22 ноября 2021 года президент Владимир Путин подписал закон № 377-ФЗ, который внес в Трудовой кодекс три новые статьи (ст. 22.1 — 22.3). Они регулируют правила электронного документооборота в организации. Давайте разберемся, что стало причиной их принятия и как теперь организации и индивидуальные предприниматели обязаны будут вести кадровое делопроизводство в цифровом виде.
Зачем вообще понадобилось принимать эти изменения?
Дело в том, что долгое время вопрос о законности применения электронных документов в вопросах кадрового делопроизводства вызывал самые противоречивые мнения как у специалистов, так и у органов власти. До начала пандемии, например, даже Минтруда России в своем письме указывало, что право работодателя, какую форму ведения документации ему выбирать — бумажную или электронную — не распространяется на те документы, которые либо предоставляются под роспись работнику, либо прямо предусмотрены ТК: такие документы могут быть исключительно бумажными (письмо от 06.03.2020 N 14-2/ООГ-1773). Подобная же точка зрения имела место быть и у многих региональных судов — в Белгороде, Екатеринбурге, Омске и других городах.
Во время весеннего локдауна позиция министерства начала постепенно меняться. Чиновники начали допускать возможность обмена электронными документами между работодателем и работником, при условии того, что потом они будут оформлены нормативно в надлежащем порядке (см. например, п. 3 письма Минтруда РФ от 27.03.2020 N 14-4/10/П-2741, информацию Роструда от 27.04.2020 (п. 12) и т.д.)
При этом многие суды признавали, что электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, все же могут применяться (см. определение Седьмого КСОЮ от 10.09.2020 N 8Г-11673/2020[88-12944/2020, решения Амурского областного суда от 14.07.2021 N 7-286/2021, от 20.05.2021 N 7-205/2021, определение Кемеровского областного суда от 04.09.2018 N 33-8864/2018 и др.). Эта позиция базировалась на законе «Об электронной цифровой подписи», согласно которому электронный документ юридически равнозначен любому аналогичному документу на бумаге, если сам закон не требует предоставления исключительно последних.
В чем заключаются новые правила кадрового документооборота в электронном виде?
Во-первых, законом вводится само понятие электронного документооборота (ЭДО). Это создание, использование, подписание и хранение электронных документов без использования бумажных аналогов (статья 22.1 ТК РФ). Причем эта норма распространяется не только на уже числящихся в штате работников, но и тех соискателей, которые ищут работу впервые: они теперь тоже могут, согласно статье 65 ТК РФ, подавать работодателю все нужные ему документы “в цифре”.
Само собой разумеется, обмен электронными документами в сфере трудоотношений в первую очередь коснется дистанционных работников — для них это вообще форма коммуникации с работодателем, что называется, по умолчанию.
При этом, использовать или нет в своей организации ЭДО, каждый работодатель может решить самостоятельно. Обязанность внедрять электронный документооборот законодателем не установлена (часть первая статьи 22.2 Трудового кодекса). Но если все-таки подобное решение уже принято, то нужно обязательно выпустить соответствующий приказ, с которым ознакомить всех без исключения ваших сотрудников.
Учтите, что согласие работника на переход к электронному кадровому документообороту должно быть получено только письменно, и никак иначе. Исключением может стать только случай, если вы принимаете на работу соискателя после 31.12.2021, и при этом человек на указанную дату не имеет вообще никакого трудового стажа. Такого сотрудника можно перевести на электронный документооборот и без письменного согласия.
Если работник отказался переходить на ЭДО, то все документы, связанные с ним, необходимо продолжать предоставлять в бумажном виде. Но это не отнимает у вашего сотрудника право впоследствии все же согласиться на электронный оборот документов.
Важный момент: согласно закону, некоторые документы в организации должны храниться, обращаться и использоваться по-прежнему только в бумажной форме. Речь, в частности, идет об актах о несчастных случаях и происшествиях или сведениях о том, что работники прошли инструктаж по охране труда и соблюдению ТБ.
Минтруд России позднее должен утвердить документ, которым будут установлены требования к формам, содержанию и форматам тех электронных документов, которые начнут применять с 1 марта 2023 года.
Эксперты считают, что в будущем работодатели, которые станут использовать для электронного документооборота платформу «Работа в России» или доработавшие свои инфосистемы для соответствия требованиям Минтруда РФ, смогут рассчитывать на снижение категории риска и периодичности проведения в отношении себя плановых проверок (вплоть до полной их отмены).
Как технически должен быть организован электронный документооборот в компании?
В первую очередь, каждый работодатель должен определиться, какую информационную систему (ИС) он будет для этого использовать. Самый простой вариант — это специально запущенная для этих целей за счет федерального бюджета интернет-платформа, которая называется «Работа в России». И работодатели, и соискатели, и действующие работники смогут использовать ее бесплатно, в том числе и авторизовавшись через сервис «Госуслуги»
Работодатель может создать для этих целей и собственную ИС, но все расходы по ее созданию, эксплуатации, распространению и хранению электронных документов при этом будет нести уже только он сам.
По мнению экспертов, те бизнесмены, которые станут в своей деятельности в области кадрового оборота использовать платформу «Работа в России», через пару лет смогут всерьез рассчитывать на уменьшение или полную отмену госпроверок в отношении своих компаний.
По умолчанию, при оформлении электронных документов в трудовых отношениях стороны должны будут использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Но есть важное различие в статусе сторон при заключении целого ряда документов. Например, использование УКЭП при заключении трудового договора, договора о матответственности или вынесении приказа о взыскании является строгой обязанностью для работодателя, и только лишь правом — для вашего сотрудника.
Отдельно стоит упомянуть ситуацию, когда происходит какой-либо форс-мажор (техногенная или природная катастрофа, авария на производстве, массовые беспорядки, эпидемии и т.д.). Тогда, согласно заранее принятому в организации локальному акту, стороны вправе при решении каких-то трудовых вопросов временно обменяться электронными документами или их образами (сканы, фото, копии и т.д., и т.п.). Но при прекращении подобной ситуации они обязаны будут обменяться соответствующими экземплярами “в бумаге”.
Какие преимущества дает работодателям и работникам переход на ЭДО?
Принятие закона № 377-ФЗ создает для всех сторон трудоотношений целый ряд преимуществ в области кадров и делопроизводства, переведенных на электронный оборот документов.
В первую очередь речь идет о значительном упрощении и ускорении устройства на работу: ведь теперь соискателю совсем не обязательно приезжать в ваш офис для заключения трудового договора — достаточно прислать все нужные документы в электронном виде
Далее, быстрый доступ ко всем необходимым документам приведет к тому, что у отечественного бизнеса будет в разы меньше проблем с Рострудом, налоговой, КТС и прочими инстанциями — просто за счет увеличения прозрачности всех кадровых процедур.
Наконец, это очередной шаг в сторону увеличения процента дистанционных работников, что в условиях пандемии (с непрогнозируемыми сроками окончания последней) является одним из главных факторов обеспечения стабильности рынка труда. Ведь именно благодаря “удаленке” работодатель может сократить значительную часть своих расходов, не теряя при этом в эффективности труда своих работников. А последние, в свою очередь, могут быть уверены в том, что, скорее всего, сохранят свои рабочие места — поскольку резко снижается количество прогулов, опозданий, дисциплинарных взысканий и т.п.