Разбираем почтовый ящик с помощью сотни фильтров

    Решив учитывать собственное время, я быстро обнаружил, что оно уходит впустую в тех случаях, когда приходится постоянно переключаться с одного вида деятельности на другой. Я не говорю здесь о переключении каждый час или два — напротив, это повышает производительность труда. Я скорее имею в виду многократную смену деятельности в течение 15-30 минут.

    Действительно, представьте, что вы захотели проверить почту, но быстро переключились в браузере на ваш любимый блог, а затем и вовсе углубились в переписку с друзьями в Facebook и выполнение заданий в Mafia Wars. Вскоре вы обнаружите, что толком ничего не сделали. Вы посетили множество мест, многое узнали и многое потрогали, но потеряли кучу времени.

    Потери времени начинаются уже на этапе проверки почты. Вы заходите в почтовый ящик, и там лежат десятки писем. Вы скользите по ним взглядом, и видите три уведомлялки из Facebook, одну из Twitter, пять рассылок от авторов программ, которые вы когда-то скачали или сервисов, в которых зарегистрировались. Из дюжины писем хорошо если одно написано живым человеком, который ждет ответа. Мне ежедневно приходит до сотни писем — в основном, обезличенные сообщения от пресс-служб или администраций различных сайтов.

    До начала учета времени я не осознавал, что каждый раз при проверке почты теряю до получаса на разгребание этих завалов. Хуже того, а не осознавал и другого: человек не может с одного просмотра вычленить одно важное сообщение из пятидесяти. Ну и, конечно, третьего — я заходил не проверить почту, а взглянуть, нет ли личных писем от моих друзей и знакомых.

    Это очень важно, потому что многие относятся к почтовому ящику очень формально, как к средству доставки всех писем. На деле — это сборник того, что

    1) актуально;
    2) относится к вам лично;
    3) вас волнует.

    Можно с легкостью представить себе почтовый ящик, в который падает тысяча дурацких писем ежедневно. Нельзя представить себе человека, который это одобряет и заходит к себе в почту для того, чтобы читать горы мусора. Может быть, он ждет ответа на свое резюме; может, сообщений от коллег; возможно, просто писем от семьи — жены и детей.

    Человек, который говорит себе «а зайду-ка я в почту» на самом деле говорит другое:

    «а зайду-ка я посмотреть, что нового интересного», «гляну, не пришло ли письмо от любимой», «интересно, прислал ли одноклассник фотки из Египта», «надо бы взглянуть на уведомления из Facebook, ЖЖ, и всего прочего».

    Причем, если он на работе, и там у них строгости, то он может последнего себе и не говорить. Но вот он заходит в почту — и пропадает под слоем спама, бессмысленных извещений и тому подобным шлаком.

    Так случилось, что пресс-релизы однажды оказались мне не нужны. Но по привычке я их читал. Осознав, что я делаю это зря, я начал разбирать свой ящик в Gmail, не подозревая, что в ближайшие часы совершу массу открытий.

    Я воспользовался системой фильтров и возможностью Gmail применить эту систему ко всем уже пришедшим письмам. Это становится особенно важным для людей вроде меня, у которых в папке «Входящие» лежит свыше 25 тысяч писем. Если я захочу потом поискать что-либо с меткой «Пресс-релизы», то надо быть уверенным — у всех релизов такая метка есть.

    Шаг 1. Перед большой уборкой я болел, и во «Входящих» собралось свыше 120 писем. Это очень удобно, потому что я начал прямо с того, что создал правило, согласно которому письма, содержащие слово «пресс-релиз» удалялись из «Входящих» («архивировались» в терминах Gmail) и получали метку «пресс-релиз».

    Шаг 2. Я обратил внимание на то, что далеко не на всех релизах сработал данный магический трюк. Тогда я начал открывать письма с релизами по одному и смотрел, не рассылаются ли они от имени агентств, с доменов PR-компаний. Многие рассылались — я забил имя домена в поле фильтра «От кого» и тем же макаром перенес несколько тысяч сообщений в пресс-релизы.

    Шаг 3. Несколько оставшихся писем я обработал индивидуально, ведь ничто не мешает создавать фильтр на каждый адрес электронной почты. Если ко мне в будущем придет релиз с нового адреса, я просто потрачу 30 секунд на ту же процедуру, и во «Входящих» он больше никогда не появится, спустивших в «Пресс-релизы».

    Шаг 4. Метку social я присвоил всем извещениям от социальных сетей, блогохостингов и тому подобных вещей. Раньше у меня были отдельные папки — LJ, Facebook, Twitter. Теперь я понимаю, что это было глупо. Когда я захожу в почту, чтобы глянуть на комменты в ЖЖ, я неминуемо взгляну и на сообщения из Twitter или Facebook. Я нахожусь в социальном расположении духа. Состояние ума в этом случае имеет мало общего с механически-библиотекарским намерением «достать последние три ответа на твиты».

    Шаг 5. Одной из наиболее многочисленных категорий писем являлись новости сервисов, сайтов, программных продуктов, скидки и различные предложения. Все это объединилось под меткой subscriptions, и, как и пресс-релизы или сообщения социальных сетей, покинуло «Входящие». Действительно, просматривать коммерческие предложения надо. Глупо отписываться от них совсем. Но еще глупее — тратить на них время при каждом заходе в почту.

    Шаг 6. Во «Входящих» остались только личные письма, счета из iTunes store и сообщения о регистрации в том или ином сервисе. На последние я при получении навешиваю метку regs, чтобы иметь под рукой на всякий случай.

    Результат. Удивительно, но, как оказалось, мне почти никто не пишет. За день во «Входящие» падает лишь 2-3 письма, и все они важные. Неожиданно стало ясно, что папки с отстоем можно целенаправленно проверять лишь раз в 2-3 дня — все равно там ничего сверхважного не накапливается.

    За пару дней я также заметил, что реже захожу в почту, а когда захожу, реже тупо смотрю на список писем, не зная, которое выбрать. Я на них на все ответил.

    Кто-то может сказать, что ничего нового в агрессивном применении фильтров нет (хотя я думаю, что немногие, несмотря на ссылку «создать фильтр на базе этого сообщения», создали их несколько десятков). Речь не о фильтрах, о настроении, с которым вы заходите в почту. О том, что никто не хочет читать почту и терять в ней время. Мы хотим получать интересные письма.
    Поделиться публикацией
    Похожие публикации
    Ой, у вас баннер убежал!

    Ну. И что?
    Реклама
    Комментарии 58
      +1
      В этом огромном количестве букв описана лишь часть мыслей, которые должны придти в голову того, кто хочет оптимизировать свою жизнь и работу.
      К тому же не каждый человек руководствуется настроением. Критерий зависит от характера человека и его личных предпочтений.
        +2
        Пост может заставить кого-нибудь наконец «навести порядок», и не только в почте. А это хорошо.
          +1
          (с интересом) Поделитесь дополнительными мыслями, пожалуйста.
          +1
          Автоматическая рассортировка писем не решает проблему полностью. В частности, согласно той же GTD документы должны попадать во входящую папку, потом обрабатываться и сортироваться, при этом алгоритм обработки требует участия человека.

          Однако, иметь по 100 писем во входящих, 95 из которых — социальный спам — тоже не дело.

          Я раньше использовал систему, которую вы описали. Но это привело к тому, что я должен был теперь просматривать 20 папок, в которые попали новые письма. Еще 10 папок я мог игнорировать.

          В результате я поступил следующим образом:
          Все сообщения, которые не имеют ценности (социальные уведомления, подписки) — автоматически обрабатываются и рассортировываются по папкам, а во входящих остаются все деловые сообщения. Хотя и их я могу автофильтрами раскидать еще в 10 папок, но обрабатываю я их вручную и письма во входящих у меня хранятся до тех пор, пока я не обработаю их (перешлю/отвечу/выполню что-то еще). После обработки они в обязательном порядке отправляются в одну из папок.

          Теперь входящие у меня хранят все, что требует моей реакции и ничего лишнего.

          Думаю, что на этом нужно акцентировать внимания.
            0
            Да, я пробовал такую сортировку, но отказался от нее. Мне психологически сложно каждое письмо класть на место.

            Мне кажется, вы не заметили маленькую хитрость моей системы. У меня тоже было папок 20 или 30. Теперь, фактически, 3-5. Не совсем по типу контента, а скорее по настроению: «поболтать/пофлеймить», «сделать что-то полезное», «разобрать накопившееся», «проглядеть шлаки».

            И, заходя в ящик, я своего настроения не меняю, а делаю только то, за чем зашел. Возможно, конечно, эта система не поможет, но я попробую на ней продержаться с месяцок.
              0
              А как вы входящие неотсортированные в Gmail отделили? Ведь если просто выбрать Входящие, то в них будут показываться и остальные письма с ярлыками. По крайней мере у меня сейчас так: присьма попадая во входящие обрабатываются фильтрами и помещаются в INBOX/Фильтр, но от этого из самих Входящих они не исчезают. Хочется уже порядок в почте навести, т.к. стал замечать что на её обработку трачу много времени и совсем без удовольствия.
                0
                Я это делал не в gmail, а в outlook
              +7
              Сила вола это когда увидев в ящике новое письмо вы выключаете компьютер и ложитесь спать :)
                +4
                Такого не бывает :)
                  0
                  Это высшая степень дзэн-продукттивности
                0
                А не проще отписаться от всех уведомлений, которые по сути не важны для вас?
                  +1
                  Не, не проще. Например, 80% уведомлений GOG.com, где появляются старые игры, я удаляю. Но иногда покупаю — особенно, когда у них «день Activision», например. То есть они не не нужны, а нужны реже. Разница есть, согласитесь.
                  0
                  Примерно также раскидываю почту — почти все регулярные и автоматические письма валятся в папки мусор, рассылки и социальные сети. А остальное обрабатываю как в гтд — прочитал, принял решение, удалил.
                    0
                    Ну да, я много раз начинал жить по GTD и много раз забрасывал, потому что ну невозможно раскидывать 90 трешевых писем ручками.
                      +1
                      Есть такая замечательная книжка — Тайм-менеджмент для системных администраторов, GTD в высокотехнологичной обёртке, для более компьютеризированных людей. Так вот там есть отличные методики для автоматической обработки почты и т.д. Оттуда: «если вы не используете procmail, то вы неэффективно работаете со своей почтой». Думаю procmail с успехом можно заменить на фильтры гугл :)
                    +1
                    Автор очень вовремя запостил статью — сам я как раз буквально пару минут назад добавил очередной фильтр в почте, правда, не для фильтрации спама, а дабы развесить ярлыки и переместить в нужную папку все письма от одного сайта. За чистоту и порядок, как говорится!
                      0
                      Спасибо :)
                      0
                      Тоже когда-то создавал подобные фильтры, но иногда в таких случаях есть шанс пропустить («заархивировать») важное письмо
                        0
                        Нет, нету. Ведь архивация не помечает письмо как прочтенное. Оно просто подождет своего часа.
                        0
                        Похожим методом организовал и свою почту, в итоге все лежит по полочкам и в папке «Входящие» появляются только нужные письма.
                        Кстати, Гмейл добавил фичу «Приоритетные письма», это для лентяев :) В идеале должна давать такой же эффект, что и вышеописанная сортировка.
                          0
                          … но на деле работает через пень-колоду. Пока, по крайней мере.

                          Кстати, а есть в Gmail настройка «переходить по умолчанию в Priority Inbox»?
                            +1
                            Вообще, он обучаемый — вверху есть кнопочки «Отметить как важное» (с плюсом) и «Отметить как не важное» (соотв., с минусом), таким образом, вручную помечая отдельные письма, которые, по вашему мнению попали не туда, куда надо, со временем можно добиться желаемого. По идее.
                              0
                              Замечу, что не только «по идее», но и на деле :)
                              0
                              Саш, ну это же обучаемая штука :) Для лентяев, говорю же :)
                              Кому-то нравится писать правила и скрипты, а кому-то жать кнопочку «СПАМ», «Убрать из папки» «Пометить как приоритетное». Каждому нужен свой подход.
                                0
                                Чтобы лентяям нравилось еще кого-то учить? :)

                                Кстати, о спаме. Половину хабровских писем гуглопочта сочла спамом. Упаси меня бог от этих обучаемых роботов.
                                  0
                                  Это зачатки ИИ. Гугл понял, что тебе интересно читать, а что нет, и сам сортирует корреспонденцию :)
                            +1
                            Раз уж зашла речь о применении фильтров к письмам в Gmail, то следует знать, что в одном фильтре, в поле from или to, можно перечислить сразу несколько эл. адресов. Пример:

                            username@domaim.com OR username1@domaim.com OR и так далее.

                            Сам использую Gmail как мощное средство для обработки почты. Не признавал и не хочу признавать почтовые клиенты.
                              +1
                              Использую не OR а | для этих же целей.

                              Я наоборот не в восторге от функциональности web-интерфейса Gmail, потому IMAP и только IMAP.
                                0
                                Какой клиент используете и задействованы в Вашей работе шаблоны для часто задаваемых вопросов?
                                  0
                                  Использую Evolution, хотя сгодится, наверное, любой клиент IMAP, тот же Thunderbird.

                                  Про шаблоны немного не понял, видимо не использую.

                                  Архивацию/сортировку настроил через фильтры на web, поскольку сортировать их клиентом не эффективно, плюс я также использую IMAP на телефоне, поэтому сортировать должен именно сервер.

                                  В web-интерфесе очень не хватает грамотной работы с контактами: нету вложенных групп контактов (Например: Подрядчики/Москва, Подрядчики/Питер...) и еще один ньюанс — когда в почтовом клиенте перетаскиваешь письмо в папку вручную, ярлык «Входящие» почему-то не убирается. Иногда заходишь в веб и просто теряешься в письмах которые давно сложены в нужные папки в IMAP.
                                    0
                                    Из описанного Вами, вижу, что не хватает только расширенной работы с контактами. ;)
                                    В контактах Gmail можно элементарно добавить к контакту произвольное поле и присвоить ему любое слово.

                                    Вопрос вот в чем. Как Вы желаете использовать эти контакты? отправлять письма необходимо сразу группе или просто выборочно выбирать контакты из конкретной группы?

                                    Бесспорно, адресные книги в почтовых клиентах реализованы куда-более продумано.
                                      0
                                      Сразу группе, где-то по 5-6 адресов.

                                      Насчет произвольного поля (если вы про «примечания» к каждому контакту) — посмотрю, если оно работает как нужно, это будет большим плюсом.

                                      Остается открытым вопрос почему, когда письмо перемещается в папку IMAP не происходит автоматической архивации, чтобы и в IMAP и в веб был один и тот же порядок.
                                        0
                                        Не буду утверждать, что это будет панацеей для Вашей проблемы, но рекомендую в Labs подключить экспериментальную функцию «Расширенные средства управления IMAP».
                                        Также, можно проверить наличие данной проблемы с других почтовых клиентах.
                                          0
                                          Уже включено и настроено (некоторые папки в IMAP не показываются), но проблемы это не решает.

                                          Тут даже не проблема, а скорее особенность работы — лишние ярлыки не удаляются.
                                0
                                О как. Спасибо.
                                +3
                                Еще в гугль-почте есть две замечательные вещи, которые приходят на помощь при создании фильтров:
                                точка и плюс.

                                С точки зрения гмайла, user.name@gmail.com и username@gmail.com — это идентичные адреса. Для фильтрации подходит слабо, скорее просто фича «на всякий случай».

                                А у аккаунтов username+habr@gmail.com и username+yandx@gmail.com адресат один и тот же — username@gmail.com

                                Для пресс-релизов, например, можно регистрировать почту username+pressrelis@gmail.com и обойтись одним надежным безошибочным фильром для всех писем этого формата.
                                  +1
                                  Я пытался так делать, но многие формы подписки на сайтах не принимают адреса с плюсиком — регулярные выражения не пропускают.
                                    0
                                    Я использую плюсик, когда хочу что-нибудь отправить себе на почту. Поэтому с плюсиком у меня только метка «Заметки» :))

                                    Правда, все чаще сейчас для тех же целей использую Evernote.
                                  0
                                  А у меня для личных писем один ящик, для спама/рассылок/уведомлений другой, для работы третий. Почта собирается Зэ Батом — рабочий ящик автоматически каждые несколько минут, а все остальное — вручную по моему желанию и наличию времени.
                                    +1
                                    Все-таки не зря в Gmail придумали разбивать письма на «Входящие» и «Приоритетные». У меня в 95% случаев срабатывает как нужно и в основном приходится отвечать на «Приоритетные» а остальные уведомления просто удалять и принимать во внимание — мол, о новый каммент в блоге, нужно ответить. Но отвечаю я, конечно, не сразу а 1-2 раза в день на все камменты вместе.
                                      0
                                      О счастливчик :). У меня, наверное, почта настолько разношерстная, что вебпочте крышу сносит. Туда попадает все, кроме полезных писем.
                                      0
                                      Тоже давно сортирую почту подобным образом, только вместо Gmail Web-интерфейса пользуюсь IMAP. Т.к. ярлыки и папки IMAP в Gmail практически одно и тоже, получается очень удобно.

                                      Из статью почерпнул мысль про Regs, то что нужно.
                                        0
                                        Например у меня два правила:
                                        1. Письма от отправителя lalala@mail.ru с темой «Анкета» должно присвоить ярлык «Анкеты»
                                        2. Письма от отправителя lalala@mail.ru с темой «Вопросы» должно присвоить ярлык «Вопрос»
                                        3. Письма от отправителя lalala@mail.ru (кроме тех что обработано правилом №1 и №2) и все от blabla@mail.ru присваивать ярлык «Бла-Бла»

                                        но проблема в том, что письма которые попали в Анкеты и Вопрос еще и в Бла-бла попадают. Как гуглу объяснить, что если он это правило применил №1 или №2 то остальные фильтры не применять?
                                          0
                                          Указать «NOT Анкета OR NOT Вопросы» в поле «Тема» в третьем фильтре?
                                            0
                                            Это для примера я 2 правила указал, в реальности там их больше. И условия разные.

                                            Грубо говоря у меня есть ящик на gmail и ящик на mail.ru. Письма с mail.ru я перекидываю в ящик на gmail И там к ними применяю различные фильтры. А все что не соответствует этим фильтрам падает в отдельную папку.

                                            Сейчас вот думаю, а оно мне вообще надо? Пусть во входящих так же будет по идеи…

                                            Но все же мне кажется было бы удобно иметь некую галочку «Не применять остальные фильтры», вроде в TheBat что-то подобное было.
                                              0
                                              При переброске с mail.ru складывать в отдельную папку и из неё фильтрами сортировать — всё что останется — будет почта с майла. Хотя можно и смириться с ними же просто во входящих, да.
                                                0
                                                Филтры применяются же только ко входящим письмам. Разве можно указать фильтру, чтобы он фильтровал в указанной папке? И к тому же нельзя удалить уже существующий у письма ярлык «mail.ru», можно только удалять ярлык «Входящие»
                                            0
                                            Да, это беда, когда один корреспондент пишет в разных модальностях. Выхода я не вижу — разве что раздавать для дел один ящик, а для болтовни другой, либо ставить тот же The Bat.
                                            0
                                            Уже полгода пользуюсь этой идеей. Пришел к этому тоже, как ни странно, сам.

                                            Если Вы используете веб-интерфейс, попробуйте использовать почтовый клиент, потому что:
                                            1) меньше времени зайти на почту
                                            2) он сам проверяет наличие почты и уведомляет
                                            3) он не будет беспокоить если почта попала во «второстепенную» папку, что очень радует.
                                              0
                                              На бегу, при проверке с разных там мобильников и т.п. клиент не всегда, увы, удобен.
                                                0
                                                В моем случае все это перевешивает то, что не всегда удобно подключать переносной винт и запускать почтовый клиент на чужих машинах — в путешествиях, например. А тут заходишь в инет и все письма перед тобой.
                                                +1
                                                Очень хочется чтобы в фильтрах можно было использовать группу контактов.
                                                Есть группа «Клиенты», хочется, чтобы все письма от них в отдельную паку падали. А каждого ручками лень указывать :)
                                                  0
                                                  Ну, собственно, это то, что я ручками сделал :). Что характерно — некоторые правила работают лучше, чем просто группы клиентов. Ведь я не знаю, от кого именно придет пресс-релиз, однако знаю домен PR-агентства.
                                                    0
                                                    Если новый клиент, то да. А потом общение с ним хочется чтобы фильтровалось само. Приходится создавать на него новый фильтр.
                                                  0
                                                  Первое, что приходит в голову в качестве оптимизации своего времени — бросить нафиг все эти Mafia Wars.
                                                    0
                                                    Это примерно как человеку, обнаружившему нехватку времени, порекомендовать превратить выходные в будни. :)

                                                    Но на самом деле, я почти не играю. Это не мешает десяткам приложений, в которых я когда-то регистрировался, заваливать меня шлаком.
                                                    0
                                                    Кстати, а нотификации от facebook о том, что вам кто-то послал личное сообщение, у вас тоже не показываются в Inbox? Ведь этот способ связи в последнее время всё популярнее и многие люди пишут вполне «по делу».
                                                      0
                                                      С этим отдельная хитрость связана. Раньше я реагировал на все это, включая уведомления на айфон. Потом свалил в отдельную папку. А потом понял, что фейсбук все равно почти постоянно открыт в табе, так что достаточно раз полчаса-час заглянуть.

                                                      И отрубил нафиг все уведомления, включая айфонные. Может, это и не вполне правильно, но ничего сверхсрочного в фейсбуке у меня никогда не было.

                                                    Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                                                    Самое читаемое