Сначала более ценная и короткая работа
Привет всем читателям, желающим грамотно выстраивать самые многозадачные бэклоги. Меня зовут Фёдор Гвоздев, я основатель интернет-магазина корейской косметики HolySkin. Работаю над развитием этого проекта уже 8 лет и не раз сталкивался с трудностями приоритизации. В этой статье я постараюсь поделиться своим опытом и представить самые «рабочие» модели, которые не раз выручали нас в работе.
Введение
В любом планировании однажды наступает момент, когда требуется выработка новой стратегии, расстановки приоритетов. Многие менеджеры сталкиваются с хаотичными предложениями и мнениями, что сбивает с верного пути и как итог – важные фичи брошены или не начаты, цели не ясны, команда теряет мотивацию.
Возникает вполне логичный вопрос – «Как эффективно расставить приоритеты работы команды?»
Эффективная организация – залог успеха любого проекта, но как выстроить её грамотно, исключая бесконечные звонки, споры и презентации? Работа с бэклогом не так проста, как может показаться и, чтобы добиться реального результата, при минимальных затратах на его разработку, стоит прибегнуть к приоритизации задач. Для этого существуют специальные механизмы. Они дают возможность перейти от словесных перепалок к количественным оценкам, матрицам и диаграммам, которые приведут команду к построению продуктивного алгоритма действий.
В данной статье рассмотрим самые популярные модели приоритизации задач и разберёмся почему важно их использовать.
ICE - быстрый метод приоритизации
Данная модель один из самых легких инструментов для организации целей и задач. Если вы впервые прибегаете к этим методикам, то она станет отличным вариантом для начала.
Первое использование ICE связано с гроузхакингом – методологии, основанной на быстром усвоении каких-либо навыков, но в последнее время стал популярен в менеджменте для приоритизации фичей.
Рассмотрим состав аббревиатуры:
Impact – маркер говорит о том принесёт ли внедрение инициативы, технологии экономический рост или увеличение другого ключевого показателя, относительно которого проводится оценка задач.
Confidence – показатель уверенности в успешности исполнения, зачастую, основывается на двух оставшихся критериях.
Ease – оценка трудо- и ресурсоёмкости проекта.
Процесс оценки
В механизме используется шкала от 1 до 10 для каждого критерия, затем при перемножении значений трёх компонентов получается итоговое ICE Score, а все фичи ранжируются по важности.
Важно ввести соотношения применяемой шкалы с вашим пониманием каждой позиции относительно критериев. Это нужно для того, чтобы команда говорила на одном языке.
Пример оценки
Собираем список задач, и оцениваем каждую по 10-бальной шкале, начиная с первого столбца - impact.
Плюсы:
Простота понимания алгоритма.
Высокая скорость принятия решений.
Минусы:
Субъективность, здесь отсутствуют объективная оценка и расчёт. Относительность результатов может стать причиной потери важной задачи или её смещения с более высокой позиции.
RICE
Система оценки каждой из фичей по четырём показателям, включённых в акроним. Результаты по этой методике более универсальны и могут использоваться для бэклогов, где структурирование требует большего внимания.
Не смотря на схожесть составляющих RICE и ICE, отличаются они не только уровнем объективности оценки, но и составляющими процесса оценки.
Дадим объяснения каждого компонента:
Reach – количество охваченной аудитории, которую затронула фича или его внедрение, в реальных числах.
Impact – пользы от внедрённой фичи итоговому продукту или всему проекту.
Confidence – показатель уверенности в успешности исполнения. В модели RICE измеряется в процентах и позволяет исправить ситуацию, когда нет конкретных доказательств уверенности во влиянии.
Effort – характеризует трудозатраты и выражается в задействованных людях в месяц для реализации одного проекта.
Для ясности – если проект состоит из этапов – планирование (1 человек) – 1 неделя, дизайн (1 человек) – 2 недели, разработка (1 человек) – 3 недели, то в сумме мы получаем 3 членов команды на 6 недель работы. Трудозатраты (Effort) равны двум.
Процесс оценки
Дальнейшие расчёты сводятся к использованию одной формулы.
Пример оценки
Оцениваем каждый фактор по методике, описанной выше, и считаем итоговое количество баллов по формуле.
Результаты с большим отрывом и очевидным выбором. Команда согласилась с итогом и из-за присутствия большего количества уточняющих критериев мы были уверены в данной приоритизации.
Плюсы:
Количественная оценка полезности и трудозатрат снижает уровень субъективности приоритизации.
Минусы:
Риск необходимости переоценки. Результат по методике RICE нельзя считать окончательным, так как она всё же является более систематизированной моделью уверенности команды в той или иной фиче.
Модель можно считать эффективной в обстоятельствах бэклога средней сложности, но важно понимать, что возможна и доработка приоритизации.
WSJF – Weighted Shortest Job First
Универсальная и наиболее эффективная модель приоритизации. Рассматривает оптимальное количество критериев, что позволяет рационально структурировать работу.
Название механизма — это аббревиатура фразы «Weighted Shortest Job First» – самые важные и простые задачи первостепенны, в ней и заключена идея приоритизации. После оценки вы получите готовый список, в котором задачи будут убывать по сложности реализации и эффективности для вашего проекта.
Вычисления при использовании данной модели сводятся к одной простой формуле, но сложность появляется в составной части числителя, так как cost of delay складывается из ещё трёх критериев оценки. Именно такая составляющая делает WSJF действительно эффективной.
Рассмотрим детально все компоненты системы:
Cost of delay (= User-Business Value + Time Criticality + Risk Reduction or Opportunity Enablement) – техническая сложность реализации работы, которая включает в себя:
User-Business Value (бизнес ценность) – критерий, оценивающий как полезна задумка, задача будет для бизнеса.
Time Criticality (временная критичность или спешка) – как важно сделать задачу быстро или её выполнение может подождать.
Risk Reduction (фактор риска) – оценивая этот параметр фактически нужно ответить на вопрос – «от каких рисков мы сможем себя уберечь? ».
Opportunity Enablement (фактор возможностей) – количество потенциально открытых возможностей.
Job size (ресурсозатратность) – включает в себя трудовые ресурсы, сроки работ, затраты на внештатных работников.
Процесс оценки
Для наиболее эффективной оценки фичей по WSJF часто используют StoryPoints или ScrumPoints – мера трудоёмкости или сложности задач бэклога. Она основана на числовом ряде Фибоначчи – числовая последовательность, где первый элемент 1, а последующие равны сумме двух предыдущих.
Числа увеличиваются не линейно, за счёт чего при оценке разница между задачами с 1 и 5 StoryPoints становится более очевидной и упрощает выбор.
Так как метод систематизирует весь бэклог единовременно, процесс оценки отличается от предыдущих моделей приоритизации.
Он сводится к созданию матрицы с итоговыми оценками. Именно из-за матричного вида существует строгое правило заполнения:
Оценивать следует последовательно по одной колонке, начиная с самого малозначительного, которому проставляется 1 поинт. В каждой колонке должна быть хотя бы одна единица.
В последствии, список задач нужно ранжировать исходя из полученных результатов, где наивысшая оценка по WSJF означает соответствующий приоритет реализации.
Пример оценки
В качестве примера возьмем бэклог с тремя фичами для нашего интернет-магазина. Задача - провести оценку по всем инструментам в Cost of delay для каждой функции. Напомню, что оценка производится по ряду Фибоначчи.
Посе Job size рассматривается как затраты человеческих ресурсов – этот алгоритм был разобран в примерах ранее.
Получаем следующий вид:
В модели WSJF наивысшая оценка означает первостепенность выполнения задачи, как самой эффективной в соотношении затрат времени и ресурсов.
На мой взгляд данный механизм обладает исчерпывающих количеством инструментов и потому является самым подходящим для приоритизации любого бэклога – от малого до самого «страшного». На данный момент WSJF – фаворит нашей команды.
Плюсы:
единовременная приоритизация всего бэклога
эффективная шкала оценки
важные и актуальные критерии
Минусы:
возможность интуитивных результатов при плохой коммуникации бизнеса и исполнителей
Модель WSJF работает успешно и эффективно в большинстве случаев. Она подойдёт для систематизации многозадачных бэклогов и самых примитивных версий.
Заключение
Приоритизация задач – сложный и затяжной процесс. Фреймворк в этом случае является отличным помощником, но, несмотря на это требует доработки со стороны менеджера.
Механизмы как RICE, ICE, WSJF хотя и не всегда исчерпывают работу над ранжированием приоритетов, являются эффективными и способны достаточно сильно изменить вектор работы – уберечь от финансовых потерь и избавить от выполнения бесполезных задач.
RICE и ICE – это отличный вариант для еженедельных совещаний с командой, поможет быстро внести ясность в предстоящую работу и придать мотивации.
WSJF – более сложный инструмент для многозадачных бэклогов, его эффективность не раз подтверждается на моём личном опыте. Использовать его можно для проектов, где потери могут быть слишком велики.
Причины использовать модели приоритизации в своей работе:
В процесс принятия решений включается вся команда.
Значительное сокращение времени.
Избавление от бесконечного количества звонков, презентации и собраний.
Эффективное формирование целей по Smart.
Выбирать модель приоритизации стоит исходя из сложности бэклога и целей менеджера. Стоит попробовать в работе несколько механизмов, тогда опытным путём вам удастся подобрать наиболее эффективный и понятный.
Удачных проектов!
