СЭД: ищи, кому выгодно

Часто после внедрения системы электронного документооборота (СЭД) компания сталкивается с неожиданным препятствием: сотрудники против. Неудивительно, ведь людям в одночасье приходится покидать зону комфорта и играть на работе по новым правилам вместо привычных и устоявшихся. Кому на деле выгодно и удобно работать в СЭД, а кому внедрение может доставить реальные неприятности?

Топ-менеджмент: директору понравится!

Понятно, что в первую очередь внедрение интересно топ-менеджерам – в конце-концов это они принимают окончательное решение и вряд ли руководство компании станет действовать себе во вред. Помимо ключевых показателей повышения эффективности работы компании и экономии затрат и времени, на которые в долгосрочной перспективе рассчитаны все грамотные проекты по внедрению СЭД, у топ-менеджера на самом деле есть и очевидный «личный» интерес во внедрении: ему так удобнее. На самом деле. Ему больше не нужно постоянно держать в голове сотни задач, включая этапы исполнения и многочисленные точки контроля каждой из них и вручную подписывать «миллион» бумаг, которые только и успевают приносить подчиненные. Еще одной приятной стороной внедрения может стать возможность удаленного доступа, в том числе с планшета. Это дает возможность в онлайн-режиме видеть, что происходит в организации, находясь на вне офиса. Кому СЭД облегчает жизнь – так это начальнику.

Менеджеры по продажам: любовь по договору

Второе место по заинтересованности в СЭД занимают сотрудники, важную часть рабочего времени которых занимает заключение и подписание договоров (как правило, это менеджеры по продажам в торговых компаниях и менеджеры по закупкам в крупных организациях). Пусть не сразу (дайте им время привыкнуть), но они полюбят эту систему работы крепко и на всю жизнь. Потому что договоры перестают теряться. Потому что согласование каждого документа перестает быть сложным квестом с тридцатью тремя телефонными звонками и беготней с этажа на этаж. Да подписание и согласование договоров станет их любимым этапом работы!

Бухгалтерия: «иду на Вы»

Для бухгалтера «старой закалки», который с компьютером «на вы», внедрение СЭД может стать настоящим испытанием. Здесь необходимо проявить терпение и настойчивость, убедить сотрудника в том, что новая система облегчит, а не усложнит его работу. Многие боятся сделать ошибку. Однако важно понимать: при формировании документов в СЭД работают механизмы контроля, история хранится, и если нет такого специального намерения, то неправильно сформировать документ практически невозможно. Более того, СЭД защищает от целого ряда ошибок, которые нередко совершаются вследствие «человеческого фактора», а значит, наоборот, снижает груз ответственности, который несет на своих плечах каждый работник бухгалтерии.

Канцелярия и кадровая работа: система решает всё

Отдел кадров и секретариат – люди, для которых СЭД является инструментом ежедневной работы. Они – первое звено важной цепочки по обработке документа. Теперь им придется учиться делать свою работу по-новому. Поэтому от того, насколько система удобна и интуитивно понятна – зависит отношение к ней этой ключевой группы пользователей, скорость их адаптации и в конечном итоге судьба системы. Если они не смогут грамотно работать с СЭД и корректно вносить в нее весь необходимый объем данных – картина будет не полной, система не сможет выдавать желанный результат и повиснет мертвым грузом. Зато, как только СЭД освоит и полюбит эта категория сотрудников – считайте дело сделано!

Выходит, что в случае успешного внедрения и грамотного мотивирующего обучения реальную выгоду от новой системы ощутят на себе все сотрудники, имеющие отношение к работе с документами. Более того, практика показывает, что работа с СЭД положительно сказывается на корпоративном духе компании – люди начинают чувствовать себя членами единой команды, снижается количество рабочих конфликтов, повышается лояльность сотрудников к компании.
Ну а если внедрение осуществлено несвоевременно, неграмотно или плохо проведено обучение персонала, то тут на зеркало пенять бесполезно. Хороших внедрений!