СЭД: ищи, кому выгодно

Часто после внедрения системы электронного документооборота (СЭД) компания сталкивается с неожиданным препятствием: сотрудники против. Неудивительно, ведь людям в одночасье приходится покидать зону комфорта и играть на работе по новым правилам вместо привычных и устоявшихся. Кому на деле выгодно и удобно работать в СЭД, а кому внедрение может доставить реальные неприятности?

Топ-менеджмент: директору понравится!


Понятно, что в первую очередь внедрение интересно топ-менеджерам – в конце-концов это они принимают окончательное решение и вряд ли руководство компании станет действовать себе во вред. Помимо ключевых показателей повышения эффективности работы компании и экономии затрат и времени, на которые в долгосрочной перспективе рассчитаны все грамотные проекты по внедрению СЭД, у топ-менеджера на самом деле есть и очевидный «личный» интерес во внедрении: ему так удобнее. На самом деле. Ему больше не нужно постоянно держать в голове сотни задач, включая этапы исполнения и многочисленные точки контроля каждой из них и вручную подписывать «миллион» бумаг, которые только и успевают приносить подчиненные. Еще одной приятной стороной внедрения может стать возможность удаленного доступа, в том числе с планшета. Это дает возможность в онлайн-режиме видеть, что происходит в организации, находясь на вне офиса. Кому СЭД облегчает жизнь – так это начальнику.

Менеджеры по продажам: любовь по договору


Второе место по заинтересованности в СЭД занимают сотрудники, важную часть рабочего времени которых занимает заключение и подписание договоров (как правило, это менеджеры по продажам в торговых компаниях и менеджеры по закупкам в крупных организациях). Пусть не сразу (дайте им время привыкнуть), но они полюбят эту систему работы крепко и на всю жизнь. Потому что договоры перестают теряться. Потому что согласование каждого документа перестает быть сложным квестом с тридцатью тремя телефонными звонками и беготней с этажа на этаж. Да подписание и согласование договоров станет их любимым этапом работы!

Бухгалтерия: «иду на Вы»


Для бухгалтера «старой закалки», который с компьютером «на вы», внедрение СЭД может стать настоящим испытанием. Здесь необходимо проявить терпение и настойчивость, убедить сотрудника в том, что новая система облегчит, а не усложнит его работу. Многие боятся сделать ошибку. Однако важно понимать: при формировании документов в СЭД работают механизмы контроля, история хранится, и если нет такого специального намерения, то неправильно сформировать документ практически невозможно. Более того, СЭД защищает от целого ряда ошибок, которые нередко совершаются вследствие «человеческого фактора», а значит, наоборот, снижает груз ответственности, который несет на своих плечах каждый работник бухгалтерии.

Канцелярия и кадровая работа: система решает всё


Отдел кадров и секретариат – люди, для которых СЭД является инструментом ежедневной работы. Они – первое звено важной цепочки по обработке документа. Теперь им придется учиться делать свою работу по-новому. Поэтому от того, насколько система удобна и интуитивно понятна – зависит отношение к ней этой ключевой группы пользователей, скорость их адаптации и в конечном итоге судьба системы. Если они не смогут грамотно работать с СЭД и корректно вносить в нее весь необходимый объем данных – картина будет не полной, система не сможет выдавать желанный результат и повиснет мертвым грузом. Зато, как только СЭД освоит и полюбит эта категория сотрудников – считайте дело сделано!

Выходит, что в случае успешного внедрения и грамотного мотивирующего обучения реальную выгоду от новой системы ощутят на себе все сотрудники, имеющие отношение к работе с документами. Более того, практика показывает, что работа с СЭД положительно сказывается на корпоративном духе компании – люди начинают чувствовать себя членами единой команды, снижается количество рабочих конфликтов, повышается лояльность сотрудников к компании.
Ну а если внедрение осуществлено несвоевременно, неграмотно или плохо проведено обучение персонала, то тут на зеркало пенять бесполезно. Хороших внедрений!
Share post
AdBlock has stolen the banner, but banners are not teeth — they will be back

More
Ads

Comments 24

    –2
    Простите, но чушь полная. СЭД ненавидят все. Просто потому, что СЭД оптимизируют контроль, а не работу. Работу они усложняют.
      0
      Вот представьте — вы сотрудник, которому нужно согласовать договор. В бегунке у вас 7-10 подписей. Вы печатаете бегунок и идете по отделам — руководителя одного отдела уехал на встречу (когда будет не известно), второго на обед, третий на совещании и тд, четвертый вообще оставил ваш договор на столе — «надо будет почитать что там когда время будет — не буду же я не глядя подписывать!». А между тем руководство дало вам ясно понять что договор нужен был уже вчера. Согласование договора даже в небольшой организации может превратится в ад. А хранение всех договоров и доп.соглашений? Печатать и раскладывать по папкам-годам-месяцам. Заводить специальный шкаф? Или вот заявки на оплату счетов. Узнавать у кого на подписании заявка пылится и кто тормозит оплату это тоже занимательный квест. Я могу таких примеров кучу привести — я работал в организации где любили обмазаться бумажками и не хотели внедрять СЭД (ведь это усложняет работу, да).
        0
        Представляю, я работал в крупной организации, с 5-7 человеками в цепочке согласования. Так вот если использовать СЭД, то согласование идет около 2 недель, а также надо иногда пинать участников по почте и полчаса на соблюдение всех церемоний в СЭД, чтобы запустить процесс. Если отправить по почте, то может уйти до недели, если раз в день напоминать. Если написать в почте, потом позвонить, а потом сходить ножками ко всем, то день-два на все про все.

        Поэтому в отделе был специально обученный человек, который в СЭД соблюдал все церемонии, освобождая мое и коллег время для работы. А если надо было срочно, то приходилось бегать. Вот такая «автоматизация».

        Нужные мне документы я хранил в OneDrive for Business, чтобы был доступ откуда угодно без геморроя. А при внедрении СЭД 90% затрат уходило на то, чтобы как можно меньше заставлять людей заходить в СЭД.
        0
        Мы мечтаем о СЭД. 1500 человек. Бегающих и перекладывающих бумажки из лотка бухгалтерии в лоток юристов, и это уже после лотков закупок и налогового отдела.
          0
          Да, когда плотно позанимаешься подготовкой к закупкам, понимаешь что без СЭД никуда. Согласование каждой странички конкурсной документации без СЭД сделает мышцы ваших ног подтянутыми и упругими, жаль только волосы станут седыми и редкими.
            0
            Этим в любом случае занимаются специально обученные секретари, после внедрения СЭД эти же секретари будут разбираться с багами и бегать по тем же согласующим.

            Вот полезная статья для размышлений: habrahabr.ru/post/145407/
              0
              Почему секретари? Сами иницииаторы и бегают — кто заинтересован в подписании. Секретари есть только в больших подразделениях и у больших боссов.
                0
                Секретарь может быть один на подразделение. Часто к такой модели приходят в отделах продаж.
          +1
          А между тем руководство дало вам ясно понять что договор нужен был уже вчера.

          А кто виноват в том, что договор не согласовали? Если вы, как работник, не подготовили и не отдали его вовремя на согласование, то вам СЭД не поможет. Если согласователи были заняты или ленивы, то и тут СЭД не поможет. Необходимо менять отношение к работе, а начальству соообщать, что не согласовано потому что
          руководителя одного отдела уехал на встречу (когда будет не известно), второго на обед, третий на совещании и тд, четвертый вообще оставил ваш договор на столе — «надо будет почитать что там когда время будет — не буду же я не глядя подписывать!».

          СЭД лишь избавляет от необходимости работать с бумагой в процессе разработки и согласования документов. Плюс дает средства контроля выполнения действий. Только СЭД, без изменения отношения к работе сотрудников\руководства, не изменит ничего, кроме того, что вы перестанете самостоятельно пешком ходить и согласовывать договоры.
            0
            Необходимо менять отношение к работе, а начальству соообщать, что не согласовано потому что

            Вы живете в идеальном мире?
            СЭД лишь избавляет от необходимости работать с бумагой в процессе разработки и согласования документов.

            Ага, всего «лишь». А еще дает возможность почти мгновенно узнать какой документ на каком этапе согласования, а так же у кого завис документ и по какой причине. Я понимаю, что такие вещи сложно понять людям которые работают в небольших молодых командах, где все вопросы можно обсудить покричав в соседний опенспейс, но есть масса организаций с большой любовью к бюрократии и кучей отделов раскиданных по большой площади. Да, конечно все зачастую упирается в лентяев и перестраховщиков, но вот именно СЭД и позволяет их выявить. Можно предоставить реальные данные из СЭД руководителям и указать на нерадивых сотрудников, не занимаясь устным жалобничеством, которое может быть воспринято как подковерные интриги.
              0
              Вы живете в идеальном мире?

              Хотелось бы, но нет. И тем не менее, если у начальства есть претензия к работнику, котрый сделал свою работу вовремя, то эта претензия должна быть перенаправлена с работника на тех кто задержал. Я, как человек, составляющий договор, не могу заставить руководителя другого отдела согласовать его «прямо сейчас». Это вне моей компетенции и возможностей. А вот мой начальник, который находится наравне с тем, кто подписывает — вполне может.

              Ага, всего «лишь»… Можно предоставить реальные данные из СЭД руководителям и указать на нерадивых сотрудников, не занимаясь устным жалобничеством, которое может быть воспринято как подковерные интриги.

              После процитированной вами фразы я написал, что СЭД — еще и средство контроля выполнения действий, которое как раз и позволяет выявлять такие узкие и проблемные места. Возможно вы меня просто неправильно поняли.
              СЭД, как и любая другая система, упорядочивает имеющуюся информацию, автоматизирует некоторые процессы в компании и делает их более прозрачными. Но какой бы класной система не была, она не изменит отношение людей к работе. Внедрение системы — не панацея от долгого согласования документов.
                0
                А еще дает возможность почти мгновенно узнать какой документ на каком этапе согласования
                Агащаз! Мгновенно узнать можно позвонив по телефону, а в СЭД будет написано «на согласовании юристов» и чем это поможет если договор нужен «вчера»?
                  0
                  Я так понимаю что в вашей организации СЭД внедрен неудачно? Поймите, задача СЭД не заставлять людей работать и не решать проблемы человеческого фактора в организации. Задача СЭД — автоматизация документооборота. Многие путают автоматизацию и оптимизацию производства, пытаясь автоматизировать кривые процессы, а потом удивляются что все осталось так плохо и делая выводы что вся эта «ваша автоматизация» не работает. Если у вас были узкие места в этом документообороте — они и останутся (особенно если они связаны с ЧФ), но с помощью СЭД, заинтересованности руководства и ответственных сотрудников можно выявить узкие места и затем уже оптимизировать работу. Ситуация когда «проще позвонить» как раз говорит о полном бардаке и неорганизованности.
                    0
                    То есть пришли к тому, что помогает не СЭД, а правильно построенные процессы. Этот тезис противоречит исходной статье.
                      0
                      ну я нигде не писал что полностью согласен со статьей, собственно. Статью пусть автор защищает, а то что я тут один отдуваюсь.
              +1
              Извините, не удержался.

              Топ-менеджмент: директору понравится!

              Понятно, что в первую очередь внедрение интересно топ-менеджерам – в конце-концов это они вместо прекрасной секретарши, приносящей кофе и несколько листочков бумаге, получат мальчика-студента, который будет долго рассказывать о совершенно одинаковых кнопках в айпаде. А потом и вовсе оставит «топа» один на один с багами и окошком логина в систему.

              Менеджеры по продажам: любовь по договору

              Второе место по заинтересованности в СЭД занимают сотрудники, важную часть рабочего времени которых занимает заключение и подписание договоров (как правило, это менеджеры которых заставляют пользоваться системой под страхом увольнения). Они искренне не понимают, почему выбрали эту систему вместо понятной и логичной почты, но сразу ясно — вляпались крепко и на всю жизнь. Потому что договоры перестают теряться, зато появляется необходимость заполнять десятки полей регистрационных карточек. Потому что кроме квеста по согласованию условий каждого документа с тридцатью тремя телефонными звонками и беготней с этажа на этаж для объяснения условий контракта добавляется еще и второй круг обзвона — когда нужно всех согласных еще и заставить «в системке протыкать».

              Бухгалтерия: «иду на Вы»

              Для бухгалтера «старой закалки», который с компьютером «на вы», внедрение СЭД может стать настоящим испытанием. Ведь его заменят студентом что сканирует первичку и OCR системой вводящей проводки сразу в ERP. Здесь необходимо проявить терпение и настойчивость, убедить главбуха в том, что новая система не глючит, а отвественность за ошибочные проводки подрядчик-внедренец не берет по какой-то очень_важной_причине. Многие боятся сделать ошибку.

              Канцелярия и кадровая работа: система решает всё

              Именно эти люди перекрутят через мясорубку карточек, форматов полей, поручений, регламентов и приказов идеалы аналитика, пытающегося внедрить Records Management, Content Management, Information lifecycle governance и т.д. Именно эти люди обогатят систему той сложностью, через которую будет практически невозможно пользоваться этой системой без инструкций, через которую на семинарах по UI будет что рассказать, через которую идея о едином управлении контентом будет похоронена под потоком доработок регистрационных карточек.

              Сплошной позитив!
                –1
                Вот и внедренцы подтянулись. Справедливости ради, надо сказать что человеческий фактор обычно сводит всю пользу СЭД (да и вообще автоматизированных систем) на нет. Но тут уже дело внедренца — убеждать и отстаивать функционал.
                  0
                  То, что вы называете «человеческим фактором», по сути является разрывом между реальной работой и моделью в голове разработчиков. Преодолеть этот разрыв разработчики и внедренцы обычно не могут, ибо не понимают разницу между реальной работой и этой самой моделью. Именно это вы наглядно и демонстрируете.
                    0
                    Если между реальной работой и моделью разрыв — его надо устранять, а не внедрять людям неподходящую систему а потом пенять на модели. Есть ТЗ, есть этапы выполнения работ, есть этапы внедрения. Если после этого «разрыв» остался, то это целиком вина внедренца (да, конечно, есть нерадивые заказчики, но надо или искать подход или не работать с ними).
                  0
                  Жаль больше одного плюса поставить не могу
                  0
                  Внедрили уже около полу года СЭД по работе с договорами(самописная) с интеграцией с 1С. Раньше как писал автор все бегали по офисам(офисы территориально разделены) и периодически искали свои договора в стопках согласующих.
                  По опыту внедрения, без тонкой интеграции с существующими процессами не получилось бы удачного внедрения, а так как полностью все писалось под потребности в течении нескольких месяц сотрудники втянулись. Опять же время согласования одним человек почти не уменьшилось, но общее время уменьшилось благодаря тому, что люди точно знают где находится их договор и договора перестали терять при согласовании.
                  Также разгрузился Юридический отдел, так как теперь сотрудникам не надо звонить и просить искать оригиналы договора, если его надо просто почитать, всегда можно найти электронную версию.
                    0
                    Тут два аспекта:
                    1) электронное хранилище — без него никуда, если вы не можете получить нужные вам документы в течение нескольких минут, то продуктивность падает не в разы, а на порядки.
                    2) Процессы согласования — тут ни одна СЭД не поможет без допиливания, сравнимого по объему с разработкой хранилища. Причем если процессы не были формализованы, отлажены и оптимизированы до внедрения СЭД, то СЭД сделает ситуацию только хуже.
                      0
                      Так и я про то же вам толкую. Если приделать крылья бульдозеру, то он он полетит. Если у вас процесс согласования кривой, то СЭД тут при чем?
                        0
                        «не полетит» конечно же

                  Only users with full accounts can post comments. Log in, please.