Pull to refresh
86.29
Rating
Wrike
Мы делаем совместную работу проще

Почему мы не любим email и как с этим жить

Wrike corporate blog
Будущее электронной почты вызывает дискуссии уже не первый год, но, похоже, что это будущее существует. Хотя email все больше уступает по функциональности многочисленным облачным сервисам для общения и совместной работы, слухи о скорой смерти почты сильно преувеличены. Согласно исследованиям, это все еще самое важное средство деловых коммуникаций. Почта опережает социальные сети и мессенджеры в силу привычки и простоты использования. А раз нам еще придется какое-то время с ней жить, стоит подумать над более эффективной организацией работы с email.

image

Контрпродуктивная тайна переписки
Почту постоянно стараются сделать более функциональной, сделав работу с письмами проще и осмысленнее. Так, Inbox от Google или новое приложение Alto Mail от AOL добавляют Swipe-жесты для быстрой архивации ненужных сообщений, фильтры для сортировки и автоматическое извлечение важных деталей, к примеру, даты и времени вылета, в отдельные карточки. То есть появляется подход к почте как к инструменту управления задачами.

Эти нововведения, безусловно, помогают лучше структурировать работу с входящими сообщениями и избавиться от таких типичных проблем, как потерянные в переписке файлы или вылетевшие из головы дела. Недавно такой подход взяли на вооружение и мы, переделав работу с уведомлениями из системы управления задач в своих мобильных приложениях. Когда в Wrike для Android и iPhone появилась возможность обрабатывать поток уведомлений как список дел, число пользователей, работающих с уведомлениями, подскочило с 30% до 70%.

Это, однако, помогает только с личной продуктивностью, а более фундаментальные проблемы email лежат в плоскости совместной работы. Недавний опрос, проведенный нами, показал, что в топ причин, снижающих продуктивность работы на командном уровне, входят ожидание ответа других людей и трудности с доступом к необходимой для работы информации.

Переписка по почте — крайне непрозрачный канал коммуникации. Прогресс по задачам обсуждается в отдельных цепочках писем, куда входят разные группы людей. У команды нет быстрого доступа к акутальной информации по всему проекту и к последним версиям всех нужных файлов. Значит, сотрудникам приходится тратить время и каждый раз заново запрашивать эту информацию друг у друга.

По идее, эти проблемы на раз решаются системами для совместной работы, цель которых — обеспечить общий контекст работы, доступный для всех. Там можно собрать воедино все описания, обсуждения и файлы по задачам, обеспечить быстрый доступ к информации, сразу понять над какой стадии все находится, в конце концов.

Но, как уже упоминалось, немногие готовы отказаться от почты. А раз нельзя победить, можно возглавить, то есть правильно интегрировать email в более продвинутый набор инструментов для управления проектами. В принципе, мы не только думали над тем, как это могло бы выглядеть, но и реализовали кое-какие идеи такой связки в Wrike.

Эффективное сосуществование
Во-первых, правильная интеграция почты с сервисом не должна затрагивать сложившиеся привычки пользователей. Никто ничего не блокирует и не запрещает. Сотрудники могут вести переписку по старинке. Что важно, так это обеспечить быстрый и комфортный способ экспорта этой информации в единое облачное хранилище, где сосредоточены все ресурсы и обсуждения задачи. И мы решили, что самый простой способ — просто переслать важное письмо в рабочее облако на wrike@wrike.com, где на его основе сразу будет создана новая задача.

Во-вторых, интеграция должна быть двухсторонней. Поклонники email также должны быть в курсе всех изменений в Wrike по задачам, которые их интересуют. Поэтому все уведомления об обновлениях по проектам автоматически высылаются сотрудникам на почту. При этом мы не заставляем человека переходить из почты в Wrike, чтобы оставить там комментарий в обсуждении. Это можно сделать просто ответным письмом. Можно даже прикрепить к этому ответу файлы.

В-третьих, нужно позаботиться о рабочем окружении. В случае с почтой это приложение, в котором пользователь ее читает. Мы сделали несколько плагинов для популярных клиентов: Outlook, Mac Mail, Gmail, которые делают примерно одно и то же — позволяют более продуктивно использовать окно просмотра сообщения. По сути, плагин позволяет превратить письмо из Wrike в полноценный рабочий экран, где вы можете исправить описание и статус задачи, добавить файлы и комментарии, назначить исполнителя и т. д.

Стоит отметить, что мы не призываем ставить Wrike. В той или иной степени над приданием большего смысла электронной почте работают и наши конкуренты. Главное, что наш опыт показывает, что и email можно поставить на службу продуктивности. Главное уметь его приготовить — то использовать в нужной пропорции и в сочетании с нужными продуктами.
Tags:электронная почтасистема для совместной работы
Hubs: Wrike corporate blog
Total votes 10: ↑4 and ↓6-2
Views3K

Information

Founded
2006
Location
США
Website
www.wrike.com
Employees
1,001–5,000 employees
Registered
Representative
Wriketeam

Habr blog