Привет, Хабр! В сегодняшней статье мы расскажем о новых и измененных функциях EOS for SharePoint 2013 от компании «Электронные офисные системы» в разрезе пользовательской и технической эксплуатации, о преимуществах новой версии по сравнению с продуктами конкурентов, о новых и планируемых дополнительных опциях и подсистемах, о процедуре миграции со старых версий до EOS for SharePoint 2013, а также о пользовательском опыте первых клиентов.

Последний релиз EOS for SharePoint 2013 состоялся полтора года назад, полгода спустя после выхода последней версии Microsoft SharePoint весной 2013-го года.

Перечень изменений EOS for SharePoint 4.0

Прежде чем перейти к рассмотрению нововведений, напомним, что EOS for SharePoint – автоматизированная система документооборота, предоставляющая персональное место пользователя с расширенным поисковым механизмом и решающая задачи по:

регистрации и согласованию документов,
контролю их исполнения,
учету поручений,

с возможностью подключения таких дополнительных опций, как:

электронная подпись и шифрование,
поточное сканирование,
оказание госуслуг,
межведомственный электронный документооборот,
автоматизация учета документов архивного фонда,
приложения для смартфонов и планшетов,
а также двух новых модулей: «Управление совещаниями» и «Хранилище файлов».

Изменения EOS for SharePoint на MS SharePoint 2013 коснулись, интерфейса, как было упомянуто выше, функционала и внедрения. Кроме того, к уже немалому списку дополнительных опций и модулей, в версии 4.0 добавлен модуль «Хранилище файлов». Но обо всем по порядку.

Изменение дизайна и улучшение юзабилити

Предыдущие редакции EOS for SharePoint (для версий ECM 2007, 2010) имели унаследованный платформенный дизайн, новая же версия имеет собственный похожий дизайн, разработанный нами совместно с «Лабораторией интерактивного дизайна».

Анализ удобства использования и отзывы клиентов повлияли на новую концепцию юзабилити. Как и в предыдущей версии, в коробке имеются предустановленные рабочие места, теперь их 5: для пользователя, руководителя, регистратора, контролёра и универсальное, — а также возможность создания дополнительных РМ для кастомизации под задачи пользователей, главная страница которых представлена dashboard-ом. В зависимости от пользовательской роли, РМ включает 1-4 блока (такие как: документы или задачи, мои папки, поиск, отчеты). Появился preview документов из карточки.

Расширение функционала EOS for SharePoint 2013

В плане возможностей системы нововведений достаточно много, перечислим часть из них.

В проектах документов введена поддержка редакций, этапов задач и их типизации.
Пополнен список журналов, теперь это: формируемые вручную журналы передачи и приема / отправки, а также автоматические — журнал прохождения по филиалам (в журнале передачи), журналы подписей, исполнения, доступа, изменения и просмотра карточек, расширены опции отчетности.
Для интеграции с внешними системами типа ERP, АБС, CRM и другими доступна генерация карточек при помощи веб-сервиса.
Настройка workflow расширена, усовершенствован механизм оповещения.
В работе с документами мы расширили права доступа, контрольные функции ввода данных, ввели новые возможности в связывании документов (создание связанного документа при помощи копирования, автосвязывания, наследования реквизитов и прикрепленных файлов) и печати, а также опцию публикации утвержденных документов в отдельное хранилище.
В поручениях переносимые сроки фиксируются в журнале, производительность «Дерева поручений» и настройки отображения информации усовершенствованы.

Насчет поддержки мобильных устройств – улучшенные функции появились в самом SharePoint 2013. Сейчас мобильные приложения есть для iPAD, Windows-планшетов и Win-ПК, в том числе в режиме offline, каналы связи зашифрованы, есть возможность использовать квалифицированную электронную подпись. В скором времени с EOS for SharePoint 2013 можно будет работать и на Android.

Преимущества EOS for SharePoint 2013

EOS for SharePoint, адаптирована под специфические особенности документооборота в России, она имеет ряд конкурентных преимуществ:

Работает в компаниях различного масштаба от 10 до 5000 рабочих мест с большим объёмом данных.
Имеет в своём функционале все для организации документооборота.
Клиенты для работы на мобильных устройствах на iOS и Windows.
Может использовать электронную подпись на iPad как юридически значимую.
Гибкая, настраиваемая система под каждого клиента.
Адаптируемый интерфейс под фирменный стиль.
Мультиязычность с возможностью переводов документов на иностранные языки.
Бесплатная поддержка и обновление в течение года с даты внедрения.
Обслуживание и настройка доступны штатным специалистам.
К программе прилагаются все требуемые лицензии ФСБ РФ.

Новые расширяющие функционал EOS for SharePoint 2013 подсистемы

В EOS for SharePoint 4.0 были добавлены следующие опции:

Модуль "Управление совещаниями", позволяющий автоматизировать и оптимизировать ход подготовки, проведения совещаний и решений, принятых на них.
Система межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (МЭДО) для взаимодействия различных федеральных ведомств по средствам электронного обмена документации.
Система «Архивное дело», способная навести порядок в документах и делах компании, отслеживать соответствие стандартам, сроки хранения и реализации документов, подготовить необходимые акты и отчёты.
Автоматизированная система "Обращение граждан", сервис для государственных органов и организаций, служащий для обработки запросов, направления в ведомства и формирования ответов по обращениям.

Обновление до новой версии

Мы продолжаем поддерживать версию для SharePoint 2010, однако усовершенствования будут вноситься в текущую версию продукта. При желании клиенту можно перейти на актуальную версию, обратившись в поддержку ЭОС.

Первые пользователи — опыт внедрения, отзывы

Систему EOS for SharePoint внедряют многие крупные бюджетные и частные организации со сложной структурой управления, большим документооборотом. Каждая компания нуждалась в создании единого рабочего пространства, упорядочивании и согласовании документов, автоматизации внутренней деятельности.

Спасибо, что прочитали. Продолжение следует.

Обзор новой версии EOS for SharePoint 2013