Прекрасное солнечное утро, вы проснулись в отличном настроении, идете на работу. Сегодня у вас очередное совещание по статусу проекта, руководителем которого вы являетесь. Вы уверены, что готовы к совещанию?
Ниже вы найдете несколько простых вопросов, честные ответы на которые помогут вам понять, все ли в порядке с управлением в вашем проекте. Я искренне надеюсь, что эти вопросы и рекомендации помогут начинающим руководителям не терять бдительность и уверенно вести свои проекты к успеху.
1. Есть ли у вас план реализации проекта с детализацией задач хотя бы до недели?
План реализации проекта, как минимум, должен содержать график выполнения задач с ответственными за эти задачи исполнителями, а также оценки стоимости и длительности всех задач. План должен быть понятен и согласован с заказчиком и всеми исполнителями плана.
2. Следуете ли вы этому плану? Проверяете его актуальность хотя бы раз в неделю?
3. Знаете ли вы все задачи, которые должны быть выполнены на этой неделе? На следующей неделе?
4. Знаете ли вы тех, кто должен выполнить задачи, запланированные хотя бы на ближайшие две недели или отвечает за их выполнение?
5. У вас есть имена и контакты всех их?
6. Есть ли в проекте резервы, о которых вы знаете?
7. Знаете ли вы, какие риски могут повлиять на реализацию проекта?
8. Есть ли у вас план управления этими рисками?
План управления рисками, как минимум должен содержать перечень рисков, которые вы считаете важными для проекта, с оценкой их влияния на проект. По каждому риску должно быть описание связанных с этими рисками действий, которые вы собираетесь предпринять. Действия могут быть направлены на снижение вероятности возникновения или ослабления влияния на проект отрицательных рисков или, наоборот, увеличения вероятности возникновения и усиления влияния на проект положительных рисков. Этот план также должен быть понятен и согласован с заказчиком и всеми исполнителями плана.
9. Знаете ли вы о проблемах, которые возникли в проекте?
10. Знаете ли вы, какие из задач проекта (хотя бы те, что должны быть реализованы в ближайшие две недели) будут выполнены вовремя, а какие отстают? Знаете ли вы причины их отставания?
11. Запланировали ли вы действия по сокращению отставаний и устранению проблем, о которых вы знаете? Реализуете ли вы эти запланированные действия?
12. Отслеживаете ли вы прогноз по сроку завершения проекта в целом и его этапов?
Если вы не можете самому себе ответить утвердительно хотя бы на половину этих вопросов, то можно с большой вероятностью сказать, что ваш проект в кризисе, в том числе, из-за вашего неуправления им.
Кризис проекта – это потеря управляемости им. Если, ответив на эти простые вопросы самому себе, вы понимаете, что начинаете терять управление – постарайтесь как можно скорее определить причину или причины этого и примите меры по устранению или уменьшению влияния этих причин.
Понять, что ваш проект в кризисе не так уж и сложно, приведу несколько характерных признаков кризиса в проекте.
1. Количество нерешенных проблем только увеличивается по ходу проекта.
2. Вы не знаете причин отставания в реализации или увеличения стоимости реализации запланированных задач.
3. На совещаниях по статусу проекта вы говорите только о достижениях и скрываете проблемы и риски.
Управление проектами всегда связано с управлением неопределенностью, поскольку через реализацию проекта мы хотим достичь того, что раньше не достигали, получить результат, который раньше не получали или получить его новым для нас способом. Поэтому, несмотря на то, насколько хорошо вы спланировали ваш проект, при его реализации всегда будут возникать проблемы, о которых вы не подозревали при планировании.
При этом важно понимать различия между проблемами и рисками. Риски могут повлиять на ход реализации проекта, если они случаться. Проблемы – это то, что уже произошло и с чем нужно работать безотлагательно.
Также важно понимать, что большое количество проблем и рисков само по себе не говорит о кризисе в проекте – чем больше проблем и рисков в проекте, тем выше требования к квалификации менеджера проекта и команды проекта. Кризис часто возникает в результате несвоевременного и неадекватного управления проектом, а также недостатка квалификации руководителя и/или команды проекта.
Задавайте себе эти вопросы регулярно и будьте честны сами с собой при ответах. Если что-то пошло не по плану, не откладывая в долгий ящик, старайтесь как можно скорее выяснить причину или выявить проблему, а выявив ее – планируйте и занимайтесь ее решением без промедления. Не уходите в себя, информация о причинах отклонения от плана, проблемах и планах по их разрешению должна быть открытой, ведь для решения некоторых проблем вам потребуется «тяжелая артиллерия» в лице спонсора, куратора и заказчика проекта.
Успехов вам в ваших проектах!
Автор: Олег Тумасов, главный редактор журнала «Управление Проектами».