Этот хабратопик навеян топиком ООО «Снежинка» — Часть 1. Пошаговое руководство по регистрации..
Так как после моих слов в комментариях о потенциальной возможности написать продолжение моя карма вышла в плюс, эту возможность было решено не упускать.
Здесь речь пойдет о небольшой фирме работающей в сфере услуг.
Мы кратко рассмотрим следующие вопросы:
- Регистрация через фирму или собственными силами?
- Юридический адрес: покупать или нет?
- Уставной капитал: какой и в какой форме?
- Открытие расчетного счета в банке (потенциальные сложности)
- Работа с наличными средствами, зарплата, интернет-банкинг
Регистрация через фирму или собственными силами?
В своем топике 4orever довольно красочно рассказал что может вас ожидать в случае если вы решите подготовить все документы сами и попытаться сэкономить. Однако даже то замечательное руководство, которое было представлено на суд общественности, не может вам гарантировать отсутствия ошибок и проблем при регистрации.
На мой взгляд здесь не стоит экономить. Как было подсчитано, при регистрации собственными силами вы тратите порядка 3500 рублей. Коммерческие фирмы оказывающие услуги по подготовке документов берут в среднем за свои услуги от 1000 до 7000 рублей. Такая разница обусловлена перечнем услуг, которыми вы можете воспользоваться. Будь то просто помощь в подготовке документов, или же составление полного пакета, с подбором кодов ОКВЭД, изготовлением печати. Возможно даже оформление доверенности на сотрудника этой фирмы на подачу документов и их получение.
Я бы рекомендовал выбрать регистрацию через фирму, дабы сэкономить время и нервы, они вам ещё пригодятся. Деньги на этом этапе вы особо не сэкономите. Даже если предположить, что документы у вас примут с первого раза вы потратите 3500
Юридический адрес: покупать или нет?
При подготовке документов своими силами или через фирму, ещё до подачи их в налоговую необходимо указывать юридический адрес организации.В идеале, адрес места нахождения юридического лица, указанный в учредительных документах, должен совпадать с фактическим местом нахождения организации. Однако, множество организаций используют покупные «юридические адреса».
С августа 2008 года при регистрации вновь создаваемой организации иногда требуется представлять Гарантийное письмо от собственника помещения. В этом письме собственник должен сообщить, что он предоставляет свой адрес для государственной регистрации фирмы. Дополнительно необходимо предоставить нотариальную копию свидетельства о праве собственности на помещения.
Однако закон не предусматривает необходимости предоставления подобных документов. Требование налогового органа является незаконным. Но есть все шансы, что при непредставлении гарантийного письма, налоговая инспекция выдаст отказ в государственной регистрации.
В нашем случае эти документы не потребовались, но вы должны быть морально готовы, что из-за их отсутствия вам могут отказать, хоть такое и случается крайне редко.
Многие банки не открывают счета организациям, зарегистрированным не по фактическому месту нахождения. Другие открывают, при условии документального подтверждения организацией своего реального места нахождения.
Что делать если ваш «юридический» и фактический адрес не совпадают?
Единственным надежным вариантом является регистрация организации по месту ее фактического нахождения, подтвержденного договором аренды, свидетельством на право собственности или другими правоустанавливающими документами. Все остальные варианты сопряжены с определенным риском.
Бывает что собственный офис вам не нужен, в силу специфики вашего рода деятельности. В действующем законодательстве пока не предусмотрено обязанности юридических лиц иметь собственный офис. Но, есть требование оповещать налоговые органы о постоянном месте нахождения исполнительного органа. Это требование нужно соблюдать.
Какие есть варианты:
- Зарегистрироваться по домашнему адресу одного из учредителей.
На данный момент есть возможность для организаций, в которых доля участников — физических лиц составляет не менее 80%, осуществить государственную регистрацию по домашнему адресу одного из участников. Вариант неплохой, но если среди участников нет лиц, зарегистрированных в Москве – зарегистрировать московскую фирму уже не получится.
Однако даже если все условия для регистрации по месту жительства соблюдены, все равно могут возникнуть проблемы. - Арендовать маленький офис или рабочее место, регулярно платить арендную плату, хотя бы изредка там появляться и поддерживать постоянную связь с арендодателем.
Однако, в Питере или Москве довольно трудно арендовать небольшой офис. - Заключить договор на почтово-секретарское обслуживание с возможностью хотя бы изредка использовать данное помещение для осуществления представительских функций исполнительного органа (встреча с контрагентами, прием и отправка корреспонденции, электронной почты, ответы на телефонные звонки и т.п.)
Действующее законодательство не объясняет, что считать постоянным местом нахождения исполнительного органа организации. Поэтому, пакет документов, подтверждающий периодическое осуществление представительских функций руководителя организации по адресу почтово-секретарского обслуживания может служить весомым обоснованием легитимности указанного места нахождения общества. Кроме того, есть гарантия, что вся корреспонденция попадет адресату. Важно, чтобы невозможно было доказать, что организация имеет свой собственный офис в другом месте, где постоянно находится ее руководитель. - Приобрести «юридический адрес» в организациях, специализирующихся на продаже юридических адресов.
Этот вариант имеет ряд существенных минусов. Такие адреса, как правило, даются на ограниченные промежуток времени: 6- 12 месяцев. Их удобно использовать только для регистрации. Нет никакой гарантии, что через полгода/год вы сможете продлить договор на этот адрес. Общение чаще всего идет через посредника. Нет возможности выйти на контакт непосредственно с собственником помещения. Следовательно – нет гарантии подлинности печатей и подписей на договорах аренды, совместной деятельности и т.п., которые и служат обоснованием законности использования юридического адреса. Корреспонденция, посланная по этим адресам почти всегда не доходит до получателя.
Какие санкции могут быть применены к фирме (ее руководителю), у которой не совпадет юридический и фактический адрес?
По административному кодексу:
Статья 14.25. Нарушение законодательства о государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей
…
3. Непредоставление, или несвоевременное предоставление, или предоставление недостоверных сведений о юридическом лице или об индивидуальном предпринимателе в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, в случаях, если такое предоставление предусмотрено законом, влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере 50 МРОТ.
4. Предоставление в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, документов, содержащих заведомо ложные сведения, если такое действие не содержит уголовно наказуемого деяния, — влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере 50 МРОТ или дисквалификацию на срок до 3-х лет.
По уголовному кодексу:
Статья 171. Незаконное предпринимательство
1. Осуществление предпринимательской деятельности без регистрации или с нарушением правил регистрации, а равно представление в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, документов, содержащих заведомо ложные сведения, либо осуществление предпринимательской деятельности без специального разрешения (лицензии) в случаях, когда такое разрешение (лицензия) обязательно, или с нарушением лицензионных требований и условий, если это деяние причинило крупный ущерб гражданам, организациям или государству либо сопряжено с извлечением дохода в крупном размере (свыше 250 тысяч рублей), — наказывается штрафом в размере до 300 тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до двух лет, либо обязательными работами на срок от 180 до 240 часов, либо арестом на срок от 4 до 6 месяцев.
2. То же деяние:
а) совершенное организованной группой;
б) сопряженное с извлечением дохода в особо крупном размере (свыше 1 млн. рублей), наказывается штрафом в размере от 100 тысяч до 500 тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до трех лет либо ЛИШЕНИЕМ СВОБОДЫ НА СРОК ДО 5 ЛЕТ со штрафом в размере до 80 тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев либо без такового.
Уставной капитал: какой и в какой форме?
При регистрации фирмы необходимо будет выбрать размер уставного капитала и определиться будете ли вы (учредители) вносить его деньгами на накопительный счет в банке либо же имуществом. В РФ на сегодняшний день минимальный размер уставного капитала для ООО составляет 10000 рублей. В случае если вы вносите уставной капитал имуществом, то не рекомендую делать его размер свыше 20 000 рублей, так как в этом случае необходима независимая оценка этого имущества. И дополнительные бумажки в налоговую, дополнительные шансы наличия проблем с регистрацией. Также следует более менее благоразумно оценивать имущество, которое вы передаете в фирму в счет уставного капитала. Речь о том, что если вы запишите 20 компьютеров и озвучите их стоимость в размере 15 000 рублей, это может вызвать у налоговой ряд вопросов к вам.Открытие расчетного счета в банке (потенциальные сложности)
Вы обратились в фирму или самостоятельно подготовили документы, определились с размером уставного капитала и с юридическим адресом, сдали документы и через неделю получили их копии и свидетельство о гос. регистрации, свидетельство о регистрации налогоплательщика и ещё парочку свидетельств и бумажек.Ура, теперь у вас есть фирма.
Но вам необходимо ещё открыть расчетный счет в банке, после чего вы уже сможете полноценно вести финансово-хозяйственную деятельность.
Открытие счета в различных банках занимает от 5 до 15 дней после подачи документов, в случае если все документы в порядке и у банка не возникло к вам вопросов.
Здесь по большому счету нет ничего сложного.
Выбрав банк (руководствуясь его надежностью, тарифами, советами друзей и знакомых ) для открытия счета, я рекомендовал бы прийти туда и раздобыв пакет документов в электронной и печатной формах пройтись по каждому пункту документов и сделать для себя пометки. А также записать какие копии и каких документов вам необходимо будет сдать, необходимо ли заверять эти копии и прочие мелочи. Не надо стесняться задавать много вопросов, это в дальнейшем сэкономит вам время. Можно также запросить пакет документов по электронной почте в отделении банка, в котором будете открывать счет, и просто не заполнять поля в которых не уверены, а заполнить их уже непосредственно в отделении банка под чутким руководством его работников.
Важный момент: После открытия расчетного счета вы должны в течение 5 дней уведомить об этом свою налоговую. Своя — это та налоговая, к которой вы приписаны по месту регистрации фирмы. Для уведомления необходимо заполнить бланк который можно там же и получить, и сдать его. Иногда это может потребоваться сделать в двух экземплярах, один из которых остается у вас как документ подтверждающий то что вы уведомили налоговую, на случай если сданная бумажка где-нибудь затеряется.
За несвоевременное уведомление налоговой об открытии расчетного счета минимальный штраф составляет 5000 рублей.
Работа с наличными средствами, зарплата, интернет банкинг
Интернет-банкинг
После открытия расчетного счета вы получите как минимум свою копию договора и бумажку на которой будут все ваши банковские реквизиты.Я рекомендовал бы сразу после получения подписать с банком дополнительное соглашение о получении системы интернет-банк или получения ключей для системы интернет-клиент (названия могут разнится в разных банках но общая суть одна и та же).
Зачем это надо?
Плюсы очевидны и все-таки на мой взгляд следует их озвучить:- Это удобно
Вам не придется каждый раз ездить в банк с платежным поручением и вся информация о движениях средств всегда будет под рукой. Выписки, платежки, счета, оплата налогов — всё это будет проходить просто и из любого места где есть интернет и ваша флешка/диск/компьютер с набором ключей ну и вы с паролем и логином. Практически как webmoney :-) - Тарифы банков на обслуживание с использованием систем интернет-банкинга стоит обычно в разы дешевле ручного обслуживания.
Работа с наличностью
В случае если вы планируете хоть какую-то работу с наличными денежными средствами (здесь речь о выдаче заработной платы наличными, получении наличных средств для покупки техники за наличные деньги ит.д.), то вам необходимо будет оформить чековую книжку и в начале каждого квартала подавать в банк несколько бумажек, что добавит вам бумажных и бухгалтерских хлопот. Более того банк обязан уведомить налоговую, что вы работаете с наличными денежными средствами, и некоторые банки раз в год в обязательном порядке требуют предоставления полной отчетности по выведенные под любые нужды наличные денежные средства.Опять таки, если нет на то крайней необходимости, я бы не рекомендовал связываться с наличными расчетами. Для заработной платы можно оформить пластиковые
карты для сотрудников, а для покупки техники или чего бы то ни было ещё использовать безналичный расчет.
Заработная плата
Заработная плата платится сотрудникам в соответствии со штатным расписанием, о котором мы забыли упомянуть. После создания организации необходимо создать и утвердить штатное расписание. Если в двух словах, то штатное расписание — это документ, в котором прописана вся должностная структура вашей фирмы и обозначены оклады и надбавки для каждой из должностей. Форму и примеры штатных расписаний легко найти в интернете.
При назначении окладов сотрудникам необходимо учитывать, что в штатном расписании указывается сумма с учетом 13% подоходного налога. То есть на руки человек будет получать на 13% меньше.
Также надо помнить, что помимо этих 13% вам надо будет ещё заплатить 14% в ПФР и ещё в сумме примерно 3-5% налоги в ФСС и налог на травматизм (как-то так).
Таким образом если вы назначаете зарплату сотруднику в 30 000 рублей, вам необходимо будет дополнительно выплачивать налогов порядка 10 000 с каждого сотрудника.
Если вы не уверены в быстром получении больших доходов и есть риск, что вы просто не справитесь с выплатой больших з/п и налогов сразу, но и не хотите ограничивать себя маленькой з/п в дальнейшем удобным вариантом является назначение относительно низкой з/п, но при этом возможность выплаты премий, которая будет прописана в трудовом договоре. При этом не рекомендуем завязывать премии ни на что, будь то обороты фирмы или какой-либо ещё фактор.
Мы отвлеклись на вопросы связанные с налогами, вернемся к вопросу выплаты зарплаты сотрудникам.
Как я уже писал выше, оптимальнее всего выплачивать заработную плату сотрудникам на пластиковые карты. Оформить пластиковые карты на всех сотрудников можно совершенно бесплатно в некоторых банках, если вы заключаете с ними договор на зарплатный проект или доп.соглашение если вы оформляете карты в том же отделении банка где у вас открыт счет. Здесь тоже стоит обратить внимание на тарифы и узнать все детали заполнения документов у сотрудника банка.
P.S. Наверняка что-то упустил или забыл. Если есть вопросы или уточнения буду рад на них ответить и прокомментировать. Всё написанное основано на собственном опыте.
P.P.S. Первый топик. Надеюсь для кого-нибудь он окажется полезным. Спасибо всем за карму, перенес в «Мой бизнес».
UPD Добавил информацию о регистрации по месту жительства.
UPD2 По словам anuchin, с регистрацией по месту жительства всё не так просто.
UPD Топик переименован по договоренности с 4orever, опубликовавшим первую часть.