Ситуация для бизнеса в России и до карантина не была идеальной. Но весной 2020 года внешние обстоятельства перечеркнули заранее составленные планы и заставили компании резко адаптироваться к новым реалиям. Переход сотрудников на удалённый режим работы поставил вопросы, которые раньше не нужно было решать. Например, как организовать печать и передачу документов?

Многие задумались о переходе на электронный документооборот (далее ЭДО) и использовании электронной цифровой подписи (далее ЭЦП). Компании, которые предоставляют данные услуги, оперативно подготовили акции и внедрили позиционирование ЭДО и ЭЦП как выгодной альтернативы удалённой печати и сканирования документов. Но так ли это на практике?

Рассмотрим отдельно две составляющие, – объём печати и расходы на печать, – на реальных примерах компаний, которые попробовали ЭДО и ЭЦП до 2020 года. Добавим юридическую справку и разберём техническую сторону вопроса.

Снижение объёма печати: неоднозначные результаты

Компании, которые внедрили ЭДО и ЭЦП несколько лет назад, уже успели собрать статистику по влиянию новых технологий на объёмы печати. Результаты оказались смешанными.

У кого-то общий объём печати снизился, но недостаточно для окупаемости внедрения, у кого-то – упал в одном отделе, но вырос в другом. Давайте разберёмся, почему так произошло.

Экономия – одна из главных причин, по которой компании переходят на Аутсорсинг печати. С этим соображением они выбирают того подрядчика, который предложит самую низкую цену за отпечаток. И сегодня я, Игорь Челебаев, эксперт по оптимизации офисной печати с 27-летним стажем, расскажу, как аутсорсерам удается накручивать сумму счета, и как все-таки рассчитать реальную стоимость печати и узнать правду.

Как «считают» аутсорсеры

За 27 лет работы «Бюро офисных машин» мы поняли, что предела человеческой изобретательности нет. Компании-заказчику нужны конкретные цифры: вот столько копий они напечатали за месяц, столько стоит один отпечаток, столько составила общая сумма выплат за покопийную печать. И аутсорсер дает ему эти данные. Но откуда он их берет? Какая разница, ответит руководитель, если в итоге сумма затрат вышла меньше, чем до аутсорсинга.

Но разница есть, когда руководитель вдруг неожиданно узнает, что мог бы экономить в 2-3 раза больше. И экономил бы, если бы аутсорсер для подсчета использовал правильные инструменты. Но об этом позже.

Так как же они считают?