300 сотрудников на разных континентах: как мы в Alconost организовали работу без офиса

    Мы решили работать без офиса с самого начала. Пожалуй, для маленького агентства переводов, нацеленного на работу с IT-компаниями через интернет, это было довольно логично. Сейчас, спустя 10 лет, в Alconost трудится более 300 человек со всех уголков земного шара. Это не только переводчики, а и маркетологи, специалисты по контекстной рекламе, продажники, редакторы, менеджеры по локализации, специалисты по изготовлению видеороликов. Мы по-прежнему считаем, что офис – это неэффективно, и при этом прекрасно себя чувствуем. На правах сооснователя компании я, Кирилл Клюшкин, могу рассказать, как нам это удается.



    Отсутствие офиса влияет на развитие бизнеса самым позитивным образом. Наши клиенты находятся по всему миру, поэтому часто пишут менеджерам во внерабочее время. Из-за большой разницы в часовых поясах решение вопросов неминуемо затягивалось бы на несколько дней. Но не у нас. Мы не ограничиваем сотрудников жесткими рамками рабочей восьмичасовки, но при этом просим их по возможности отвечать на письма оперативно. Быстрые ответы – это очень позитивная штука, даже если ты просто пишешь «Я выясню этот вопрос и вернусь к вам с ответом завтра». Клиент становится счастливее, и мы вместе с ним.

    Мы работаем без офиса не потому, что можем себе позволить неспешный темп – скорей наоборот. Бывает, что счет идет не на часы, а на минуты. Так, половина заказов через наш сервис быстрых онлайн-переводов Nitro выполняется меньше, чем за 2 часа. При этом мы обещаем ответ в течение часа каждому, кто пишет нам на почту по любым вопросам о Nitro. С фиксированным офисным графиком достичь такой оперативности было бы просто невозможно.

    Наша формула: удаленность + люди + свобода — контроль


    Наша формула успеха – удаленная работа, качественные сотрудники, свободный график и отсутствие тотального контроля. Каждая составляющая этой формулы заслуживает отдельного внимания. С удаленной работой в целом понятно: работай, где хочешь, лишь бы это не мешало тебе работать эффективно. То же самое и с графиком: нам на самом деле все равно, когда и сколько ты трудишься. Главное, чтобы задачи решались, процессы шли, проекты делались быстро, а другие сотрудники не страдали от твоих задержек. Например, лично я часто пишу статьи или сценарии к роликам в 2-3 часа ночи, когда текущие проблемы уходят на задний план и я могу за два часа сделать больше, чем за предыдущую неделю.

    Мы не просим своих сотрудников вести ежедневный учет сделанного или, хуже того, устанавливать на свои компьютеры ПО, которое работает как счетчик отработанного времени и заодно незаметно отправляет скриншоты экрана работодателю. У нас противоположный подход. Мы убеждены, что стоять над душой с секундомером и календарем – непродуктивно, как для сотрудника, так и для компании. Если человек работает со всей отдачей – это сразу видно по решающимся задачам, довольным коллегам и клиентам. Если нет – это тоже заметно. Мы оцениваем результаты, а не процессы, которые к этим результатам привели. Мы хотим заниматься бизнесом, а не контролем.

    Мы оцениваем результаты, а не процессы, которые к этим результатам привели

    Тут мы переходим к главной составляющей нашей формулы, без которой теряет смысл все остальное – качественные люди. Что я имею в виду? Если цель человека – просидеть 8 часов, что-то делая – он не для нас. Если работа для человека – просто способ заработка денег – он тоже не для нас.

    Как я определяю, качественный человек или нет? Задаю много вопросов на собеседовании, часто достаточно личных, иногда немного некорректных даже. Так что к концу беседы для меня вырисовывается довольно четкий психологический портрет. Оглядываясь на все собеседования, которые у нас были, я понимаю, что уже сразу после собеседования обычно можно было решить, подходит этот человек или нет.

    Конечно, без ошибок не обходится. Случается, что человек теряет мотивацию, начинает работать плохо. Мы боремся за каждого сотрудника: прикладываем усилия, чтобы найти причину такого отношения, пытаемся вовлечь его в дело, ставя новые интересные задачи. Если борьбу проигрываем – работать с человеком прекращаем.

    Мотивация VS внутренний кризис: кто кого?


    Кстати, о мотивации. Она очень важна для сотрудников «безофисных» компаний, и речь сейчас не о зарплате. Если ты не сидишь бок о бок с руководителем, коллегами, подчиненными, неизбежно теряется чувство локтя. Часто уже через полгода удаленной работы приходит внутренний кризис, человек теряет ощущение, что он работает в компании, может выпасть из корпоративной культуры. Да-да, она есть и у нас – это любовь к клиентам, это желание идти на шаг вперед, это умение отвечать на вопросы, которые клиент еще не задал.

    Универсального метода борьбы с этим явлением нет. Мы нашли такой способ – просим сотрудника написать статью для СМИ или выступить на конференции. Пока он готовит текст или доклад, заново вспоминает о своем опыте, погружается в тему, ощущает себя «в струе». Бывает полезно и просто встретиться для неформального общения, вместе выпить виски. Так или иначе, руководителю стоит заранее думать над тем, как помочь эту мотивацию сохранить, чтобы в один день человек не пошел искать компанию с большим офисом и пятничными посиделками в баре, компанию, где он может чувствовать себя социально востребованным.

    Жизненно важно держать контакт с каждым из сотрудников и обеспечивать их должным фидбеком. Если работа сделана хорошо – не забывать похвалить, если плохо – не бояться сказать об этом, только разделять при этом оценку работы и оценку самого человека. Главное – не молчать. Говорю это по собственному печальному опыту, к сожалению. Прошлой весной я и основатель компании Александр Муравский на три месяца уехали с семьями пожить в Черногорию (кстати, еще одно преимущество удаленной работы). Там появилось столько бытовых вопросов, связанных с этим временным переездом, что мы отвлеклись от контакта с сотрудниками. Из-за этого мы потеряли пару человек, которые, будь мы хотя бы виртуально рядом, могли бы и не уйти, мы могли бы помочь им сохранить мотивацию.


    Если работа сделана плохо, нужно не бояться сказать об этом

    Впрочем, чтобы потерять контакт, вовсе не обязательно куда-то уезжать. Бывает, что просто погружаешься в какое-то дело слишком глубоко, а другие сотрудники чувствуют себя при этом одиноко. Теперь я знаю, как это опасно.

    Trello, Skype и облака


    При «безофисности» очень критично наладить грамотный рабочий процесс – намного важней, чем когда все сотрудники сидят в одном огромном опен-спейсе. Мы ощутили это еще на старте проекта, когда у нас появилась необходимость нанимать второго, а затем и третьего менеджера по работе с клиентами. Пришлось думать над процессами и механизмами, делающими удаленную работу такой же слаженной и быстрой, как если бы они сидели рядом друг с другом.

    Мы долго искали инструмент для того, чтобы правильно ставить задачи и управлять ими. Пробовали Мегаплан и Битрикс24. Затем мы перешли на Trello – очень удобный и в то же время простой. На нем и остановились, хотя методологию работы с задачами отшлифовываем до сих пор. С переводчиками часто работаем через облачную платформу, если речь идет о локализации крупных проектов. Остальная коммуникация идет через почту, Skype или Google Hangouts, чтобы можно было шарить экраны участникам групповой конференции.

    Очень важна максимальная автоматизация рутины и упрощение бизнес-процессов

    Все документы и файлы хранятся в Google Drive. Мы не используем офисный пакет Microsoft и прочие оффлайн-программы, а работаем только с онлайн-документами. Плюсы такого решения – доступность документов с любого устройства, удобство согласования текстов и совместных правок.

    Также мы создали нашу «внутреннюю википедию», где собраны и систематизированы наши знания, правила, нужные ссылки и предыдущие наработки. Там есть все – от инструкции по пошаговой настройке корпоративной почты до идеологии работы с задачами в Trello. Википедия постоянно пополняется и обновляется. Это существенно ускоряет обучение новых сотрудников и оптимизирует работу в целом.

    Очень важна максимальная автоматизация рутины и упрощение бизнес-процессов. Это экономит рабочее время, позволяет не раздуваться штату и просто освобождает ресурсы для более творческих задач. Ведь мелочь, которая отнимает пять минут времени каждый день, в итоге за год отнимет неделю.

    Ну и, конечно, стоит обзавестись нужным инструментарием для того, чтобы иметь возможность работать в любое время и в любом месте. Множество современных девайсов и мобильный интернет делают это вполне реальным. Например, я как-то целый день писал сценарии для роликов, общался с клиентами и управлял командой, стоя в очереди на таможне при пересечении границы. Мне хватило моего мобильного телефона с 5-дюймовым экраном.

    Три совета для тех, кто работает удаленно


    Мой первый совет: выработать собственное расписание. Просыпаться в одно и то же время, определить для себя самые продуктивные часы для работы. Человек – такое существо, которому нужен ритм.

    Во-вторых, для удаленной работы обязательно должны быть условия. Если их нет, их нужно создать. Нельзя работать в двухкомнатной квартире, по которой носятся дети, а домашние тебя постоянно отвлекают. Необходимо свое пространство, ограниченное, закрытое. У меня это рабочий кабинет в моей квартире. У основателя Alconost Саши Муравского – небольшая комната в бизнес-центре, ведь у него двое шумных детей дома.

    Ну и третье. При работе в свободном графике рабочий день незаметно становится ненормированным. Нет четкой границы между рабочим и личным временем, как в офисе. Кого-то это может очень утомлять, и это первый признак того, что такой график этому конкретному человеку не подходит. Ведь если работа нравится, если это любимое дело, тогда в любой из 24 часов в сутках ты можешь этим заниматься. Я лично вообще не люблю слово «работа». Я не работаю, я живу и одновременно делаю дела. И это делает меня счастливее, потому что это – полноценная жизнь.

    Оригинал статьи размещен на AIN.UA.


    Об авторе

    Alconost занимается локализацией приложений, игр и сайтов на 60 языков. Переводчики-носители языка, лингвистическое тестирование, облачная платформа с API, непрерывная локализация, менеджеры проектов 24/7, любые форматы строковых ресурсов.

    Мы также делаем рекламные и обучающие видеоролики — для сайтов, продающие, имиджевые, рекламные, обучающие, тизеры, эксплейнеры, трейлеры для Google Play и App Store.

    Подробнее: https://alconost.com

    Alconost
    179,15
    Локализуем на 70 языков, делаем видеоролики для IT
    Поделиться публикацией

    Комментарии 27

      +1
      А на чем у вас сделана википедиа?
        +1
        Google Sites, функционально и без лишних наворотов
        +1
        Как юридически оформлена ваша компания?
        Как работаете с крупными заказчиками? Для них нужен определенный договор и скорее всего личная встреча.
          +8
          Компания зарегистрирована в Штатах, так как ни с российским, ни с белорусским (а мы родом из Беларуси) юридическим лицом невозможно нормально организовать работу с исполнителям по всему миру. А еще американская компания позволяет меньше отвлекаться на работу с бумажками и сосредоточиться на действительно важных делах. Для удобства работы с клиентами из России у нас есть юридическое лицо, зарегистрированное в Беларуси, правда в последнее время необходимость в нем появляется довольно редко.

          Наши процессы построены таким образом, что в личной встрече с клиентом нет необходимости. Очень часто мы обходимся даже без конференс-коллов, отнимающих как наше время, так и время клиента. Чтобы сделать видеоролик или перевести iOS приложение, достаточно подробно заполненного брифа и качественных сотрудников, которые понимают, что надо сделать, чтобы клиент остался доволен. За последние пять лет я не могу припомнить ни одного случая, когда у нас сорвался заказ из-за того, что мы не смогли «подъехать в наш офис на Кутузовском».

            0
            А что мешает работать с исполнителями из всего мира от кипрской компании или любой другой приличной юрисдикции?
            Поясните еще, если можно, что значит «меньше отвлекаться на работу с бумажками» — в сша нет бух учета?
              +1
              Не знаю точно, как в России, но в белорусский банк невозможно сделать прямой wire transfer из оффшорной компании. Даже к платежам из Дэлавер у них очень подозрительное отношение. Мы делали американскую компанию не для того, чтобы «оптимизировать» налоги, а для того, чтобы было удобно работать с людьми по всему миру и лишние проблемы из-за того, что компания зарегистрирована, к примеру, на Кипре нам не нужны. Поэтому с оффшорами мы решили не связываться. Можно было сделать компанию в Европе, но мы хотели понимать язык, на котором написаны документы, контракты и т.п., из более-менее подходящих вариантов была возможность сделать партнерство в Шотландии, но мы вовремя познакомились с хорошими юристами и бухгалтерами из Вирджинии, которые нам и помогли сделать компанию в Штатах.

              Бух. учет в штатах есть, однако он проще чем у нас. Например, у нас нет необходимости каждый входящий платеж подтверждать договором, актом выполненных работ, нет проблем с валютным контролем, если мы захотим провести оплату переводчику в евро или йенах. Из основных бумажных проблем у нас – подсчет налогов, подача налоговых отчетов, отправка налоговых документов контракторам. С этим нам помогают американские бухгалтера на аутсорсе.
        +1
        Остается только Вам позавидовать.
        Языкового барьера не возникает? Зарплатная вилка очень широкая в зависимости от континента? в сторону стран третьего мира разве не менее затратно будет?
        CRM у Вас своя?
          0
          При работе с исполнителями по всему миру английского языка вполне достаточно для полноценного общения. По зарплатам разброс очень большой: в Восточной Европе стоимость жизни ниже средней, В Норвегии и Японии — намного выше средней. Это находит отражение в стоимости услуг: к примеру, перевод на Норвежский стоит почти в два раза больше, чем перевод на Польский.

          CRM — Zoho.
          +1
          Пожалание. Парни, расскажите про доклад с позапрошлого ISDEF «Как правильно отдыхать» — это было круто.
            0
            Насколько я помню, о балансе работа-отдых рассказывал Александр Лысковский из Alawar. Было действительно круто.
            Я вижу, что у каждого этот баланс свой. И я вижу, что для мотивированного и думающего человека удаленная работа по свободному графику в компании правильных людей — хорошая возможность его достичь.
              0
              Чёрт. Да, он. Извините, попутал.
                0
                Как я понимаю за 2012 только один доклад Александра Лысковского с ISDEF был записан, но не про баланс с работой: www.youtube.com/watch?v=LtPXZeFGkVk
            +1
            Аплодирую стоя! Побольше бы таких компаний. Как хорошо, что всё больше людей понимают преимущества IT-удалёнки.
              0
              А есть какие-то ивенты в компании, где все сотрудники могут встретиться, обсудить, выпить?

              Исходя из статьи такое впечатление, что сотрудники незнакомы с друг другом. Это так?
                +2
                Часть наших сотрудников находится «под боком», в Минске, с ними мы постоянно встречаемся, обсуждаем и выпиваем :) А для личных встреч с совсем удаленными сотрудниками есть прекрасный повод — конференции, происходящие в регионе сотрудника.

                Насчет «незнакомы» — это вы зря. Пусть некоторые наши ребята и не видят друг друга лично, но тем не менее в процессе работы они узнают друг друга очень хорошо. Наши менеджеры знают, к примеру, как прошел вчерашний концерт у нашего Португальского переводчика (по совместительству — ударника в местной metal-банде), или как наш американский диктор была присяжным в суде, или как наш видеодизайнер из Киева начал увлекаться полетами на планере, или как наш американский копирайтер купил себе красный кабриолет Alpha Romeo 78 года выпуска.
                  +1
                  А как достигается такое знание друг друга?
                  Кроме менеджеров, кто-то знает об этих деталях (концерты, суды, кабриолеты?)

                  Мне интересно, потому что сама работаю в консалтинге, и случается, что не знаю своих коллег из другого города или страны. Поэтому бывают чисто деловые отношения, которые не усиливают мотивацию в работе.
                  Кроме того, некоторые нации — например, англичане, — не торопятся делится личными достижениями. Особенно, по телефону-скайпу-мейлу.

                  Может — это отдельная тема для статьи — «Как наладить и сохранить сплоченность в виртуальной команде» :)
                    0
                    У нас два типа сотрудников: непосредственно исполнители (переводчики, редакторы, видеодизайнеры, дикторы) и управляющие/административные ребята (менеджеры, программисты, маркетологи, сэйлзы). Получается звездообразная структура. Менеджеры — в центре, знают все обо всех, постоянно общаются со всеми сотрудниками. В этом заключается их работа: поставить задание, ответить на вопросы, проконтролировать сроки выполнения, без общения здесь —никак. Исполнители — на концах звезды. Они общаются с менеджерами, но редко общаются друг с другом. Да и не думаю, что нашим японским переводчикам будет о чем говорить с французскими дикторами.

                    За идею спасибо, попробуем сформулировать свои мысли о сплоченности нашей команды :)
              • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                  0
                  Если мы замечаем больше двух-трех косяков (а не заметить их нельзя: результаты работы каждого сотрудника на виду) за относительно короткий промежуток времени, мы начинаем разбираться, в чем причина.

                  Обычно причины делятся на два типа:
                  — не получается: неудобный инструмент, не удобно построен процесс, не понятно, как решить проблему, отвлекают личные проблемы и т.п.
                  — не хочется: не интересная задача, не нравятся коллеги, нет понимания, что надо выложиться на 100%.

                  Когда понятны причины проблем, становится понятно, как их разруливать. Если видим, что сотрудник не уделяет достаточно времени работе — мы нагружаем его заданиями так, чтобы у него не было возможности работать не на 100%, если проблема в инструментах и процессах — мы вместе с сотрудником думаем, как сделать так, чтобы стало удобно, если проблема отсутствии интереса — стараемся давать сотруднику задания не из его области (например, написать статью для хабра или задизайнить страничку сайта). Все происходит очень органично. Если по прошествии некоторого времени сотрудник не оживает — прощаемся.
                  0
                  перенесено в правильную ветку
                    0
                    Хорошо написано. Причем полезно как тем, кто работает удаленно, но и пригодится для оптимизации работы в офисе.
                      0
                      А вы, как топменеджер и видимо наниматель, знаете лично(трогали) всех ваших сотрудников?
                        0
                        Уже не всех :) Не так давно мы отдали право нанимать исполнителей-переводчиков нашим менеджерам. А вот управляющих ребят стараемся пока что отбирать, тестировать и собеседовать самостоятельно. Это связано с тем, что при тестировании исполнителя мы проверяем профессиональные качества, а при тестировании менеджера — личные качества.

                        Кстати, «трогать» — очень подходящее слово. «Потрогать» сотрудника вполне можно и через скайп, и через почту.
                        0
                        А расскажите про вашу компанию. Вы так часто пишете на хабре, что интересно как вообще появилась такая классная контора (пользуюсь вашим Nitro и очень рад кстати) и как она вообще работает.
                          0
                          История долгая. Лет 10 назад делали небольшую шаровару и поэтому плотно обитали в SWRUS и ISDEF, где кто-то однажды спросил «а посоветуйте хорошего переводчика на немецкий». Так получилось, что среди наших хороших знакомых был отличный переводчик и мы взялись помочь. Спрос родил предложение и через пару лет у нас был пул из 20 переводчиков-айтишников, а еще через несколько лет мы увидели потребность клиентов в видеороликах, коротких быстрых переводах, услугах написания справочной документации и ведения мультиязычных контекстных рекламных кампаний. Вот так, органический рост в ответ на потребности клиентов.
                            0
                            Классно! Мы так с женой хотели нечто подобное организовать. Если так можно выразиться. Она начинающий переводчик (TOEFL все дела), а IT-шник. Ну и давай по AppStore писать разным разработчикам, что можем бесплатно им перевести приложения на русский. Так сказать, чтобы опыта набраться, клиентов поискать, да и вообще посмотреть на это дело с практической стороны. Сделали конечно сайт для этого (http://funky-words.com), но как оказалось, некоторые даже бесплатно-то не хотели переводы (может боялись подвоха?), а уж найти тех кто захочет это делать платно — совсем фантастика. Так вот несколько месяцев назад и приостановили труды. Поэтому собственно и был интерес (помимо ваших интересных статей на тему переводов или точнее локализации), чтобы узнать, как делают «правильные пацаны» :)

                        Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                        Самое читаемое