Как избежать ненужного совещания или в сотый раз о собраниях

    Вы знаете кого-нибудь, кто хотел бы почаще ходить на собрания? Я хотел бы сказать, что не знаю таких людей, но, к сожалению, это не так. Обычно это менеджеры среднего или высшего звена, которые хотят заполнить весь свой рабочий день воображаемыми руководящими действиями, независимо от того, оправданы они или нет.

    Совещание – это способ собрать всех необходимых людей и дать им возможность пообщаться напрямую. И это отличный инструмент, если собрания происходят редко и действительно при необходимости.

    Совещание заставляет бросить все свои дела и переключиться на что-то другое. Уверены ли вы, что часовое совещание, ради которого вы отрываете 8 человек, обычно высокооплачиваемых человек, стоит целого дня одного сотрудника? Часто ли совещания того стоят?

    Совещания следует проводить только с целью принятия решений по заранее известной ситуации, но не для выявления проблемы. Я часто повторяю это своим коллегам, но не все хотят меня слушать и услышать. Мне часто предлагают провести собрание, при этом кроме непонятного названия в календаре не указывают, зачем мы будем встречаться. Обычно, такие встречи я отклоняю и предлагаю изложить суть дела в письме или в повестке к собранию. Я говорю «обычно», потому что бывают такие ситуации, когда все горит и там уже не до повесток к собранию.

    Вежливо отказаться от собрания можно примерно так: «Чтобы все подготовились к собранию, не могли бы вы кратко изложить в письме вопросы и проблемы, которые нам предстоит решить? Заранее спасибо!» В большинстве случаев встреча оказывается необязательной, а вопросы удается решить по почте без привлечения большого количества человек. Приучайте к этому окружающих.

    Если собрание обязательное и состоится при любых вариантах предлагайте сократить его длительность. Не бойтесь собраний продолжительностью 20-30 минут – при мотивации решить все рабочие вопросы вам не нужен целый час. Собрания длительностью 1 час и более должны стать для вас роскошью. Предлагаю просто посчитать затраты.

    • Пусть на собрании присутствует 8 человек: руководители высшего и среднего звена, ведущие разработчики
    • Средняя зарплата присутствующих: 120 000 рублей в месяц.
    • Значит, 1 час одного человека стоит 750 рублей (на самом деле, больше, учитывая налоги).
    • Одно такое собрание обойдется вам минимум в 6 000 рублей + потерянная прибыль, если бы разработчики вместо собрания писали код (а это еще больше).

    Можно также явно привести аргумент, что если разработчика пригласить на собрание, то не будет готова такая-то значимая функциональность в срок. Когда переводишь собрания в реальные деньги и фичи, ситуация начинает отрезвлять окружающих.

    Старайтесь брать на собрания только действительно нужных людей, не тащите всех разработчиков, участвовавших в проекте. Разумнее в этой ситуации разузнать все у разработчиков и не привлекать их к собранию – это вырывает их из рабочего потока. В самом крайнем случае вы всегда сможете по ходу собрания позвонить им и спросить «тонкие» вопросы.

    Элементы здорового рабочего совещания:

    • должна быть четкая повестка собрания: цель собрания и время;
    • к собранию все должны подготовиться заранее;
    • если кто-то к собранию не подготовился, то такое собрание надо переносить;
    • у каждого участника должна быть своя роль: модератор и участники;
    • модератор следит за тем, чтобы другие участники не уходили от темы;
    • все участники собрания обязаны следовать модератору (особенно это касается руководителей);
    • в результате собрания должны быть приняты решения, которые должны попасть в протокол.

    Но это все теория, а практика значительно отличается. Далее примеры собраний из реальной жизни, от которых сложно отказаться.

    Большой начальник зовет на собрание «поговорить»
    Естественно, в письме нет ничего кроме темы. На вопрос о пояснении, зачем нужно это собрание, что не нужно собирать кучу людей и мы ответим вам по почте, получаешь большой втык. В результате на собрании вопрос решается за 5 минут, но обсуждают его оставшиеся 55 минут, пока собрание формально не закончится.

    Большой начальник снова присылает приглашение в стиле «без ничего». На этот раз разворачиваешь свой ответ с денежными подсчетами и упущенной выгодой. Если уж и тут тебе дают втык, значит, вряд ли что изменить. Либо для начальника такие потери денег ради болтовни считаются нормальными, либо он не в адеквате (предлагайте в комментариях свои варианты). Тут сам решает, как ему поступать, мириться или не мириться с таким руководителем.

    Периодическое собрание для выяснения проблем, новых задач, статусов и т.д.
    Представьте, в календаре на год вперед заведено периодическое собрание, на котором, например, обсуждаются новые задачи от внешних отделов. Руководствуясь здравым умом, перед каждым таким совещанием просишь предоставить список этих новых задач к обсуждению, чтобы лучше подготовиться. Однако ответ не всегда получаешь. Тогда происходит попытка отменить собрание, за что иногда получаешь выговор вроде: отдел продаж не всегда может написать повестку к собранию, они творческие люди и постоянно по командировкам. Но почему я должен тратить свое время на них?

    Отчетное периодическое собрание для внешнего заказчика
    Это некий симбиоз первых двух пунктов. Часто возникает в компаниях, которые работают на аутсорсе. К счастью, не работал по такой схеме.

    В комментариях прошу рассказать о вашем опыте отклонений собраний. Как часто удается не ходить? От каких совещаний не получается отказаться и почему?

    Небольшое упражнение
    Во время следующего совещания, посвященных сбору требований или статусу разработки продукта, проследите за своим руководителем. Если он водит карандашом по бумаге, рисуя геометрические узоры и выпадая из обсуждения, у меня плохие новости для вас и вашего продукта. :)
    Share post

    Comments 15

      +3
      100500-ая статья про неэффективные совещания. В этой статье все то же самое, что и в предыдущих 100499. Зачем она здесь? Я лично почти не сталкивался с ситуацией, которая здесь описана, но допускаю, что где-то она есть. И что-то мне подсказывает, что такие совещание не корень проблемы, а лишь следствие.
      И я вообще слабо представляю, какой повесткой дня можно разработчика затащить на совещание с продажниками. Какие-то, мне кажется, высосанные из пальца тут проблемы.
        0
        Статья не про совещания, а про их отмену.

        Совещание может быть с отделом инсталляции вами написанного продукта, отделом техподдержки вашего продукта, с руководством любого уровня.

        «Разработчик» в данном контексте — это любой человек, принимающий участие в разработке продукта, не обязательно конечный программист или исполнитель.

        Если вы не сталкивались с такой проблемой, я вам завидую.
          +2
          Про отмену в статье очень вскользь. Зато про совещания и сколько на них уходит денег и времени — много.
          Касательно «отлынивания», если вас на совещание зовет начальник, то вы попросту таким шагом игнорируете его распоряжение. Так что, если вам «прилетит» потом за отсутствие без уважительной причины, вы ССЗБ. Не надо остальным давать этот, откровенно вредный, совет. А если вас на совещание зовет коллега, то можно и без формализма выяснить целесообразность вашего присутствия на этом собрании.
          Общайтесь с людьми по-человечески, а не формальными отписками, и тогда таких проблем не будет.
            0
            Статья про здравый смысл в проведении собраний.
            Всегда можно попытаться что-то изменить к лучшему, даже если тебя зовет на совещание начальник.
              –1
              Статья не про совещания, а про их отмену.

              Статья про здравый смысл в проведении собраний.

              Вы уж определитесь про что статья :)))
                0
                Здравый смысл в проведении собраний == необходимость отменять ненужные собрания.
                  0
                  Здравый смысл в проведении собраний != необходимость отменять ненужные собрания.
                  Так как при проведении собраний нужно много больше. Нужна повестка собрания, резюме собрания, подготовка всех участников. А необходимость отмены ненужных — это не проведение собраний.
        –1
        … руководители высшего и среднего звена, ведущие разработчики…
        Средняя зарплата присутствующих: 120 000 рублей в месяц.

        Бежать из такой конуры надо срочно, сломя голову бежать, не оборачиваясь ни в коем случае

          +1

          +


          1. Если не все нужные для совещания люди пришли — отменяйте совещание. Иначе придется собираться еще раз для них.
          2. Опоздал на совещание — платишь в копилку установленную таксу (чем выше должность тем больше платишь)

          image

            0
            Отчетное периодическое собрание для внешнего заказчика

            Если работает по SCRUM, будут регулярные демо. А также ежедневные стендапы. Что тоже совещания

              0
              Ежедневные стендапы также можно сократить, например, проводить через день. При условии, что это подходит вашей команде и заказчику.
              +1

              Думаю, что взгляд на совещания, как на однозначный источник не очень эффективных затрат несколько "с одной стороны", что ли т.к. часть совещаний необходима для решения задач, которые нельзя решить в одиночку, к этому относится и brainstorm, например, задача при этом может не иметь чёткой постановки. Второе, как правильно отметил ncix — совещания могут быть частью методологии, которая в определённых условиях эффективна.


              Т.е. посыл статьи — здравый — относитесь к дорогому инструменту с умом, но рассказана только его "тёмная сторона", а о том, какой толк есть в совещаниях — лучше бы дополнить эту или следующую статью.


              Обе стороны совещаний неплохо разобраны у Брукса (гл. 2 и 6 и в других по кейсам), ну и у Паркинсона в "законах" :).

                0
                Совещание – это способ собрать всех необходимых людей и дать им возможность пообщаться напрямую. И это отличный инструмент, если собрания происходят редко и действительно при необходимости.
                +1
                Отличная статья, воспользуюсь этими рекомендациями. У нас есть сеть филиалов и руководители этих филиалов часто приезжают к нам в центральный офис собирают совещания в стиле «просто поговорить о проблемах».
                  0
                  Страдаю от обратной ситуации. Очень сложно собрать техсовет — начальство выше считает, что совещания не нужны (есть оперативки по утрам у топов, но инженеров туда не приглашают), а если нет распоряжения, то никому не надо, поэтому сам бегаешь по всем специалистам кругами — жутко выматывает.

                  Only users with full accounts can post comments. Log in, please.