные аутсорсинговые операторы выжидают более благоприятных условий. Основными потребителями управляемых услуг печати выступают крупные компании, аффилированные с зарубежными бизнес-структурами.

    Достоинства и недостатки аутсорсинга


    Плюсы:
    • Освобождение сотрудников от непрофильных задач. Выше мы уже упоминали, что издержки на сотрудников являются серьезной статьей расходов для компании.
    • Сокращение расходов. Правильный переход на аутсорсинг сокращает от 10% до 50% расходов на печать.
    • Прозрачность услуги. Аутсорсер должен предоставлять как минимум ежемесячные отчеты о напечатанных копиях. Как максимум – посредством программы клиент в любой момент может проверить работу покопийного контракта.
    • Покопийный контракт должен сопровождаться соглашением об уровне услуг (SLA), по которому клиент в состоянии проконтролировать эффективность провайдера.
    • Один поставщик (аутсорсер) – единая точка ответственности. При недобросовестной работе поставщика все камни полетят в его сторону, потому что он один в ответе за парк, который «приручил».
    • Бесперебойная работа. Для каждого аппарата предполагается подменный фонд картриджей. В случае дефекта копии или полного расхода тонера клиент достает картридж из принтера и вставляет новый. Принтер печатает, работа продолжается.
    • Проектирование бюджета. Если клиент обладает сведениями о количестве закупаемой бумаги и знает цену копии, то несложно посчитать затраты на печать и заложить данную сумму в бюджет. Никаких дополнительных расходов не должно быть.
    • Постоянная техническая поддержка. У каждого пользователя клиента должен быть номер телефона аутсорсера. По любой проблеме, связанной с печатающей техникой, он может позвонить и проконсультироваться напрямую.

    Минусы:
    • Сложность учета копий на струйных аппаратах. В данной ситуации лучше заменить струйные принтеры на лазерные. Как вариант – отдельно покупать к ним оригинальные чернила и учитывать заявленный ресурс при 5%-ом заполнении листа. Либо вывести струйную печать отдельным блоком в проекте Аутсорсинга и расчет вести не от стоимости копии.
    • Форматы бумаги кроме А4. Покопийное обслуживание рассчитано только на формат А4, на остальные форматы оно не распространяется. А3 формат считается как 2 отпечатка А4
    • Принтеры без счетчиков. Есть принтеры, на которых нельзя снять показания счетчиков.
    • Проблемы внедрения. Внедрение аутсорсинга – это глобальный проект, требующий поддержки регионов (если у клиента разветвлённая сеть филиалов по стране). Его внедрение – продолжительный процесс. Практика показывает, что согласование договора на аутсорсинг затягивается на 2 месяца, а полный запуск на 3-6 месяцев. Кроме того встречается, когда региональные руководители имеют свои интересы в работе с местными поставщиками. Централизация и прозрачность печати снятся им в самых страшных снах, поэтому зачастую они не сотрудничают с провайдером комплексной услуги, а вступают с ним в противоречие.
    • Вопросы доверия. Насколько вы психологически готовы передать в чужие руки самую технически простую часть работы отдела ИТ, но при этом самую затратную по времени?



    Выводы


    Перед принятием решения о переходе на покопийное обслуживание стоит внимательно проанализировать ситуацию с печатью в компании:
    • сколько вы платите всего за печать (в месяц, квартал, год), учитывая все очевидные расходы;
    • необходимо учитывать скрытые расходы;
    • при выборе поставщика нужно руководствоваться не только ценой, но и его репутацией и опытом успешных проектов.

    В общем, как и в любом другом случае, здесь стоит использовать старую пословицу: «Семь раз отмерь, один раз отрежь».

    Словарь терминов


    Ресурс картриджа: под ресурсом картриджа понимается не количество засыпанного в него тонера, а соответствие количества тонера – количеству отпечатанных документов при 5%-ном (цифра может немного варьироваться в зависимости от бренда) заполнении печатного листа А4 с одной стороны.
    Регламентированное техническое обслуживание: техобслуживание, периодичность которого рекомендована производителем печатающего устройства.
    Легитимные расходные материалы: оригинальные картриджи или картриджи, произведенные из запатентованных материалов, не нарушающих авторские права производителя.
    Утилизация расходных материалов: картриджи относятся к категории «опасные отходы»; ответственность юридических лиц и госучреждений за утилизацию отходов теоретически регулирует Федеральный закон от 24.06.1998 N 89-ФЗ «Об отходах производства и потребления»; но суровая реальность утилизации картриджей уже описывалась на Хабре; технология восстановления картриджей позволяет существенно сокращать объем мусора, подлежащего утилизации.
    Трудовые ресурсы: около 25% звонков сотрудников в службу технической поддержки компании связаны с принтерами; это ресурсы, которые могли бы быть потрачены на решение стратегических задач.
    Средняя цена копии: это цена, полученная делением среднерыночной стоимости картриджа на количество копий картриджа, заявленного производителем; формулу расчета средней цены копии мы описывали в предыдущем посте.
    Объем печати: среднестатистическое количество отпечатанных документов в компании в месяц; самый простой способ выявить объем печати компании – проанализировать средний объем закупаемой офисной бумаги.
    • +1
    • 19,4k
    • 1
    Венета Систем 26,78
    Компания
    Поделиться публикацией
    Ой, у вас баннер убежал!

    Ну, и что?
    Реклама
    Комментарии 1
    • 0
      Уважаемые хабражители!
      Разместил этот пост в момент разделения ресурса на Хабр и Geektimes. Теперь понимаю, что его тематика больше соответствует сути GT. Дублирую пост туда.

      Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

      Самое читаемое