Какие-то годы назад советские еще люди приходили на работу к 9:00, выполняли определенную функцию или поставленную на планерке одну задачу. В 18:00 они толпились уже на проходной среднего по размерам и значению завода в ожидании завершающего день звонка. Нет, я не хочу сказать, что все работали только на таких заводиках, огромных заводищах и в чем-то схожих с ними по пропускной системе НИИ. Просто была масса предприятий, KPI (примененный к настоящему живому человеку аналог КПД) сотрудников которых никак не учитывался. А если красоваться не перед кем, то делать этого и не нужно, — обычное человеческое правило, произрастающее из свойственной всем нам лени.
Сейчас все иначе. В отдельных компаниях считается чуть ли не каждая минута, которую человек тратит на решение рабочих вопросов, и которую «прокуривает» или «пропивает» (имеется ввиду бесполезное для рабочего процесса чаепитие или личного характера беседа с коллегами за чашкой кофе, конечно).
Следящих за временем каждого сотрудника людей, естественно, нет. Но буквально на пятки наступают всевозможные Goal-системы автоматизирования. Это такие удаленные в основном web-приложения (могут размещаться как на просторах WWW, так и в локальной сети), в которых определенным образом назначаются всевозможные задачи. И там же выполнение и (что очень редко) качество выполнения этих задач контролируются. Бывает, еще и деньги за реально проделанную работу начисляются, но… обо всем по порядку.
Корпоративные Goal-помощники (назовем их «goal-менеджерами») одновременно добро и зло. Во-первых, здесь у всех (кому это надо и кому дозволено данными свыше правами) все навиду. Это хорошо. Подчиненный отчитывается по выполненным задачам, руководитель просматривает результаты и накидывает еще работы. В идеале — никаких личных встреч и бессмысленного ожидания под дверью начальства, вся обработка данных производится в режиме он-лайн, а внесение изменений требует какие-то минуты в день.
Но тут всплывает это ненавистное во-вторых — описанная выше ситуация утопична и подходит компаниям, где имеют понятие о взаимозаменяемости процессов ради общей выгоды. Таких компаний откровенно мало. В России преобладают фирмы, в которых применяются сразу все возможные способы постановки и контроля целей. Вводится новая система и от старой неплохо бы отказаться. Но нет. Остаются планерки, которые воруют драгоценные часы. И остаются оффлайн-отчеты. Несмотря на то, что новая автоматизированная система и графики сама строит, и чуть ли не крестиком их вышивает.
Goal-менеджер — это не планировщик задач. Это именно комплекс, который стоит на голову выше Basecamp, Jira, Redmine или Mantis, о которых еще будет сказано ниже. Отличается от task-менеджеров и менеджеров проектов он тем, что в него отчасти переносится и бухгалтерия.
И основная фишка, главное отличие Goal-менеджера — деньги. Создатели таких систем свято верят в возможность давать каждому «по способностям». Причем, именно каждому, так как речь здесь не идет только о специалистах, которые непосредственно продают и заработок которых каждый месяц считается из количества проданных услуг и товаров. «Продают» все.
Оцифровывается деятельность специалистов по закупкам, сотрудников отдела маркетинга, руководителей подразделений и даже секретарей (которые тоже, к слову, не просто так целый день на ресепшне сидят). И все эти люди также начинают получать фиксированный оклад и плавающую премию. А премия складывается из соотношения закрытых задач к задачам на конец отчетного периода открытым.
При этом максимума премии, как правило, нет. Хоть круглые сутки работай и перевыполняй план. Есть только минимум, но его получать не желательно, так как со временем у работодателя возникает вопрос касательно необходимости в стремящемся к ничему сотруднике. Но поговорим лучше о максимуме.
Так сложилось, что премии — это скорее удел специалистов продаж. Уболтал, продал, получил бонус. Когда ты продаешь, по большей части все зависит только от тебя. Но рассмотрим ситуацию с упомянутым выше отделом маркетинга: ген. директор не предоставил данные для написания пресс-релиза (соответственно, пресс-релиза нет), в Яндексе случилась очередная переиндексация, после которой сайт в выдаче по «ключевикам» упал на третью страницу, подрядчик запорол огромный тираж буклетов, а оплаченный на новый год ресторан закрылся по предписанию СЭС. Все рушится, ответственность не перекладывается на чужие плечи. Открытые задачи минусуют премию, а как следствие наблюдаем недовольство с обеих сторон и никому не нужную текучку кадров. Падение КПД компании в целом? Определенно да. Плюс лишняя нагрузка на HR и другие службы, в зависимости от ситуации.
Более простые онлайн-инструменты по управлению проектами отличаются от Goal-систем своей вседоступностью. Для мониторинга и комментирования задач в task-менеджерах, как правило, не нужно сидеть на рабочем месте или за компьютером в принципе. Многие системы вроде Jira или Basecamp имеют мобильные версии или даже специальные приложения для мобильных устройств.
И еще, благодаря отсутствию учета по оплате труда, эти системы в определенном смысле проще в освоении и ближе пользователям, нежели руководящему составу. Нет гнета и вечной гонки за так называемой «нормой». Задачи не «закрываются», а качественно выполняются. При этом у исполнителя даже остается время подумать над чем-то новым. И рожденные идеи в большинстве случаев становятся свежими задачами.
Такие инструменты как Basecamp позволяют не только выполнять задачи, но и обсуждать их «на равных». При этом задействуется как комментирование в обсуждении задачи (которое приобретает статус Форума), так и личное общение, которое в итоге все равно в том или ином виде документируется. В виде текста или даже доступных любому из участников обсуждения приложенных к проекту файлов.
Подобные системы ориентированы на рабочие группы, в которых у каждого члена рабочей группы есть свой голос. Здесь нет такого жесткого подчинения «сказал – сделал». Скорее, действует более продуктивная, на мой взгляд, цепочка «сказал – обсудили – сделали».
Task-менеджеры с удаленной серверной частью — это всегда лучший способ взаимодействия в группах, участники которых удалены друг от друга географически и не имеют никакой возможности встречаться лично каждый день или хотя бы раз в неделю.
И обязательный минус. Так сложилось, что большинство подобных систем обладают достаточно широким функционалом, который при желании можно расширять до бесконечности. Но одновременно с этим, к примеру Mantis, совсем не радует абсолютно бесчеловечным интерфейсом. Последнее обстоятельство заставляет нас использовать только те возможности, которые нам ясны. Остальные же остаются где-то «за бортом». Хотя реально с их применением работать становится значительно проще.
Сложности в восприятии того, что разработчикам кажется логичным — вот где кроется основная причина малой популярности отдельных систем такого рода. И вот почему некоторые task-менеджеры до сих пор остаются бесплатными, в то время как их создатели вовсе не ждут с моря погоды. Разработчики придумывают и реализуют новые функции, все более усложняя и нагромождая взаимодействие между пользователями, хотя реально следовало бы подумать лишь о такой элементарной вещи как удобная «морда».
И, наконец, о мобильных органайзерах из разряда «купи батон». Приложений очень много. Десятки, если не сотни наименований. И функционал их по большей части схож. Поэтому начну с принципиальных межплатформенных отличий в дизайне и юзабилити.
Две популярные в России smart-платформы и извечный спор «кто круче» — iOS или Android OS. Исторически сложилось так, что App Store привлекательнее для разработчиков, чем Android Market. И абсолютное большинство способных программировать под обе платформы одиночек предпочтут первую. Повлияет на то масса факторов, среди которых на передний план выдвинуто единство требований к визуализации разрабатываемого материала и стандартные наборы элементов GUI (Graphical User Interface).
Поясню. Есть iPod touch и iPhone с разрешением экрана 320х480 px или 640х960 px и есть iPad, экран которого обладает разрешающей способностью 1024х768 px. Нет всех этих «вариаций на тему», нет премиального, среднего и экономичного сегментов рынка (внутри которых даже соотношение сторон экрана у устройств зачастую разнится), почти не имеет значения разница в версиях операционной системы. Единство платформы — вот то, чего нет у Android и что есть у iOS. Поэтому оставим потуги разработчиков под Market и рассмотрим, как обстоят дела у популярных ToDo-приложений, что можно приобрести и скачать в App Store.
Ценники на ToDo-программы разнятся от «ничего» до невероятных для таких простых, казалось бы, приложений $20 (например, Things для iPad). Разброс не удивителен и его можно наблюдать где угодно — на продуктовом рынке, например, можно найти черешню по цене от 90 до 300 рублей. Но если там все дело в сообщении, которое получают вкусовые рецепторы, то здесь как раз в дизайне и юзабилити, о которых я и говорил выше. А еще, конечно, в наборе реализованных на благо пользователей функций, чрезмерное нагромождение которых также отрицательно влияет на простоту использования программы. Замкнутый круг, успешные работы в рамках которого зарабатывают своим создателям десятки и сотни тысяч долларов.
ToDo-менеджеры стоят на границе между записками вроде «купи батон» и task-менеджерами, которые мы используем для удовлетворения корпоративных нужд.
Продвинутые ToDo-приложения одинаково хорошо подходят как для работы, так и для дома. Например, можно ввести разграничение задач по назначению — создать своего рода закладки, в которые вписывать личные и корпоративные задачи. В отдельных менеджерах внутри закладок можно еще и проекты создавать, а уже в проектах — задачи. Удобная система вложенных папок работает в ToDo-программах на ура при условии сохранения легкого доступа ко всем элементам.
Синхронизация доступна, и способов (читай «направлений») синхронизации задач просто масса. Например, можно просто сохранять резервную копию базы задач на удаленном сервере, можно «шарить» (от англ. share/делиться) с другими пользователями, приближая мобильное приложение к task-менеджерам. Но мобильное приложение по большей части так и остается мобильным, где все крутится не вокруг какого-то удаленного «Облака», а вокруг устройства, на котором создаются задачи и на котором напротив этих задач со временем ставятся галочки.
