Что происходит с командами при использовании BaseCamp, Trello, YouTrack, Smartsheet, Slack, YouGile. Обзор часть 1

    Привет, Хабровчане! В статье расскажу про опыт использования систем планирования/управления/взаимодействия, каждой из которых пользовались в компании RedHelper не менее 6 месяцев. Упор будет делаться не на функции систем, а на то, что меняется в команде при использовании инструмента автоматизации.

    BaseCamp Trello YouTrack Smartsheet Slack YouGile

    Обзор BaseCamp Trello YouTrack Smartsheet Slack YouGile

    В конце — обзор собственного инструмента YouGile, который для нас сегодня оказался универсальным местом планирования и общения. Сначала сделали “на коленке” для себя, с очень простой идеей — Agile Board, где каждая задача это чат. Сейчас запущен для публичного тестирования.

    BaseCamp 2


    Краткий обзор
    Удобный to-do лист с хорошей интеграцией с почтой. Подходящая система для решения задач, например, небольшой веб-студии. Простой и логичный интерфейс, легко пользоваться даже в бухгалтерии. Если планов по какой-то причине не оказалось в системе, то никто не скажет что это из-за трудностей с BC.

    Что происходит в команде с BaseCamp
    У нас использовался для планирования маркетинговой активности, планирования отдела продаж, работ дизайнера, совершенно не вписывался в отдел разработки (для этого он и не создан, но мы пробовали), не хватает возможностей для разбивки задач на части и распределения их по состояниям.

    Команда пользуется при необходимости, лишний раз никто не пойдет смотреть или строить планы. Как правило планирование происходит возле доски с маркером, а потом переносится в BC. Разные отделы не коммуницируют через систему. Не участвуя в планировании понять, что происходит в проекте трудно — заглядывать в чужие проекты бессмысленно.

    Для того чтобы понять как обстоят дела, нужно навести порядок в BC, и если не прилагать к этому регулярные усилия, то все очень быстро скатывается в унылое состояние. Коммуникации через BC ведутся только частично. С одной стороны система очень хорошо дружит с почтой, но с другой — часто просто легче воспользоваться самой почтой или написать в Скайп. Единого места общения и планирования не получается.

    Наиболее удобен оказался для ведения работ по дизайну, в итоге именно в BC у нас хранится более 3000 макетов с вариантами интерфейсов.

    Плюсы — простота использования, простота входа нового пользователя.
    Минусы — требует постоянного ухода, мало возможностей для дробления задач, не всем отделам подходит.

    Trello


    Краткий обзор
    Очень простой в использовании Agile Board. Это один из самых популярных инструментов планирования в мире. Когда первый раз пользуешься Trello, тебя прям охватывает восторг от того, как удобно можно отобразить, например, задачи на год всех отделов на одной доске (по одной колонке на отдел). Часто используется не для бизнес задач, а для планирования свадеб или походов в магазин.

    Что происходит в команде с Trello
    Интересная игрушка для брейнштормов. Часто пользовались для наглядного отображения каких-то идей или планов и открывался общий доступ для обсуждений. После просмотра и обсуждения инструмент забывался, результаты переносились куда-то еще.

    Для ведения постоянного процесса подходит разве что для очень небольших команд.

    Карточка самой задачи сделана как-то совсем плохо, общение там не формировалось никогда, связь с почтой сделана хуже чем у BaseCamp. Trello хорош, чтобы что-то запланировать и показать кому-то наглядную картинку с красивым фоном.

    Все сделано как игрушка с которой весело первые несколько часов и этим, как мне кажется, и объясняется огромная популярность системы. Например, совсем комично выглядят мультяшные стикеры. Можно, конечно, договориться со всей командой, что “Веселая ракета” обозначает срочность задач, но через месяц всем начинают надоедать ракеты, костры и сердечки, которые ещё что-то и обозначают.

    Сохранился процесс обучения через Trello, сформирована доска с заданиями, три колонки по разным продуктам, сверху простые задачи, снизу сложнее, обучаемому надо перетащить все карточки в последнюю колонку — игрушка на первый рабочий день.

    Плюсы — легко отображать карту планов, очень простой в использовании инструмент.
    Минусы — для ведения хоть немного сложных процессов не подходит.

    Slack


    Краткий обзор
    Корпоративный мессенджер, популярный заменитель Скайпа, одна из самых быстрорастущих систем в 2016 году, подходит и для очень больших команд. Интегрируется со всем, что только возможно, написано множество ботов.

    Что происходит в команде со Slack
    Обсуждаются большие задачи — открывается новый канал под каждую макро задачу и идет активная открытая дискуссия, мнения выражаются прямо. Каналы, которые держатся долго, превращаются в болтовню не по делу, со временем их становится все больше и больше. Периодически появляется необходимость проводить чистку.

    Полностью всё общение в Slack не переходит, мобильное приложение тяжеловесно в использовании, в итоге прямые сообщения продолжают идти через Telegram. Вытесняет скайп только в том случае, если его запретить.

    Всем интересно, как же работают боты и первые пару недель хаотично интегрируются всякие приложения и боты, 99% всего этого для работы бесполезно.

    Удобно интегрировалась статистика из GA и подписались на все упоминания о компании в сети. Данные попадают в канал маркетинга и сразу начинается обсуждение, почему клиент так слабо доволен нами или как еще поднять посещаемость до конца года.

    Slack продвинулся в решении задачи общения в команде по делу — каналы и теги оказались неплохим решением. Удобный поиск информации, экономится много времени на отсутствии расспросов коллег. Можно найти, прочитать историю и по открытому диалогу понять все детали ситуации.

    Делать открытое комьюнити с клиентами в Slack не стоит, потеряете много времени на раскрутку с нулевым результатом. Народ туда заходит один раз, когда пригласили и то с трудом. Из-за совершенно жуткого процесса подключения к разным командам, по сути надо заново регистрироваться, даже в сообществах по 10 000 человек активность низкая. Лучше оставить для этого FaceBook.

    Плюсы — современный корпоративный мессенджер со всей историей переписки.
    Минусы — необходимо использовать что-то еще для планирования и ведения задач.

    SmartSheet


    Краткий обзор
    Популярный Гант-планировщик, простой в сравнении с MS-projects. Не так давно вышло ещё и представление задач в виде карточек на Agile доске. Много действительно качественных шаблонов ведения проектов.

    Что происходит с командой.
    На команду практически не оказывает влияния. Системами планирования с Гантом пользуется один человек, который планирует, учитывает все ресурсы и связанность задач, для него это очень удобно и интересно, а остальные в это практически не вовлечены. Слишком сложно для быстрого восприятия. Чтобы получить картину происходящего, надо прочитать все заголовки и просмотреть все связи, а главное — узнать у кого-то актуально ли состояние диаграммы. Лишний раз сюда никто не заглядывает.

    Если вывести на монитор в коридоре диаграмму Ганта отдела разработки, все смотрят только один раз и больше не подходят, если показать Agile Board — подходят постоянно, а разработка регулярно сама актуализирует распределение задач по столбикам.

    У нас SmartSheet долгое время использовался техническим директором, информация актуализировалась раз в неделю и обсуждалась на планерках между отделами.

    Коммуникаций в системе не происходит никаких, файлов прикреплять к задачам тоже никто не начинает.

    Плюсы — очень удобно для детального планирования ресурсов
    Минусы — не подходит для командной работы

    YouTrack


    Краткий обзор
    Хипстерский багтрекер. Проще чем Jira, удобнее для команд до 20 человек, Ajax-updates. Заточен под разработчиков.

    Что происходит в команде
    Отличная система. Узко заточенная. Отдел Разработки в восторге и защищает свое пространство.
    Планерки проводятся возле маркерной доски или с бумагой за столом, потом все переносится в цифровую доску YouTrack. Несколько раз пробовали сразу планировать в системе — не удобно. Интерфейсы заставляют придерживаться формата, а просто накидать планы и затем их детализировать не получается.

    Всем очень нравилось работать исключительно с клавиатуры. Например, для поиска достаточно начать что-то вводить в любом месте системы и после пары введенных символов система начнет выдавать результаты поиска. Главный восторг вызывает именно поиск.

    Коммуникации в карточках велись исключительно по делу. Система как-то подталкивает к формализму и строгости.

    Главной проблемой было то, что подключить кого-то не из отдела разработки практически невозможно, ни менеджер проекта ни кто-то из поддержки клиентов не начинают пользоваться. А если вдруг это происходит на короткий период, то в разработке появляется кто-то следящий за порядком не своих пользователей.

    Плюсы — хорошо заточенная система для разработчиков. Бесплатно до 10 пользователей.
    Минусы — только для отдела разработки.

    YouGile


    Простой Agile Board, где каждая задача — это чат.

    Сделали для себя, запустили публичное тестирование, около 10 команд активно пользуются, критичных багов нет. При первом знакомстве напоминает комбинацию Trello+Slack. Существенно продвинулись в решении проблемы планов, задач и общения в одном месте. Подходит как для отдела разработки, так и для маркетинга.

    В интерфейсах отдали большой приоритет блокам, помогающим наблюдать за тем, что происходит в компании или в твоем отделе. Существенно экономит время на введение кого-то в курс дела. Удобно для работы удаленных сотрудников.

    Обзор BaseCamp Trello YouTrack Smartsheet Slack YouGile

    Сравнение BaseCamp Trello YouTrack Smartsheet Slack YouGile
    RedHelper
    25.90
    Company
    Share post

    Comments 39

      0
      Классно. Начал тестирование. БэкГраунд не растягивается, а замащивается. На 4к мониторе смотрится плохо.)
        +3
        4к мониторы наша слабость во всех смыслах
        Спасибо за тест.
        0
        Круто, а главное все просто :) Молодцы!
        Есть у меня несколько вопросов.
        Можно ли как-то установить систему локально в офисе?
        Не планируете ли Вы ее делать платной, если да, то на сколько платной?
          0
          Спасибо за отзыв!
          Локально в офисе можно, услуга платная. Связь по этому вопросу через сайт
          В облачной версии ближайшие 6 месяцев оплаты точно не будет. Сейчас активно пользуются около 50 команд, а мы активно разрабатываем по их хотелки. После 6 мес будет платной для команд больше 300 задач в месяц.
          0
          Еще было бы очень круто запилить поддержку мобильной версии.
          Еще раз спасибо за продукт.
            0
            Да, приложения нет. Это самое популярное требование от пользователей.
            Работаем над этим)
            0
            Ничего так смотрится, интересно.
            одно несколько настораживает: неясный статус проекта. Кто его делает, каковы перспективы? Вряд ли можно собрать много желающих в это вписаться без гарантий на будущее.

            Лежащий под проектом домен vernee ведет куда-то… не будем о грустном 8-)
            ну и перевод бы подшаманить — в конце концов, даже чисто английский, как у слака, был бы лучше, чем тот фарш, что есть сейчас.

            Панель со стикерами просится вверх — к пользователю/ям. Жирно как-то она место занимает, нет?
            Левый сайдбар тоже приколочен? Как-то бы его скрывать…

            прям сейчас я почему-то офлайн. Пишу в чаты чего-то, добавил компанию — все равно офлайн.
              0
              Проект надолго и всерьез. Пока кто делает и инвестирует не пиарим, но ориентируясь на блог, концы найти можно.

              Последний баг про офлайн неожиданный. Будем искать. Спасибо за тестирование и отзыв.
                0
                Попробовал — выглядит интересно. Но тоже перекинуло в оффлайн минут через 10.
              0
              Пользуемся Slack + Jira, в команде +60 человек. Отлично уживаются как менеджеры с аналитиками, так и разработчики с тестировщиками. Планирование и отслеживание прогресса удобно и эфективно достигаются с помощью разных бордов. На Slack перешли со Skype, все довольны.
                0
                Slack + Trello для большинства проектов. Полет нормальный, но если вы взлетите, то можно и 2в1 попробовать. Удачи!
                  0
                  Связанные, вложенные задачи создавать в низ точно не удобно.
                  0
                  Кто-нибудь может объяснить, почему issue GitLab, GitHub, Bitbucket недостаточно?
                    0

                    Не очень динамично. Slack позволяет мгновенно получать обратную связь (общение с заказчиком, информация о pull requests и тому подобное). Звонки, snippets, прикрепляемые файлы к каналу и куча прочего.


                    В общем, для нас Slack удобное дополнение к Redmine, Gitlab, Google Documents.

                      +1
                      Включённый скайп приводит к гиперактивности в почте, по телефону и в реале.Собственно включенный не всегда спасает, но без него совсем жуть
                    0
                    Когда-то я писал статью, что пилить свои проектные (и необязательно) решения — это круто. :) Ваш кейс тоже замечателен.

                    Скайп действительно можно вывести только если запретить и не включать паре-тройке человек его никогда. Тогда все чаты и доски становятся востребованными. В противном случае забрасываются. Скайп — зло, особенно когда надо быстро скинуть кусок кода :)

                    У меня есть проработанная концепция корп. портала проектной организации, если можно выразиться, next generation. Нет только времени (да и желания уже). Чаты, ленты активности, канбаны, гантты, майндмапы, диаграммы… всё это должно быть из одних данных. И это реально, тем более что на разных уровнях организации и в разных подразделениях нужны разные представления (а данные у всех общие тем не менее).

                    Удачи вам.
                      0
                      Спасибо, по концепту можно будет связаться и пообщаться.
                      Может найдем что-то взаимно интересное.
                        0
                        Отправьте gmail в личку, у меня где-то черновики были в Google Docs. Дело полугодовалой давности.
                          0
                          Если уж откровенничать, ваша идея во многом в точку.

                          Я в свое время допилил связку redmine + wekan (trello-like доска) — и добавил чек-листы в карточки последнего. Не пошло, так как редмайн не для среднего управления проектами, а чек-листы в векане — неудобно трекать, нужно вести комменты именно к чек-пунктам. Запустил рокетчат (без интеграций ради интереса), девочки в команде заплакали и не вылезли из скайпа (до сих пор недоумеваю, вроде без рекламы и искать всё очень удобно). Так и сидят на чек-листах в гуглдоках. А вот чат по карточке — близко к тому же векану, но интерактивнее. 90% случаев покрывается взаимодействия исполнителей. Более высоким уровням управления уже конечно надо другое…
                            0
                            Да, мы тут неплохо попали. Но вообще область сложная. очень много идей и подходов. Двигаться будем не торопясь, нащупывая удачные комбинации.
                              0
                              Сложная, да. И сложна не технически, не аналитически, а именно ввиду косерватизма пользователей и менеджмента, и даже скорее тем, что не персональные продукты в некоторой степени обречены отставать от технологий персонализированных. Я в своем телеграме гифку по слову найти могу, а на корппортале — даже самый обычный документ по имени.

                              Отчасти и моя статья с посылом «пилите для себя» о том же. Впрочем не все могут.
                        0
                        Используем slack + redmine, команда около 20 человек. Полёт нормальный, функционала хватает. А по поводу кучи самопальных ботов для slack — ну тут да, грех с таким удобным API не поиграться)
                          0
                          Сегодня зарегистрировался на YouGile. Пока достаточно удобно. Успехов вам в развитии вашей системы!

                          Было бы здорово еще в описание к задаче добавить возможность проставления списка дел, и сделать специальный стикер, который бы выводил этот список у задачи на доске.
                            0
                            Добрый день! Да, есть такая задумка. Список неплохо был сделан в Wrike, будем им вдохновляться.
                            Идея выводить в карточку что-то из описания тоже обдумывается. Но это скорее надо будет что-то нажать на сообщении или списке и тогда оно начинает выводиться в карточке.
                              0
                              Само собой, на доске только суть задачи. Поэтому про стикер и написал =) По клику показывается список дел: завершенные и незавершенные.
                                +1
                                понял)) да хороший вариант, возьму на заметку
                                  0
                                  Скажите, еще такой момент: вроде бы установлен язык русский, но часть вещей все равно на английском. Это ведь временно?)
                                    +1
                                    Да, это баг. Мы не до конца перевели. Первой делаем английскую версию. На следующей неделе точно поправим.
                            0
                            Посмотрел, интересно, но не хватает как в трелло доп. поля описания, просто из чата к карточке туда вытаскиваем основную информацию, чтобы добавляя кого-то, ему не надо было все перечитывать
                              +1
                              Спасибо за тестирование и отзыв!
                              Сейчас сверху в чате к задаче есть описание и на любое сообщение можно создать быструю ссылку с подписью:

                              image
                              0
                              Сервис интересен. Как раз искал простой аналог jira или более для меня понятный аналог trello. Попробуем.
                              Проблема с оффлайн также воспроизвелась. Добавил новую компанию, добавил новый проект. В новой компании я оффлайн.
                                0
                                Неплохо было бы добавить пустой фон. Или даже с несколькими цветами
                                  0
                                  Спасибо за отзыв!
                                  Уже не первый подобный запрос, думаем над этим.
                                  0
                                  Добавьте возможность вставлять картинки из буфера :) как в трелло, по Ctrl+V
                                    +1
                                    Сейчас пользуемся Trello, но автоматизации связки задач не хватает. Систему попробовал — выглядит многообещающе.
                                    — Пока действительно неясно будущее в плане развития и лицензирования.
                                    — Не хватает справки или обучающих роликов. До некоторых способов взаимодействия приходится додумывать методом «тыка».
                                    — Наверняка будет очень востребован импорт досок/задач из Jira/Redmine/Trello/etc.
                                    — Насколько удобно будет пользоваться вашей системой в стиле Kanban с колонками Backlog/In Progress/Testing/Done — можно ли автоматически проставлять задачу как выполненную, когда она попадает в Done?
                                      –1
                                      Slack можно интегрировать с Asana.
                                        0
                                        YouGile. Красивое промовидео на сайте таки подтолкнуло зарегистрироваться и поклоцать. Кстати, сколько стоит? Какие тарифные планы?
                                        Есть для меня лично две критичные функции, без которых новая система не заставит меня спрыгнуть с уже существующих —
                                        1. Массовая обработка карточек. Например я накидал в беклог 10 штук и теперь захотел на все поставить одного исполнителя.
                                        2. Приоритизация задач одного исполнителя на одном экране. Например, есть дизайнер (или QA), который задействован параллельно в нескольких проектах. Я хочу видеть ОДИН экран со всеми задачами дизайнера, где я могу просто перетянуть карточки выше ниже. И дизайнер имеет карточек много на разных досках, но открывая ОДИН экран, будет понимать — что делать в первую очередь.
                                          0
                                          Когда ожидать аналитику и статистику по работе в системе?
                                          Сводные таблицы по затраченным часам исполнителей?
                                          Благодарю.
                                            0
                                            Кстати, может кому будет полезно.
                                            Общение, задачи, проекты в одном месте и все бесплатно: https://glip.com
                                            Нам не зашло, изза некачественного исполнения очень крутой идеи!

                                            Only users with full accounts can post comments. Log in, please.