
СЭД: ищи, кому выгодно
Часто после внедрения системы электронного документооборота (СЭД) компания сталкивается с неожиданным препятствием: сотрудники против. Неудивительно, ведь людям в одночасье приходится покидать зону комфорта и играть на работе по новым правилам вместо привычных и устоявшихся. Кому на деле выгодно и удобно работать в СЭД, а кому внедрение может доставить реальные неприятности?
Понятно, что в первую очередь внедрение интересно топ-менеджерам – в конце-концов это они принимают окончательное решение и вряд ли руководство компании станет действовать себе во вред. Помимо ключевых показателей повышения эффективности работы компании и экономии затрат и времени, на которые в долгосрочной перспективе рассчитаны все грамотные проекты по внедрению СЭД, у топ-менеджера на самом деле есть и очевидный «личный» интерес во внедрении: ему так удобнее. На самом деле. Ему больше не нужно постоянно держать в голове сотни задач, включая этапы исполнения и многочисленные точки контроля каждой из них и вручную подписывать «миллион» бумаг, которые только и успевают приносить подчиненные. Еще одной приятной стороной внедрения может стать возможность удаленного доступа, в том числе с планшета. Это дает возможность в онлайн-режиме видеть, что происходит в организации, находясь на вне офиса. Кому СЭД облегчает жизнь – так это начальнику.
Второе место по заинтересованности в СЭД занимают сотрудники, важную часть рабочего времени которых занимает заключение и подписание договоров (как правило, это менеджеры по продажам в торговых компаниях и менеджеры по закупкам в крупных организациях). Пусть не сразу (дайте им время привыкнуть), но они полюбят эту систему работы крепко и на всю жизнь. Потому что договоры перестают теряться. Потому что согласование каждого документа перестает быть сложным квестом с тридцатью тремя телефонными звонками и беготней с этажа на этаж. Да подписание и согласование договоров станет их любимым этапом работы!
Для бухгалтера «старой закалки», который с компьютером «на вы», внедрение СЭД может стать настоящим испытанием. Здесь необходимо проявить терпение и настойчивость, убедить сотрудника в том, что новая система облегчит, а не усложнит его работу. Многие боятся сделать ошибку. Однако важно понимать: при формировании документов в СЭД работают механизмы контроля, история хранится, и если нет такого специального намерения, то неправильно сформировать документ практически невозможно. Более того, СЭД защищает от целого ряда ошибок, которые нередко совершаются вследствие «человеческого фактора», а значит, наоборот, снижает груз ответственности, который несет на своих плечах каждый работник бухгалтерии.
Отдел кадров и секретариат – люди, для которых СЭД является инструментом ежедневной работы. Они – первое звено важной цепочки по обработке документа. Теперь им придется учиться делать свою работу по-новому. Поэтому от того, насколько система удобна и интуитивно понятна – зависит отношение к ней этой ключевой группы пользователей, скорость их адаптации и в конечном итоге судьба системы. Если они не смогут грамотно работать с СЭД и корректно вносить в нее весь необходимый объем данных – картина будет не полной, система не сможет выдавать желанный результат и повиснет мертвым грузом. Зато, как только СЭД освоит и полюбит эта категория сотрудников – считайте дело сделано!
Выходит, что в случае успешного внедрения и грамотного мотивирующего обучения реальную выгоду от новой системы ощутят на себе все сотрудники, имеющие отношение к работе с документами. Более того, практика показывает, что работа с СЭД положительно сказывается на корпоративном духе компании – люди начинают чувствовать себя членами единой команды, снижается количество рабочих конфликтов, повышается лояльность сотрудников к компании.
Ну а если внедрение осуществлено несвоевременно, неграмотно или плохо проведено обучение персонала, то тут на зеркало пенять бесполезно. Хороших внедрений!
Топ-менеджмент: директору понравится!
Понятно, что в первую очередь внедрение интересно топ-менеджерам – в конце-концов это они принимают окончательное решение и вряд ли руководство компании станет действовать себе во вред. Помимо ключевых показателей повышения эффективности работы компании и экономии затрат и времени, на которые в долгосрочной перспективе рассчитаны все грамотные проекты по внедрению СЭД, у топ-менеджера на самом деле есть и очевидный «личный» интерес во внедрении: ему так удобнее. На самом деле. Ему больше не нужно постоянно держать в голове сотни задач, включая этапы исполнения и многочисленные точки контроля каждой из них и вручную подписывать «миллион» бумаг, которые только и успевают приносить подчиненные. Еще одной приятной стороной внедрения может стать возможность удаленного доступа, в том числе с планшета. Это дает возможность в онлайн-режиме видеть, что происходит в организации, находясь на вне офиса. Кому СЭД облегчает жизнь – так это начальнику.
Менеджеры по продажам: любовь по договору
Второе место по заинтересованности в СЭД занимают сотрудники, важную часть рабочего времени которых занимает заключение и подписание договоров (как правило, это менеджеры по продажам в торговых компаниях и менеджеры по закупкам в крупных организациях). Пусть не сразу (дайте им время привыкнуть), но они полюбят эту систему работы крепко и на всю жизнь. Потому что договоры перестают теряться. Потому что согласование каждого документа перестает быть сложным квестом с тридцатью тремя телефонными звонками и беготней с этажа на этаж. Да подписание и согласование договоров станет их любимым этапом работы!
Бухгалтерия: «иду на Вы»
Для бухгалтера «старой закалки», который с компьютером «на вы», внедрение СЭД может стать настоящим испытанием. Здесь необходимо проявить терпение и настойчивость, убедить сотрудника в том, что новая система облегчит, а не усложнит его работу. Многие боятся сделать ошибку. Однако важно понимать: при формировании документов в СЭД работают механизмы контроля, история хранится, и если нет такого специального намерения, то неправильно сформировать документ практически невозможно. Более того, СЭД защищает от целого ряда ошибок, которые нередко совершаются вследствие «человеческого фактора», а значит, наоборот, снижает груз ответственности, который несет на своих плечах каждый работник бухгалтерии.
Канцелярия и кадровая работа: система решает всё
Отдел кадров и секретариат – люди, для которых СЭД является инструментом ежедневной работы. Они – первое звено важной цепочки по обработке документа. Теперь им придется учиться делать свою работу по-новому. Поэтому от того, насколько система удобна и интуитивно понятна – зависит отношение к ней этой ключевой группы пользователей, скорость их адаптации и в конечном итоге судьба системы. Если они не смогут грамотно работать с СЭД и корректно вносить в нее весь необходимый объем данных – картина будет не полной, система не сможет выдавать желанный результат и повиснет мертвым грузом. Зато, как только СЭД освоит и полюбит эта категория сотрудников – считайте дело сделано!
Выходит, что в случае успешного внедрения и грамотного мотивирующего обучения реальную выгоду от новой системы ощутят на себе все сотрудники, имеющие отношение к работе с документами. Более того, практика показывает, что работа с СЭД положительно сказывается на корпоративном духе компании – люди начинают чувствовать себя членами единой команды, снижается количество рабочих конфликтов, повышается лояльность сотрудников к компании.
Ну а если внедрение осуществлено несвоевременно, неграмотно или плохо проведено обучение персонала, то тут на зеркало пенять бесполезно. Хороших внедрений!
Comments 24
Only users with full accounts can post comments. Log in, please.