Виртуальный офис для реальной работы

    Формирование и поддержание работоспособности ИТ-инфраструктуры — одна из самых главных задач бизнеса. Она же одна из самых затратных и трудоёмких, особенно в компаниях с распределённой или филиальной структурой. Существование облачных услуг сильно облегчило жизнь ИТ-служб, поскольку можно собрать несколько сервисов, не тратиться на сервер и аппаратные АТС, использовать опенсорсные решения.

    Но даже при таком подходе рано или поздно можно зайти в тупик: системы разрознены, не обновляются, не интегрируются друг с другом, исчезают с рынка и т.д. И в таких случаях инфраструктура переживает не лучшие времена, а производительность сотрудников падает, поскольку приходится возвращаться к методам работы, принятым до автоматизации. Чтобы этого избежать, виртуальный офис должен работать как часовой механизм: все сервисы-шестерёнки слажены и безотказны. Мы, как системный интегратор, смогли найти такое решение.
     

    Когда не хочется, чтобы так

    У термина «виртуальный офис» есть несколько толкований. Одно из них — это общая для всех сотрудников определенной компании облачная среда (сервис), обеспечивающая персональную и совместную работу всех членов команды. Виртуальный офис хорош тем, что позволяет сразу сосредоточиться на работе и развитии бизнеса, оставив за бортом проблемы, возникающие в ходе разворачивания собственной телекоммуникационной инфраструктуры.
     
    Плюсом такой работы является возможность масштабирования своего бизнеса без необходимости значительных инвестиций в телекоммуникации. Краеугольный камень ИТ-инфраструктуры бизнеса любого типа — это связь: нужно общаться между собой, с клиентами и контрагентами, выходить в сеть, проводить вебинары, телемосты и проч. Если компания имеет распределённую команду, работающую удалённо, вопрос становится первоочередным. «Офис в облаке» позволяет географически разобщенным сотрудникам компании без всяких проблем взаимодействовать друг с другом, используя единую систему для обмена, хранения, обработки и передачи информации и координации совместных действий. Все финансовые и трудовые затраты на обслуживание телекоммуникационного оборудования, обновление железа, плановые работы — забота оператора виртуального офиса. Рассмотрим подробнее, какие преимущества дает подобная система.
     
    Кстати, сразу оговоримся: иногда «виртуальным офисом» называют облачную АТС, обеспечивающую надежную связь сотрудников компании с клиентами и руководством. Но на самом деле этот термин гораздо шире, облачная АТС — лишь один из элементов виртуального офиса.
     
    Обычно услугой «офиса в облаке» пользуются быстрорастущие компании, которым критически важно объединять удаленные офисы или дочерние компании в единую инфраструктуру. Также работают с сервисом такого типа и компании, у которых есть разветвленная сеть торговых агентов или внештатных сотрудников. Виртуальный офис помогает значительно увеличить эффективность коммуникаций с центральным офисом или даже организовать удаленное обучение.
     
    Сервис подойдет и тем компаниям, кому нужно постоянно общаться с партнерами или клиентами, а также проводить регулярные совещания и онлайн-презентации. Наиболее актуальным такое решение является для компаний с распределенной филиальной сетью.  Облачный офис подходит для бизнеса любого размера — малого, среднего или крупного.

    Виртуальный офис Softline


    Один из наиболее надежных сервисов такого типа — это виртуальный офис компании Softline. Он представляет собой облачную платформу с ежемесячной оплатой. Сервис разработан в рамках программы Microsoft Cloud OS Network Russia при участии инженеров Microsoft.
      
    Виртуальный офис Softline предлагает набор бизнес-возможностей, которые востребованы большинством компаний любой сферы деятельности.

    • Корпоративная почта на базе Microsoft Exchange Server. Это зарекомендовавшее себя решение, которое имеет удобный интерфейс и привычно в обслуживании системным администраторам. Использование этой почты гарантирует сохранность переписки, цепочек писем и всех вложений.

    • Объединенные коммуникации (IM, видео и аудио звонки) — Skype for business. Благодаря этой услуге сотрудники компании всегда будут на связи, где бы они ни находились.

    • Возможность выхода в телефонную сеть по SIP. Подключение производится либо к АТС заказчика, либо к SIP-провайдеру. Это значит, что компания сможет использовать все преимущества SIP-телефонии, такие как конференц-связь, распределение и перенаправление вызовов, IVR, подмена номера и проч.

    • Антивирус/Антиспам. Зловредное программное обеспечение надежно блокируется — сервис не допускает появления вирусов. Аналогичным образом отсекается и почтовый спам.

    • Аренда полного пакета локальных приложений Microsoft Office для работы с документами без подключения к Интернету (дополнительная услуга). До сих пор пакет Microsoft Office опережает другие решения, особенно в части таблиц и презентаций, которые, кстати, чаще всего востребованы бизнесом для расчётом и представления результатов, итогов и подготовки материалов для демонстрации.

    Основными достоинствами сервиса являются возможность быстрого старта (внедрение виртуального офиса в рабочую систему компании проходит всего за несколько часов), повышение эффективности работы сотрудников, снижение финансовых затрат и безопасность. Вместе с сервисом заказчик получает бесплатную базовую настройку услуги, а также возможность переместить свою электронную почту в «облако».
     
    Эффективность работы повышается за счёт нескольких факторов.

    • Полная автоматизация бизнес-процессов. В любой компании количество рутинных, стандартных процессов преобладает над индивидуальными. И именно в этих процесса человеческий фактор может сыграть злую шутку: сроки согласования срываются, документы теряются, исполнители перекладывают вину друг на друга. Когда процесс автоматизирован, негативные явления нивелируются и значительно растёт скорость обработки каждого из бизнес-процессов.

    • Единая консоль администрирования и управления пользователями и службами. Количество лицензий можно изменять в зависимости от потребностей бизнеса. Это особенно важно, если бизнес находится на старте — может резко изменяться численность персонала, появляется новое оборудование, представители и филиалы. Подобное расширение обычно требует огромных финансовых и трудовых затрат. С облачным офисом дела обстоят иначе — масштабируемость перестаёт быть сложной задачей.

    • Возможность апгрейда. Поддержание ПО в актуальном состоянии — залог того, что функциональность софта будет приносить максимальную пользу. К тому же, удобный и быстрый апгрейд облегчает работу ИТ-службы, делает процессы прозрачными и увеличивает её эффективность.



    Как уже говорилось выше, виртуальный офис позволяет снизить эксплуатационные расходы и уменьшить лицензионные риски. Благодаря сервису компания может фокусироваться на своей работе, коммуникации и обеспечение их работы — забота сотрудников Softline. Работает облачный сервис от Softline 24/7, круглосуточно и круглогодично.
     
    Все данные пользователей находятся в безопасности, поскольку хранится вся эта информация в  ЦОД-ах компании уровня Tier 3. Плюсом является и совершенно прозрачное соглашение об уровне предоставления услуги (англ. Service Level Agreement,SLA) с гарантией доступности сервисов. Для того, чтобы гарантировать бесперебойную работу, все компоненты системы дублируются. В дата-центрах Softlne предусмотрены дублируемые входы оптоволокна. Вместе с другими системами предосторожности эта схема гарантирует клиентам беспроблемную связь друг с другом.

    Каким компаниям подойдёт виртуальный офис


    Решение «Виртуальный Офис» — набор сервисов, которые поставляются клиенту в облаке. В зависимости от величины компании-заказчика определяется технология реализации. Так, малый и средний бизнес получает мультитентное решение: единую инфраструктуру где находится много небольших клиентов, и они получают сервис на уровне лучших практик. Такой подход ограничен в тонкой настройке и интеграции с системами клиентов, применяются общие для всех политики, любые изменения являются общими и управляются нами, как провайдером сервиса. Это экономически целесообразная технология унифицированных коммуникаций именно для небольших компаний. Хотя бывают и исключения — например, когда компания планирует разворачивать мощную телефонию, с точки зрения администрирования и экономической выгоды есть смысл воспользоваться выделенным сервером.

    Для крупных пользователей (как по количеству сотрудников, так и по масштабу бизнес-задач) предусмотрена отдельная инсталляция на выделенной архитектуре. Клиент получает больше сервисов от Softline, может обеспечить все потребности: применить самые тонкие настройки политики безопасности, включить дополнительные сервисы, получить гибкость при интеграции в уже существующую ИТ-инфраструктуру.

    Соответственно, существуют разные разные инфраструктуры управление сервисом. Всего возможно два типа:

    • Для заказчиков в Hosted режиме (малых и средних компаний)  –  консолидированное управление подписками через интерфейс Website Panel в облаке Softline, менее функциональное, чем на выделенном сервере. Заказчики не могут вносить существенные изменения, чтобы не ломать решение, которым пользуются другие компании вместе с ними.

    • Для крупных заказчиков —  веб-интерфейс  консолей  управления сервисами с прямым доступом для установления политик безопасности, управления пользователями и проч.

    В любой момент времени администратор компании может просмотреть текущий набор услуг, статистику работы сотрудников, изменить уровни доступов для отдельных пользователей.
     
    Финансовая выгода при приобретении виртуального офиса очевидна. Это, во-первых, снижение эксплуатационных расходов. Во-вторых, сокращение расходов на ПО (решаются проблемы пиратства и тп.), снижение лицензионных рисков. Наконец, расходы на облачные сервисы не ложатся в капитальные затраты организации. Все программное обеспечение, которое входит в услугу, обновляется практически сразу после выхода апдейта разработчика программной платформы. Все программное обеспечение лицензировано. Это касается как продукции Microsoft, так и продукции других партнеров. Компания Softline придет на помощь всем пользователям, кто работает с Office 365, но вынуждены перевестись в российское облако из-за вступления в действие ФЗ.  

    Работа с «Виртуальным офисом» полностью соответствует законодательству РФ в сфере защиты персональных данных. Согласно Федеральному закону №242 от 21 июля 2014 года «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части уточнения порядка обработки персональных данных в информационно-телекоммуникационных сетях», с 1 сентября 2015 года в Российской Федерации начало действовать положение о локализации хранения и отдельных процессов обработки данных. Этот положение обязывает практически любые компании хранить и обрабатывать данные россиян на серверах, которые физически находятся в России.
     
    Отдельно стоит отметить работу службы технической поддержки. Гарантированное время реакции на обращение пользователя — 15 минут.  Поддержка — круглосуточная, в режиме 24/7/365. Если возникает проблема, служба поддержки ее решает в четко установленные сроки. В команде поддержки работают лишь квалифицированные специалисты, способные эффективно решить любой вопрос или проблему.
     
    Заявку на подключение услуги можно оставить здесь.
     
    Что же, осталось только пожелать всем удачной работы в облаке. И вот уже работа должна быть не виртуальной, а вполне реальной!
    Softline
    68.56
    Company
    Share post

    Comments 19

      +2
      Про автоматизацию процессов как то прохладно. Может что интересного расскажете?)
        0
        Microsoft Exchange Server… Skype for business… Microsoft Office

        А теперь представьте, что часть сотрудников (не просто сотрудников, а ключевых разработчиков) работают не под Windows… Сам такой в аналогичной структуре, поэтому хорошо представляю, какая это камасутра с костылями :(
          –1
          С трудом вообще представляю в 2017 большую часть перечисленных сервисов.
            +2
            Я в ИТ уже почти 10 лет, работал с разными системами на разных OS. Так вот, с точки зрения пользователя и администратора стандартного офиса (например, где есть разрабы, продажники, коммерция, тестировщики и тех. поддержка) решения Microsoft самые комфортные. Да, безусловно, я постоянно слышу «виндузятник, значит, ты не тру», но их инструменты реально работают и реально функциональны, особенно в части Office и Server.
              0
              Тру или не тру тут не при чём. Для всего вышеперечисленного нормальных решений для клиентской стороны просто не существует, если там не Windows. В результате или приходится всё-таки жить под Windows и работать на виртуальных/удалённых машинах, или пользоваться кривыми костылями типа pidgin-sipe или «Thunderbird + Exchange EWS Provider + Lighting, и всё это по IMAP».
                –1
                Да ну? А как же Zimbra, Kolab (и вообще Roundcube как почтовый интерфейс), Jitsi Meet (видеоконференции), Jappix (теперь Movim), Nextcloud, ONLYOFFICE — в конце концов…

                А если это все еще и правильно приготовить, вообще конфетка получится!
                  0
                  А какое всё это имеет отношение к клиентской стороне, если на сервере — вот такой вот офис от MS, про который говорится в статье?
                    0
                    Прошу прощения, не так прочитал ваш комментарий. Если вопрос именно интеграции с M$ софтом, то тут, действительно, вариантов не так много :(

                    Хотя надо признать они все же стараются выпускать клиентские приложения на популярные платформы.
                    Насколько мне известно для Android, iOS и OSX есть MS Lync (какой-никакой)
                    Под OSX есть даже MS Office с Outlook.
                    А на моблиьных ОСях почта и календари с контактами могут синхронизироваться через ActiveSync.
                      +1
                      Как раз для андроида Outlook вполне неплох. Lync есть и для Linux, но кто из них кривей работает, pidgin-sipe или он, ещё вопрос :)
              0
              Office 2016 прекрасно работает на Маке.
                0
                У нас веселуха. С одной стороны контора — официальный партнёр MS с обязательствами использовать их решения в инфраструктуре. С другой, серверные решения, которыми занимается моё подразделение, работают, и, соответственно, пишутся-отлаживаются, под дебианом. Вот и крутись как хочешь :)
                  0
                  Парнёры не обязаны использовать решения MS, в зависимости от уровня есть квота по внедрениям и продажам. Причем лицензий на продукты они дают самый минимум, наверняка вашим пришлось докупать кучу CALов.

                  Но лучше Exchange пока ничего не сделали, а он тянет за собой уже не такие хорошие Lync и Sharepoint благодаря интеграции. Плюс дурной посыл «всё от MS будет проще/дешевле сопровождать», у нас так переехали с Confluence на SPS и теперь мучаются все, кроме людей мыслящих в ворде.
              0
              Open-source офис имеющий функционал Битрикс24 — вот моя мечта.
                +1
                Вы придумали office 365?
                  +2
                  image

                  Мне кажется, вы изобрели велосипед.
                  Google Docs уже давно предлагают бесплатный и виртуальный офис.
                    +1
                    вам известно происхождение этого фото?
                    –1
                    посмешили… может для компании в 10 человек — облачный офис и хорош, но не для крупного бизнеса!
                      –1
                      ахаха видать у кого то пуканчик подгорел, после того, как выкинули бабки на ветер за облачный офис, а потом пришлось еще и админа звать))))
                      0
                      Антивирус/Антиспам. Зловредное программное обеспечение надежно блокируется — сервис не допускает появления вирусов.

                      А можно с этого места поподробнее? Как я понимаю стоит обычный антивирус, который с какой-то вероятностью ловит вредоносное ПО?
                      Если так — то какой?

                      Only users with full accounts can post comments. Log in, please.