Как эффективно проводить видеконференции с зарубежными заказчиками

При работе с зарубежными заказчиками и партнерами возникает необходимость что-то обсудить по видеосвязи. Для этого можно использовать старый добрый Скайп или любую другую программу для видеосвязи. Как успешно провести переговоры с зарубежным партнером по видеосвязи и какая лексика пригодится? Разбираемся вместе.

Чем видеосвязь удобнее почты?

Во-первых, одно из масштабных зарубежных исследований показало, что участники переговоров, проведенных по емейлу, менее довольны их качеством, а также результатом, чем сотрудники, которые вели коммуникацию в режиме face-to-face. Также видеосвязь дает прекрасную возможность проведения переговоров в случае, если участники находятся в разных странах.

Во-вторых, доказано, что мы больше сконцентрированы, если взаимодействуем с кем-то, кто находится в непосредственной близости от нас, чем когда мы не видим собеседника. Благодаря возможности видеозвонков мы не только общаемся с потенциальными партнерами голосом, но и обеспечиваем зрительный контакт, что усиливает эффект присутствия. Также возможность демонстрации экрана собеседнику в режиме реального времени и отправки материалов в процессе беседы делают мероприятие еще более приближенным к реальной business meeting.

Работаем на результат

Итак, как провести такие переговоры максимально результативно?

1) Mind the body language

Жесты и мимика собеседника могут многое рассказать нам о нем — выдать его волнение или эмоции, и, соответственно, помочь нам понять, в каком направлении двигаться дальше. Благодаря возможности видеосвязи, при переговорах мы можем своевременно отследить реакции тех, с кем беседуем.

2) Prepare your surroundings

Если вы проводите переговоры вне своего офиса, заранее подумайте над задним фоном. Также не выбирайте излишне шумное и людное место.

3) Be an active listener

Техника активного слушания распространяется на видеовстречи. Не забывайте реагировать на реплики вашего собеседника, покажите, что вы заинтересованы в его словах. Русский язык в принципе предлагает достаточно мало вариантов в качестве приемов активного слушания (скорее всего, самым популярным, что вспомнится многим, будет пресловутое «угу» или «да-да), английский же предлагает намного больше возможностей в этом плане:

• Hm...
• Yes...
• Really?
• I see...
• Let me make sure I’ve got this right...
• I get the impression that…
• In your experience...
• I have noticed that...
• It sounds like...

Переговариваемся грамотно

И, конечно, никакие переговоры не обходятся без специализированной лексики. Приводим примеры слов, которые могут вам пригодиться:

• Bottom line – самый главный фактор (The bottom line is that we are ready to offer all our corporate discounts to you – Решающим фактором является то, что мы готовы предложить вам все наши корпоративные скидки)
• Agenda – повестка дня, программа (So let’s cover the most vital points of today’s agenda – Итак, обсудим наиболее значимые пункты сегодняшней повестки дня)
• Counter proposal – встречное предложение (This counter proposal has exceeded all their expectations – Полученное встречное предложение превзошло все их ожидания)
• Deadlock – тупик (We had to make a little break because our negotiations reached a deadlock – Нам пришлось сделать небольшой перерыв, поскольку наши переговоры зашли в тупик)

Как начать

При начале переговоров вы можете использовать фразы, которые помогут вам привлечь внимание других участников к наиболее важным аспектам, которые вам предстоит обсудить:

• So let’s start by having a look at the issues on our agenda – Итак, давайте начнем с того, что посмотрим, какие вопросы у нас на повестке дня
• Before we begin, should we discuss the most important points of today’s agenda? – Прежде чем мы начнем, может ознакомимся с наиболее важными пунктами повестки дня?

Как продолжить

Поддерживать дискуссию очень важно – и важно делать это правильно. Для этого можно употреблять следующие выражения:

• Do you have any suggestions for...? – У вас есть какие-либо предложения насчет...?
• May I ask you please if you would like to suggest the course of action for...? – Могу ли я уточнить, какой курс действий вы предлагаете для...?
• What are your views on...? – Какова ваша позиция по вопросу...?
• I am basing my solution on three reasons… First of all… Secondly… Last but not the least... – Мое решение основано на трех факторах… Прежде всего… Во-вторых… И последнее, но, тем не менее, важное...
• One of the key reasons for this is... – Одна из ключевых причин для данного решения – это...

Как вежливо не согласиться

Разумеется, вы не во всем будете согласны со своим оппонентом. Тут главное – уметь выразить свое мнение четко и твердо, но в то же время предельно вежливо, не высказывая неуважения к точке зрения собеседника. Например:

• I agree with your suggestion – Я принимаю ваше предложение
• I am afraid I can’t agree with you but... – Боюсь, не могу с вами согласиться, но...
• We could offer you..., if you think you can agree on... – Если вы согласитесь на..., мы могли бы вам предложить....
• Offering you...is the best we can do right now moment – Единственное, что мы можем предложить вам в данный момент – это...
• We might be able to work on..., if you could... – Если бы вы могли..., мы бы могли посмотреть, что можно сделать по вопросу...

Как закончить на высокой ноте

Закончить переговоры правильно тоже важно. Примеры хороших завершающих фраз, которые помогут вам подвести итог бизнес-встречи:

• Let’s sum up the most important points of our discussion? – Давайте подведем итоги по обсужденным пунктам
• To conclude, I would like to say... – В заключение я бы хотел сказать...
• So let’s have a look at what we’ve decided to do – Итак, давайте подытожим, что мы решили

Если вы хотите прокачать свой английский, приходите к нам.

Читателям блога дарим купон на 700 рублей для покупки «Заданий».