И снова о хранении файлов, и о том, как быстро найти нужное

Это справедливо для любого файлового документооборота на стадии внедрения. Если у вас информация не структурирована, то искать ее можно только по имени файла или индексированному контенту.
С нашей стороны была реализована возможность загрузки всех файлов из папки, Вам сначала нужно разобрать документы по типам и загрузить их.
Нашей программой недавно начала пользоваться юридическая компания, и сначала они ей пользовались для новых документов, потом сделали «Библиотеки документов» по годам, рассортировали и загрузили документы, получив структурированный архив документов.