Тайм-менеджмент – это не страшно: как успевать больше

    Мы разные: кто-то привык выполнять задачи в строгой последовательности, кому-то достаточно примерного плана действий, а кому-то для эффективной работы очень важно быть в хорошем настроении. Но во многом мы похожи: например, в том, что хотим больше успевать.

    Как эффективнее распоряжаться своим временем на работе, помогала разбираться тренер по тайм-менеджменту, HR-специалист Wrike, Дарья Игнатович.



    Следовать принципам тайм-менеджмента не значит жить каждую минуту по плану или строить свою работу только так, как написано в книге. Это значит в первую очередь управлять смыслами, не бояться экспериментировать с подходами к работе и выбирать, что подходит именно вам.

    Одной волшебной таблетки «Как лучше строить рабочий день» для всех нет. Но вероятно вам будут полезны хотя бы несколько советов, о которых пойдет речь ниже.

    Как настроиться на работу


    Начинать работу стоит с плана на день. Многие не любят планировать, потому что процесс ассоциируется с жесткими рамками, или кажется, что список задач легко держать в голове целый день. Но, во-первых, можно написать список дел и выполнять их в удобной для себя последовательности. Во-вторых, важно понимать, что займет внимание в течение дня, чему уделить больше времени, а на что сил уже не хватит. Память – ненадежное хранилище информации: когда задач много, забыть об одной-двух очень легко, поэтому стоит фиксировать все, что хочется и нужно сделать. Здесь помогает прием выгрузки сознания: нужно подумать обо всех своих задачах, – не только о важных делах по работе, но и простых, бытовых – и записать их. После этого выделить главные и второстепенные задачи на день.

    Многие не хотят планировать и берутся только за ту работу, которая приходит сама – живут в состоянии текучки. От этого могут возникать авралы, неудовлетворенность, выгорание или ощущение, что плывешь по течению.

    Рабочие задачи можно разделить на три типа:



    Универсального совета, какие задачи лучше делать в начале дня, а какие – в конце, нет. Все зависит по меньшей мере от культуры, в которой работает человек. Например, в скрам-культуре много командной работы: в один день может быть несколько совещаний, и подстраивать свою работу нужно под них. Встречи разрывают день и часто не позволяют погрузиться в сложную задачу надолго, но они помогают всегда быть в курсе, что происходит с проектом. Одни предпочитают выполнять сложные потоковые задачи утром, на свежую голову, а потом идти на встречи. Другие любят начинать рабочий день с текущих задач, чтобы быстро получить результат, а потом берутся за что-то более сложное. Здесь стоит экспериментировать и искать, что вам больше подходит.

    Есть культуры, где много общаться с коллегами не нужно, – там можно устраивать тематические дни. Например, три дня в неделю выделять на глубокое погружение в сложные задачи, день на обсуждения и день на организационные вопросы и «хвосты».

    Что важно в планировании? Нужно управлять не только временем, но и смыслами. Например, если кажется, что встреч много, а пользы от них мало, стоит провести ревизию: поговорить с организаторами встреч и узнать, если ли возможность собираться на обсуждения реже. Возможно, встречи проходят по инерции: потому что кто-то уверен, что они нужны.
    Видеть в работе смысл очень важно: когда человек осознает, зачем он что-то делает, появляется мотивация и силы.

    Как войти в поток


    Поток – состояние, когда человек погружен в свою деятельность настолько, что время для него летит незаметно. Американский исследователь Михай Чиксентмихайи, изучавший состояние потока, пришел к выводу, что погружаться в него могут люди любых, не только творческих, профессий. В этом состоянии люди очень продуктивны и способны показать свои лучшие результаты.

    Что нужно, чтобы войти в поток?

    Понятно сформулировать задачу

    Если перед вами стоит непонятная или очень объемная задача, например, «начать большой проект», погрузиться в поток будет невозможно. А вот испытать стресс из-за того, что задача кажется неподъемной, – легко. Одно из главных условий потока – ясность задачи. Например, вы решили полчаса в день на работе уделять английскому. Задача «поучить английский» сформулирована размыто. Когда придет время ее выполнять, будет непонятно, за что браться. Поэтому ее стоит формулировать конкретнее, например, «посмотреть два видео на TED». Если перед вами сложная задача, ее нужно разбить на несколько простых, понятных и браться за них.

    Настроиться на задачу

    Сконцентрируйтесь и настройтесь на задачу – побудьте в ее контексте 10-15 минут: соберите информацию, подумайте над решением. Обычно после такой настройки легко «нырнуть» в деятельность и заниматься чем-то сложным на протяжении 2-3 часов.

    Придумать, как сделать рутинные задачи интереснее

    Когда есть интерес, войти в поток легко, а когда работа кажется скучной – трудно. Если рутинные задачи делегировать нельзя, стоит пересмотреть свое отношение к ним и попробовать заинтересовать себя. Это можно сделать, например, с помощью геймификации: пытаться выполнять задачи быстрее, чем раньше, и за сделанную работу чем-нибудь вознаграждать себя.

    Как прокрастинировать с пользой


    Вернуться с обеда и погрязнуть в соцсетях на полчаса – наверняка вам это знакомо. Такое поведение может говорить о том, что накопилась усталость, и нужна передышка. После обеда полезно дать себе 15-20 минут отдыха. Что делать в это время? Прогуляйтесь, поговорите с коллегами или запланируйте простые дела, которые можно выполнять в расслабленном состоянии: заказать что-то, оплатить счета, посмотреть видео доклада. Американский консультант по управлению и руководству, автор книг по тайм-менеджменту Стивен Кови называет такие задачи «дела-песок». Он советует составлять списки простых дел и выполнять их во время переключения: тогда не будет чувства вины за то, что время потрачено впустую. По системе Кови, еще есть «дела-галька» и «дела-большие камни».



    Важность и срочность у этих дел разная, но их все нужно выполнить – сложить большие камни, гальку и песок в банку ограниченного размера. Концепция Кови заключается в том, что большие камни в банку не поместятся, когда там уже есть галька и песок. Поэтому при планировании важно в первую очередь обращать внимание на дела-большие камни, которые дадут существенные результаты в будущем, и уходить от подхода «Когда-нибудь в свободное время я этим займусь».

    Как продолжать работать, если настроение испорчено


    Бывает так: только начнешь работать – приходит гневное письмо, или рушатся договоренности, на которые рассчитываешь. Настроение испорчено, но работу нужно выполнять. Настроиться на конструктивный лад помогает такое упражнение: всё, что случилось, нужно признать как факт и проговорить это про себя. Например, «Коллега повысил на меня голос». После этого про себя проговорить, что вы на самом деле чувствуете. Например, «Я в гневе». Нужно абстрагироваться от ситуации и напомнить себе: чувства, которые вы испытываете сейчас, – временные, они скоро пройдут. Потом можно устроить небольшую прогулку, выпить чаю – сделать то, что поможет успокоиться.

    Как часто стоит делать перерывы


    Если подолгу концентрироваться сложно, можно использовать технику «Помодоро»: 25 минут работать, 5 минут – отвлекаться. Такой ритм лучше подойдет тем, кому нужно выполнять задачи последовательно и в одиночку. Если вы постоянно работаете с людьми (общаетесь, ждете ответов на письма), эта техника для вас вряд ли будет работать. Но раз в полтора-два часа стоит устраивать небольшую передышку: пройтись, позвонить родным или повыполнять дела-песок.

    Как понять, что пора домой


    Тут, опять же, помогает планирование. Если утром обозначить себе главную и второстепенные задачи на день, будет понятно, когда пора остановиться. Если цели достигнуты, стоит устроить ритуал завершения дня – проставить галочки рядом со списком дел. Когда мы замечаем, что сделали за день, в мозг поступает сигнал, что на сегодня хватит, и можно с чувством выполненного долга (и удовлетворения!) идти отдыхать.
    EPAM
    123.01
    Компания для карьерного и профессионального роста
    Share post

    Comments 16

      +5
      Чтобы успевать больше, нужна лишь одна простая, но труднодостижимая на практике вещь: должно нравиться то, что ты делаешь. Всё. Никакие шаманские ритуалы, ноотропы, тайм-менеджмент и прочие вылезания из кожи вон не помогают.
      Если ты одержим своим делом — ничто не способно остановить тебя, сбить с намеченной цели. Любые помехи преодолеваются с азартом, для прокрастинации не остаётся ни секунды.
      Почему существует культ пятницы или отпуска? Потому что люди в большинстве своем не любят свою работу.
        0
        Одержимость — душевная болезнь.
          0

          Кто это сказал? Условно нормальные?

        +8
        Зачем успевать больше, если у меня оклад?
          0
          Чтобы попросить оклад побольше?
          0
          Тайм менеджмент — это контроль дел, а не как успевать больше.

          Также поддерживаю оратора выше, что дела идут лучше, если работа нравится.
            +1
            Тайм менеджмент придуман надсмотрщиками над «офисными рабами», это эволюция старой доброй плети, в качестве инструмента «подбадривания».
            Статья от ещё одних особо «эффективных» рабовладельцев.
              +2
              Не понимаю вообще рефлексии по поводу офисного рабства, галер и прочего фольклора, даже в кавычках. Раб — человек подневольный, без хозяина вне закона. Насколько я понимаю, никого из сотрудников в офисе никто не заставляет работать до смерти. Если человек решит уволиться — за ним не будут пускать в погоню HR-ов с собаками, а после поимки ставить клеймо на шею, что бы не дай Б-г из одной галеры в другую не перебежал. Не нравится эта галера? Будь мужиком, уволься, найди себе другую. Найди нормальную в твоем понимании контору. Работай сам. Смени специализацию, профессию, страну, пол в конце концов. Но сидеть годами на одном месте, ничего не меняя, но при этом втихаря бубня, что тебя как раба доят — не понимаю.

              Тайм-менеджмент не нужен только в тех случаях, когда ты полностью доверяешь планирование своего времени другим людям или вообще не осознаешь, что это твой ресурс, который таки да нужно планировать.
                0
                По Вашему совету массово должны бежать с галеры гендиректора. Они постоянно только и бубнят, что все плохо, никто работать не хочет, все только просят зарплату да в контактике сидят. Не нравится? Будь мужиком — вали из предприятия, никто тебя с собаками преследовать не будет. А раз сидишь — сиди себе и не бубни на совещаниях, с визгом и соплями, мол все козлы планы срывают доходов тебе не дают. Смени специализацию, уйди в дворники, раз не умеешь толком организовывать работу, с улыбкой и оптимизмом и вселением надежды в людей на светлое будущее. Но сидеть годами в гендиректорском кресле, ничего не меняя, но при этом оря, что тебя как раба доят и ничего не делают — не понимаю.
                И да, планируй свое время как директор. Не опаздывай на совещания, не задерживай людей в приемной, будь как пионер — всегда готов. Занимайся тайм менеджментом, это твой ресурс как директора, который таки да нужно планировать, а не ссылаться на занятость.
                P.S. Серьезно. Сколько людей бывает сидит у директора в приемной, потому что этот дурак не может правильно распланировать свои совещания встречи и обеды?
                  0
                  тебя как раба доят

                  Разве гендиректора такое говорят? Вы многих гендиректоров знаете, которые орут, что их доят?

                    0
                    Каждый второй. Кого не ткни — орет и жалуется, что мол работники слишком мало работают и слишком много получают, т.е. доят директорские денюжки за спасибо. Ну не можешь ты прилично людям платить — не жалуйся им же на свои проблемы, в дворники вали.
                      0
                      Классическая фраза — «да это стоит 30 копеек, за что я деньги плачу?». Как базарная торговка, выбирающая пучок зелени на базаре.
                      И кстати, для сведения, где я их видел, даже не орущих и жалующихся на тяжкую жизнь — на совещания ЛУКОЙЛа и РОСНЕФТи по строительству крупных объектов. Более жалкого существа, чем гендиректор подрядной фирмы, сорвавшей сроки строительства, трудно представить — стоит на трясущихся ножках, бекает мекает, потеет, двух слов связать не может, только писки «это не я, это мои работники, я им, а они мне...»
                        0

                        Забавно. В таком случае да, если им не нравится их работа, совет бежать с такой галеры — подходящий ).

                          0
                          Так не идут же ) в этом и проблема. Жалуются, пашут «как рабы на галерах» (с), ссылаются на невыносимые условия труда, на отсутствие времени, на сложности выбора и разгребания конюшен, но… не уходят. Обычно их выносят чуть ли не вперед ногами. Загадка какая-то, прямо точно такая же как «почему работники жалуются на условия труда, но не уходят», даже загадочнее — работники все таки меняют работу, а директора держатся до тех пор пока охрана нового директора его не выкинет за порог.
                          Но при этом все равно пишут, что «сидеть годами на одном месте, ничего не меняя, но при этом втихаря бубня, что тебя как раба доят — не понимаю». Видно свой бубнеж и жалобы на трудности воспринимается как нечто возвышенное, поэтическое, богом данное и поэтому не имеющее паралеллей с бубнежом черни.
                            0
                            И да, на тему таймменеджмента — редкий директор может грамотно спланировать свое время для эффективной работы в команде, он обычно делегирует часть дел как в рамках рабочих отношений, так и нерабочих (приказ выполнить «отчет для москвы» — работу минимум в полдня работы — проходя мимо подчиненного в 6 часов вечера пятницы всегда был классикой жанра), или просто разбазаривает время, скажем тратя два часа чтобы его тушку свозили на служебном транспорте в пафосный ресторан на бизнес-ланч, но совершенно пренебрегая назначенными им же встречами с подчиненными, которые могут часами сидеть в приемой в ожидании приема под злобным взглядом секретарши, которая и выгнать их не может, назначено же, и пустить к директору тоже — «сказано ж ждать».
                            Спасает таких директоров сильно раздутый штат менеджеров среднего звена, которые могут воспринять косяки тайм-менеджмента руководства на свои плечи. Отмечу это как особенность, т.к. в случае проблем со временем у обычного работника такой возможности нет, приходится выгребать за счет имеющихся резервов, грамотного планирования работы и применения средств автоматизации. В итоге очень часто бывает что какой нибудь низовой менеджер активно применяет навыки планирования работ и задач, программирования, макросы и горячие клавиши, не пренебрегая использовать сторонние программы, за которые его не погладит СБ, а директор может письмо набирать часами, тыкая согнутым пальцем в клавиатуру, медленно и неторопливо посматривая то на экран, то на черно-красные буковки на клавишах.
                  0
                  Не всё стоит мерить только деньгами.
                  Успевать больше можно, например, для для собственного удовлетворения, рейтинга, уважения коллег, саморазвития ( в т.ч для работы, где оклад больше).

                  Only users with full accounts can post comments. Log in, please.