Pull to refresh
0

Контроль бизнеса и финансовые отчеты

Reading time 5 min
Views 2K
«Первое правило бизнеса – защищай свои инвестиции»
этикет банкира 1775 г.

Если в те времена инвестиции защищались с оружием в руках, то в современном мире таким оружием становятся информационные технологии.

Десять лет назад у меня было несколько бизнес-единиц. Я представлял себя в будущем, сидящим перед десятком мониторов, на которых отражается информация о состоянии десятков, сотен бизнесов, принадлежащих мне. Тогда я искренне верил, что это возможно (нажал одну кнопку и все понятно). Но чем больше становилось у меня бизнесов, тем меньше я их контролировал. И тем больше терял.
Основной причиной всех потерь был плохой контроль бизнеса. Тогда встал вопрос:

Как можно контролировать бизнес настолько хорошо, чтобы обезопасить себя от потерь?

Четких ответов на этот вопрос я не находил ни у финансистов, ни в учетных программах.
В конечном итоге был основан проект, целью которого было создание такой системы. И речь идет не о создании только программного продукта – к нему нужна была новая методология.

Сегодня я готов поделиться с читателями хабра некоторыми своими знаниями.

Давайте кратко разберемся в том, какую минимальную информацию необходимо иметь, чтобы контролировать бизнес в достаточной степени хорошо, а потом уже перейдем к ИТ.

1. Надо знать достоверно, в каком состоянии находится бизнес.
2. Надо знать, с какими результатами он отработал в различные промежутки времени.

Без лишних объяснений, данная информация заключена в довольно известной форме, а именно триаде финансовых отчетов:

1. Баланс или отчет о финансовом положении (финансовое состояние бизнеса).
2. Отчет о прибылях и убытках или отчет о совокупном доходе (результаты по экономическому базису).
3. Отчет о движении денежных средств (результаты по денежному базису).

На мой взгляд, наиболее коротко и практично их сущность описал профессор Савчук В.П. в своей книге Стратегия плюс финансы.

Если вы поймете основные принципы устройства этих отчетов, то вопросов не останется.
Для того чтобы контролировать бизнес, нужно иметь адекватно составленную триаду финансовых отчетов.

Даже крупный бизнес, с их финансовыми подразделениями из десятков специалистов, на этом этапе сталкивается с проблемами.
Среднему бизнесу составление данных отчетов даются с большим трудом, даже при наличии супер ERP-систем. А в малом бизнесе можно даже не мечтать о них.

Получается, что полноценно контролировать бизнес это очень дорогое и очень сложное занятие.
Вот теперь вопрос к ИТ: Почему? Что в этих отчетах такого архисложно-математического, что их почти везде руками допиливают в Excel? И не надо мне рассказывать, что ERP нормально закрывают этот вопрос.

Есть еще один неприятный момент. Когда мы владеем деньгами в банке, мы можем контролировать состояние банковского счета и движения по нему очень просто и в масштабе реального времени. А вот контролировать бизнес полноценно мы можем только один раз в отчетный период. В процессе этого периода существуют обрывки информации, которые не годятся для полноценного контроля. А в нашем динамичном мире хочется держать руку на пульсе постоянно.
Но тут даже ИТ не помогут. Тут виновата сама форма этих отчетов. Мы можем сократить отчетный период до месяца. Данные меньших периодов будут не пригодны для анализа. Размер возможно малого отчетного периода сильно зависит от бизнеса.

И здесь мы нашли следующее решение:
Отчетный период можно задавать любым количеством дней, а триаду отчетов формировать на конец каждого дня. В более устойчивых бизнесах для анализа можно устанавливать 365 дней, а в динамичном бизнесе 30 дней. При этом значения состояния бы усреднялись за этот период, исходя из значений за каждый день в периоде, а значения результатов суммировались.
Тогда контроль бизнеса станет не просто качественным, он будет супер-качественным, поскольку будет происходить в масштабе реального времени. Кроме того контроль можно будет автоматизировать. Если ежедневно рассчитываются значения триады финансовых отчетов, то так можно рассчитывать и все финансовые показатели (рентабельность капитала, рентабельность активов, оборачиваемость активов, ликвидность и пр.). Значит, можно заранее определять предельные значения множества показателей, и программа сообщит о нарушениях автоматически и именно в тот момент, когда проблема возникла.
Я стал заложником этой идеи.

Небольшой кейс из практики:
На одном своем предприятии, желая заинтересовать управляющего в оптимизации склада товарных остатков, я придумал следующую схему: зарплата управляющего исчислялась по формуле:

20% чистой прибыли — 5% от остатка склада товаров.

Значения чистой прибыли и остатков склада товаров брались из финансовых отчетов на конец календарного месяца. Через полгода я обнаружил отрицательный эффект от такого нововведения. Дело в том, что управляющий быстро сообразил: чтобы зарплата была больше, на складе на конец месяца должно быть как можно меньше товаров. В результате он перегружал склад вначале месяца и опустошал его в конце. Склад стал еще менее оптимальным, поскольку в начале месяца он был излишне переполнен, а в конце было нечем торговать.
Пришлось подкорректировать формулу, и значения остатка склада стало рассчитываться средним по значением остатка на каждый день месяца.
Вот тогда и пришла в голову мысль, что весь баланс надо анализировать именно таким образом. Состояние на конец периода надо знать, что называется для справки, а вот анализировать необходимо средние значения по каждому дню в периоде
.

Для начала необходимо было обеспечить ежедневную фиксацию всех финансово-хозяйственных операций. К примеру, если у меня работает сотрудник на заплате 50 000 рублей в месяц, нужно было начислить ежедневно кусочек его заработной платы в соответствии с количеством дней в календарном месяце. Но с эти не было проблем. Все это решается стандартными алгоритмами.
 
Самая большая проблема возникала с многовалютностью. Курсовые поправки – это реальная головная боль при составлении финансовых отчетов. Ведь эти отчеты в единой валюте, они взаимосвязаны и балансируют.

В результате всех наших исследований в проекте мы пришли к очень простому выводу:
Вся сложность автоматизации процедуры составления финансовых отчетов заключалась в начислениях переоценок, частным случаем которых являются курсовые поправки.
Ранее в статье «Инновационное счетоводство» я уже подробно описывал внешнюю сторону найденного решения.

И наконец очень важный момент в контроле бизнеса по финансовым отчетам.



Баланс показывает расчетное состояние предприятия на конец отчетного периода. Не факт, что но соответствует действительному. А значит, доходам и расходам нельзя доверять. С деньгами проще, там легко контролируемые остатки.
Необходимо помнить: финансовые отчеты обеспечивают взаимосвязь между финансовым состоянием и доходами и расходами. Именно так проверяется правильность учета всех доходов и расходов. И при соответствии расчетного состояния реальному, анализируемым доходам и расходам можно доверять.
Есть только один способ сохранить соответствие расчетных и реальных значений финансового состояния – это проверять его «вживую».
Количество денег проверить легко. Сложнее с ценностями и их оценкой, но делать это надо. Нужно выбрать принцип оценки. К примеру, за сколько я могу это продать прямо сейчас (рыночная или справедливая стоимость). По долгам необходимо делать сверки со всеми контрагентами.
Но возникает другая проблема. Отчеты мы делаем на момент времени. Но в один момент мы не можем и проверить деньги, и сделать инвентаризацию, оценку ценностей и сверки с контрагентами.
Более ста двадцати лет назад великий русский бухгалтер Есерский, создавший тройную русскую форму счетоводства, предлагал проводить инвентаризацию постоянно. Сегодня валенки считаем завтра столы. Сегодня сверяемся с Ивановым, а завтра с Петровым. И нет необходимости устраивать авральных инвентаризаций в конце отчетного периода.
На мой взгляд, это самая практичная рекомендация по решению проблемы соответствия расчетного состояния реальному.

Делаем выводы.


Чтобы успешно владеть бизнесом, надо его контролировать. Как минимум мы должны получать достоверную информацию в виде триады финансовых отчетов и уметь понимать этот формат. Необходимо добиваться меньших промежутков между этими отчетами, вплоть до мониторинга в режиме реального времени. Необходимо обеспечить соответствие расчетного финансового состояния (баланс) реальному.
Это довольно простая, может недостаточная, но абсолютно необходимая формула успешного владения бизнесом.
Tags:
Hubs:
+31
Comments 26
Comments Comments 26

Articles

Information

Website
www.rtit.ru
Registered
Founded
Employees
11–30 employees
Location
Россия