Коммуникация в удалённой команде

    Многие компании отправили своих сотрудников работать из дома. Люди, которые имели мало подобного опыта, столкнутся с проблемами коммуникации и прокрастинации. Я работаю из дома с 2013-го года, потому я хотел бы поделиться опытом в данной статье.

    Будьте доступны


    Не пропадайте. В идеале, вы должны ответить на вопрос в месенджере сразу, как если бы вы оба сидели в одной комнате. Если вы отвечаете с задержкой, то процесс коммуникации растягивается и эффективность работы падает. Кроме того, человек с другой стороны начинает нервничать и обижаться.

    Чтобы избежать таких проблем, определите с командой ваши часы доступности и свято соблюдайте их. Нет ничего хуже, чем работать с удалёнщиком, который всё время пропадает, а потом говорит “я переезжал”, “я в автомастерскую поехал”, “я в магазин ходил”, “меня позвали на сёрфе кататься”.

    Предупреждайте команду о том, что собираетесь пропасть. Для этого можно завести отдельный канал в месенджере с таблицей отпусков и сообщениями о периодах недоступности.

    Весьма вероятно, что на удалёнке вы будете часто отлучаться по личным делам, и отвечать на вопросы с телефона. Часто это допустимо, но учитывайте, что с телефона вы не сможете посмотреть код. Потому ваш ответ может быть не таким хорошим, как если бы вы сидели возле полноценного ПК. В итоге, вы пожертвуете эффективностью команды для решения личных проблем.

    Используйте push модель уведомлений


    Старайтесь сами уведомлять коллег о важных изменениях (push), не ждите пока вас спросят. Эта стратегия взаимодействия позволит коллегам не отвлекать вас, что сильно повысит эффективность команды. Заведите в слаке тематические каналы и информируйте коллег о том, что им может быть важно. Например, если ваш коллега очень ждёт билда, то напишите, что билд готов в канале Deployments и тегните его.

    В офисе вы можете услышать важные вещи краем уха. Например, если DevOps уронил Jenkins, то вы услышите ругань с другого угла опенспейса. В случае удалёнки, вы будете долго не понимать, почему ваши тесты не проходят, пока DevOps не напишет в чатик, что CI упал.

    Если сотрудники молчат, то со стороны руководителей возникает ощущение потери контроля. В связи с этим совет руководителям: не занимайтесь микроменеджментом, лучше научите людей самим информировать вас.

    Если вы хотите написать много текста, то сначала напишите краткий TL;DR. Не всем могут быть интересны детали, но многим может быть полезно знать об событии.
    Информируйте коллег о важных изменениях: это можно делать в ежедневных отчётах. Если вы пишете их в специальном канале Slack, то вы можете упомянуть коллег, которым важно это знать.

    Следите за инфраструктурой


    Месенджер, багтрекер, вики — всё это нужно содержать в порядке. На удалёнке важность этих инструментов возрастает. Вы больше не можете позволить себе флуда в slack, задач с названием “Bug1” в JIRA и протухших руководств в wiki.

    • Заведите ясную структуру каналов в месенджере.
    • Ведите обсуждение проблемы в ветке. UI MS Teams поощряет обсуждение в ветках, а вот в slack часто обсуждение “вываливается из ветки”
    • Одна из задач лида: модерирование каналов, у вас не должно быть офтопиков, иначе потом будет сложно найти полезную информацию.

    Задавайте вопросы. Бойтесь недопониманий.


    Если вы что-то поняли не так, то скорее всего сделаете что-то не так, и в результате команда потратит время на исправление. В разговоре лицом к лицу вы можете увидеть непонимание во взгляде коллеги, на удалёнке же невербальная коммуникация зачастую недоступна. Как тимлид вы должны быть уверены, что вас поняли правильно, а работник должен задавать вопросы, если что-то кажется ему странным.

    Если разработчики мало обсуждают, то вероятно, они делают что-то не так, либо вообще ничего не делают.

    Если вы задаёте вопрос, помните, что вы его отвлекаете коллегу от текущих задач, постарайтесь сэкономить ему время на понимание вашей проблемы.

    • Пишите ваш вопрос одним большим постом. Не говорите «Привет».
    • Не тегайте всех подряд, если задаёте вопрос в чате.
    • Используйте тематические чаты.
    • Пишите вопрос максимально понятно.
    • Сразу предлагайте варианты ответа на ваш вопрос. Возможно, они все плохие, но поможет коллеге лучше вас понять: «Вася, что будет при нажатии кнопки Apply? 1. Редирект на главную 2. Toast с сообщением, что всё хорошо» Помните, что люди охотнее опровергают, чем дают совет с нуля.
    • Используйте картинки и скриншоты. Один скриншот лучше объяснит коллеге, о какой кнопке вы говорите.

    Не игнорируйте коллег


    Игнорировать проблемы в общих чатиках намного легче, чем в офисе. Игнорирование проблемы тормозит работу человека и всей команды. Забытые вопросы имеют свойство возвращаться в виде багов.

    Потратьте своё время на то, чтобы ответить. Если не знаете ответ, но знаете того, кто знает, то тегните его.

    Одной из задач тимлида в распределенной команде может быть чтение всех вопросов коллег и переадресация их тем, кто может на них ответить.

    Если вопрос появился у вас, то возможно, он возникнет у кого-то другого. Если вы получили ответ не в треде канала, а в время устного митинга, то перенесите ответ в тред вопроса в slack, так вы поможете тем, кто будет искать ответа в будущем.

    Учитывайте контекст


    Не говорите загадками. Если используете аббревиатуры, сокращения, отсылки, то будьте уверены, что коллега их знает. Не заставляйте людей быть дешифраторами: вы сэкономите несколько символов на письме, а коллега потратит время на гугление или обратный вопрос к вам.

    Заключение


    В целом, удалённая работа требует проактивности, ответственности и мотивации разбираться в чужих проблемах. На удалёнке вам нужно больше заботиться о том, как вас поймут коллеги.
    Надеюсь мои советы помогут вам не потерять эффективность, и работа из дома станет частью вашего процесса.

    Similar posts

    AdBlock has stolen the banner, but banners are not teeth — they will be back

    More
    Ads

    Comments 18

      0
      Коллеги, подскажите софт для видеоконференций. Под Windows, желательно бесплатный.
        0
        Сейчас мы используем MS Teams, на прочих проектах отлично использовали www.join.me
        Вроде Slack тоже умеет в видеоконференции.
          +4
          zoom.us хорош. Правда, есть ограничение на 40 минут в бесплатной версии (потом нужно подключаться заново), но меня никогда особо не напрягало, иногда даже полезно.
            0
            meet.jit.si — бесплатно, удобно.
            0
            Чтобы избежать таких проблем, определите с командой ваши часы доступности и свято соблюдайте их.

            По моему опыту это главный момент удаленной работы. Сразу установить рабочий день и для себя, и для команды/клиента.
              +1

              Про абривиатуры это настоящая боль…
              Еще забыли про пунктуацию и грамматику. Это на удаленку тоже довольно важно. Ну и конечно дополнения если картинка не помогла созвонитесь! Это тоже экономит кучу времени.

                0

                Будет полезно в будущем. Помню время, когда с друзьями пытались сделать небольшой старт-ап, многие в команде отвечали пару раз в день и фидбека особо не было, часто кто-нибудь сидел без задачи, хоть и использовали сервисы планирования, но потом проект всё равно прикрыли.

                  +2
                  В идеале, вы должны ответить на вопрос в месенджере сразу, как если бы вы оба сидели в одной комнате.

                  Совершенно не согласен, вся прелесть и удобство удаленной работы начинается тогда, когда синхронные процессы (моментальные ответы), переходят в асинхронные, т.е. когда я задаю вопрос, не жду моментального ответа и двигаюсь дальше.
                  Каждый работает в своем темпе, обсуждает что-то вместе на встречах, которые запланированы заранее
                    +1
                    Прелесть да. Но не все процессы всегда предусматривают такой лаг.
                      0
                      переходят в асинхронные

                      Отвечать быстро нужно, чтобы не блокировать людей.
                      Если у вас в команде появляются блокированные задачи, то вы начинаете терять производительность. Особенно, если у вас в команде не все синьёр-юникорн-топерформеры.
                      Основной принцип удалёнки «spice must flow», если вы не отвечаете быстро, вы блокируете человека.
                      когда я задаю вопрос, не жду моментального ответа и двигаюсь дальше.

                      Если люди не получают быстрый правильный ответ, то они либо ничего не делают, либо начинают искать обходные пути, либо делают предположения, которые не всегда верны. Всё это портит производительность относительно ситуации, когда команда сидит в одной комнате.
                      Человек наиболее эффективен, когда работает над одной задачей в состоянии потока. Если вы не отвечаете быстро, то человек выходит из состояния потока, ждёт, потом переключается на другую задачу и теряет фокус. Переключение стоит сил и времени, обратно переключать контекст на прошлую задачу тоже займёт время.
                      Когда команды сильно разведены в часовых поясах и время ответа занимает сутки. В этом случае вы не сможете минимизировать число открытых задач и WOT (количество задач в work in progress) зашкаливает. Большой WOT ведёт к тому, что планирование становится очень сложным.

                      Работать в условиях с долгими ответами можно, там становится ещё более важно писать правильные вопросы и давать полные ответы. Но эффективность такой команды будет сильно ниже, чем если бы они все сидели рядом, особенно если у проекта сложная бизнес-логика.
                        0
                        Блокировки это плохо, я предлагаю перестроить процессы так, что бы минимизировать блокировки.

                        Асинхронный процесс не предполагает что люди изолированы и не отвечают неделями или днями, ожидать ответа в течении дня — вполне нормально.
                        Этого хватает чтобы не раздувать WIP, в течении дня люди как правило могут найти чем себя занять и не простаивать, зато убирает синхронную комуникацию которую тяжело поддерживать на удаленке

                          0
                          синхронную комуникацию которую тяжело поддерживать на удаленке

                          В чем заключается тяжесть поддержки?
                            0

                            Нужно постоянно быть на связи, соответственно всем нужно работать в одно время и не отключать нотификации.
                            Нет возможности выключить связь и поработать пару часов сфокусированно над чем то

                              0
                              всем нужно работать в одно время и не отключать нотификации

                              Это называется работа в коллективе :)

                              Если серьезно, то каждый может попытаться найти тип работы для себя. Я вот удаленно работаю с несколькими клиентами, у меня четкий рабочий день 9–18. Не сказал бы, что прям достают сообщениями. Иногда днями тихо задачи в жире перекладываю и все. Иногда конечно бывает, что фронты постоянно долбят, или плотное общение с ПО/ПМ/еще кем-нибудь. Но это тоже работа так то.
                                +1
                                Отключать нотфикации хорошо для конкретного работника, но очень плохо для команды, особенно если в ней есть новички. В случае командной удалённой работы нужно думать о других ещё больше, чем в офисе.
                                Желание отключать связь надо обязательно обговаривать при найме, потому что я работал в нескольких командах, где за это уволили бы.
                                  0

                                  Я просто делюсь своими опытом, у нас большая команда, в ней есть новички и опытные ребята, у нас много разных заказчиков.
                                  Мы работаем асинхронно, у нас есть общие 3-4 часа в день, но даже в них мы не ждём моментального ответа. В среднем в день мы разговариваем голосом около двух часов.


                                  Сравнивая с офисом, мы справляемся плюс минус также.
                                  Мой посыл не в том что все срочно переходите асинхронный процесс, а в том что это тоже может работать хорошо. Конечно, где то хуже, а где то лучше

                          0
                          А кто использует облачный аналог MS Project? Трелло замечательная программа, но иногда бизнес требует именно план-график с диаграммой Ганнта и начинается бесконечная пересылка файлом, версии расходятся, перестают совпадать и пр.

                          Only users with full accounts can post comments. Log in, please.