Привет, Хабр!
Сегодня мы будем проводить эксперименты на живых людях! Точнее, эксперименты уже проведены, и расскажет о них Анна, маркетолог и один из авторов контента Click.ru. До сотрудничества с компанией она проводила на себе эксперимент по тестированию популярных методик тайм-менеджмента. Итак, слово Анне.
В маркетинге я 9 лет, и все это время я ищу лучший способ организации своего рабочего времени. Ну, знаете, чтобы вот прямо узнать его – и сразу преисполниться в своем сознании. И чтобы никаких больше переносов дедлайнов, кочующих из месяца в месяц задач и «тушений пожаров» круглыми сутками.
Сегодня я расскажу вам, как проходили эти эксперименты и какие выводы я сделала. Чтобы вы не устали читать, я разделила историю на несколько статей, и это первая.
Проблематика и задачи эксперимента
В любом исследовании надо идти от проблем. Поэтому как-то я села и накидала на листочке список того, что мне мешает и/или вызывает сильную усталость к концу рабочего дня. Второй момент тоже важен, потому что конечная цель применения всех этих приемов – повышение качества жизни и выстраивание комфортной работы. Если ты выполнил все-все задачи, но смертельно устал – какое же это качество? Так, самообман.
Итак, вот мой список:
Не успеваю сделать все запланированные на день задачи, приходится переносить;
Очень часты переключения на другие задачи и на рабочую коммуникацию, которые отнимают время и нервируют;
Задачи часто делаются дольше, чем я им отвела в планировании;
Есть тенденция хвататься за срочное и откладывать несрочное, но важное;
Нет понимания того, за какие задачи можно не браться вообще, а самое главное – как быстро опознать такую задачу.
На тот момент (это был 2014 год) мне казалось, что главной моей проблемой является слишком большое количество задач и постоянные «дергания» со стороны всех, кому не лень, в рекламном агентстве, в котором я тогда работала. Поэтому список задач для эксперимента был такой:
Научиться успевать делать все запланированные на день задачи;
Научиться более-менее точно закладывать на них время (+- 15%);
Уменьшить количество переключений до комфортного уровня;
Научиться ранжировать задачи, в том числе по степени важности.
Тогда я еще не знала, как много приемов и методов тайм-менеджмента существует. Но очень скоро узнала.
Метод: тайм-блокинг
В чем суть: на каждую задачу в календаре вы отводите строго определенный блок времени (20, 30 минут, час, два и т. д.), а между задачами ставите перерывы (обычно по 15–30 минут). А затем начинается самое сложное – вы пытаетесь соблюдать это расписание.
Период тестирования: 2 месяца.
Как проходил тест:
Временем тестирования я считаю период, когда такая система планирования была обязательной на прошлой работе. То есть руководитель буквально говорил: «В понедельник в 10 часов я буду смотреть ваши календари. Они должны быть заполнены на неделю вперед». И вот в пятницу ты сначала пытаешься вспомнить, какие задачи у тебя есть, а потом заложить на них какое-то время.
Мой календарь мог выглядеть так:
Поначалу я постоянно забывала добавлять резерв времени на непредвиденные дела: ответы на вопросы в мессенджерах, внезапные созвоны и т. д. Соблюдать планирование было сложновато. Сроки выполнения норовили съехать вперед и постоянно казалось, что ты все еще ничего не успеваешь.
Но ко 2-му месяцу задачи стали занимать меньше времени, просмотр почты сдвинулся на одно время и добавился резерв на непредвиденные задачи:
Появился интересный «побочный эффект»: стойкое ощущение, что некоторые задачи можно не делать вообще. Особенно это касалось писем в почте, когда они не совсем по твоей специальности или просто кто-то из коллег тупит, а ты отвечаешь вместо него.
Плюсы:
Метод очень хорошо помогает планировать на несколько дней вперед;
Позволяет понять, насколько общий объем работы на неделю для вас комфортен, от каких задач лучше отказаться;
Дисциплинирует и заставляет делать задачи быстрее;
Помогает соблюдать дедлайны.
Минусы:
Я назвала этот эффект «Чем дальше в лес, тем злее волки»: тайм-блокинг на 2-й, 3-й, 4-й и последующие дни недели имеет все меньше общего с реальностью, планирование постепенно съезжает, так как далеко не все задачи укладываются в отведенное им время;
Людей, склонных к тревожности и перфекционизму, метод может расстроить, так как много задач придется переносить, а календарь – многократно переделывать;
Может вызывать психологический дискомфорт и ощущение давления от того, что жизнь расписана на много дней вперед.
Мой вердикт:
Работа по недельному тайм-блокингу давалась мне тяжело. Я постоянно испытывала смесь из страха, что планирование съедет, вины, когда оно съезжало, и тревоги от того, что дел не становится меньше и я по-прежнему «ничего не успеваю».
Но и польза от тайм-блокинга определенно была. Например, я поняла, что метод не плох, просто мне неудобно пользоваться им в долгосрочной перспективе. Сегодня я применяю его только изредка, когда хочу четко понимать, что и в какое время буду делать сегодня или завтра. Это помогает справиться с беспокойством, когда одолевают мысли «А-а-а! Столько дел!» или «Я боюсь не успеть к дедлайну». Раскидываешь дела на рабочие часы и успокаиваешься.
Метод: матрица Эйзенхауэра
В чем суть: это не столько метод планирования, сколько способ ранжирования задач по степени важности. Матрица представляет собой квадрат из 4 сегментов, между которыми вы распределяете свои задачи, оценивая их по срочности и важности. Для задач из каждого квадрата есть свое действие: сделать немедленно, запланировать на будущее, делегировать другому или удалить.
Период тестирования: 2 недели.
Как проходил тест: когда я узнала про этот метод, то подумала: «Вот оно! Сейчас я наконец научусь избавляться от ненужных лишних задач!». Про метод нам рассказал наш корпоративный бизнес-тренер. Мы даже потренировались распределять задачи. Получалось неплохо:
составление контент-планов на будущий месяц – это важное и срочное, делаем в первую очередь;
поиск подрядчиков на SMM – это важное, но несрочное. Планируем на следующую неделю;
вопрос про договор – это несрочно и неважно, отправляем к юристам и забываем.
Но потом пошли сложности. От клиента пришел список вопросов по прототипам сайта. Это важно? Конечно! Это срочно? Безусловно, ведь от твоих своевременных ответов зависят дедлайны всей команды. Но есть загвоздка: таких писем с вопросами не 1 и не 2, а 5–8 в неделю. И на каждое нужно от 30 минут до 2 часов. И приходят они рандомно.
Мозг подсказывает, что все письма надо собрать и ответить на них скопом, чтобы не переключаться, или вообще попросить ответить стажера. Но ведь срочно и важно же, значит надо делать!
Я честно старалась каждые 2–3 дня раскидывать задачи по квадрату.
У меня получалось что-то такое:
В целом получалось, что большинство задач – срочные и важные, а делегировать было некому, поэтому ты делал все сам. На второй неделе я сдалась и призналась, что пользоваться методикой на регулярной основе не смогу.
Плюсы:
Метод учит смотреть на задачи со стороны и быстрее принимать решения. В некоторых случаях это очень помогало. Например, я научилась спрашивать у людей, насколько задача срочная и терпит ли она до вечера/завтра/следующей недели. Представляете, очень часто еще как терпит! Такие задачи я планировала на удобное мне время.
В том же примере с моим квадратом задачи могли переместиться вот так:
Минусы:
Матрицей сложно пользоваться, если в вашей сфере нельзя сходу присвоить задаче один из этих типов. Возьмем пример с вопросами по макету от клиента. Какие-то могут подождать 2 дня, а на какие-то нужны ответы немедленно, а лучше вчера, иначе клиент уйдет. На выяснение этих тонкостей срочности и важности может уйти куча времени, которое можно было потратить... на эти самые ответы!
Мой вердикт:
Схема научила меня уточнять срочность вопроса, лучше определять важность дела, значимость его последствий для работы, но для применения на постоянной основе мне не подошла.
Кстати, несколько лет назад я обратила внимание на Click.ru потому, что ребята помогают контекстникам и маркетологам оптимизировать свое рабочее время. Сервисы автоматизации («Кластеризация запросов», «Слова и объявления конкурентов» и др.) помогают примерно в 1,5–2 раза сократить время на рутинные задачи.
Метод: «1-3-5»
В чем суть: это методика ранжирования задач, которая предполагает выполнение в рамках одного рабочего дня 1 большой задачи, 3 средних и 5 мелких.
Период тестирования: 2 недели.
Как проходил тест:
Я сразу же я отнеслась к методике скептически. В 2020 году среди моих задач было написание стандартов для подрядчиков, с которыми работала компания. Это большая задача? Да. Но ведь нельзя же взять и написать стандарт объемом 40 страниц за 1 день, а потом «отполировать» его сверху еще 3 средними и 5 мелкими задачами. А если нельзя, то надо как-то делить. Но как? По главам? По времени («пишу стандарт 2 часа»)? И как конкретно выглядит моя большая, средняя и мелкая задачи?
Первоначально план на день выглядел так (буквы в скобках обозначают тип задачи):
Сразу же стали очевидны минусы:
слишком большой объем задач;
огромное количество переключений, которое утомляло;
«М» упрямо норовили стать «С», а то и «Б».
Экспериментальным путем я пришла к изменению методики с «1-3-5» до «1-2-3» и опять вспомнила про резервы времени. Выглядело это примерно так:
Но это, конечно, читерство.
Плюсы:
Метод учит ранжировать задачи по объему и сложности и планировать их на удобное время;
Помогает делить крупные и сложные задачи на понятные части.
Минусы:
Метод обязательно нужно адаптировать под себя, иначе он не просто не поможет, но и повредит. Как минимум, следует определить свои собственные критерии большой, средней и мелкой задачи (время на выполнение и степень сложности);
При неправильном применении можно заработать переутомление. Неправильном – то есть несбалансированном по общему времени всех задач;
Трудно не смешивать задачи разных уровней.
Мой вердикт:
9 задач в день – это много. Мне было сложно применять методику из-за этого. Даже в самые загруженные времена (вспоминаем календарь из тайм-блокинга) количество задач в день у меня не превышало 5–7. Я считаю, что этот метод может реально вредить. Тем не менее, он может научить оценивать и ранжировать задачи, а также рассчитывать время на их выполнение.
Работа «помидорами»
В чем суть: все рабочее время делится на 25-минутные промежутки активного выполнения задач и 5-минутные перерывы между ними. Причем после 3 циклов надо сделать 30-минутный перерыв. Считается, что методика помогает лучше концентрироваться на задаче и при этом не уставать.
Период тестирования: 1 неделя.
Как проходил тест:
В 2021 году у меня начались проблемы с концентрацией внимания. Вероятно, от долгой работы в режиме многозадачности. Кстати, про ее вред у нас есть отдельная статья на Хабре. Слышала, что может помочь метод «помидорок».
Установила несколько приложений на смартфон, попробовала онлайн-трекер в браузере. Приложения понравились больше: выглядят красиво, есть дополнительные настройки и элементы геймификации.
Например, в Focus To-Do есть не только таймер, но и звуки для расслабления и «строгий режим». В нем, например, можно настроить отсчет таймера только при расположении телефона экраном вниз, чтобы ничего не отвлекало.
Одно неудобство – сложно интегрировать сервис с календарем. В итоге список задач у меня был сам по себе (в календаре на ноутбуке), а таймер просто отсчитывал время. Иногда включала сверчков, чтобы отвлечься.
Плюсы:
Методика действительно учит сосредотачиваться и меньше отвлекаться;
В приложениях для pomodoro есть много интересных фишек для улучшения фокуса, повышения мотивации и расслабления между сессиями.
Минусы:
Перед применением нужно провести очень большую работу по делению задач на 25-минутные части (придумать, как делить);
Не сразу удается найти удобный таймер;
Долгая работа по методике может утомить частыми переключениями.
Мой вердикт:
Понравилось использовать pomodoro время от времени, чтобы восстановить концентрацию внимания.
Выводы
Некоторые методики тайм-менеджмента касаются не тайм-менеджмента, а ранжирования задач. Как при этом разбираться со временем, метод не говорит.
Тот или иной способ ранжирования задач требует обязательной адаптации под вас (например, четкого определения «крупной» или «мелкой» задачи именно с точки зрения вашей работы).
В первые 3–5 дней применения все методики здорово съедают время: от 15–20 минут до 1–1,5 часов в день.
Мне не подошла ни одна из методик в чистом виде. Более того, при навязывании сверху тайм-блокинг создал стресс.
Несмотря на это, даже из 4 упомянутых методик можно вынести очень много полезного.
Вот, чему научилась я:
Определять свою комфортную загрузку;
Более-менее точно определять, сколько времени займет задача (+-15%);
Укладываться в отведенное время для 80% задач;
Закладывать резерв времени на «пожары»;
Дробить задачи на небольшие понятные части;
Задавать вопрос «Насколько это срочно»;
Более-менее точно определять срочность и значимость задачи;
Лучше выявлять ненужные дела;
Не брать на себя больше, чем могу выполнить (но я все еще иду к этому);
Быстро снимать напряжение, вызванное мыслью «Ничего не успеваю!»
Короче, оно того стоило!
Я рассказала всего о 4 методах, но были еще месяцы канбана и GTD, Fresh or Fried, почти постоянный замер хронометража, «90 на 30» и кое-что еще. Если интересно почитать и про них, ставьте лайк.
И, конечно, делитесь вашим опытом работы по упомянутым в этой статье методикам. Будем рады прочитать ваши истории. И до встречи во второй части!
