quadcode_team Feb 2 2022 at 16:26

Как мы создаем образовательные курсы. Путь от Google Slides к iSpring

15 min

2.8K

Quadcode corporate blogStudying in IT

Technotext 2021

Содержание

Экспозиция. Кто мы и зачем мы пишем на Хабр
Завязка. С чего мы начинали
Развитие. Шаги от таблички с табличками к онлайн-платформе
Кульминация. Плюсы и дельты iSpring
Выводы

Экспозиция. Кто мы и зачем мы пишем на Хабр

Всем привет. Меня зовут Анна Хан, и я руководитель команды обучения в Quadcode c 2020 года. В компании я с 2017 года и видела преобразование системы обучения, в которой непосредственно участвовала сама.

Еще два года назад для обучения мы использовали гугл таблички, prezi и тратили 90 часов в неделю на проведение очных лекций. Сейчас мы полностью выстроили процесс на платформе iSpring и Confluence и сделали курсы, которые прошли порядка 300 человек из более чем 20 стран, говорящих на 25+ языках. В этой статье я расскажу, как нам удалось пройти такой путь, что получилось, а что нет.

В нашей компании ведется разработка финансового продукта со своей торговой платформой и инструментами. Мы работаем с более чем 250 различными платежными агрегаторами и системами, европейскими и австралийскими регуляторами, а также учитываем культурологический аспект работы в 178 странах мира. Неудивительно, что когда сотрудники (неважно, операторы или разработчики) приходят к нам на работу, первый вопрос, который они задают: “А что такое CFD, Маржинальный движок, плечо и вот это вот всё?”.

Отсюда наша аудитория - это новый сотрудник, которого нужно либо познакомить с миром инвестиций и конкретно нашим продуктом, либо обучить всем тонкостям платформы для качественного клиентского сервиса. В зависимости от нужд обучение идет 3, 5 или 19 рабочих дней на двух основных языках (русский и английский) и 2 дополнительных (испанский и португальский).

Завязка. С чего мы начинали

C 2014-2017 год всё обучение было очным, все тьюторы были заняты лекциями, практическими занятиями, проверками тестов, работой над ошибками. Мы печатали рабочие тетради, выдавали их новым сотрудникам, рисовали схемы и формулы на доске, а люди записывали то, что казалось им важным. У нас не было единого пространства хранения материалов, все было у сотрудников в блокноте, в заметках на телефоне или в голове.

Что касается самих тьюторов и работы команды обучения - время на качественную проектную деятельность съедалось операционными задачами, от которых было не уйти. В операционные задачи входили проведения очных лекций, проверка тестов, создание новых и обновление существующих материалов, встречи с новичками. Быстрые темпы найма и выход 10-15 новичков каждую неделю не позволяли делать что-то еще кроме обучения. А так хотелось заняться плановыми задачами и пилить новые проекты, которые бы вывели обучение на новый уровень.

Так зарождалась и функционировала команда обучения на первых этапах. Потом в ход пошли Prezi, Power Point, Гугл доки и таблички. С таким решением наша компания жила еще пару лет. Затем мы обнаружили бесплатный функционал - Гугл сайт, куда залили все наши материалы, потому что табличка с табличками уже трещала по швам, и мы сами начали забывать, где и что можно найти.

*Вот сотая доля этой бесконечной таблички. И как вы понимаете, такая таблица была у нас далеко не одна

*Наш Google Site с ссылками на таблички и презентации :)

Стоит отметить, что Google Site не был так уж плох. Его можно красиво оформить под стать вашей корпоративной культуры, можно сделать хорошую навигацию, организовать логично материалы. Это бесплатный хороший вариант, если у вас нет бюджета или он очень ограниченный, а также если вы только начинаете обучать ваших сотрудников, и процессы еще не выстроены до конца.

Проблема Гугл таблиц, документов и прези в том, что нельзя через поиск по ключевому слову найти релевантный документ. Кстати, Google Site также не позволяет искать нужную информацию внутри материалов.

В нашей работе есть множество нюансов, таких как сроки обработки платежей, которых на платформе более 250, и их доступность, названия локальных документов и подтверждений платежей на локальных языках в 178 странах мира, требования к эскалациям в другие отделы, доступность торговых активовов в каждый момент времени и тд. Запомнить это все просто невозможно, да и не нужно, так как данные постоянно меняются. Невозможность быстро найти нужную информацию в условиях работы в чатах с клиентом, который ждет твоего ответа, приводила к тому, что люди зачастую совершали ошибки.

Еще одна боль такого решения - обновления. У нас обновления происходят каждый день, например, был отключен платежный метод, требования регулятора изменились или появилась новая фича. Соответственно обновлять материалы без поиска и структуры контента очень тяжело. Есть шанс пропустить какую-то табличку и оставить там уже неверную информацию.

Развитие. Шаги от Таблички с табличками к онлайн-платформе

Когда темпы найма стали слишком большими, а география расширилась до почти всего мира, мы приняли решение переводить все обучение в онлайн. Это случилось летом 2019, до того как это стало мейнстримом и обычной практикой во всем мире :)

Тогда у нас уже были все материалы, структура обучения, по которой мы преподавали очно, поэтому первым, что мы сделали, была запись онлайн-лекций и вебинаров по готовым лекциям. В основном мы использовали OBS и eTutorium. Из двух софтов, мы в конечном итоге предпочти OBS, потому что в eTutorium изображение диктора и презентации расположены в маленьком квадратике в верхней части экрана, а все остальное место занимает непонятное пустое пространство и окошко для обсуждений и вопросов, которые в формате просмотра записи просто не актуальны.

*Etutorium во всей красе с пустотами, которые в режиме просмотра записи просто не функциональны

OBS - неплохое решение, там множество настроек звука и изображения, но минус в том, что пишется только ваш экран и голос, а вот изображения диктора нет.

В итоге за несколько месяцев мы записали все наши лекции с помощью этих двух программ и структурировали обучение таким образом, что ребята смотрели вебинары, делали тесты, а затем тьюторы встречались и обсуждали вопросы и ошибки из тестов и практиковались в чатах с реальными клиентами.

Параллельно с процессом записи видео и перевода обучение в онлайн, мы задумались о покупке лицензии для образовательного ПО, в котором можно было бы сделать качественное обучение, используя функционал, который мы не могли автоматизировать: аналитика результатов, скорости прохождения курса, факт прохождения курса, количество повторных просмотров, сведение результатов, сбор фидбека. Что уж говорить про юзер эксприенс, который тоже улучшается при наличие ПО, где у каждого учащегося есть свой аккаунт, есть плафторма, где все лежит вместе, где можно потрекать свой прогресс и быть уверенным, что ты ничего не пропустил.

Мы провели исследование и выявили для себя несколько интересных СДО (Система дистанционного обучения): Mirapolis, Your-Study, Antitreningi, Eliademy, iSpring, Teachbase. Большинство представленных платформ делают большой упор на геймификацию, что не было нашей целью. Геймификация - это отдельная история, подобно единорогу: кто-то в нее верит и говорит, что даже видел, и работает, а кто-то в поисках пользы потратил много золота и сил, а эффекта всё нет.

Если кратко, то все СДО, перечисленные выше, сильно уступают iSpring в вопросе удобства пользователя, красоте интерфейса и функционала. Но основное из всех её преимуществ, конечно же, конструктор. Ни у одной из представленных СДО, да и в целом на российском рынке, нет аналогов конструктора iSpring.

В ходе анализа мы также столкнулись с различными уровнями сервиса, так у Мираполис менеджер сам посоветовал другую площадку, согласитесь, это звоночек.

Сравнительная таблица СДО

Бренд СДО	Свой конструктор	Цена в год за 500 польз-телей (2022г.)	Удобный дизайн	Польза поддержки	Геймиф-я	Другое
Mirapolis		Предоставляет цену индивидуально под нужды компании	+	-	+	Нет описания всех фич на сайте Нет пробной версии
Antitreningi	+	18 000₽ за минимальный тариф (мин кол-во 2000 учеников и самые базовые настройки)	-	+	+	Наличие Дневника Успеха для самопроверки обучающегося
Eliademy	+	Предоставляет цену индивидуально под нужды компании	-	?	-	Возможность экспортировать файлы из Google docs Возможность выбрать курс для активного обучения или самообучения Больше подходит для частных преподавателей, чем для корпоративного обучения Платформа “заглохла”. Компании-клиенты потеряли доступ к материалам
iSpring	+	47 000₽/чел - за конструктор 496 800 ₽/год за 300 человек За большим количеством писать индивидуально	+	-	+	Возможность экспортировать файлы из Google docs Отслеживание прогресса обучающегося Популярный сервис среди корпораций Рассчитано на большое количество участников Нет встроенной вебинарной комнаты Есть интеграция с Zoom, но платная Конструктор покупается отдельно
Teachbase	+	765 500 ₽	-	+	-	Отслеживание прогресса обучающегося Оформление курсов в корпоративном стиле Файлы напрямую не добавить (если это Google docs), нужен конвертер Нужно создавать отдельно тесты, лекции и т.д. В один комплексный курс не поместить (по темам, например)
Your-Study	+	35 400 ₽	-	?	-	Есть возможность вести журнал с оценкам Есть лента событий, в которой отображаются последние события, затрагивающие каждого отдельного студента Есть статистика активности учащихся, перечень действий учащихся по дням, статистика популярности учебных материалов и страниц, статистика ответов по каждому вопросу теста

Как только мы определились с выбором, мы купили пакет сначала на 250 лицензий, затем на 500. Сейчас продуктовое обучение проходят почти все новые сотрудники компании. Кроме того наши T&D Managers очень активно осваивают платформу для создания курсов по развитию софт и хард скиллов и важных компетенций для всех сотрудников компании.

Полный процесс перехода от Google Sites до полноценной траектории курсов, практик и тестов понадобилось 11 месяцев. В нашу команду тьюторов был нанят человек, у которого уже был опыт работы с iSpring. Безусловно это ускорило процесс перехода, так как полноценное обучение работы на платформе плюс наработка опыта потребовали бы колоссальных затрат текущей команды, и мы получили бы качественный результат намного позже. Взяв человека с опытом мы, с одной стороны, понимали, что он не сможет быть экспертом, и все материалы нужно будет помогать ему собирать, с другой стороны, мы знали, что такое разделение обязанностей поможет создать идеальную коллаборацию, где каждый делает то, что умеет лучше всего.

Раз я уж затронула структуру команды, стоит немного рассказать, сколько человеко-ресурсов нам понадобилось, чтобы провернуть данное мероприятие. У нас был один куратор процесса, то есть я, 7 экспертов (мы в компании называем их тьюторами), которые помогали с наполнениями курсов, и 1 iSpring менеджер, который продумывал структуру, интерактив, педагогический дизайн и формировал траекторию. Нам повезло, и наш iSpring менеджер еще был методологом, поэтому эту функцию он взял на себя.

Кульминация. Плюсы и дельты iSpring

Плюсы перехода на iSpring для Компании	Дельты перехода на iSpring для Компании
Сократили очное обучение на 90%, что позволило сохранить около 90 часов в неделю для команды. Это время мы наконец высвободили для плановых задач, автоматизируя операционку. Сейчас мы плотно занялись Content Management, региональным разделением курсов, разработкой Data Driven approach в обучении, улучшением текущего обучения и, конечно, обучением команды тьюторов.	Стоимость. Это один из самых дорогих СДО на рынке. Год использования полного пакета обойдется вашей компании в полмиллиона рублей.
До внедрения обучения на iSpring и Confluence отток составлял около 30%, а после полного внедрения новых инструментов, отток в среднем составляет 8% в месяц (в худшие времена).	Нет поиска по фразам из курсов, а также вы не можете проверить список всех вопросов из теста с рандомайзером. То есть если ученику или тьютору нужно найти что-то в курсах или тестах с рандомайзером, нужно помнить, в каком именно курсе был тот или иной аспект освещен или вручную все вычитывать. Это безусловная дельта платформы как для обучаемого, так и для тьютора, который обновляет материал. Однажды, у нас в компании произошли значительные изменения, и нам нужно было заменить целый список фактов на более актуальные. Нам пришлось пересматривать порядка 150 курсов без возможности автопоиска, а также вслушиваться в каждое слово диктора в каждом видео в этих курсах. Поэтому мы создали библиотеку скриптов каждого курса в закрытом спейсе в Confluence. В библиотеке у нас идет разбивка по курсам с полным скриптом по видео и содержанию каждого слайда в курсе. А внедрив теги, поиск внутри библиотеки да и в целом по материалам стал очень простым.
Увеличили продолжение обучения с 2 до 3 недель, что позволило повысить качество обучения (результаты тестов в среднем выросли на 5-7%). Это плюс не только для компании, но и для ученика. Обучающимся теперь не нужно тратить личное время на дополнительное изучение, исключая переработки уже на первых этапах жизни в компании, и уменьшая уровень стресса за счет слишком быстрых темпов обучения. Кроме того, 2 недельное обучение было внедрено в самом начале развития компании, когда линейка продуктов была значительно меньше, как и материалов для изучения. Сейчас же, информации очень много, и вместить это в 2 недели было бы огромной ошибкой, которая бы сказалась на качестве работы в дальнейшем. Также один из самых важных показателей, который улучшился благодаря более полному обучению и на который нацелены многие компании, по моему опыту, это снижение оттока на первых неделях обучения в компании. Как я уже писала выше, мы смогли сократить отток с 30% до 8% на период обучения.	Если в курсе есть тяжелое видео, и вес курса составляет, например, 4 Гб, то мы ждем около 5-6 часов, чтобы загрузить курс и внести правки. В это время нет возможности работать над другими материалами/загружать несколько материалов на платформу одновременно. Если вы сделаете полноценный курс на два часа, то будьте готовы к тому, что его вес будет составлять порядка 6 Гб! А вам эта информация понадобится, если вы в будущем планируете обновлять курс, так как нельзя отредактировать только часть курса, не загружая его целиком. Также нельзя поменять настройки (например, email для обратной связи) без перезагрузки курса. Единственное решение, которое мы сейчас придумали - это создание блоков курса. Причем выгружать все материалы одного курса нужно вместе (презентацию, которая служит основой курса и тех папку-нельзя разъединять, иначе материалы потеряются, и нужно через настройки искать и выгружать). А также полезным будет иметь облако, установленное на компьютер, в которое автоматически будут синхронизироваться все материалы. И еще совет, если вы заранее знаете, что будете готовить объемный курс, лучше сразу разбейте его на множество смысловых частей и загружайте их в папку по смыслу. К тому же такой подход более успешен в вопросе восприятия, и даже если у вас материала на 2-3 часа, разбив все это на несколько частей позволит юзеру оставаться в фокусе и усвоить материал лучше. Это один из основных приемов педагогического дизайна, и я уверена, что многие из вас уже пользуются таким подходом. Однако, и здесь не все гладко, так как в курсе, состоящим из видео, будет супер много исходников, а юзеру каждый раз придется выходить и заходить в материалы внутри папки. Это не очень с точки зрения пользовательского опыта.
Возможность анализировать результаты ребят автоматически. Если раньше мы использовали Google Forms и сводили все результаты вручную, то сейчас результаты каждого учащегося можно выгрузить в одном месте с минимальным участием человека.	Во время загрузки курса на платформу нет возможности работать над другими материалами/загружать несколько материалов на платформу одновременно. Единственное решение, которое мы придумали - это разделение обязанностей для экономии времени. Сейчас в нашей команде есть два человека, у которых есть лицензионные ключи на iSpring Suite, один из которых является полноценным iSpring менеджером, задачей которого является создание новых курсов. В целях исключения Bus-factor, мы подготовили одного из наших тьюторов для работы в iSpring. В задачи этого тьютора входит обновление текущего материала и улучшение курсов по фидбеку. Поскольку менеджер iSpring, который занимается созданием курсов в основном не выгружает курсы для их редактуры, а создает новые - это позволяет сохранить его рабочее время. В то же время тьютор, который работает на обновления имеет ряд других задач, которые он может выполнять, пока грузится курс.
Возможность анализировать курсы и программу. Мы смогли следить за полнотой выполнения курсов каждого учащегося, а также посмотреть, сколько раз каждый курс был открыт повторно и сколько времени каждый учащийся тратил на его прохождение. Так мы могли корректировать программу и делать ее оптимальной как по времени, так и по нагрузке. С помощью функционала iSpring мы анализировали, почему студенты открывают курс снова и снова, запрашивали обратную связь, и если что-то было не понятно - корректировали наполнение или структуру.	При выгрузке курса на платформу, в тексте могут появляться пробелы. Это просто технический момент, который нужно чистить руками.
Обучение воспринимается теперь как целостный продукт. С точки зрения пользователя - это красивая картинка, удобная платформа, все в одном месте, знаешь куда идти, что нажимать, что следующее (здесь мы кстати дублировали расписание в Confluence со всеми ссылками для удобства пользователя). Действительно после внедрения СДО обучение стало восприниматься как профессиональный продукт.	У iSpring есть существенный минус - это служба поддержки: долгие ответы, и нет пользы. Поддержка просит выслать материал, однако, в нашем случае все наши материалы предполагают конфиденциальную информацию, поэтому исходники в поддержку мы не высылаем. По информации, предоставляемой по скриншотам даже не пытаются помочь, просто говорят: “Извините, мы так не работаем”. Иногда менеджеры по несколько недель перезванивают нам. Этот пункт, на мой взгляд, связан с некой монополией iSpring на рынке российских СДО. Они действительно достаточно сильно продвинулись в вопросе онлайн-обучения, в частности конструктора iSpring Suit, и в целом имеют политику не решения старых проблем, а создания новых фичей.
После успешного кейса внедрения онлайн-обучения в отдельной команде, наш iSpring менеджер перешел в команду стратегического HR для развития онлайн-обучения во всей компании.	Сложная работа с файлами. Интерактивности и тесты пропадают, если случайно подвинуть папку или переименовать. Много нюансов которые могут сломать курс, например, надо следить за названием слайда, настройками по языку, по навигации, по отправке отчета, по увеличению картинки и тд.
	Есть проблема со вставкой видео через запись экрана, файл не загружается с исходником, приходится его искать у создателя. Это очень осложняет совместную работу над одним курсом или обновлением информации. Сейчас все наши тьюторы в курсе этой проблемы, поэтому сразу присылают исходник во избежании дальнейших проблем. Главное, чтобы человек, который выстраивает контент, структурировал всю информацию и материалы так, чтобы ничего не потерять. Также мы нашли очень крутую программу Loom, которую мы используем для записи вебинаров. Однако, там есть свои нюансы с покупкой лицензии.
	Форматирование текста занимает кучу времени. Да, есть шаблоны, но их каждый раз надо настраивать, и в большинстве случаев, нет подходящего шрифта (лимитированные шаблоны). Копипаст не копирует форматирование текста (не исходный и не текущей), а автоматически настраивает на базовый шрифт и размер (open sans). Соответственно это тоже нужно вручную править.
	Если созданием курсов занимается человек, не говорящий на русском, нужно отдельно приобретать ключ для работы в iSpring на английском. И вообще в целом со стороны администратора весь интерфейс на русском, крайне неудобно, когда у вас интернациональная команда. Однако, с пользовательской стороны все ок, есть возможность перейти на английский интерфейс.
	Очевидно, но тем не менее: только люди с ключом могут редачит материалы, это значит, что вся команда не сможет работать над обновлением без индивидуального ключа, а это может быть накладно (50 тысяч рублей за ключ). Кстати, если у вас больше одного специалиста iSpring, который редактирует курсы, важно учесть, что при изменении материалов в курсе, последняя версия сохраняется у текущего редактора. Если в следующий раз другой сотрудник с ключом захочет поменять информацию в курсе, ему нужна последняя обновленная версия, которая есть только у предыдущего редактора. И это, может привести к ошибке, так как версия у второго редактора не включает в себя правки, сделанные первым редактором. Обновления не синхронизируются в системе, превращая процесс обновления в очень сложную канитель.

За год перехода на iSpring мы ощутили массу плюсов для тех, кто проходит курс:

Плюсы перехода на iSpring для учащихся	Дельты перехода на iSpring для учащихся
Положительный фидбек учащихся и их руководителей	При появлении нового материала, уведомления приходят всем, кому была когда-либо назначена траектория. Нет возможности их настраивать. Понимаю, что скорей всего целью разработчиков было уведомление всех тех, кто уже прошел курс для того, чтобы они вернулись к материалам и посмотрели на обновления, но в реальности этим функционалом пользуются от силы 1-2 человека из всех, кто прошел курс.
Возможность использовать все каналы восприятия для лучшего усвоения материалов, а также возможность пересматривать лекции, ставить на паузу, перематывать, если что-то не понятно, а также возвращаться к пройденному материалу через какое-то время	Нельзя увеличить скорость видео в курсе в настройках платформы. Спорный момент с точки зрения обучения, так как при первом просмотре промотка и увеличение скорости крайне нежелательны. Однако, все мы помним, что повторение мать учения. При повторном просмотре такая функция крайне желательна. Сама платформа такого функционала не предоставляет. Мы нашли единственное решение такого момента: загрузив видео отдельным материалом, в таком случае функция перемотки работает отлично.
Постоянный сбор фидбека. После каждого курса мы внедрили обязательный сбор фидбека, так мы можем постоянно держать руку на пульсе и исправлять критические моменты, а также видеть, что мы делаем хорошо. Эту информацию мы использовали не только для редакции курсов, но и при создании новых*.	Нет возможности включать субтитры и выгружать скрипты для пользователя. Единственный выход, который мы нашли - это опять таки формирование собственной библиотеки скриптов. Ниже скрины как это выглядит.

*Фидбек форма после каждого курса, содержащая 3 простых, но очень важных для нас вопроса

Фидбек форма после трехнедельного обучения

Выводы

Положительный фидбек учащихся и их руководителей

Если подытожить, то, безусловно, задаваясь вопросом переходить на онлайн-обучение или не переходить - ответ очевиден: конечно, переходить! Но при принятии решения вам нужно хорошенько посчитать, какой у вас бюджет, есть ли человеческие ресурсы, как много вы готовы вложить в обучение, будете ли вы нанимать готового специалиста и тд. Возможно, если ваш бюджет и масштабы обучения не позволяют, на первых порах можно ограничиться Google Site.

Если ресурсов чуть больше, я однозначно, могу сказать, что вам нужен такой инструмент как Confluence, который заменит злосчастные таблички, word/google docs, prezi. С ним и Google Site не понадобится. Все материалы в одном месте, все под рукой, легкий поиск и легкие обновления. Идеальный вариант, если информации у вас много (в этом случае можно внедрить теги, как это сделали мы). В целом Confluence - это эстетика, структура. Этим инструментом пользуются технические писатели во многих компаниях, в том числе и в нашей.Что касается онлайн-платформ, то здесь я не могу однозначно рекомендовать iSpring. Это дорого, трудозатратно, но зато все в одном месте. И повторюсь, конструктор у них лучший из всего, что представлено на российском рынке. Кроме того, у iSpring очень красивый интерфейс в сравнении с другими платформами, а это тоже большой плюс!

Если у вас есть ресурсы (как материальные, так и человеческие) и вы сможете работать со всеми недостатками, о которых я писала выше - вы не пожалеете! Обучение выйдет на совершенно новый уровень. Не бойтесь экспериментировать и меняться. Новые наработки в обучении появляются каждый день, а значит стоять на месте = отставать.

Если у вас есть вопросы или предложения, вы можете найти меня в инстаграм @annainindiana.

Tags:

Hubs: