Привет, Хабр! Я Дмитрий Белозеров из МТС Линк, моя команда отвечает за ПО и оборудование для переговорных комнат и сервис Rooms. Сейчас BYOD-системы для переговорок — это мастхэв. Простота подключения, независимость от вендора и сниженные затраты на обслуживание — это то, что привлекает компании.

Мы тоже предлагаем такие решения. В своей практике я часто сталкиваюсь с тем, что при внедрении BYOD-систем не все учитывают полный спектр расходов, которые подразумевает правильное использование таких переговорных. В посте расскажу про эти неочевидные затраты. Надеюсь, будет полезно тем, кто пока только планирует такое у себя.

Уверен, что многие понимают, о чем идет речь, но на всякий случай напомню: BYOD-системы — это решения, где для проведения встречи в переговорной комнате нужно принести с собой ноутбук с любимым ВКС и подключить его к периферии, чтобы вас и других коллег было слышно и видно. При этом сам интерфейс встречи отображается на большом ТВ, а не на экране ноутбука.

Стационарные системы — это когда не нужно ничего приносить с собой, ведь ВКС-система уже установлена на железе в переговорной комнате. Все, что нужно сделать пользователю для начала встречи — это нажать кнопку на специальной сенсорной панели.

Из чего складывается стоимость переговорной комнаты

Стоимость складывается из двух категорий:

капитальные затраты на оборудование,
эксплуатационные затраты на поддержку и обслуживание.

В капитальные затраты обычно входит оборудование и его монтаж: камеры, микрофоны, экраны, терминалы, коммутаторы и периферия. В эксплуатационные — создание инфраструктуры, работа с инцидентами, оплата за выезд ИТ-специалистов или интегратора, замена кабелей и переходников, инвентаризация аксессуаров, сопровождение обновлений, поддержка пользовательских инструкций и обучение сотрудников.

Например, капитальные затраты на стационарную комнату на 3–10 человек, куда входят экран, камера, микрофон и терминал, начинаются от 300 тысяч рублей, а также около 20% на монтаж и установку. BYOD-систему можно собрать за 200 тысяч рублей плюс те же 20% на монтаж и установку. Далее для стационарной системы нужно будет оплачивать лицензию как на само ПО, так и на аккаунты, которые к нему будут подключаться, а вот в BYOD-систем таких затрат нет.

В итоге предварительный расчет стоимости владения может оказаться не в пользу стационарной системы:

Предварительная оценка TCO
	Первый год	Второй год	Третий год	Итого за 3 года
Стационарная система				810 000
Капитальные затраты на установку и монтаж	330 000	0	0
Эксплуатационные затраты	100 000	100 000	100 000
Подписка на использование ПО	60 000	60 000	60 000
BYOD-система				280 000
Капитальные затраты на установку и монтаж	220 000	0	0
Эксплуатационные затраты	20 000	20 000	20 000
Подписка на использование ПО	0	0	0

Однако основные затраты на BYOD кроются как раз на уровне эксплуатации.

Как эксплуатационные затраты увеличивают стоимость владения BYOD-комнатой

BYOD не требует больших единоразовых инвестиций, но создает бесконечно тянущийся хвост мелких эксплуатационных затрат, которые не сразу видны в бюджете проекта, но хорошо ощущаются в ежедневной работе офиса и накапливаются со временем.

Долгий поиск проблем, если они возникают

В стационарной модели объект поддержки — сама комната: есть мониторинг статус подключенных устройств, а также предсказуемые сценарии и понятный договор об уровне сервиса (SLA) между ИТ и интегратором.

В BYOD же сложно быстро определить источник проблемы: ноутбук пользователя, кабель, адаптер, USB-хаб, политика безопасности ОС, драйвер, сеть, дисплей, камера или аудиопериферия комнаты. Это может быть что угодно из перечисленного списка — на поиск и устранение уходит время и ресурсы системных администраторов и техподдержки.

Поддержка уровня безопасности

По статистике около 70% BYOD-устройств работают без прямого контроля со стороны ИТ-отдела. Личные телефоны и ноутбуки — угроза появления уязвимостей, как скрытых, так и распространенных. Поэтому использование BYOD включает затраты на безопасность и поддержку корпоративных систем защиты. Да, в BYOD-системах есть механизмы шифрования, но для гостевых доступов необходимо устанавливать ограничения пропускной способности, систему аутентификации и изоляции клиентов. А это все те же затраты — временные и не только.

Также BYOD-комната может вообще не вписаться в стандарты информационной безопасности компании. Стоп-фактором могут стать неконтролируемый обмен контентом и подключение внешних носителей. В итоге переговорки будут простаивать, а затраты на их обслуживание (как минимум — они занимают место в офисе) — оставаться.

Больше требований к устройствам и сети

В современных BYOD-системах пинг составляет не больше 50 миллисекунд. Но на него влияют многие факторы, например, Wi-Fi 6, которые обеспечивает лучшую пропускную способность. Однако далеко не факт, что и устройство пользователя поддерживает этот стандарт. Если не подумать о точке доступа (WAP), не настроить политики QoS и не спланировать нагрузку на канал, подключение будет не всегда стабильным, особенно при одновременной работе большого количества участников. Отсюда снова рост нагрузки на ИТ-отдел, необходимость отрабатывать обращения или даже доработать инфраструктуру.

Больше времени на подключение

Основной скрытый расход формата BYOD — не кабели и не поддержка, а регулярная потеря времени дорогостоящих сотрудников в начале каждой встречи. Представьте, что абсолютно каждая рабочая встреча будет задерживаться на 15 минут. Как минимум — это нарушение рабочих процессов, а как максимум — все та же потеря денег. Особенно, когда речь идет о встречах C-level.

Недавнее исследование MAXHUB показывает, что 59% сотрудников в Великобритании тратят до десяти минут в день на настройку техники для проведения видеовстречи в офисе. Рискну предположить, что похожие проценты мы увидели бы и у нас в России, ведь BYOD-системы не всегда работают по сценарию «подключил — и все запустилось». Например, в некоторых системах нужно устанавливать виртуальные драйверы для камеры и микрофона. Обычно это происходит автоматически, но бывает, что не обойтись и без развертывания MDM на корпоративном уровне.

Меньшая предсказуемость в работе

Считается, что главное преимущество BYOD — это гибкость. Пользователь сам решает, какое ВКС запускать и в каком сценарии использовать периферию. Но в реальности при эксплуатации переговорной комнаты гибкость не всегда играет в плюс. Чем больше сценариев запуска, тем меньше предсказуемости, а значит — больше обучения сотрудников и инструкций.

Неочевидные затраты на розетки, диван, ковер и пару кресел

В современных системах BYOD все чаще встречается поддержка зарядки по Power Delivery (PD) через USB-C. Однако на практике некоторые решения предоставляют аппаратные разъемы USB-C через базовые станции или вообще без зарядки. Если это не учли при выборе комнаты или проектировании помещения, встречи регулярно будут прерываться на поиск зарядки, а установка дополнительных розеток — это снова расходы.

А еще, если в переговорной совершенно пусто, может потребоваться… заставить ее мебелью. Дело в том, что на гибридной встрече микрофоны в помещении улавливают звук как от участников в комнате, так и от удаленных участников через динамики. Системы BYOD справляются с этим за счет обработки и алгоритмов, но дизайн помещения играет не последнюю роль: если в конференц-зале высокие потолки и минимальное количество звукопоглощающих материалов — кресел или диванов, эхо будет сопровождать речь участников на каждой встрече.

Во что может выйти итоговая стоимость владения BYOD-комнатой

В стационарной комнате все достаточно предсказуемо в работе, а обслуживание и устранение инцидентов лежат на интеграторе. Для поддержки BYOD-решения нужно будет самостоятельно следить за сетью, оборудованием и безопасностью. Если этого не делать, то реальная стоимость эксплуатации может сравняться со стационарной переговорной комнатой — ИТ-отдел будет постоянно заниматься устранением проблем, а потом еще и потребуется переоборудование с новыми розетками или мебелью.

Конечно, ваши личные расчеты могут отличаться, но на примере ниже можно отследить тенденцию: скрытые траты поднимают цену BYOD, особенно в первый год использования, когда система только входит в активное пользование, а техники и способы устранения инцидентов только вырабатываются.

Отсюда и высокие пользовательские потери, которые вполне можно выразить в упущенных рабочих часах. Например, встреча топ-руководителей задержалась на 15 минут — в пересчете на деньги это может стоить от 3, 5 до 10 тысяч рублей.

Итак, вот во что может выйти совокупная стоимость переговорки с BYOD:

Расчет TCO BYOD переговорной комнаты
	Первый год	Второй год	Третий год

Капитальные затраты	180 000	0	0
Оборудование	150 000	0	0
Монтаж	30 000	0	0

Эксплуатационные затраты	240 000	140 000	80 000
Подписка на использование ПО	0	0	0
Инфраструктура	70 000	20 000	20 000
Ресурс на поддержку и устранение инцидентов	70 000	50 000	40 000
Нерациональное использование времени	100 000	70 000	40 000

Итого за 3 года	640 000

И сравним с затратами на стационарную систему:

Расчет TCO стационарной переговорной комнаты
	Первый год	Второй год	Третий год

Капитальные затраты	330 000	0	0
Оборудование	300 000	0	0
Монтаж	30 000	0	0

Эксплуатационные затраты	190 000	80 000	80 000
Подписка на использование ПО	60 000	60 000	60 000
Инфраструктура	100 000		0
Ресурс на поддержку и устранение инцидентов	20 000	20 000	20 000
Нерациональное использование времени	10 000	0	0

Итого за 3 года	680 000

Итоги

Какие выводы можно сделать? BYOD подойдет для небольших комнат, которые используют эпизодически для собеседований или быстрых встреч 1:1, но в переговорных с высокой загрузкой и регулярными внешними встречами, где выше требования к предсказуемости, лучше подойдет стационарная модель.

А еще — при проектировании и выборе решения важно не столько то, как завтра будет запускаться сама встреча, сколько то, как управлять десятками переговорных в масштабе компании: обновлять, мониторить, диагностировать и поддерживать единый стандарт сервиса.

Деньги, время и ковры: скрытые затраты на переговорные комнаты с BYOD