Как мы шаг за шагом актуализируем корпоративную базу знаний
В нашей корпоративной Wiki всегда была куча полезных статей, но, как водится, с годами эта ситуация изменилась. На страницах можно было найти пассажи вроде «Обязательно согласовать с Васей Пупкиным», хотя Вася Пупкин уволился три года назад. И такого добра становилось всё больше.
Однако провести ревизию всё никак не получалось. Сделать это без руководителей направлений было невозможно, но у них в приоритете были задачи, связанные с развитием компании. К тому же переписывание Wiki казалось огромной и неделимой задачей.
Но в какой-то момент мы начали получать жалобы от новых сотрудников, и откладывать это дело было уже невозможно. Процесс разделили на 5 этапов:
Пересобрать структуру Wiki и определить правила написания статей.
Наполнить бэклог статьями, которые нужно актуализировать, и процессами, которые нужно задокументировать.
Канбанизировать сервис (мы назвали его AGIMA Дума), который будет переваривать бэклог.
Постоянно развивать сервис, повышая его Throughput и Lead Time.
Актуализировать имеющиеся статьи, чтобы база знаний снова не превратилась в помойку.
Сейчас мы на четвёртом этапе, и в бэклоге 300+ тикетов. Но процесс стал прогнозируемым. Раз в две недели грумим бэклог, нарезаем тикеты (соблюдая WIP-лимиты), прогоняем по чек-листам новые материалы, еженедельно релизим статьи и онбордим в них нужные категории сотрудников.
Больше об управлении агентством — на странице нашего COO.