Коллективу Альфа-Банка и корпоративным коммуникациям больше 30 лет. За нашу историю накопилось огромное количество систем, которые внедрялись разными командами. Отпуска мы планируем в SAP HCM, командировку оформляем в SAP АХД, кандидатов ведём в E-Staff, обучение проходим в WebTutor — список внушительный. Что это значит для сотрудника? У каждой системы свой интерфейс, и нужно разбираться, где что находится. Неудобно.
Неудобства проявлялись не так явно, когда команда собиралась в офисе. В нём проще выдать доступы, бэйджи, распечатать заявления, отнести на подпись, забрать. Но весной 2020-го, когда все ушли на удалёнку, появились пробелы в коммуникациях и процессах. При этом в пандемию мы также должны были нанимать, но без визита в HR и вовлекать в корпоративную жизнь сотрудников, работающих из дома. В статье расскажем, как мы решили эти проблемы, создав единую площадку, где можно оформить документы, начислить премию или забронировать место в коворкинге. Материал будет больше полезен HR и руководителям.
Первый шаг: строим клиентский путь
Мы начали реформировать HR-процессы с построения Employee Journey Map (EJM). Расписали сценарии, как сотрудник взаимодействует с сервисами Альфа-Банка, пообщались с теми, кто работает у нас неделю, месяц, 3 месяца. Отдельно опросили руководителей — у них свои сервисы и задачи.
После общения с коллегами мы собрали реестр из 200 болей.
Убедились, что главная проблема действительно в том, что во множестве наших систем сложно разобраться — разрозненных HR-процессов слишком много.
Например, для поиска информации, документов, заполнения документов, заявок, выплат, отпусков, доступов у нас было 23 приложения и 109 процессов/продуктов в HR.
Далее мы посмотрели, в каких сервисах возникает больше трудностей и по каким из них приходит больше обратной связи. Для начала выделили 3 приоритетных блока задач:
Оформление. Новым сотрудникам нужно приходить в офис: сканировать документы, читать официальные положения, подписывать договор, забирать копии. Дополнительные трудности появляются, когда новичок живёт в городе, где нет HR-отдела. Тогда бумаги нужно передавать через отделение банка или отправлять по почте.
Мотивация. Многие не понимали, по какой формуле рассчитывается премия, какие показатели участвуют в расчёте. Или ожидали получить одну сумму, а по факту выходила другая.
Процессы руководителей. Информация и статистика о команде были разрознены, интерфейс SAP HR стар и неудобен, коммуницировать с рекрутером на этапах подбора приходилось в нескольких системах.
Как мы решили основные боли сотрудников
Выход из ситуации со множеством программ был понятным — создать единую точку входа, чтобы все документы, файлы, заявления, явки и пароли сотрудник и руководитель получил/написал/отправил в одном месте.
В итоге все сервисы мы объединили с помощью нашей собственной разработки Alfa People. Это HR Tech продукт для сотрудника в двух форматах: адаптивный веб и мобильное приложение. На разработку мы затратили минимальные ресурсы, а на выходе получили два полноценных способа доставки контента. Сотрудник использует весь функционал как в браузере, так и на смартфоне.
Мы создали дизайн-систему в Figma на основе существующих библиотек продуктов Альфа-Банка и дополнили её новыми элементами. Теперь понимаем, какая цветовая гамма и дизайн должны быть у кнопок, иконок, полей для ввода, и можем быстро собрать доработку из готовых элементов. С дизайн-системой и библиотекой компонентов мы ускорили запуск в вебе и мобильном приложении в 2 раза.
Архитектура позволила соединить разношёрстные корпоративные системы в одном продукте — под капотом объединены десятки корпоративных систем. Наш стек:
Frontend на ReactJS.
Middle-часть — Node.js (NestJS).
Для переноса в мобильную версию используем WebView с доработанным Bridge и перехватом запросов.
У нас концепция микрофронтендов (Module Federation): на одном экране соединяются несколько веб-приложений и виджетов.
Мы поддерживаем Alfa People без огромного штата разработчиков, дорабатываем фишки с адаптивным вебом без перерисовки всех экранов. Принцип такой: делаем один раз — работает в двух местах. Когда правим веб-сервисы, сотруднику не нужно скачивать новую версию.
Оформление. Прелогин-зона Alfa People — это защищённый канал связи, по которому кандидат передаёт документы в HR. Если он выбирает работу из дома, сразу оформляем электронно-цифровую подпись. Так мы выстроили удалённый найм разработчиков в 70 городах России. Теперь можно попасть в штат, буквально сидя на диване в любой точке России.
Мотивация. В личном кабинете сотрудника мы развернули формулу квартальной премии, маркировали в ней оценки руководителей, по которым сделан расчёт.
Процесс начисления теперь максимально прозрачный. Теперь на ревью не обсуждаем, почему пришла такая премия, а решаем, где нужно прибавить темп. Сервис «Мотивация» открыт на 15 000 сотрудников банка, 80% из них ежемесячно просматривают квартальную премию именно в этом канале.
Процессы руководителей. В Alfa People две категории пользователей: сотрудники и руководители. Для руководителей мы максимально автоматизировали процессы и собрали вместе все управленческие сервисы.
Логику мы строили от команд, а не от названий процессов, как было в сервисах раньше. Теперь руководитель видит всех своих сотрудников на одной странице и может в несколько кликов запустить процесс: повысить зарплату, оформить заявку на подбор.
Начислять премии тоже стало удобнее. Раз в месяц автоматически запускается процесс согласования. Коэффициент выполнения плана и KPI подсчитывается автоматом, остаётся поставить оценку и в один клик отправить данные.
Подбор упростился — статус найма, список открытых вакансий, информация по кандидатам, выборка резюме представлены на отдельной вкладке.
Каких метрик и результатов удалось достичь
Мы измеряем удобство Alfa People показателем Voice of Employee. Механика такая:
Например, руководитель отдела составил заявку на подбор.
После заполнения формы мы просим оценить функционал, даём готовые варианты ответа и предлагаем добавить комментарий.
Команда разработки Alfa People мониторит замеры и разбирает комментарии для бэклога.
Наши самые свежие цифры за месяц: средний VOE сотрудников — 4,82, руководителей — 4,88 по пятибалльной шкале.
За первый год мобильное приложение Alfa People скачали 17 000 раз. Здесь каждый месяц сотрудники ставят 15 000 оценок коллегам, 1200 раз бронируют коворкинг, 3500 раз паркшеринг, заходят в базу знаний 15 000 раз, а 11 000 пользователей ежедневно ищут контакты друг друга. Новость о корпоративной жизни или проектах банка набирает от 3000 уникальных просмотров.
В Alfa People мы оцифровали доступ к дополнительным корпоративным бонусам: паркшерингу, новому коворкингу в Красной Поляне и Сочи. Сотрудник может работать на курорте или бесплатно парковаться у московского офиса, а главное — узнать об этих плюшках не только от HR и наставника, но ещё и в удобном приложении. С онлайн-бронированием коворкинга мы комфортно размещаем растущий штат и эффективнее используем офисное пространство.
Выводы
Вот главные плюсы, которые мы получили от запуска Alfa People:
Разобрали по винтикам наши процессы и прописали EJM.
Научились исследовать UX и CX сотрудника.
Разработали корпоративную дизайн-систему.
Объединили 200 процессов и 23 программы в одном продукте.
Создали архитектуру, позволяющую быстро внедрять новые сервисы и интегрировать системы в готовый продукт.
Alfa People – это наш суперсервис для сотрудника. Мы планируем ещё больше персонализировать его. Сейчас в банке много мероприятий и активностей, мы сможем показывать самые релевантные из них и ещё больше вовлекать сотрудника. Планируем внедрить полноценную витрину всех элементов well-being, чтобы пользователь мог за пару кликов расширить ДМС, записаться к психологу или в наш спортзал, участвовать в дне донора или сделать пожертвование на благотворительность.
Персонализация также коснется обучения и карьерного развития. Сотрудники будут видеть подборку внутренних открытых вакансий и смогут откликнуться на них прямо в приложении.
Планы на будущее
Employee Journey Map — это не константа: мы продолжаем исследовать путь сотрудника в Альфа-Банке и улучшать Alfa People. Будем дополнять функционал — в нашем бэклоге достаточно задач.
Разработку уже оценили коллеги по индустрии и HR-эксперты. На форуме HR Tech Forum & Award 2022 мы победили в номинации «Мобильное приложение года». Мы делали продукт не ради наград, но это приятный бонус за нашу работу.
Если у вас есть вопросы о наших HR-процессах или разработке, пишите в комментарии.
Подписывайтесь на Телеграм-канал Alfa Digital Jobs и Alfa Digital в ВК — там мы рассказываем про нашу работу (иногда шутки шутим), делимся новостями, полезными советами и делимся разными проектами, например, новым шоу «Из бэклога» совместно с Selectel и Space307 про удалёнку, собеседования, трекинг задач, взаимодействие команд.
Также рекомендуем почитать.
Webpack Module Federation: «официальное» решение в микрофронтендах
Зачем в Альфа-Банке создали команды Growth Hacking, или «Кнопки мы и сами поменяем»
Эволюция Server-Driven UI: динамические поля, хэндлеры и многошаг
Неподатливые soft-skills: почему нам всё ещё нужен эмоциональный интеллект
Как и зачем мы начали искать бизнес-инсайты в отзывах клиентов с помощью машинного обучения
Как мы переходили на React-router v6: подводные камни и альтернативы