Pull to refresh
0
Rating

tma (часть 2) — Ежедневные финансовые отчеты и автоматизированный мониторинг ключевых показателей успешности

RTIT corporate blog
Первая часть.

Система пляжного управления компанией или автоматизированный мониторинг ключевых показателей успешности.



image
Представьте такую ситуацию. Вы инвестировали и основали бизнес. В сумме инвестированный капитал составил 10 млн. рублей.
Утрируем до «идеальной ситуации», когда бизнес работает как хорошо отлаженный механизм, приносит доход и не требует вашего участия (мечта любого собственника бизнеса). Можно загорать на пляже и тратить получаемые деньги.
На протяжении года менеджмент компании исправно выплачивает вам хорошие дивиденды, которых хватает, чтобы беззаботно проводить время в собственное удовольствие.
Наступает страшный день, когда вдруг не выплачивают причитающиеся средства и аргументируют это различными текущими трудностями. И это повторяется снова и снова, месяц за месяцем.
Когда вы вернулись и разобрались с делами, оказалось (опять утрирую), что бизнес работал в убыток, а дивиденды выплачивали, размывая активы. Не осталось ни активов, ни вложенных капиталов, ни, в принципе, и самого бизнеса. Возникает извечный русский вопрос: Кто виноват и что делать?

Для того, чтобы такого не случалось, необходимо контролировать состояние активов и успешность работы бизнеса. Вопрос как это можно делать сидя на пляже?

Главное, что необходимо контролировать в первую очередь — это отдача на вложенный капитал. Наверное, каждый собственник бизнеса знает целевую рентабельность своих капиталов. Можно использовать и другие показатели успешности бизнеса, но для примера используем этот.
Ваш целевой показатель успешности — 40% в год. Т.е. вас устроит, если бизнес будет зарабатывать не менее 4 млн в год. Половину, к примеру, вы готовы оставлять для развития бизнеса, а половину забирать на то, чтобы беззаботно проводить время на пляже. Вы точно знаете, что надо вмешаться в бизнес, если этот показатель упадет ниже 20%.

Скорее всего вас устроит такая автоматизированная система, которая ежедневно рассчитывает этот показатель за прошедшие 365 дней (чем больше дней тем меньше чувствительность). Если в какой-либо из дней показатель, указанный выше, падает ниже критической отметки, вы получаете SMS на мобильный телефон и начинаете разбираться с ситуацией без промедления, не дожидаясь конца отчетного периода. Именно в этот момент вы уже сможете смотреть полные финансовые отчеты, детализировать и анализировать с целью обнаружения причин снижения ключевого показателя успешности.

Если контроль финансовых показателей автоматизирован, то контролировать можно десятки или даже сотни показателей, изначально устанавливая минимальные критические значения.
Пара примеров:
— Сумма дебиторской задолженности клиентов не должна быть больше 30 % от суммы активов
— Отношение собственного и заемного капитала не должно быть больше 50%
— Денег, в среднем, не должно быть меньше 1 млн рублей.
Можно привести сотни подобных примеров

В обычной практике мы можем устанавливать целевые значения на будущий период. В конце периода, когда готовы финансовые отчеты, можно сравнивать план с фактическими показателями. «Фишка» в том, что при наличии такой системы вы действительно можете лежать на пляже, наслаждаться своим мохито и при этом держать руку на пульсе состояния ваших активов — то есть контролировать успешность бизнеса.

Вот так вели себя клиенты во время кризиса :) (График из жизни)

Обороты стали падать. Деньги выплачивались с большой задержкой, соответственно дебиторская задолженность стала расти. Как следствие, уменьшение показателя оборачиваемости дебиторской задолженности.
image

Ежедневные финансовые отчеты.



Если в tma-системе наладить повседневную регистрацию всех финансово-хозяйственных операций, то тоблагодаря полностью автоматизированному процессу счетоводства триаду финансовых отчетов можно получать каждый день.
Проблема в том, что сам формат финансовой отчетности не позволяет адекватно отражать эти отчеты в формате реального времени. Данные не пригодны для анализа.
В tma-системе период можно определить количеством дней. Тогда финансовая отчетность будет формироваться в конце каждого дня за указанный не календарный период. При этом в целях анализа — данные баланса усредняются по значениям на конец каждого дня в периоде, а значения отчета о прибылях и движение денежных средств суммируются за весь период.

Выглядеть это может примерно вот такЖ

image

Представление подобных данных в виде графиков позволит добиться максимально эффективного результата. Вот вам и инструмент для качественного вертикального и горизонтального анализа.

Пример баланса (отчет о финансовом положении (состоянии)) в графическом виде с расчетным периодом в 31 день:

image

Пример графика доходов и расходов по расчетному периоду 31 день:

image

А вот детализация расходов по расчетному периоду 31 день:

image

Кроме использования tma-системы с целью автоматизированного повседневного контроля ключевых показателей успешности бизнеса, необходимо обеспечить ежедневный операционный процесс регистрации финансово-хозяйственных операций.

Пример:

Организация сдает в аренду помещение и «сидит» на упрощенной системе налогообложения. УСН рассчитывается и начисляется в бухгалтерии один раз в квартал. Но по факту предприятие несет расходы по этому налогу в каждый день по договору аренды. Таким образом, первичный документ «договор аренды» должен не только ежедневно начислять соответствующую сумму аренды, но и расчетный УСН.
Итоговый УСН в конце квартала не сойдется с бухгалтерским. (такова жизнь :)). Поэтому нужно ввести в систему корректирующий документ на момент получения от бухгалтерии точной квартальной суммы.

Несмотря на то, что процесс запуска повседневного финансового учета на предприятии крайне сложен, это действительно того стоит. Предвкушая мнение, что это подходит только для малого бизнеса, отмечу, что размеры бизнеса не имеют никакого значения.
На практике мы столкнулись с ужасающей ситуацией отсутствием ежемесячных финансовых отчетов на большинстве предприятий. Поэтому, следует заметить, что первым делом необходимо добиться адекватных ежемесячных отчетов и только потом потом переходить к повседневным.

В следующей статье я раскрою главную сложность автоматизации финансового учета до уровня повседневности. Речь пойдет о переоценках и курсовых поправках.
Tags:
Hubs:
Total votes 29: ↑24 and ↓5 +19
Views 2K
Comments Comments 11

Information

Founded
Location
Россия
Website
www.rtit.ru
Employees
11–30 employees
Registered