DIY система тайм-менеджмента для фрилансера на основе KPI



    То, что может быть измерено, поддается управлению. Питер Друкер

    Любому нормальному программисту по причине здоровой лени наверняка хочется работать меньше и при этом получать лучшие результаты. Поэтому неудивительно, что посты с фишками на тему тайм-менеджмента и самомотивации стабильно выходят на Хабре в топ. Беда в том, что даже следуя всем этим советам сразу вы не поймете — а как поменялась эффективность и что именно на нее повлияло? Ведь чтобы отследить изменение эффективности, ее для начала нужно хотя бы измерить!

    Под катом — история и итоги моего 4-месячного эксперимента по выстраиванию собственной системы продуктивной работы на основе ключевых показателей эффективности (Key Performace Indicatiors, KPI). Если коротко — такой подход может превратить интенсивную работу в подобие веселой RPG, где призом за достижение определенных показателей и «прокачку» персонажа будут реальные деньги одновременно с растущим качеством жизни.

    Кстати, все что потребуется для применения этой «хитрой» системы — мобильный телефон и Excel.

    Поехали!

    Для начала хочу процитировать хорошую статью российского гуру тайм-менеджмента Глеба Архангельского, который считает, что контроль за временем совершенно необходим.

    Масштабы потерь времени при отсутствии контроля

    Вы, уважаемый читатель, являетесь владельцем небольшого капитала — капитала личного времени. К сожалению или к счастью, тут нет миллионеров. Если оптимистично предположить, что вам осталось еще 50 лет активной жизни, то вы владеете капиталом в 440 тыс. часов. За вычетом времени на сон — 290 тыс. часов. При этом, в отличие от денежного капитала, капитал времени невозобновляем. Вы не можете заработать больше времени — вы можете только более или менее эффективно распоряжаться уже имеющимся.

    Безжалостная статистика гласит: если вы работаете в офисе, вас отрывают от дела в среднем раз в 8 минут. Благодаря этому только в дыру мелких отвлечений утекает до двух часов в день — 12 % вашего капитала. Утекает бесполезно и безвозвратно.

    Мало того, что вас грабят, грабят среди бела дня, грабят нагло и беззастенчиво. Насколько эффективно вы распоряжаетесь тем немногим, что остается? Когда вы принимаете управленческие решения типа «выделить столько-то времени на такой-то проект», на какую информацию вы опираетесь? Дает ли вам ваша личная бухгалтерия достоверные данные — сколько времени на что вы тратили, и какую отдачу в итоге получили?

    Конечно, можно управлять и без достоверной информации. Вы едете на автомобиле, стекла заляпаны краской, зеркала заднего вида отсутствуют как класс. На основании голой интуиции вы крутите руль, но колеса поворачиваются не сразу, и не всегда в ту же самую сторону. Печально, но факт — именно так большинство профессиональных управленцев управляет своим самым дорогим, чрезвычайно ограниченным и абсолютно невозобновимым капиталом — своим временем.

    Вот примерно с таким настроем я и занялся тайм-менеджментом. Поскольку заниматься подобными вещами без конкретных целей бесполезно, для начала коротко обрисую исходные предпосылки на момент старта эксперимента. Я занимаюсь фрилансом, сам формирую свой рабочий график и мне нужно очень грамотно им управлять. Стандартные календари, списки дел и т.п. — это все прекрасно, без них никуда. Но они не решают проблему сбалансированного распределения времени. Регулярно я натыкался на одни и те же грабли. Либо я «не догружал» свой график проектами при наличии избытка свободного времени и сил и соответственно зарабатывал меньше, чем мог бы. Либо наоборот, набравшись сил я брал на себя излишне большую нагрузку и потом от этого страдало качество жизни (ну, вы сами знаете как это бывает — со сном, с продуктивностью, с отношениями). К тому же я иррационал, не могу работать каждый день как заведенный по фиксированному жесткому графику, и это тоже не упрощает планирование. Поэтому задачи ставились такие:

    1) Понять, в каком режиме и сколько времени я могу работать со стабильной продуктивностью изо дня в день. Для этого необходимо замерить фактическое время, которое я уделяю тому или иному виду деятельности.

    2) Узнав свои максимальные и оптимальные показатели, строить планы по собственной загрузке (на месяц/неделю) исходя из оптимальных цифр.

    3) Получить не интуитивные, а четко измеримые и наглядно отображаемые показатели продуктивности своей работы.

    На удивление, реализация всего лишь первого пункта уже оказалась мега-значимой! Таким образом я на себе проверил известный эффект, который давно знают спортсмены и тренеры. Если начать вести журнал и записывать туда результаты тренировок, то они будут расти быстрее, чем без журнала. Осознанность — могучая сила. Значит, для замера фактически затраченного времени мне было нужно найти какой-то удобный таймер. Точнее, умный трекер активности. Который всегда будет под рукой (в виде приложения в телефоне) и данные из которого я потом свободно смогу выгрузить например в Excel для собственных расчетов.

    Подобных программ я пересмотрел почти два десятка, пока не нашел ту, в которую практически влюбился. Пока я рассматривал все предущие варианты, уж было подумал, что придется делать свою программу. К счастью, не пришлось — нашел такую, которая отвечала моим идеальным представлениям! И написана она нашим соотечественником, Сергеем Заплитным.

    aTimeLogger работает на iOS/Android, позволяет ставить цели и следить за их достижением, выводит разные красивые графики, синхронизирует данные через облако, делает выгрузки в CSV/HTML и позволяет работать с данными через REST API. Просто сказка! :) И еще в процессе подготовки этой статьи Сергей откликнулся на мой запрос о доработке REST API и внес туда ряд улучшений, за что я ему очень признателен.

    Первый месяц я просто привыкал к использованию программы, настраивал ее под себя и собирал начальные данные в режиме «как есть». Очень удобно, и вообще не напрягает. Тыкнул в нужную иконку и занимайся любым делом. А если отметить текущую активность забыл — программа сама регулярно может напоминать об этом через заданные промежутки времени. Естественно, ночью никаких напоминаний нет, это тоже гибко настраивается. В Android версии также есть автоматизация при помощи интеграции с Tasker. И это реально важно, потому что поначалу очень легко забыть про контроль времени и надолго залипнуть в какой-то ерундовой деятельности.

    В итоге через 3 недели ее расслабленного использования сделал несколько выводов:

    1) Я знал, что с режимом сна и недосыпом у меня были проблемы. Но не представлял, что ТАКИЕ. Неудивительно, что при росте нагрузки по работе организм с определенного момента просто начинал жестко тупить и потом просто «выключался». Поэтому я быстренько завел себе ежедневные, недельные и месячные цели по сну в режиме «обязательно достичь этих показателей за период». И при планировании смотрел, насколько я от них отстаю или наоборот, насколько их обгоняю. По итогам всего эксперимента могу сказать, что это оказался самый главный показатель :)

    Отображение прогресса в достижении целей может выглядеть вот так (пример с официального сайта):



    А вот так выглядит отчет по достижению цели по сну за одну из недель:



    2) Обратная сторона медали: когда мне казалось, что я работал мало, я работал много. А когда мне казалось, что я работаю нормально — я работал ОЧЕНЬ МНОГО. Увидев цифры, я начал ставить себе цели по проектам другого типа: НЕ превышать запланированный лимит ежемесячной работы. Таким образом и не придется красть время у сна, и научиться точнее оценивать трудоемкость и выгодность различных проектов (в пересчете на час рабочего времени). И то и то безусловно полезно.

    3) Так же с удивлением обнаружилось, что у меня все-таки есть солидный запас свободного времени, который я по-прежнему могу тратить или на что-то полезное, или на ерунду. Что здорово, незаписанное время наглядно показывается в программе. Тогда я решил не обманывать себя и по возможности честно записывать время, потраченное на развлечения. В итоге выяснилась очередная неожиданная и забавная вещь. Как я ни организовывал работу, а организм прямо-таки требует определенное количество часов на всякие хобби-развлечения также, как и на сон. Там минутка, тут две, где-то еще десять… В общем, организм свое возьмет и я решил что бороться с этим бесполезно и даже вредно. Ну в самом деле — лучше работать чтобы жить, а не наоборот. Поэтому я стал заранее планировать время на отдых. И отдыхать начал лучше, с чистой совестью. И от работы отвлекаться стал меньше, и начинать ее стало проще.

    Вот так может выглядеть отчет, который показывает незаписанное время:



    4) Время на различного рода переговоры было также сильно недооценено. Ох, напрасно я не считал эти часы за чистое рабочее время. Все-таки нужно их учитывать при планировании и составлении сметы, либо ощутимо сокращать.

    В итоге, я пришел к тому, что расчертил небольшую табличку в Excel и стал планировать загрузку своей недели исходя из общего количества часов, которые я могу потратить на тот или иной вид деятельности или проект. Естественно, сделал 2 таблички: для отдыха и для работы. Ну и оставшееся время можно заполнить чем угодно на свой вкус, люблю я свободу выбора :) Выглядит это примерно так.



    Теперь у меня получается легче балансировать график работы на уровне дней недели и недели, а не на уровне отдельных задач. В конце концов, не сильно важно, сколько минут я потрачу на каждую из десятка задач по проекту, если он будет сделан как надо и в срок. Общие показатели важнее. Естественно, можно нарисовать графики соотношения работы и отдыха, да и вообще чего душа изволит. Excel — тоже очень могучая программа :)

    Например, можно контролировать график сна:



    Или баланс работы, отдыха и свободного времени:



    Ну и вишенка на тортике — возможно загрузить в Excel данные прямо с серверов aTimeLogger для анализа, через REST API и надстройку для Excel Power Query (к сожалению, только под Windows). Таким образом можно сделать себе «приборную доску» (dasboard) и вывести на нее расчет по всем показателям эффективности. У меня они отражают в основном соотношение между запланированными показателями и реально достигнутыми. И для меня это один из самых увлекательных моментов. Т.к. настроить себя на работу с подходом «а вот я сейчас так поработаю, что достигну вот этого показателя влет и обгоню свой график» у меня получается намного легче, чем рассуждая «ну, что-то я слабо поработал, много отдыхал, надо бы еще поработать». Плюс, что очень важно — наглядное отображение прогресса опять-таки у меня сильно влияет на мотивацию. В общем, как в луших MMORP: наглядные прогресс бары и детальная статистика прокачки персонажа рулят.

    Для любителей веб-программирования уже готово базовое описание REST API. Кстати, для просмотра разнообразных графиков без какого-либо программирования готовится к выпуску новая версия aTimeLogger с веб-приложением timetrack.io.

    Вместо заключения (поскольку все только начинается): изучать себя таким образом оказалось весьма интересно и продуктивно. К сожалению, интуиция в менеджменте нас часто подводит, как подводила меня не раз до внедрения данной системы. К счастью, IT и в этом вопросе предлагает интересные возможности по улучшению. Надеюсь, что эта статья поможет кому-то сделать свою собственную интересную систему управления временем и насладиться ее плодами. В конце концов, не так уж это и сложно. Всем желаю в этом удачи и успехов! И помните:

    То, что может быть измерено, поддается управлению. Питер Друкер
    • +14
    • 11,4k
    • 8
    Поделиться публикацией
    Ой, у вас баннер убежал!

    Ну. И что?
    Реклама
    Комментарии 8
    • 0
      Тема важная и интересная! Огромная работа, спасибо, что поделились. Я также занимался этим вопросом и для себя определил такое правило: хороший инструмент должен быть простым. Быть продуктивным это не является истинным желанием, а поэтому чаще всего в душе люди не хотят «быть продуктивными», а все сложные системы скорее напрягают, чем помогают.

      При этом, я уверен и сам убедился на своем опыте, что тайм-менеджмент — это сила. Скоро опишу свой эксперимент длинною в 4 месяца.
      • 0
        Ну ок, появился очередной трекер времени, в качестве киллерфич красивые графики. Но проблема то осталась. А именно: надо все время в очередную программу вбивать четкие отрезки времени старт/начало, старт/начало… Я думаю у большиснтва проблема не в том, что нет графиков хороших в программах, а как раз большинство сбивается на строгом регулярном ведении лога своих активностей.
        • 0
          Отрезки вбивать не надо. Надо тыкнуть на нужную иконку — отсчет времени по задаче пошел. Можно поставить ее на паузу, а можно закончить. Вот и сформирован новый отрезок времени. Все очень просто, на скриншотах вроде бы это как раз видно. И вроде специально об этом в статье писал… И про напоминалку ввода тоже)
          • 0
            Я вас прекрасно понял из статьи, понял о чем вы говорите. Я тоже говорил как раз о том же самом, просто неудачно подобрал термин. Процесс сохранения активности не важен, важно то, что это очень тяжело трекать, пускай и нажатием одной кнопки. Работал над одним, тебя отвлекли на другое или сам отвлекся, что нужно? Надо остановить трекинг по одной задаче и запустить трекинг по другой активности, отвлечься на новый вопрос, по возвращению повторить операцию. Это если детально процесс работы по проектам разбивать. Если просто трекать процесс работы в целом и время отдыха, тоже не все гладко, перерывы на 5-7-10 минут чтобы трекать надо так же поступать. Причем вопрос не только в количестве действий. а скорее в том, что переключаясь между задачами забываешь о таких вещах и трекинг летит в урну. Лучшее что я видел на этот счет — программы которые автоматически накапливают сведения о времени, проведенном в том или ином приложение (вклдаке браузера), это позволяет что-то обьективное накопить для анализа при выборке за прошедший день. Основная проблема 99% трекеров, они крадут ваше внимание на еще одну задачу, в итоге мозг ее просто забывает на фоне главных активностей дня.
            • 0
              > Работал над одним, тебя отвлекли на другое или сам отвлекся, что нужно? Надо остановить трекинг по одной задаче и запустить трекинг по другой активности

              1) Можно переключиться на одну задачу в одно касание. Или в одно касание поставить на паузу текущую задачу.

              2) Если отвлечений мало и они короткие — можно этим пренебречь.

              3) Чисто мое мнение (совпадающее с мнением из цитируемой статьи): если отвлечений много и они немаленькие, это серьезный симптом. В этом случае даже хорошо, что программа напоминает о том, что отвлечений много. Это будет стимулировать разбивать работу на блоки с меньшим количеством отвлечений. Или выделять специальные блоки времени для всякой текучки.

              4) перерывы на 5-7-10 минут чтобы трекать надо так же поступать.

              Я поступил проще: не трекаю ничего короче 15 минут. И все нормально)

              5) Они крадут ваше внимание на еще одну задачу

              Чистого времени на пользование трекером вы никак не потратите больше 5 минут в день, так что это иллюзия что они что-то там крадут. Ну и знаете… так можно сказать, например, что системы контроля версий файлов крадут ваше время и поэтому их не надо использовать. И поэтому в топку git… но любой профессиональный разработчик сложного проекта лишь посмеется над этим, т.к. затраты времени на использование этого инструмента не идут ни в какое сравнение с выгодами от его использования.
              • 0
                > в итоге мозг ее просто забывает на фоне главных активностей дня.

                Все-таки меня никак не покидает ощущения, что вы невнимательно прочитали статью. В программе есть напоминалка, которая не даст вам забыть про эту задачу. И неучтенное время на графиках тоже не даст забыть про эту задачу. А потом и вовсе в привычку войдет думать о том, чем сейчас собираешься заняться и соответственно это отмечать. Если телефон всегда с собой — это очень просто.
                • 0
                  * размещаю здесь комментарий автора aTimeLogger из нашей переписки ввиду отсутствия его аккаунта на мегамозге *

                  Спасибо что защищаете программу.

                  Тем не менее, стоит признать, что sphinks частично прав — далеко не каждому под силу заставить себя записывать время. Тут нужна сила воли и понимание того, что это поможет (хоть и не через неделю). Скажу по секрету, что сам я очень редко ей пользуюсь, но именно в последнее время осознал необходимость — иначе новые приложения timetrack.io со своей занятостью не напишу никогда. Возможно, в этом есть плюс — я сильнее прислушиваюсь к пользователям и ввожу новые фичи (некоторые из них пользуются приложением больше 3х лет), а не гну свою линию.

                  Должен признать, что в программе редактирование сейчас не совсем на уровне. Например, если в 5.30 осознаешь, что в 5 ты начал делать другую активность (допустим A), а сейчас в прогрессе активность B, то для редактирования надо слишком много действий непосвященному пользователю:

                  — остановить B;
                  — начать A и установить время начала на 5:00
                  — изменить дату конца в B на 5:00

                  Либо же можно остановить B и установить время конца на 5:00, затем стартануть A нажав на '+' (в этом случае время начала выставляется в конец предыдущей записанной активности)

                  Я работаю над этой проблемой в новом приложении — при пересечении интервалов будет предложено один из них изменить.

                  Еще я работаю над трекингом гео локаций — приложение сможет подсказывать действия само при изменении локаций или можно будет настроить (что уже можно сделать при помощи Tasker на Android).

                  Следует также сказать, что существует OSX утилитка (здесь пост в FB группе о ней) и в теории в будущем можно как-то приспособить ее трэкать время автоматически
                  • 0
                    У меня мнение простое — сила воли не нужна, если есть потребность. Если «болит», то любое облегчение боли в радость. А если нет потребности, на силе воли — то и смысла нет)

          Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

          Самое читаемое