Ограничения домашней бухгалтерии

    Уважаемые Хабрачитатели.

    В комментариях к топику была затронута тема учета и контроля финансового состояния, применительно к домашней бухгалтерии.
    Мне довелось долгое время заниматься упрощением методологической части учета, с целью приближения его к общему пониманию.
    В настоящей статье хочу поделиться этим опытом, и постараюсь систематизировать то, что ограничивает системы персонального и домашнего учета в возможностях.

    Первостепенная функция полноценного учета может быть обозначена следующей фразой:
    контроль и анализ финансового состояния и результатов хозяйственной деятельности. Это позволяет сделать триада отчетов: баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств.
    В пределах одной статьи будет невозможно подробно рассказать об этих отчетах, да и тема эта слишком специальная, поэтому мы ее опустим и постараемся ответить на вопрос: почему в системах домашней и персональной бухгалтерии невозможно выполнить первостепенную функцию полноценного учета?
    По моему мнению ответ достаточно прост. Для получения полноценного результата от учета в бухгалтерии используются две основные методологии: Двойная запись (double-entry accounting system) и принцип начисления (accrual accounting). Эти методологии придумали инопланетяне очень умные люди и простым смертным этого типа не понять. А если кто и понял, то там все так наворочено, что вести домашнюю бухгалтерию согласно этим принципам может показаться, по меньшей мере, смешным.
    Остается учитывать то, что понятно и что можно потрогать руками — деньги.
    В подавляющем большинстве систем домашней бухгалтерии под доходами и расходами подразумевается приход денег и их выплаты. Контролировать, возможно только состояние денег в кошельке и на счетах. Любое развитие функционала в сторону полноценной бухгалтерии делает систему сложной в восприятии и непонятной.
    Как деньги являются всего лишь эквивалентом ценности, так и учет, построенный на регистрации лишь движения денежных средств, является эквивалентом настоящего учета.
    В действительности каждому человеку, семье, предпринимателю или малому бизнесу так же важно контролировать финансовое состояние, как и крупному бизнесу. Методологическая сложность процесса получения этих данных является причиной основного ограничения всех систем домашней бухгалтерии, а именно, невозможность полноценного контроля над финансовым состоянием.
    Справедливости ради можно сказать, что зачастую на денежном базисе (учет только движения денежных средств) строят свой учет и достаточно крупные предприятия.

    Что делать?

    Задолго до того, как пять веков назад итальянцев осенило вести двойную бухгалтерию, люди вели так называемый инвентарный учет. (Все новое — это хорошо забытое старое).
    Маленький пример из моей практики.
    Лет восемь назад один из сотрудников, работавших в принадлежащем мне установочном центре автоэлектроники, решил стать предпринимателем и открыл свой шиномонтаж. Через полгода он подошел ко мне и попросил помочь с организацией учета: «Я ничего не понимаю. Записываю куда трачу деньги. Записываю все заработанные деньги. Расходные материалы. Беру деньги в семью. Кредиты. Станки. Я трачу огромное количество времени на записи, но я ничего не понимаю. Я не понимаю сколько я заработал и заработал ли я вообще.»
    Как говорил один мой знакомый, пока сам не занялся бизнесом «Берешь большую тетрадь (компьютер) и начинаешь туда все записывать. Учет это просто!»
    Но от меня бывший сотрудник получил другие рекомендации, которыми пользуется и по сей день:
    1. Перестань вести бессмысленный учет и тратить на это время.
    2. Сегодня вечером сядь и посчитай все, что у тебя есть, а именно: Деньги (в кармане, кошельке, на счете, на карточке); плюс Ценности (имущество, квартира, машина, акции, мебель, станки, расходные материалы, товары и пр.), оценивая ориентировочно по цене возможной продажи на данный момент; плюс долги, которые тебе должны (авансы работникам, займы выданные, задолженность по зп работодателя и пр.); и минус долги, которые должен ты (кредиты в банке, сотрудникам зп, кредиты у друзей и пр.). Полученная сумма — это твое финансовое состояние.
    3. Положи листок с расчетами в укромное место и не трать время на записи куда ты тратишь и откуда получаешь деньги.
    4. Через месяц, в это же число, сядь и произведи новый расчет (см. п. 2).
    5. Разница между полученными финансовыми состояниями есть наиболее корректный результат твоей жизни на протяжении прошедшего месяца.
    6. Делай подобный расчет ежемесячно.
    7. Можно подумать об анализе, т.е. ответе на вопрос: почему улучшилось или ухудшилось финансовое состояние. Но тут, по меньшей мере, надо разобраться с принципом начисления. Но если результат удовлетворительный, нет мега задач улучшить этот результат на порядок, если не хватает времени, то браться за учет доходов и расходов не стоит.
    Практически я ему посоветовал заняться учетом, который вели в древнем Египте.
    Полученный отчет фактически является инвентарным балансом. Результат хозяйственной деятельности, полученный путем сравнения инвентарных финансовых состояний, учитывает все возможные скрытые доходы и расходы (изменение стоимости имущества, изменение курсов валют, изменение стоимости долгов), поэтому должен считаться наиболее корректным.

    Небольшой пример, показывающий крайнюю недостаточность учета только прихода и расхода денег:
    Предположим, молодой человек имеет ежемесячный доход 50 000 рублей. Родители дали ему денег и он купил машину за 1 млн. рублей. Он подробно записывает куда тратит деньги. На подсознательном уровне он старается чтобы его затраты не превышали доходы (положительный суммарный денежный поток). Таким образом, он путем учета удерживает свои расходы в пределах 50 000 рублей.
    Через три года пришло время менять машину. Наш герой обнаружил, что может продать ее за 600 тыс. рублей. Встает вопрос, нужны деньги на доплату до новой машины. Наш герой в учете по денежному базису не учитывал уменьшение стоимости автомобиля со временем, поскольку это уже начисление расходов, а денежный базис такого не учитывает.
    Периодический инвентаризационный учет помогает избежать подобных ситуаций всегда, и в большинстве случаев достаточен в качестве персонального учета и даже в малом бизнесе.
    В любом случае начинать учет всегда необходимо с него! Тогда сама процедура учета перестает быть похожей на «учет ради учета».

    Вывод

    Для того чтобы большее количество людей стали пользоваться системами домашнего учета необходимо не просто делать ее удобнее или увеличивать ее функциональность. Необходимо создавать новую ценность для потребителя таким образом, чтобы учет смог совместить простоту денежного базиса с полноценностью двойной записи и принципа начисления. Для этого необходимо победить основное ограничение, а именно, методологическую сложность процесса учета.

    P.S. Уважаемые хабрачитатели. В настоящей статье была поставлена задача лишь обозначить проблему. И я только отчасти ответил на вопрос: как ее решать? Если у вас есть вопросы относительно затронутой темы, я с удовольствием поделюсь своим опытом. Пишите в комментарии и в личку.
    RTIT
    Company
    AdBlock has stolen the banner, but banners are not teeth — they will be back

    More
    Ads

    Comments 8

      0
      Одна из задача домашней бухгалтерии — возможность в любой момент показать в числах и графиках финансовые показатели. Кому-то для того чтобы ответить супругу на вопрос «дорогая, куда мы растратили мою зарплату?», кому-то для того чтобы при недостатке средств вписываться в установленные на текущий месяц пределы (столько денег на развлечения, столько денег на транспорт) и т.п. Пример из статьи — задача стратегическая, долгоиграющая. Но по-моему стимулируют ведение домашней бухгалтерии (именно домашней, семейной) те задачи, которые привел я и подобные им.
        0
        Статья о том, что начинать надо как раз с долгоиграющих задач. И оттуда уже спускаться к числам-графикам.
          0
          Статья, возможно, и об этом. Но жизнь такова, что вести семейный бюджет люди начинают как правило не от хорошей жизни уже сегодня, а не от того, что купленное сегодня авто через пять лет потеряет в цене. Для того чтобы понять куда деваются деньги, определить в чем можно ужаться, контролировать случайный доходы и доходы по депозитам и т.д. Более того, именно на решении таких вопросов профит будет получен очень быстро, и будет получаться регулярно. А вот уже имея опыт, финансовую историю можно спокойно придумывать более сложные финансовые проекты и реализовывать их
          0
          Одно другое не отменяет и, тем более, не заменяет. Вопрос возможностей и приоритетов.
          Большинство систем персонального учета обладают возможностью вести учет только движения денег, поскольку существуют ограничения, о которых я и написал в общем.
          Вы же сами писали: «Учет имущества штука неоднозначная. Мы думали над тем как это может быть, но там слишком много частных случаев чтобы сделать простой для понимания инструмент.» в комментариях к Вашему топику.
          В этой статье я Вашу тему развиваю.
          Для меня и, возможно, еще для некоторых людей приоритетная задача в учете — контролировать состояние. Для других людей считать приходы и расходы денег.
          Но я уверен, что сегодня надо вырабатывать общую понятную методологию учета даже личных финансов с возможностью решения всех задач, включая учет имущества, долгов, начисленных доходов и расходов.
          По поводу задач стратегических, долгоиграющих Вы абсолютно правы. Но почему персональный учет обычно лишен возможности работать с такими задачами?
            +1
            Во многом это вопрос бизнес-модели проекта. Учет имущества не настолько востребован для того чтобы быть реализованным. Почему? У нас (Россия, Украина) в силу разных объективных и субъективных причин нет культуры финансовой грамотности, если можно так сказать.

            У нас было продумано достаточно хорошо интегрируемое в Домашние Финансы расширение, позволяющее вести учет имущества. Если интересно — попробую в двух словах описать.
            У нас в системе хранятся (и ежедневно пополняются) ежедневные наличные курсы валют относительно гривны за последние несколько лет. Это позволяет считать эквиваленты остатков в основную валюту аккаунта в нужную дату (1000 долларов, которая висит на счетах несколько месяцев в режиме «все периоды» будет видна и как долларовый константный остаток, и как плавающий соответственно курсам в последние дни месяцев остаток в грн). Фактически, любое имущество может быть через некоторую «свою валюту» (курс 1 машина = 100 000 грн) представлена в денежном эквиваленте. При этом чтобы для такой валюты можно было, в отличие от реальной валюты с ежедневными курсами, задать либо константный курс, либо курс вносимый пользователем (раз в месяц переоцениваете свою кваритиру сами), либо курс по некоторому мат. алгоритму (авто падает в первый год в цене на 15%, в следующие на 10%) и т.д. Таким образом имущество с учетом курсов можно было бы видеть в виде денег на обычных пользовательских счетах (на специально созданных, или на тех же на которых есть нал). А уже для анализа остатков есть вполне актуальные виды отчетов. Кроме того возможность анализировать независимо отдельные счета и остатки в отдельных валютах позволило бы вести как комплексный анализ… финансового… успеха что ли, так и независимо учет наличных денег и учет имущества (но все в виде конкретных гривен).
              0
              Неплохо. Молодцы! Я о том и говорил. Развивайте эту тему!
                0
                Спасибо. Но пока мы это направление не рассматриваем.
          0
          Я тоже оценил проблему как ваш приятель шиномонтажник. Но так как наличные деньги из бизнеса полностью смешивались с личными деньгами, я не мог отказаться вести запись доходов-расходов. В итоге у меня получился комбинированный вариант — ведение записей в системе домашней бухгалтерии на компе показывает сколько у меня должно быть налички в данный момент, а складской учет показывает стоимость товара. Ну а дальше как древние египтяне…

          Only users with full accounts can post comments. Log in, please.