Как передавать дела при увольнении

Я руководитель отдела разработки 1С. В моём подчинении 4 разработчика и 3 специалиста поддержки. Звезды сложились так, что я решил уйти из компании. Подписал заявление, договорился о двух неделях отработки. HR напрягся, бросился искать замену, но скорей всего за 2 недели никого они найти не смогут и у меня встал вопрос, что нужно сделать, чтобы уйти «красиво», так, чтобы человек, который заменит меня смог как можно более безболезненно войти в курс дел. Размышления вылились вот в такой список.

1. Создайте базу знаний. Даже если в компании нет приложения, в котором можно свести воедино все знания, которые хранятся в головах твоих разработчиков и самое главное – в вашей – установите такое приложение. Я выбрал Confluence, купил его за свои деньги (лицензия на 10 пользователей стоит всего 600 рублей). Какие данные необходимо поместить в базу знаний:

• Список баз данных. Да, очевидно, что все программисты в компании знают все базы наперечет и данная задача кажется бесполезной, зачем описывать то, что и так все знают, однако ваш преемник скорей всего хотя бы раз скажет вам спасибо придя в первый день на «ваше» рабочее место и не проводя лишних расспросов, получит общую картину о том, что есть что в компании. Программисты не любят изменений, смена руководителя для них стресс, новый начальник, начавший свою карьеру в компании с бесконечных вопросов «а это что за база? А кто владелец? А какой у неё бизнес-смысл?» вызовет если не отторжение, то, как минимум – скрытое недовольство.

• Список приложений. Если в компании используется больше, чем одно приложение и нет однозначной связи между ним и базой данных то обязательно должен быть список – какое приложение за что отвечает, кто в нём работает, кто является бизнес-владельцем приложения, какова критичность приложения (возможен простой в течение 1 минуты, в течение 1 часа, в течение 1 дня и т.д)

• Список лицензий. Почему то в небольших компаниях отношение к лицензиям весьма халатное, главное – купить, а что будет дальше, отдел разработки совершенно не интересует. Я считаю это порочной практикой, как правило, данные по лицензиям (у кого куплены, когда, сколько стоили, на какое юридическое лицо оформлены) требуются в самый неподходящий момент, например при оформлении подписки на ИТС (1С-ники меня поймут) или не дай бог при появлении людей в масках. Программисты любят скидывать эту задачу на отдел системного администрирования, ведь закупкой часто занимаются именно сисадмины, а те, в свою очередь, выполнив поставленную задачу (закупив и установив ПО) считают свою миссию завершенной. Зачем усложнять вашему преемнику и так нелегкую задачу?

• Схемы обмена между разными приложениями. В небольших компаниях обмен зачастую пишется «на коленке», как говорится «…, …, и в продакшн». До описания форматов, граничных условий, даже до частоты обмена дела не доходит. Однако большой стресс для нового руководителя получить в 9 утра звонок от финансового директора «У нас тут не работает, а всегда работало, разберись». Обмены –большая проблема в компании с десятком разношёрстных, иногда самописных систем. Описанные схемы обмена помогут новому человеку хотя бы начать анализировать причину сбоя.

• Основные бизнес-процессы. Это банально. Это очевидно. Однако я не помню, чтобы в базе знаний хранились самые основные, проделываемые по 10 раз на дню бизнес-процессы. Описываются процессы, выполняемые один раз в полгода, описываются процессы, не выполняемые никогда. Но те самые процессы, о которых знают все, поступление товара, расчет себестоимости, установка цен – их нет. Зачем описывать то, что все знают и так? Поверьте на слово, ваш преемник уж точно не скажет «зачем он это сделал? Это же и так всем понятно!»

2. Заведите систему трекинга задач. Да-да, есть компании, в которых его нет. Да, таких компаний много. Задачи поступают различными путями, по почте, звонком от непосредственного руководителя, от других пользователей, программисты сами придумывают себе задачи. Их можно держать в своей голове, в Excel-файле, в Outlook. Я считаю, что это неправильно, но моё мнение может не совпадать с вашим. Но если вы приняли решение покинуть компанию – приведите список задач в порядок. Это муторно, но это необходимо. Я использую Jira, но существует большое количество и бесплатных решений. Не обязательно подробно описывать задачу, для нового человека в любом случае этого будет недостаточно, достаточно будет следующих пунктов:

• Краткое название задачи.
• Заказчик
• Исполнитель (если задачей уже кто-то занимается)
• Приоритет
• Требуемый срок решения задачи

3. Повысьте зарплату программистам. Если в вашей компании нет планового повышения зарплаты, например раз в год – приложи все усилия, чтобы поднять зарплату разработчикам до текущего рыночного уровня.

4. Составьте список контактов. Как правило, когда нужен контрагент, с которым вы общались полгода назад просто делаете поиск в почте и из его подписи выуживаете нужный телефонный номер. Не забывайте – у вашего преемника скорей всего не будет доступа к вашей почте, а даже если и будет – найти то, не знаю что, там, не знаю где – иногда невыполнимая задача.

Я буду рад, если в комментариях мне помогут расширить данный список. Что именно вам не хватало, когда вы пришли на новое место работы?
Share post
AdBlock has stolen the banner, but banners are not teeth — they will be back

More
Ads

Comments 19

    +1
    По поводу системы управления проектами. Давно и успешно применяем Redmine — www.redmine.org/ И вики и трекер и много чего еще. И вести такую БД надо постоянно, а не при увольнении.
      +1
      Согласен, именно поэтому и подчернул, что если в момент вашего ухода её еще нет — то нужно обязательно завести. Нередко приходилось приходить в компанию, где список задач приходилось выуживать из кучи excel-вских файликов, потом искать заказчиков, кому же нужна была эта фича и нужна или она еще вообще.
      +1
      3 пункт, Mission impossible. Добиться крайне трудно, и как это облегчит жизнь вашему преемнику, хотя программеры будут благодарны, а начальство не радо.
        +4
        Как минимум снижается вероятность ухода программистов тоже. Хотя почему до этого они сидели и терпели на нерыночной — тоже загадка.
          +2
          Старому руководителю этого добиться в любом случае легче, чем новому, как — зависит от компании, везде разные методы. А облегчит, как правильно подметил комментатор выше — снизив вероятность ухода программистов.
          +31
          Нужно оставить в сейфе 3 конверта, и попросить открывать при чрезвычайных ситуациях по очереди:

          1. Вали все на неопытность.
          2. Вали все на предшественника.

          3. Пиши 3 конверта.
            +4
            Печально, что о том, как качественно передать дела, думает увольняющийся специалист, а не руководство компании. Респект вам за вашу ответственность.
              0
              Кроме этого нужен список всего оборудования на поддержке. Вся документация к нему с чётким пониманием когда заканчивается гарантийный срок и что делать в случае возникновения проблем.
                0
                Поддержка оборудования не входит в обязанности отдела разработки, это функционал отдела системного администрирования.
                  0
                  Далеко не всегда есть чёткое разделение на отдел разработки и отдел системного администрирования.
                  Но начальнику отдела положено знать где и в каком состоянии у него железо.
                    0
                    Начальнику какого отдела? АХО? Положено.

                    А вот начальнику бухгалтеров оно нафиг не надо. Точно также и отдела разработки.
                0
                Некоторое время назад я рассказывал как передаю проект (точнее, как стоит его передавать, чтобы избежать многих ошибок) в пределах одной фирмы.
                  0
                  эти пункты хорошо бы добавить в трудовой договор в отдельное приложение, чтобы при заключении человек сразу видел, что он него будут хотеть при увольнении. И намного проще будет с условиями «по соглашению сторон»: предоставлены материалы согласно пп.1-4 -> претензий у компании нет.
                    0
                    Нужно не включать это в процедуру увольнения, а в процедуру повседневной деятельности.

                    Планомерное заполнение баз, списков и пр. Чтобы текущий руководитель мог в любой момент заболеть, уехать в отпуск, просто отпроситься с работы…

                    А еще чтоб всегда был человек на подхвате — та самая «правая рука». Он в любой момент может заменить шефа, пусть и не на 100%, но работа не остановится, если боса не будет.

                    Вообще-то грамотные руководители так и делают… Удивлен вообще, что у топик-стартера встал такой вопрос. Хотя с другой стороны — я может просто привыкший, так как в нашей конторе текучка была ого-го и потому все всегда сидели на чемоданах, отсюда и байка про 3 конверта )).

                    Доходило до того, что если что-то дома случалось, нужно было слинять, то в компе всегда был список дел на день для всего подразделения, мы его называли «боевой план»…

                    З.Ы.: Потому когда встал вопрос о моем уходе по собственному желанию, я две недели чалился без дела, так как задачи были расписаны, замена подготовлена, а самому делать нечего и не охото… серьезное испытание, скажу я вам, 2 недели ничего не делать…
                      0
                      У нас текучки практически нет, два разработчика работают по 7 лет, еще двоих, которых взял уже я — пока всего по году, но это не замена старых, а просто количество задач растёт. Именно поэтому придя год назад я увидел, что здесь всё в головах, на бумаге/в электронном виде не было ничего. Что смог сделать за год — сделал, но сейчас, оглядываясь назад решил составить список задач напоследок и он вылился как раз в приведенный выше список.
                        0
                        С другой стороны это личностный рост — как ни крути. В больших конторах где все расписано от и до людей перерабатывают в роботов… потому и ушел, просто скучно стало.

                        В малых конторах от руководителя среднего звена многое зависит, что и подкупает. ))

                        Теперь уже интересна причина ухода. Что вас побудило оставить власть имущую должность?
                    0
                    Как-то руководство поставило мне задачу автоматизировать кое-какие процессы в отдели отгрузки. Я отправился на встречу с его руководителем. Оказалось, что все важные вещи она записывала просто в блокнотики от руки. На мой вопрос: «Зачем? Почему нельзя было вести записи в электронном виде, например, хотя бы в Excel?», она сказала, что так повелось еще со времен ее предшественников и каждый следующий руководитель отдела продолжал эту безумную традицию.
                    Я это к тому, что беда не только в том как передать дела, но и в том, кто и как их будет принимать и продолжать.
                      0
                      Называется это «преемственность». Тут есть и положительные и отрицательные стороны.

                      С одной стороны все идет стабильно, как всегда без отклонений.

                      Но иногда сломать традиционную систему очень сложно, когда нужны кардинальные меры и качественный рывок вперед )).

                      А вообще, может кому-то действительно удобно в блокнотики все писать…
                        0
                        Я тоже люблю в блокнотики записывать. А потом ручкой черкать. А потом фоткать таск лист и отправлять заказчику. Их кстати тоже прет иногда, потому что они распечатывают, делают свои пометки, сканируют и отправляют обратно :)

                      Only users with full accounts can post comments. Log in, please.