От переводчика. Занимаясь разработкой и внедрением системы электронного архива, мы стараемся уделять особое внимание вопросам организационного-методологического характера. К сожалению, публикаций, посвященных вопросам методологии внедрения ECM-систем, очень и очень мало. Мы хотели бы предложить вниманию наших читателей переводной материал, являющийся продолжением нашего предыдущего поста. На первом этапе внедрение ECM-решений осуществляется первичное обследование организации клиента. Какая информация должна быть получена в результате обследования? На что следует обратить особое внимание? Надеемся, что статья заинтересует представителей самых разных областей деятельности, так или иначе связанных с ECM: технических специалистов, менеджеров, архивистов, документоведов .В предыдущем посте нами было выделено 11 тем, которые, по нашему мнению, должны быть затронуты в беседе с клиентом при подборе ECM-решения. Но помимо этих 11 тем необходимо также подумать об очень многих важных вещах.
Во время беседы выявляются функциональные, технические и бизнес-требования к ECM-системе. Практика показывает, что вопросы, касающиеся этих требований, не стоит задавать «в лоб». Сначала стоит спокойно и обстоятельно обсудить выделенные в предыдущем посте моменты, а затем уже переходить к формулированию требований.
Ниже приведен список из 27 вопросов, с помощью которых можно сформулировать и уточнить требования к ECM-системе в конкретной организации. Еще раз повторим: эти вопросы лучше не задавать клиенту прямо. Ответы на них можно получить во время беседы по темам, перечисленным в нашей предыдущей публикации.
Общие требования к управлению документами и хранению
1. Как нужно осуществлять управление документами в организации?
2. Как будет осуществляться управление версиями?
3. Как будет осуществляться импорт документов в архив: автоматически или вручную?
4. Как будет осуществляться индексирование документов: автоматически или вручную?
5. Будет ли осуществляться перевод документа в другие форматы. Будет ли документ переводиться на другие языки?
6. Как должна быть организована (т. е. распределена по директориям) информация в архиве?
7. Нужно ли обеспечить возможность связи документов?
8. Нужно ли обеспечить возможность доступа к документам в режиме оффлайн? В удаленном режиме?
9. Применяются ли в организации какие-то специфические требования к управлению документами?
Сканирование и ввод документов в систему
1. Как осуществляется сканирование и ввод документов в систему: средствами самой ECM-системы, или же требуется привлечение стороннего ПО?
2. Нужна ли поддержка многофункциональных устройств и распределенного ввода документов?
3. Требуется ли интеграция с другими системами и устройствами (например, с почтовыми клиентами)?
4. Требуется ли распознавание документов? И если да, то какие технологии будут использоваться для этого (IDR, OCR/ICR и т. п.)?
Поиск документов
1. Каковы общие требования к поиску? (Булев поиск, поиск с использованием подстановочных символов, поиск по словоформам и т. п.)
2. Нужен ли полнотекстовый поиск или поиск по ключевым словам?
3. Требуется ли обеспечить возможность поиска по нескольким репозиториям, серверам, базам данных?
4. Понадобится ли клиенту федеративный поиск по сторонним репозиториям, почтовым клиентам, сторонним системам, серверам и жестким дискам?
