Comments 10
Почему только для ИТ специалистов? Время людей других специальностей стоит не меньше, поэтому рекомендации вполне могут касаться любой корреспонденции.
Нам-то зачем? Мы и так эту ерунду читаем.
Озаглавьте «Как писать электронные письма к̲ ИТ-специалистам» вместо «Как писать ИТ-специалистам».
Да и так все читатели хабра ит-специалисты. На мегамозг перенесите, что ли.
Озаглавьте «Как писать электронные письма к̲ ИТ-специалистам» вместо «Как писать ИТ-специалистам».
Да и так все читатели хабра ит-специалисты. На мегамозг перенесите, что ли.
У вас в названии статьи словосочетание «ИТ-специалистам» лишнее. Поправьте, пожалуйста.
Ничё не лишнее. Люди-не айти, старшего поколения, которым не нужно пролистывать в день сотни страниц разных текстов, любят хорошие полновесные письма. С изысканными приветствиями, подробными описаниями и лирическими отступлениями на житейские темы. Но это не отменяет необходимости чётко структурировать своё отправление, отделяя необходимое от сопутствующего. Разбивка на абзацы, кстати, неожиданно хорошо работает. Рекомендую.
сходные задачи соединяйте в одном письме по пунктам, так "поправьте заголовок на странице А", "поменяйте картинку на странице Б", "поменяйте картинку на странице А", "допишите текст на странице С", "поправьте блок на странице А" лучше сгруппировать как
"на странице А: пункт 1, пункт 2, пункт 3"
также допустим вариант "поменяйте картинку: на странице А, странице Б..." (зависит от вашей цмс в этом примере — вы легко заметите по обратным письмам в каком порядке ваш специалист это делает)
что точно не нужно — отдельные письма через пять минут, когда ты только закончил закрыл переключился — а тут еще мелочь
"на странице А: пункт 1, пункт 2, пункт 3"
также допустим вариант "поменяйте картинку: на странице А, странице Б..." (зависит от вашей цмс в этом примере — вы легко заметите по обратным письмам в каком порядке ваш специалист это делает)
что точно не нужно — отдельные письма через пять минут, когда ты только закончил закрыл переключился — а тут еще мелочь
Один вопрос — одно письмо — это будет много, когда есть допустим 3 взаимосвязанных вопроса, на которые ответы представляют собой одно — два предложения. В почтовом ящике будет хлам.
Мы с коллегами используем цифры для обозначения группы вопросов в одном письме. Довольно удобный метод. В процессе переписки нумерация становится сквозной для группы писем с одной темой и упрощает навигацию.
Мы с коллегами используем цифры для обозначения группы вопросов в одном письме. Довольно удобный метод. В процессе переписки нумерация становится сквозной для группы писем с одной темой и упрощает навигацию.
Что должно быть в письме мне как IT-специалисту:
Что не должно быть в письме мне как IT-специалисту:
- В какой ситуации человек находится в данный момент («когда в программе XYZ я нажимаю кнопку „Начать“, выскакивает окно подтверждения»);
- Чем она его не устраивает («при этом это окно загораживает нужные мне данные»);
- Критерий достижения устраивающей ситуации («хорошо бы, чтобы я в этот момент продолжал видеть данные»).
Что не должно быть в письме мне как IT-специалисту:
- Расшаркиваний («Уважаемый Иван Иванович, не могли бы Вы...») — я знаю, как посмотреть в поле To:
- Подписей («С уважением, Пётр Вислобрюхов, третий помощник второго менеджера по кручению коровьих хвостов краснознамённого колхоза имени Заветов Ильича») — я великолепно в поле From: всё вижу.
- Советов, как мне решать поставленную задачу («сделайте окно ездящим по экрану») — для этого есть критерии останова (см. п. 3 в первом блоке)
Подписи часто определяет корпоративный стандарт и просто так от них не отмазаться. У серьёзных компаний так вообще простыни на несколько абзацев и обязательны к использованию везде. Вот примеры страдальцев из публичной рассылки:
Lloyds Banking Group
Regards
%First% %Last%
Tivoli Storage Manager SME
Backup & Recovery | Storage & Middleware | Central Infrastructure Services | Infrastructure & Service Delivery | Group IT LLOYDS BANKING GROUP
Lloyds Banking Group plc. Registered Office: The Mound, Edinburgh EH1 1YZ. Registered in Scotland no. SC95000. Telephone: 0131 225 4555. Lloyds Bank plc. Registered Office: 25 Gresham Street, London EC2V 7HN. Registered in England and Wales no. 2065. Telephone 0207626 1500. Bank of Scotland plc. Registered Office: The Mound, Edinburgh EH1 1YZ. Registered in Scotland no. SC327000. Telephone: 03457 801 801. Cheltenham & Gloucester plc. Registered Office: Barnett Way, Gloucester GL4 3RL. Registered in England and Wales 2299428. Telephone: 0345 603 1637
Lloyds Bank plc, Bank of Scotland plc are authorised by the Prudential Regulation Authority and regulated by the Financial Conduct Authority and Prudential Regulation Authority.
Cheltenham & Gloucester plc is authorised and regulated by the Financial Conduct Authority.
Halifax is a division of Bank of Scotland plc. Cheltenham & Gloucester Savings is a division of Lloyds Bank plc.
HBOS plc. Registered Office: The Mound, Edinburgh EH1 1YZ. Registered in Scotland no. SC218813.
This e-mail (including any attachments) is private and confidential and may contain privileged material. If you have received this e-mail in error, please notify the sender and delete it (including any attachments) immediately. You must not copy, distribute, disclose or use any of the information in it or any attachments. Telephone calls may be monitored or recorded.
%First% %Last%
Tivoli Storage Manager SME
Backup & Recovery | Storage & Middleware | Central Infrastructure Services | Infrastructure & Service Delivery | Group IT LLOYDS BANKING GROUP
Lloyds Banking Group plc. Registered Office: The Mound, Edinburgh EH1 1YZ. Registered in Scotland no. SC95000. Telephone: 0131 225 4555. Lloyds Bank plc. Registered Office: 25 Gresham Street, London EC2V 7HN. Registered in England and Wales no. 2065. Telephone 0207626 1500. Bank of Scotland plc. Registered Office: The Mound, Edinburgh EH1 1YZ. Registered in Scotland no. SC327000. Telephone: 03457 801 801. Cheltenham & Gloucester plc. Registered Office: Barnett Way, Gloucester GL4 3RL. Registered in England and Wales 2299428. Telephone: 0345 603 1637
Lloyds Bank plc, Bank of Scotland plc are authorised by the Prudential Regulation Authority and regulated by the Financial Conduct Authority and Prudential Regulation Authority.
Cheltenham & Gloucester plc is authorised and regulated by the Financial Conduct Authority.
Halifax is a division of Bank of Scotland plc. Cheltenham & Gloucester Savings is a division of Lloyds Bank plc.
HBOS plc. Registered Office: The Mound, Edinburgh EH1 1YZ. Registered in Scotland no. SC218813.
This e-mail (including any attachments) is private and confidential and may contain privileged material. If you have received this e-mail in error, please notify the sender and delete it (including any attachments) immediately. You must not copy, distribute, disclose or use any of the information in it or any attachments. Telephone calls may be monitored or recorded.
KLM
Kind regards,
%First% %Last%
Air France/KLM Storage Engineering
For information, services and offers, please visit our web site: http://www.klm.com. This e-mail and any attachment may contain confidential and privileged material intended for the addressee only. If you are not the addressee, you are notified that no part of the e-mail or any attachment may be disclosed, copied or distributed, and that any other action related to this e-mail or attachment is strictly prohibited, and may be unlawful. If you have received this e-mail by error, please notify the sender immediately by return e-mail, and delete this message.
Koninklijke Luchtvaart Maatschappij NV (KLM), its subsidiaries and/or its employees shall not be liable for the incorrect or incomplete transmission of this e-mail or any attachments, nor responsible for any delay in receipt.
Koninklijke Luchtvaart Maatschappij N.V. (also known as KLM Royal Dutch Airlines) is registered in Amstelveen, The Netherlands, with registered number 33014286
%First% %Last%
Air France/KLM Storage Engineering
For information, services and offers, please visit our web site: http://www.klm.com. This e-mail and any attachment may contain confidential and privileged material intended for the addressee only. If you are not the addressee, you are notified that no part of the e-mail or any attachment may be disclosed, copied or distributed, and that any other action related to this e-mail or attachment is strictly prohibited, and may be unlawful. If you have received this e-mail by error, please notify the sender immediately by return e-mail, and delete this message.
Koninklijke Luchtvaart Maatschappij NV (KLM), its subsidiaries and/or its employees shall not be liable for the incorrect or incomplete transmission of this e-mail or any attachments, nor responsible for any delay in receipt.
Koninklijke Luchtvaart Maatschappij N.V. (also known as KLM Royal Dutch Airlines) is registered in Amstelveen, The Netherlands, with registered number 33014286
«Гораздо эффективнее придерживаться правила, при котором в одном сообщении может быть только один вопрос или поставлена одна задача.»
«Простой пример — вместо того, чтобы интересоваться, получил ли адресат письмо (и ожидать ответ еще и на это сообщение, а затем на его основе отправлять новое письмо) можно все это проделать за один раз:»
Взаимоисключающие параграфы?
Набор не очень внятных правил, которые описывают совершенно общие случаи. А нужно просто более тщательно подходить к каждому случаю.
«Простой пример — вместо того, чтобы интересоваться, получил ли адресат письмо (и ожидать ответ еще и на это сообщение, а затем на его основе отправлять новое письмо) можно все это проделать за один раз:»
Взаимоисключающие параграфы?
Набор не очень внятных правил, которые описывают совершенно общие случаи. А нужно просто более тщательно подходить к каждому случаю.
Sign up to leave a comment.
Как писать электронные письма ИТ-специалистам: 5 советов