85% сотрудников забивает на системы управления проектами. Как мы делаем свою

    Последние 10 лет для ведения проектов мы пользовались такими системами как YouTrack, Jira, Asana, Slack, SmartSheet, BaseCamp, Trello и даже белой доской, а также постоянно тестировали что-то новое. По нашему мнению, главная проблема всех систем управления в том, что люди в компании попросту забивают на её использование. А было бы здорово, если информация на все отделы распространялась из одной системы и вся команда сама активно постоянно ей пользовалась.

    И настал момент, когда на выходных решили сделать свой инструмент для планирования и управления. Мы были уверены, что на эффективность команды из 30 человек действительно сильно влияет система ведения задач.

    Для начала хотели реализовать 2 вещи:

    • Секундомеры на каждой задаче, потому что было ощущение, что это позволит точнее понимать как расходуется время в команде;
    • Универсальность. Предполагали, что отдел разработки, поддержки и все остальные отделы могут работать в одной системе.



    Мы с головой ушли в это ответвление компании, разработка идёт уже 10 месяцев, а с нового года взяли ещё человека на мобильные версии. Сейчас открыто бета-тестирование, более 50 команд активно пользуется нашей системой. Под катом хотим поделиться тем, что у нас получилось и рассказать о том, какие кастомные подходы к управлению проектами оказались провальными.

    1. Концепция универсальных Agile досок


    Мы сделали простые Agile доски, где каждая задача может гибко модифицироваться под специфику отдела. На первый взгляд это чем-то напоминает Trello или YouTrack. Главное отличие — это стикеры, которые создаются и гибко настраиваются пользователем. Можно задавать карточкам задач любой дополнительный смысл и строить процессы в разных отделах.



    До стикеров у нас была идея сделать что-то вроде тегов из Slack:


    Казалось, что задача с тегами, являющаяся каналом общения — отличная идея, можно гибко задавать любые дополнительные параметры карточке. Например, проставлять тег #Minor маловажным задачам и т.п.

    Проблемы начались, когда мы открыли доступ к доске разработки в отделе продаж (хотелось чтобы информация о развитии продукта приходила автоматически). При первом знакомстве 100% сотрудников из отдела продаж решили, что теги — это некоторые технические закладки, несущие смысл только для программистов. Конечно же мы рассказали, что по тегу можно узнать о приоритетности задачи или о том, в каком спринте (к какому сроку) планируется выпуск. Но никто из не-технарей не стал этим пользоваться. Визуально теги слишком одинаковы, чтобы легко ассоциироваться с разными смыслами. Чтобы в них разобраться, приходится постоянно задумываться и на всю команду система не распространяется.

    В процессе решения этой проблемы мы пришли к стикерам, которые пользователь может сам конструировать.


    Создавать стикеры сложнее чем теги, несколько сложнее догадаться до всех вариаций, которые можно сконструировать. Зато абсолютно всем понятно что они означают, когда применены на доске к задачам. Скажем, кто-то из команды один раз делает стикер приоритета с тремя текстовыми значениями Minor/Normal/Major и вся команда отлично с этим работает. Визуально стикер приоритета сильно отличается от стикера ответственного за задачу (причем степень отличия легко настроить) и в результате даже в бухгалтерии понятно, как работает отдел разработки.

    В дальнейшем мы планируем открывать API к стикерам (по сути API к произвольной модификации задач) и разрабатывать шаблоны для специфических процессов. Например, можно будет сделать стикер, который из стандартной карточки делает карточку клиента и Agile Board становится CRM-системой. Или стикер, который выводит график по указанным событиям — будет легко получить Burn Rate или график закрытия тикетов в поддержке.

    2. Каждая задача — это чат


    Простая идея, но почему-то нигде не реализованная до конца. На самом деле есть огромная разница между комментариями в карточке у Jira или YouTrack и чатом по задаче. Полноценный чат толкает людей общаться просто и непринужденно, не приходится строить сложные фразы как в комментариях, а решать любые мелкие вопросы в системе планирования становится привычном делом. В итоге получаются очень простые взаимодействия в команде, которые ещё и структурированы по задачам. С выходом мобильной версии просмотр задач будет похож на просмотр чатов в WhatsApp или Telegram.


    В ходе реализации мы думали о двух проблемах:

    1. Не будет ли надоедать, когда отвлекают по всяким мелочам? Сильнее всего опасения высказывал отдел разработки, ибо перспектива увеличения количества мелких отвлечений вызывала агрессию.
    2. Не превратится ли карточка задачи в помойку с обсуждением заказа пиццы? У нас так постоянно происходит со Slack или Telegram — каналы засоряются и приходится периодически наводить порядок.

    Для решения первой проблемы мы внедрили возможность отключить все нотификации на указанный промежуток времени. И после тестирования в реальных условиях оказалось, что когда человеку приходит нотификация с автоматически указанной темой вопроса (название задачи) это его не напрягает, в отличие от входящего сообщения, например, в скайпе. Мелкий вопрос с заголовком оказывается практически всегда достаточно дельным. В итоге функция тихого режима практически не используется. Болтовня случается только в личных сообщениях.

    Для предотвращения бардака в карточках разработали возможности ставить закладки (пины) на сообщение в шапке чата. При нажатии на них чат автоматически скроллируется на помеченное сообщение.


    На деле оказалось, что задачи живут не так долго как каналы в Slack и не успевают превратиться в помойку. Открытая задача рано или поздно стремится быть закрытой в отличии от любого группового чата. По статистике, среднее кол-во сообщений в задаче — около 10 и только 3% задач содержат больше 100 сообщений. Функция “закладок” осталась востребованной, но не для порядка, а для запоминания и простоты дальнейшего поиска. Например, кидаешь в чат PDF-файл с технической документацией и ставишь закладку на него. Потом, просто нажав на эту закладку, легко сразу перейти к файлу.

    3. Зеркалирование столбиков в соседнюю доску


    Мы довольно долго думали, как обеспечить непрерывное самоинформирование всей команды о том, что происходит внутри компании. Потенциально можно сэкономить кучу времени на обсуждениях происходящего и работа становится существенно интересней, когда есть понимание общей картины. Целиком проблему не решили, но в какой-то степени в этом продвинулись.

    Мы дали возможность сделать зеркало с любого столбика на доске и разместить его на доске другого проекта. Любой, у кого есть доступ, может сделать доску для наблюдения (подсматривания) за происходящим в остальных отделах.


    Полностью это не решает проблемы информирования в компании — большинству всё равно лень регулярно просматривать изменения в зеркальных столбиках. Доску, на которую выведены все столбики с актуальными задачами со всех отделов, каждый просматривает примерно раз в неделю и со временем частота просмотров падает.

    Активно используют функцию те, у кого на этом построен процесс. Например, зеркало столбика с багами из отдела поддержки размещено на досках отдела разработки и регулярно просматривается всеми разработчиками, особенно тестировщиком, который их пропустил.

    Куда думаем развивать проект:


    Вовлечение всей команды в использование одной системы

    Есть еще много трудностей с этим вопросом. Сейчас делаем упор на то, чтобы было круто для отделов разработки. Остальным отделам оказалось достаточно самых простых стикеров и красивого интерфейса, в вот разработка требует большого количества деталей.

    Вовлечение участников команды в постоянное использование

    Очень важно сделать так, чтобы команда со временем не забивала на использование системы управления проектам. Затягиванием через чаты, ленты с событиями в компании, дизайном. Сейчас мы выводим параметр, показывающий вовлеченного пользователя и смотрим, как он меняется с выпуском обновлений.

    Коммуникации и мобильные версии

    Второй по популярности запрос от наших пользователей — мобильное приложение. В течении месяца планируем его выпуск, упор делаем на общение.

    Карта (граф) распространения информации внутри компании

    Если предположить, что мы затянем более 50% всех коммуникаций в компании и будем обладать информацией о том, кто просматривает задачи, то можно построить реальную картину, как распределено внимание в проекте, на какие задачи действительно сделан упор, а какие остались в стороне.

    Сейчас все в открытом тесте можно смотреть, пользоваться, предлагать идеи.

    Указали на сайте тарифы — это был самый частый вопрос от регистрирующихся. Но деньги пока собирать не торопимся, оплатить ничего не удастся :)
    YouGile 17,24
    Компания
    Поделиться публикацией
    Ой, у вас баннер убежал!

    Ну. И что?
    Реклама
    Комментарии 32
    • +2
      И теперь процент сотрудников, которые «забивают» на трекер уменьшилось? Если да, то на сколько?
      • 0
        Вот сложно прям точно посчитать %. У нас просто появилось в два раза больше людей, которые регулярно пользуются. У кого-то не поменялось — и так все пользовались.
        • +2
          Просто, изначальный посыл (как я понял) был в том, что люди перестают пользоваться трекерами потому, что с ними что-то не так (медленные, перегруженные, не интуитивные и т.д.) и вы решили это исправить. Но как — осталось загадкой.
          • 0
            Не удается выделить одной конкретной функции и сказать, что вот выпустили это и стало лучше.
            Основные функции которые сработали описаны.
            Потестируй, если есть время, и скажи что думаешь исходя из опыта. Вот это нам будет очень полезно.
            • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
      • +4
        В раздел разработке добавьте пожплуйста следующее:
        ААА нет авторизации через соц. сети, потеряли 70% ленивых пользователей
        • +1

          Сдается мне, что все это можно было сделать плагином к Жире и не выдумывать 100500-ю систему управления задачами.
          "Секундомеры" есть в Жире, при этом есть цветовая индикация, а у вас и 3 минуты, и 2 недели — все красное.

          • 0
            Мы фанаты YouTrack, там примерно то же, что и в JIRA, но распространить его на всю команду не удалось, людям вне отдела разработки система кажется слишком сложной, вот здесь мы раньше писали про этот опыт .
            • 0

              В шапке этой статьи я вижу, что вы пользовались Жирой, в статье по ссылке анализа Жиры я не увидел. В конце данной статьи я вижу, что:


              Вовлечение всей команды в использование одной системы
              Есть еще много трудностей с этим вопросом. Сейчас делаем упор на то, чтобы было круто для отделов разработки. Остальным отделам оказалось достаточно самых простых стикеров и красивого интерфейса, в вот разработка требует большого количества деталей.

              То есть на данный момент ваша система все так же — в основном для разработчиков. При этом в той же Жире есть плагины и среди них десятки простейших TODO листов.

            • 0

              Чаты тоже спорная функциональность. С одной стороны это должно повысить скорость реакции, но с другой стороны это приведет к усложнению и повышению уровня информационного шума. Все эти смайлики, вопросики, Спасибки — это будет создавать шум и отвлекать от контекста.


              Что если я хочу попросить Васю скинуть скрины по таскам 1,4,45? В слаке я напишу: "Вася, скинь скрины по таскам 1,4,45". А у вас, получается, я должен отписаться в каждом таске: "Вася, дай скрин"


              Если уж на то пошло, я бы сделал так: глобальный чат с пользователями с возможностью прикрепить (to pin) сообщение к таску в виде коммента/аттачмента.

              • 0
                Вот ровно такое опасение было и у нас. На деле удобней с чатом в задачах.
            • 0
              Projects на Гитхабе выглядит также, только без секундомеров
              • 0
                Активно использую trello для ведения задач по проектам, с jira не работал — поэтому с ее функционалом не могу сравнить
                Ваша идея с чатом действительно понравилась!
                Попробовал спроецировать свои текущий workflow на ваш сервис — гораздо комфортней получается

                Если не секрет, сколько времени ушло на разработку?
                • 0
                  Спасибо за тестирование.
                  10 мес, 1 разработчик, 1 дизайнер
                • 0
                  В чате не хватает цитирования, лишний источник энтропии.
                  • 0
                    Первое, что бросилось, и чего не хватает — API. Нужна возможность выгружать тикеты, статусы и т.п.
                    • 0

                      "среднее кол-во сообщений в задаче — около 10 и только 3% задач содержат больше 100 сообщений" — какие-то у вас задачи крупные или лихо комментируемые. Как багтрекер, я так понимаю, вы систему не используете?

                      • 0
                        Используем.
                        В данных есть неточность. Не брались в расчет задачи где нет комментариев вообще. Среднее кол-во 10 сообщений в тех, где есть хоть какое-то общение.
                        В сравнении с другими багтрекерами действительно используется активней, но сообщения короче и проще.
                      • 0
                        Секундомер на карточке, правильной дорогой идете, дальше KPI и штрафы/бонусы.
                        А если по делу понравился zenkit, немного сыроват в плане дизайна, но есть интересные решения.
                        • 0
                          Интеграцию с dropbox, google drive планируете?
                          • 0
                            Да, но не в первом приоритете.
                          • 0
                            «когда человеку приходит нотификация с автоматически указанной темой вопроса (название задачи) это его не напрягает, в отличие от входящего сообщения, например, в скайпе.»
                            Да, человека это может не напрягать, потому что он думает, что перелючается на что-то важное, но кто сказал, что оно важнее его текущей работы? Потеря фокуса и быстрые переключения уменьшают производительность, так уж устроен наш мозг, про это много и популярно написано. Я уж не говорю про «работу в потоке», которая невозможна при таких скачках от чатика к чатику.
                            Приемлимые варианты использования чатиков я вижу только, если нотификации:
                            1) будут приходить раз в N часов(например, раз в 4 часа). Для реагирования на обсуждение задачи чаще и не нужно, за редким исключением.
                            2) накапливаться и приходить пачкой(так себе тоже, но лучше чем по одному)
                            3) в системе будет большая заметна кнопка «Получить нотификации по всем задачам»
                            • 0

                              А может все дело в людях, которые привыкли к регулярной смене систем управления и поэтому никто не заморачивается соответствующим изучением и внедрением методик управления, необходимых при пользовании той или иной ИС?
                              Предполагаю, что это естественным образом приводит к пониманию, что неудача произошла из-за "несовершенства" ИС.

                              • 0

                                Окей, уютные чатики для сотрудников сделали. А мониторинг трудозатрат для руководства где?

                                • 0
                                  От таск-трекера до управления проектами вам еще оооочень долгий путь предстоит :)
                                  • 0
                                    я так и не нашёл, как выставлять priority. менять — понятно. выставлять для новой задачи — туплю.
                                  • +1
                                    Еще одно «не нужно». На которой нормальные сотрудники забьют.
                                    Контроль за временем и деятельности должен быть «по факту» в той системе в которой работают сотрудники.
                                    И автоматом попадать в систему управления проектом.
                                    Т.е. нужно контролировать результат, а не потраченное время на его достижение.
                                    Точнее фиксировать время когда результат был достигнут причем фиксировать его должен не сам сотрудник, а ответственный за результат.
                                    Т.к. чтобы контролировать время сотрудника сколько он потратил на достижения результата…
                                    Это надо чтобы кто-то за ним ходил с секундомером и замерял время работы.
                                    Кстати давно известная практика, еще с советских времен.
                                    Работает только в потогонном производстве и то скорее в минус чем в плюс.

                                    Проблема «забивания» на системы управления проектом, в том что там пытаются контролировать время затраченное сотрудником на решение задачи. Хотя ни одна из них для этого не предназначена для этого.
                                    В лучшем случае на фиксацию времени, когда был достигнут результат.

                                    А так сотрудник мог 2 (два) часа потратить на достижения результата, а потом 4(четыре) часа прокрастинировать в фейсбуке.
                                    А результат сдал вообще на следующий день. Т.о. он потратил 6-8 часов на достижение результата.

                                    Но почему-то все хотят видеть эти 2 часа, а не 8 часов.

                                    И это плохо. Т.к. ч/з месяц такой работы ваши сотрудники на такую задачу будут тратить по 16 часов.
                                    Сам видел, как человек, ту задачу которую делал за пару часов. Ч.з. месяц дедлайна делал 4 часов. Просто потому что «тупил» от усталости.
                                    • 0
                                      А добавить задачу можно сделать снизу? после всех задач, а то порядок заведения задач получается наоборот (если я переношу их из трелло).

                                      и куда ошибки слать? например не прикрепляется (не загружается) файл картинки в сафари 10 в чате.
                                      • 0
                                        Кнопка в левом нижнем углу открывает доску для репортов и связи с нами.
                                      • 0
                                        Пока нельзя, но запрос понятен и достаточно популярен. Будем править. Спасибо.
                                        • 0
                                          еще бы хотелось или roadmap или changelog, чтобы понимать как проект развивается :)

                                          Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                                          Самое читаемое