Спасаемся от бумажного потопа, или как провести с пользой Международный день без бумаги

    Уже совсем скоро, 27 октября, пройдет Международный день без бумаги, который во всем мире проводит ассоциация AIIM, а в России – проект DOCFLOW. Нам очень нравится эта инициатива, ведь она позволяет людям задуматься о том, как можно сделать работу с документами более удобной, быстрой и безопасной, а заодно и сохранить гектар-другой лесов – они могут пригодиться для других целей.

    Просто задумайтесь над этими цифрами. В 2009 году Сбербанк сэкономил $100 млн. благодаря автоматизации процесса сортировки документов. Ранее сотрудники банка вынуждены были вручную сортировать выписки по всем проведенным операциям в порядке возрастания их 20-значных номеров! А между тем организации продолжают печатать, копировать и отправлять по факсу более 1 триллиона документов в год. При этом в бумажном мире один документ имеет, в среднем, 19 рабочих копий.

    Многие понимают, что работа с электронными документами быстрее и удобнее, чем с бумажными, что такие документы не горят в огне и их труднее залить чаем, что их проще защитить от посторонних глаз и что найти их в электронных архивах легче, чем работать с архивами бумажными. Да, понимают многие, но решиться хотя бы частично отказаться от бумажного документооборота не так-то просто. Зная это, проект DOCFLOW в преддверии Международного дня без бумаги проводит специальный конкурс, чтобы помочь недостаточно решительным и поддержать тех, кто уже на пути в безбумажный мир.

    В конкурсе могут участвовать как компании, так и частные лица. Призы – сертификаты на прохождения курса AIIM по управлению корпоративным контентом AIIM ECM Practitioner, потоковый сканер, корпоративная и профессиональная версии ABBYY FineReader 11. Главный приз в «личном зачёте» – Apple iPad 2.


    Участникам конкурса предлагается совершить на выбор некоторое количество «безбумажных» подвигов: например, сдать макулатуру, снять видеоролик о безбумажных технологиях, поделиться с друзьями и коллегами в блогах или соцсетях советами по сокращению излишнего расхода бумаги (своими или какими-то из подборки DOCFLOW) и самим их применить на практике, сделать отчет с фотографиями и/или видео о том, как они провели Международный день без бумаги, поддержать Международный день без бумаги на Facebook и многое другое. За каждый «подвиг» участник конкурса получает баллы в виде «спасенных деревьев».



    Победит тот, кто «спасет» больше всего деревьев. Подробные условия участия – на сайте DOCFLOW.

    Напоследок – несколько советов от DOCFLOW о том, как избежать бумажного потопа:

    • Не печатайте документы, если в этом нет острой необходимости.
    • Посмотрите внимательно свой рабочий стол. Все ли черновики, документы или бумаги на нем нужны вам в печатном виде? По возможности сканируйте документы и работайте с ними в электронном виде.
    • Если все-таки надо что-то напечатать, проверьте документ перед отправкой на печать.
    • Пользуйтесь едиными хранилищами данных и общими виртуальными рабочими пространствами для работы над документами, требующими согласования нескольких лиц.
    • Используйте веб-интерфейсы и автоматические электронные формы для ввода данных вместо бумажных анкет, форм и бланков, где это возможно.
    • Передавайте маркетинговые материалы клиентам и партнерам в электронной форме.
    • Разрабатывайте инструменты безбумажной коммуникации с партнерами и за счет электронных приложений и сервисов. Вносите постепенный вклад в обучение коллег и партнеров технологиям ECM.
    Хорошего вам Дня без бумаги!
    ABBYY
    Решения для интеллектуальной обработки информации

    Комментарии 7

      +1
      Я программист и в мою обязанность и так входит автоматизация различных процессов внутри фирмы. Так что я на протяжении года (и не одного) работал, можно сказать, спасая деревья и делая мир лучше!
        0
        А если сможете поделиться своими самыми, что ни на есть, практическими советами публично, место в рейтинге обеспечено :) дело за регистрацией.
          0
          Увы в этот день я занят. И вообще подобного рода мероприятия на мой взгляд — глупость. Это как праздник Победы, когда вдруг обращают внимание на ветеранов и дарят им подарки, однако в остальное время (год без одного дня) о них забывают. Уж лучше я буду выполнять свою работу постепенно, но качественно, чтобы действительно избавить людей от бумажной работы!
          Между прочим я сейчас в составе группы разработчиков, которая избавляет ВУЗ от ряда бумажных отчетов.
            0
            Тогда предлагаем, еще раз более внимательно познакомиться с описанием акции. Советы и рекомендации, которые приурочены к акции (описанные в посте советы, к слову, — это не полный список) и предлагаемые в конкурсе действия как раз и «сподвигают» компании и людей задумываться о рационализации расхода бумаги постоянно, а не ровно 27 октября с рассвета до заката. Здесь мы с Вами полностью согласны! Хочется обратить внимание на технологии и инструменты, которые позволят делать это на постоянной основе с выгодой и для бизнес, и для личной работы сотрудников.
            На каком этапе разработки решения для ВУЗа, Вы сейчас находитесь, если не секрет?
              0
              Не секрет. Недавно прошел сбор информации и создана база данных. Одна часть группы разрабатывает алгоритм, другая на этапе создания «ядра» системы, третья на этапе отладки (использует сторонний движок для системы тестирования и вносит в него изменения для гибкости и стабильности, а также для связи с системой в целом). К 27 октября завершить не успеем. Однако сформировать прогноз «полезности» проекта является возможным.
        0
        Да здравствует Всемирный день Папирофобов!
          0
          Один день в туалет не ходить считается?

          Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

          Самое читаемое