Правила работы с e-mail в нашей компании

За четыре года наш коллектив вырос с 3 до 70 человек, появилось три офиса плюс общение со штаб-квартирами. Поэтому по ходу пришлось менять и стиль, и правила работы в компании. В итоге в области коммуникаций это вылилось в следующий свод правил — часть уже можно встретить в литературе по тайм-менеджменту, часть придумали сами. Возможно, это будет полезно и вашей компании. Подходит для компаний, где у всех есть компьютер и e-mail.

В ESET RUSSIA эти правила являются обязательными для всех, на них можно ссылаться и за их невыполнение можно получить строгий выговор и пр.
================================

1. Проблемы не существует, пока вы не написали о ней в электронном письме. Письмо является доказательством, что вы проинформировали начальника о проблеме. Если проблема с самой электронной почтой — сообщите устно системному администратору. (Пример: «У меня не работает телефон, прошу проверить его работоспособность».)
2. При возникновении споров типа: «Я ему говорил, а он мне не ответил», «Я не знал», «Мне никто не сказал» и пр. — руководитель будет смотреть на наличие/отсутствие письма по данной проблеме а также дату/время отправления. Все письма ежедневно сохраняются у нас на сервере, где тоже указана дата, и это будет подтверждением времени отправки.
3. Если вы кому-то написали по важному вопросу, а он вам не ответил (см. п. 4), то вам необходимо проверить получение письма голосом по телефону. Важное — это все, что касается жизни человека (заболел, опоздал и пр.), безопасности компании (кража инфо и пр. ), денег (финансовые вопросы от ХХХ у.е.), крупных клиентов (от ХХХ узлов), силовых и госорганов, а также прочее на ваше усмотрение, что может существенно повлиять на работу компании.
4. Если письмо содержит поручение, задачу (от руководителя), при этом не указан срок исполнения — укажите в ответе самостоятельно срок выполнения на основе своей оценки. (Пример: «Смогу сделать к пятнице 12.00».)
5. Новые поручения не отменяют старые, если руководитель не указывает на то, что это так. (Пример: «Это надо сделать срочно до 18.00, все остальное отложи до завтра».)
6. Если к этому сроку вы не успеваете, обязательно сообщите руководителю об этом до истечения этого срока с указаниями причин и новым сроком. (Пример: «Я облажался, много курил, пил кофе, читал новости в Сети и не смог вовремя сделать твою задачу. Смогу сделать к Х дате или прошу меня уволить за профнепригодность».)
7. Если вы получили письмо от коллеги, партнера, в любом случае напишите ответ, что бы он знал, что e-mail получен. (Пример: «Ок, понял, думаем» или «Получил, ответим завтра».)
8. Если это поручение вступает в противоречие с другими работами, проектами, опишите кратко ситуацию и укажите возможные сроки в зависимости от других проектов. (Пример: «Сейчас работаю по проекту Х, поэтому сделать к Н дате не смогу. Уточни, что важнее».)
9. Если вы получаете e-mail, в котором ваш адрес в поле «копия», это значит, что руководитель, коллега хочет, чтобы вы были в курсе событий, и если там есть вопросы, которые предполагают действия с вашей стороны, то вы их выполняете. (Пример: «Все, кто получил это письмо, должны зайти в отдел кадров и получить премию».)
10. Если вы получаете e-mail, в котором вашего адреса нет, это значит, что руководитель поставил ваш адрес в поле «скрытая копия» (слепая). Он хочет, чтобы вы были в курсе, но не хочет, чтобы об этом знал тот, кому он написал письмо. (Пример: «Иван Иванович, всем давно известно, что лучший антивирус — это NOD32».)