Актуальность модели PaaS для систем электронного документооборота

    Про модель «СЭД в формате SaaS» сказано уже достаточно много. Напомним, примерно с 2010 года на российском рынке стали появляться игроки, создающие новые продукты и решения в таком формате. Они задали тренд. К 2011-2012 году на рынок вышли несколько крупных игроков с SaaS-решениями по проектному управлению, которые, в том числе, включали в себя элементы финансовых систем, CRM и системы электронного документооборота. Эти решения напрямую не являются СЭД в формате SaaS, но при этом частично решают задачи современных СЭД и даже позволяют в том или ином виде автоматизировать уникальные бизнес-процессы компании.

    У модели «СЭД в формате SaaS» и модели «СЭД в формате On-premise» (локальное внедрение СЭД на мощностях заказчика) есть преимущества и различия применимо к требованиям к СЭД и типу заказчика по числу пользователей. Если говорить об основных преимуществах модели SaaS, то они в большей мере применимы для микропредприятий и компаний малого бизнеса, т.к. экономятся средства и время на проведение закупки оборудования и дополнительного ПО, переговоров, тестирования, выполнение работ по внедрению и настройке. Выбирая такую модель, заказчик увидит приложение в работе уже в период тестовой эксплуатации, сроки внедрения будут гораздо меньше.

    Минусы в том, что СЭД в модели SaaS обычно плохо кастомизируется под уникальные требования компании, т.к. доступ к «тонким» настройкам и кодам есть только у поставщика. В том числе, если в процессе заказчик решит перенести решение к себе на мощности, то решение будет нетривиальным.

    Преимущества On-Premise СЭД — в безопасности хранения данных в локальной сети по сравнению с SaaS. Современные СЭД On-Premise имеют значительно более богатый функционал по сравнению с SaaS аналогами, имеют встроенные BPM-модули, встроенные приложения, позволяющие настраивать типовые и уникальные бизнес-процессы компании под меняющиеся требования.

    Схематично сравнение СЭД в моделях SaaS, on-premise (локальное внедрение) и SaaS аналогов можно представить следующим образом:



    Возможно ли построить решение, которое включало бы неоспоримые преимущества локального внедрения СЭД (on-premise) – такие, как надежность хранения и защиты данных, богатую функциональность СЭД, и при этом включало бы преимущества SaaS-решения – такие, как быстрая скорость ввода в эксплуатацию, персональный демо-доступ, готовое функциональное решение по документообороту, а еще невысокую стоимость владения по сравнению с on-premise?
    На этот вопрос отвечает Генеральный директор компании «Андок» своим новым решением «Docsvision ГИБРИД». Это решение для автоматизации документооборота и бизнес-процессов в модели PaaS (Platform as Service) на базе нашей платформы, которое вышло в июне 2016.
    Не так давно генеральный директор «Андок» Антон Аникин рассказывал об услуге «Docsvision в облаке» — доступе к СЭД в модели SaaS, обеспечивающем полноценную работу с готовым решением в выделенной виртуальной среде. Новый подход – СЭД в модели PaaS – нашёл своё выражение в отдельном решении, которое обеспечит снижение расходов с сохранением высокого уровня надежности и доступности СЭД.

    Насколько такая модель отвечает реалиям и имеет шансы на успех? Это главный вопрос, ответ на который покажет время и, возможно, подскажут читатели в комментариях к этому посту после того, как прочитают небольшое интервью. На рынке нет аналогичных предложений для решения задач документооборота, при том, что спрос со стороны потенциальных компаний-заказчиков имеется и растёт. Формат новый. Кому выгодна такая модель и почему, сравнение трёх разных моделей, кривая ценностей – если Вам интересно, предлагаем ознакомиться!

    О составе предложения


    В услугу включены 3 составляющие: встроенное типовое решение, лицензии Docsvision в собственность и виртуальная инфраструктура в аренду.
    • Лицензии Docsvision клиент приобретает в собственность, а не получает в аренду – и это одно из отличий PaaS от SaaS-решения.
    • Виртуальная инфраструктура размещена в центрах обработки данных России, уровня не ниже Tier III. Один из дата-центров в Москве имеет все три сертификата категории Tier III от Uptime Institute, что подтверждает максимальную надежность и высокое качество предоставляемой услуги на международном уровне. Для виртуализации используется программное обеспечение VMWare, лучшее в своем классе по версии Gartner. Инфраструктура построена на базе NetApp Так по оценке Gartner возможности NetApp лучше всего подходят для решений по серверной виртуализации. Скорость передачи данных в Интернет из инфраструктуры достигает 100Мбит/сек. Увеличение данной скорости можно обсудить с менеджером. Скорость передачи по сетям внутри виртуальной инфраструктуры не лимитируется и ограничена лишь физической сетью, построенной по технологии 10Гбит/сек. Из периодических платежей клиентом осуществляется только оплата аренды виртуальной инфраструктуры.
    • Типовое решение полностью готово к работе и настроено в виртуальной инфраструктуре, а после развертывания сразу же дает все возможности по автоматизации работы с документами и бизнес-процессами. Среди возможностей — автоматизация договорной деятельности, совещаний, «канцелярия», архив, работа с заданиями и поручениями и множество других функций. Физически типовое решение — это виртуальная машина с предустановленными ОС, СУБД, СЭД Docsvision, дополнительными приложениями и другим ПО.




    По стоимости владения СЭД какая модель выгоднее и почему?


    По нашей оценке, для компаний малого, среднего бизнеса и микропредприятий, у которых нет своих мощностей для размещения СЭД, стоимость владения СЭД в рамках в услуги «Docsvision ГИБРИД» ниже стоимости владения аналогичным локальным решением на мощностях клиента (on-premise), и — на горизонте от года — ниже стоимости владения SaaS-СЭД, и вот почему:

    1. Типовое решение не требует внедрения, т.к. развертывается в виртуальной инфраструктуре с готовым набором преднастроек для моментального старта и решения прикладных задач документооборота компании через считанные недели. Нет необходимости устанавливать операционную систему, дополнительное ПО (например, поднимать SQL Server и Mail Server), СЭД, дополнительные приложения и выполнять целый ряд других работ, так, как это необходимо делать при локальном внедрении на мощностях заказчика.
    2. Если говорить о выгоде перед моделью SaaS (СЭД в облаке или в аренду), то она достигается на горизонте владением СЭД от года за счет того, что из периодических платежей в модели PaaS предусмотрена только аренда виртуальной инфраструктуры, в отличии от SaaS, где в периодические платежи также закладываются аренда лицензий и решения.
    3. Если компания среднего или крупного бизнеса уже имеет свои мощности и требуется сильная доработка СЭД под бизнес-процессы компании, то в этом случае целесообразнее сразу разворачивать СЭД локально на своих мощностях. Для микропредприятий или малых предприятий, которые заинтересованы в минимуме вложений на старте для ввода СЭД, может больше подойти SaaS-СЭД с периодическими платежами и арендой лицензий, решения и инфраструктуры.

    Как появилось осознание модели PaaS?


    Оно витало в воздухе. Практика показывает: у клиента сегодня нет времени разбираться и изучать нюансы. Ему нужно открыто показывать примеры и решения, все выкладки и преимущества, чтобы он мог сразу все оценить. Именно в таком виде мы и представляем PaaS-решение нашим потенциальным клиентам.
    Для примера приведем один из запросов от заказчика к компании «Андок» на внедрение СЭД с «рецептами» по каждому требованию. Подобные запросы и привели нас к разработке услуги.

    Параметры клиентского запроса и предлагаемые ответы


    1. Компания c числом будущих пользователей СЭД в 50 человек.

    2. Требования к функциональности будущей СЭД это — автоматизация договорной деятельности, автоматизация совещаний, канцелярия и архив, контроль исполнительской дисциплины.

    В «Docsvision ГИБРИД» включено типовое решение с уже предустановленными СЭД, приложениями «Управление документами», «Договоры», «Совещания» и рядом дополнительных настроек и предустановок, которые решают первоначальные задачи клиента.

    3. Согласно требованиям, СЭД необходимо запустить в сжатые сроки в течении одного месяца.

    Стандартная поставка Услуги «Docsvision ГИБРИД», предусмотренная договором — до двух недель.

    4. Директор ИТ-отдела (контактное лицо со стороны заказчика) ранее работал с Docsvision. Функционал системы устраивает Заказчика. При этом в компании нет выделенного бюджета и времени под закупку серверов, а специалисты для ввода серверов и настройки ПО под проект заняты на других проектах на несколько месяцев вперед. В перспективе же вполне возможна закупка серверов под СЭД и развёртывание СЭД на своих мощностях, но только в случае подтвержденной экономической необходимости. Особое значение в компании уделяется надежности хранения данных.

    В рамках услуги предоставляется виртуальная инфраструктура в аренду без необходимости развертывать свои мощности. У клиента в собственности остаются лицензии и решение на СЭД, а также Root-доступ к инфраструктуре, что позволяет в любой момент перенести СЭД на свои мощности. Что касается надежности хранения данных, то еще по опыту предложения услуги «Docsvision в облаке» мы выяснили, что на выбор клиента о том, размещать ли СЭД в арендуемой виртуальной инфраструктуре или не размещать, в первую очередь влияет надежность, безопасность размещения его данных и репутация виртуального провайдера на рынке как надежного поставщика, а уже в следующую очередь клиента интересует экономическая эффективность решения и иные факторы.

    Именно поэтому мы особое значение уделили надежности и защищённости услуги СЭД по модели PaaS. Мы тщательно выбирали виртуального провайдера и центр обработки данных, где будут размещаться наши решения. В процессе совместной работы с одним из виртуальных провайдеров мы были вынуждены даже отказаться от работы с ним, потому что процессе работы он не ответил в полной мере нашим требованиям по качеству и надежности оказываемых услуг. Начиная с марта 2016 года размещаем все услуги и, в том числе, «Docsvision ГИБРИД» только в инфраструктуре лучшего виртуального провайдера России по параметрам качества, надежности и безопасности и в центрах обработки данных России, международного уровня не ниже Tier III.

    5. Для компании в ближайшие дни после запроса необходим персональный демо-доступ к СЭД для возможности организации внутреннего тестирования и презентации для руководства компании.

    Персональный демо-доступ к услуге «Docsvision ГИБРИД» со всеми техническими характеристиками как в предполагаемом заказе, гарантирует знакомство с СЭД и позволяет организовать внутреннее тестирование еще до покупки.

    Как воспринимают клиенты?


    Позитивно. Мы видим заинтересованность в услуге. Ведь одно из ключевых преимуществ предложения — снижение расходов с сохранением высокого уровня надежности и доступности СЭД, а в случае с PaaS-моделью эта задача однозначно решается целым рядом возможностей.

    Сравнивая услугу «Docsvision ГИБРИД» (PaaS-СЭД) с локальным внедрением СЭД (On-Premise), мы построили следующую кривую ценности для ранее указанного в этом посте клиента.



    Кстати, в услуге уже работает новая версия Лёгкого клиента Docsvision, позволяющая удобно работать через любые устройства и в любом браузере.



    Будем рады дискуссии в комментариях о перспективе такой модели.
    ДоксВижн
    45.08
    Company
    Share post

    Comments 2

      +1
      Первый график:
      Печальные пункты для решений On-Premise «Полнота встроенного решения» и «Средства интеграции с другим ПО» вызывают вопрос «WTF?».
      Насколько мне известно, ECM, в Gartner'овском определении, вполне должно содержать функционал интеграции с другими системами. Продукты от крупных монстров умеют интегрироваться с другими системами и из коробки.
      Пункт «Длительность Демо доступа» вообще похоже, что задумывался как Киллер-фича для иллюстрации убогости On-Premise.

      Преимущества SaaS-решения:
      … персональный демо-доступ… можно подробности этого преимущества?

      "… периодических платежей в модели PaaS предусмотрена только аренда виртуальной инфраструктуры, в отличии от SaaS, где в периодические платежи также закладываются аренда лицензий и решения." Где профит? В единоразовых платежах?

      Офтопик:
      Мне кажется в секторе SMB более важная проблема не наличие СЭД, а дубовые бизнес-процессы.
        0
        График схематичен и, действительно, при расставлении тех или иных акцентов, его можно трактовать по-разному. В данном случае мы хотели донести основную мысль, что у On-Premise есть свои неоспоримые преимущества.

        По части «Полнота встроенного решения», что мы понимали в графике:
        On-Premise СЭД по определению необходимо внедрять (устанавливать ОС, СУБД, СЭД, настроить под требования), т.е. моментально без проведения этих работ мы не получим типового решения. Под типовым решением в данном примере подразумевалось преднастроенное решение по автоматизации ключевых процессов, которое доступно для работы без необходимости его полномасштабного внедрения, желательно сразу же после оплаты.

        Если же понимать под типовым решением функционал СЭД, позволяющий выполнять типовые задачи СЭД после внедрения, то в On-Premise действительно примеров таких решений и, в том числе коробочных, — много.

        По части «Средства интеграции с другим ПО», Вы правы — on-premise СЭД умеет интегрироваться с другими системами.
        В схематичном графике средства интеграции для различных типов на серединном и примерно одинаковом уровне, т.е. в данном случае понимается, что системы, как Вы и говорите, умеют интегрироваться с другими системами.
        В широком смысле для on-premise действительно средства довольно мощные — такие, как внешний API, интеграционные бесшовные шлюзы, при этом часто это уже отдельные подпроекты по внедрению.

        Пункт «Длительность Демо доступа» вообще похоже, что задумывался как Киллер-фича для иллюстрации убогости On-Premise.

        Здесь речь о персональном демо-доступе, и действительно нам следовало сделать именно на этом акцент, в графике получилось, что это не отмечено. Под персональным демо-доступом понимается поставляемая заказчику СЭД, но еще до покупки, такая среда, где работает только заказчик со всеми реальными конфигурациями под заказчика. On-premise можно протестировать, используя демо-стенды, предустановленные VM, читая инструкции, но полноценное демо-тестирование возможно только с запуском, к примеру, пилотного проекта и, опять же, разворачивая СЭД у себя на мощностях.

        "… периодических платежей в модели PaaS предусмотрена только аренда виртуальной инфраструктуры, в отличии от SaaS, где в периодические платежи также закладываются аренда лицензий и решения." Где профит? В единоразовых платежах?

        Профит в том, что по сравнению с аналогичным SaaS решением (где включена аренда инфраструктуры и еще лицензий и решения) в предлагаемой PaaS модели сумма периодических платежей состоит только из сумм аренды инфраструктуры и, как следствие, этот платеж не включает компоненты: платеж за аренду лицензий и решения. По расчетам, такая схема выгоднее SaaS на горизонте владения от года, но, может быть, и ранее. Разовые платежи идут за лицензию и лицензии остаются бессрочно у заказчика.

      Only users with full accounts can post comments. Log in, please.