Когда мы запускали инновационный бухгалтерский сервис «Фингуру», наш старт не был идеальным. Но мы сумели вынести уроки из своих ошибок и хотим поделиться с вами информацией о том, «как не надо запускать бизнес». Это честный пост не только для других бухгалтерских сервисов (которые захотят развиваться сами или выразят желание с нами сотрудничать), но и для всех молодых IT-компаний.

Ошибка 1. «Бумажный монстр», который ест ваше время

Работа с документами — это ответственность. В нашем случае вообще весь бизнес строится на работе с документами клиентов — платежками, счетами, договорами. Первое время мы хранили бумажные документы клиента как зеницу ока у себя в офисе, пока это не стало причинять серьезные неудобства. Во-первых, чем больше бумаг, тем больше времени требуется на поиски в них нужной информации. Во-вторых, мы взяли на себя дополнительную функцию — функцию архива, которая не приносила никаких дополнительных денег. Проще говоря, бумага съедала главный ресурс компании — время сотрудников.

В нашей прошлой статье «Как мы создали массовый бухгалтерский сервис» мы рассказывали о принципах и правилах работы компании «Фингуру». В сегодняшнем посте мы бы хотели сделать читателям предложение о сотрудничестве. Мы приглашаем всех желающих принять участие в создании «продвинутого» бухгалтерского сервиса, аналогов которому пока нет.

Здесь мы поделимся тем, что у нас уже есть — своими наработками и мыслями «кому и почему это выгодно», а в конце статьи нам бы хотелось получить обратную связь: как Вам наше предложение, готовы ли Вы подключиться к нам и предложить свои идеи.

Представьте, что завтра в вашем офисе отключат электричество. А у вас бухгалтерский бизнес, завязанный на огромном количестве клиентов с их отчетностями. Как вы выкрутитесь в этом случае?
С нашей компанией недавно произошел именно такой экстренный случай. На время проведения профилактических работ отключили свет во всем офисном здании. Но устроить себе выходной мы не могли. Поэтому все сотрудники работали с домашних компьютеров удаленно — через Microsoft Dynamics CRM и Контур.Бухгалтерию.

В компании начали внедрять CRM-систему полтора года назад, но продолжаем постоянно адаптировать под себя и сегодня. В этой статье хотелось бы поделиться мнением и опытом, который был наработан за этот период. Возможно, он окажется полезным и для других бухгалтерских компаний, которых волнуют проблемы организации эффективной работы, управления и регулирования деятельности сотрудников с целью своевременного составления и сдачи отчетов, контроля рассылки платежных поручений и др.

Система Microsoft Dynamics CRM позволяет осуществлять деятельность сразу в нескольких направлениях:
— регистрация всех действий, которые совершаются в бухгалтерии и связаны с обработкой первичных документов;
— подготовка отчетности;
— работа с обращениями от клиентов.

Мы в своей компании все три направления реализовали и в настоящее время отрабатываем.

Рынок систем электронного документооборота (СЭД) в текущем году отмечает 20-летие, а рынок юридически значимого ЭДО — 2 года.
Качество работы с документами в российских компаниях продолжает значительно уступать данному показателю за рубежом, работа с данными более 70% сотрудников по-прежнему не автоматизирована.
По оценке ФНС, в России в год выписывается около 15 млрд. счетов-фактур, а по данным некоторых операторов, за 2013 год было передано менее 10 млн. электронных документов. Т. е. проникновение — менее 0,1%, тогда как в странах Евросоюза этот показатель составляет около 20%.



Что же тормозит развитие электронного документооборота в России?

1. Устоявшееся мнение о большей надежности бумажного документа

Главная сложность на пути к безбумажному документообороту – устоявшееся на уровне общества и государства мнение о якобы большей надежности бумажного документа, заверенного подписью и печатью.
Российские компании сильно озабочены вопросом несанкционированного доступа к информации, хранящейся в СЭД.
Безусловно, работа с электронными документами в системе предъявляет новые требования к информационной безопасности современного предприятия. Это не только обеспечение сохранности и надежного резервирования электронного архива, но и разграничение доступа сотрудников к электронным документам, предотвращение атак на электронную инфраструктуру предприятия извне; антивирусная защита; ведение тотального контроля над целостностью информационной системы и всеми действиями пользователей.

В этом посте мы расскажем о том, как автоматизировали бизнес-процессы в компании, предоставляющей бухгалтерские услуги. Тот опыт, которым мы хотим поделиться, можно адаптировать к любой сервисной компании, желающей усовершенствовать и ускорить свои бизнес-процессы. Мы оформили этот опыт в свод простых правил, которые хорошо работают для нас и мы уверены, окажутся полезными и для вас тоже.

Для начала, в двух словах о «Фингуру».

Фингуру является дочкой таких китов как ЗАО «РЦ Практик» и «СКБ Контур». Наш бухгалтерский сервис — это полная замена профессионального бухгалтера в штате. Это компания, которая оперативно поможет с бухгалтерией, подготовит за вас все необходимые документы и отчитается во все контролирующие органы. Никакой бизнесмен не любит бумажную волокиту — он любит заниматься своим делом, поэтому мы в свое работе преследовали 2 цели. Первая цель — социальная: сделать так, чтобы бизнесу в России стало проще работать, освободив его время от «копания» в платежках, счетах-фактурах, приходно-расходных ордеров и прочего. И вторая — собственно коммерческая: создать массовый сервис, способный работать с десятками тысяч клиентов самого разного уровня бизнеса. В итоге, получился такой бухгалтерский «Макдональдс», где за относительно небольшие деньги можно получить услугу быстро и стандартно хорошего качества. А теперь, собственно, о правилах, которым мы следовали.

Правила маркетинга

Любой «продукт» состоит из собственно производственной части (как делаем) и маркетинговой (кому продаем, как и зачем). Мы начнем описание с этого последнего блока, поскольку понимание нужд своей аудитории — основной аспект бизнеса.
Рассказывает: Алексей Ермолов, генеральный директор «Фингуру»:

Правило #1. Мышление от клиента или «Не называйте меня дураком»

«С понимания того, что хочет клиент, начинается наша услуга. У нас с этим все достаточно просто: клиент хочет уделять больше внимания своему бизнесу и не иметь проблем с налоговой, пенсионным и страховым фондами. Но когда он обращается в бухгалтерскую фирму, часто ему приходится работать напрямую с бухгалтером, который общается с ним на своем «птичьем языке». Нередки случаи, когда клиент обижается, потому что «чувствует себя дураком», не понимая, что ему говорят, хотя на самом деле консультация может быть оказана супераудитором и суперпрофессионально».
Чтобы с нами не происходило таких ситуаций, в «Фингуру» работают клиентские менеджеры, которые выступают своеобразными переводчиками, понимающими и тех и других. Это очень важно и это экономит время.

Сегодня уже трудно представить себе эффективный маркетинг, оторванный от продаж, сервиса и информационных технологий. Руководитель, мечтающий иметь целостное представление о работе компании и вклад каждого отдела, в недалеком будущем сможет упростить себе жизнь за счет применения новейших инструментов по автоматизации всех бизнес-процессов (по отправке, сбору и анализу данных) в единой системе данных. Маркетолог же сможет выстроить систему показателей своей работы и автоматизировать рутинные задачи.
Об одной такой системе, ее интеллектуальных возможностях, применяемых нами на опыте, мне бы хотелось рассказать коллегам, ответственным за маркетинг и продажи. Решение по комплексной автоматизации интернет-маркетинга ClickDimensions интегрировано с блоками продаж, маркетинга и сервиса в рамках Microsoft Dynamics CRM Online 2013.
Какие задачи современного маркетолога эффективнее выполнить с помощью ClickDimensions?