Pull to refresh

Командировка: готовимся (часть 1)

Reading time 3 min
Views 3K

Командировка: что делать?


Итак, Вам сказали, мол, надо, брат, съездить на пару-тройку дней в командировку.
Чаще всего мы готовимся и собираемся в последний день, а это выливается в крупные и мелкие неудобства вне нашего ареала.
В этой статье я делюсь своим опытом, накопленным в разных командировках — российских и зарубежных, коротких и длинных.
Прошу — дополняйте в комментариях, советуйте. Надеюсь, это поможет.

Общие правила одной строкой

Don't panic! (D.Adams)
Не спорьте с таможенниками.
Сделайте все, что требует Ваш бухгалтер.
Работайте, работайте, работайте! Отдыхайте, отдыхайте, отдыхайте!


Начало — Вы узнали, что едете

Внесите даты в календарь!
Как только Вы узнали, что едете — сразу же! Чем ближе к командировке, тем больше в календаре будет точек — встреч, отлетов-прилетов, обедов, отдыхов и т.п. Особенно важно работать с календарем, если Вы едете на конференцию, выставку и подобные им мероприятия, где возможны встречи, могут проводиться семинары.

Билеты — чем, сколько и когда.
После определения срока поездки (я, например, всегда закладываю день на путь туда и день обратно — на всякий случай) убедитесь, что Вы туда доберетесь — иными словами, озаботьтесь билетами. Если билеты Вам закажут, обязательно получите все даты и время вылета/прилета. Это важно, так как Вам еще необходимо добраться до отеля и зарегистрироваться, а если доберетесь поздно, то знайте — ночная смена в отелях всегда расхлябанней дневной.

Документы в бухгалтерии.
Крайне важный элемент Вашей поездки. Убедитесь, что Вам оформляют командировочное и приказ, что даты стоят верные, что назначение поездки точное, что цель указана верно. И ни в коем случае не забудьте поставить штампы в надлежащие разделы — иначе жизнь по возвращении будет тяжела.

Осталась пара дней

Календарь и погода:
еще раз загляните в календарь, внесите, что забыли; проверьте погоду на время Вашей поездки — бывало, что прилетев, приходилось ходить под дождем, т.к. времени на покупку зонта банально не было. Или наоборот — наберете теплых вещей, когда в месте командировки будет теплынь.

Билеты и документы.
Постарайтесь уже заполучить всю «разрешительную документацию» на поездку и храните дома. Забудете бухгалтерские — не ждите командировочных или покрытия расходов.

Деньги и связь.
Важные составляющие поездки. Официальную финансовую часть Вам посчитает, конечно, бухгалтерия. Но ведь есть и представительские расходы. Вот тут Ваш заполненный календарь поможет — прикиньте встречи, где они пройдут, где будут мероприятия. Так более-менее можно определить сумму представительских расходов, что Вам потребуются. И если есть возможность — берите больше. Нет хуже ситуации, где за столом с партнерами Вы не можете покрыть счет.
Немаловажный элемент — кредитные карты (или зарплатная карта, если Вам перечисляют все туда). Убедитесь, что Вам не заблокируют ее в поездке. Лучше не брать на веру слова бухгалтера, что все в порядке. Позвоните в банк и проверьте лично.
В позапрошлом году мне так «Альфа-Банк» заблокировал карту в Испании. А в кармане 2 евро. Доооолгий звонок в службу поддержки вылился в очень большую сумму, которую доблестный оператор снял с моего баланса немедленно. Повезло, что на счету было достаточно денег.
С операторами тоже все просто — ищите пакет на страну/город, куда едете. На хабре есть ряд материалов по решению проблемы. Я использую Теле2, т.к. цены в роуминге очень даже приемлемы. Остальным — сочувствую и советую либо пакет, либо купить симку на месте.

Рабочие материалы.
Все, что необходимо и все общие презентации/материалы/письма/картинки/видео/прочее везите с собой! Будьте вооружены до зубов. Часть материалов, что не попадают под соглашение о конфиденциальности (если Вы такое подписывали) можно продублировать и положить в любой онлайн сервис.

Судя по количеству текста, следует завершить эту часть статьи, а сборы чемодана, хитрости перелета, вселения и прочее оставить на следующий раз, если у хабравчан возникнет желание продолжить.
Tags:
Hubs:
+2
Comments 8
Comments Comments 8

Articles

Information

Website
www.speereo.com
Registered
Founded
1998
Employees
2–10 employees
Location
Россия