Общение внутри компании — работа каждого

Автор оригинала: Lauren Johnson
  • Перевод


Продуманная стратегия внутреннего общения — основа высокой продуктивности коллектива


Представьте себе типичное собрание всего коллектива: кто-то делает заметки и задает вопросы, кто-то опоздал и сидит, уткнувшись в телефон. Если при этом вы сами — руководитель, вам наверняка неприятно видеть экраны смартфонов, озаряющие лица сотрудников. Но если вы простой работник, и сообщаемая информация не имеет отношения к вашим повседневным обязанностям, ее проще игнорировать. Описанная ситуация — лишь один пример того, как может нарушиться общение внутри компании.

Внутреннее общение — это любая связанная с работой коммуникация, происходящая внутри организации: от всеобщих объявлений до разговоров между коллегами. Если видеть во внутреннем общении общекорпоративную стратегию, а не ответственность конкретного лица или отдела, это поможет организации устранить некоторые структурные проблемы и сформировать культуру доверия, прозрачности и сплоченности.

Джеймс Хартер и Эми Адкинс из Института Гэллапа в статье для Harvard Business Review пишут: «Часто общение составляет основу здоровых отношений, включая таковые между работником и руководителем. [Постоянное общение] — лично, по телефону или в электронном виде — связано с более высоким уровнем вовлеченности». А чем выше вовлеченность, тем лучше прибыли. В Институте недавно выяснили, что компании с высокой вовлеченностью сотрудников по дивидендам на акцию опережают конкурентов на 147%.

И хорошая новость здесь в том, что абсолютно каждый может сыграть свою роль в формировании культуры открытого общения на работе.

Переведено в Alconost


Автор изображения — Вентинг Ли

Хорошая стратегия внутреннего общения начинается с руководства


Отдел кадров и управленческий персонал могут ежедневно общаться с сотрудниками, однако последние ожидают двусторонний поток обмена информацией с руководством. Совещания и информационные рассылки в масштабах всей компании удобны, когда нужно делать объявления, но если это основной способ контакта с сотрудниками, они могут ощущать отчуждение.

Все хотят, чтобы их ценили, поэтому, когда речь заходит о внутреннем общении, самое главное — это доступность, гласность и прозрачность. При этом следует иметь в виду несколько соображений.

Большие объявления должны делаться в первую очередь вами


Вряд ли вам захочется, чтобы о крупных событиях (например, о слиянии или смене руководства) сотрудники впервые узнавали из внешнего источника (социальных сетей, новостных сайтов и т. д.). Если перед существенными изменениями разработать план оповещения, это поможет сохранить доверие сотрудников и улучшить их реакцию. Исследование Slack Future of Work показало, что работники высоко ценят прозрачность: 80% сотрудников хотят больше знать о том, как руководители организации принимают решения.

Персонализация рассылок


Красиво оформленное письмо — это здорово, но не менее важно подумать о содержимом: сообщения должны быть краткими и легко читаемыми, с минимумом акронимов и жаргона. Садясь за написание текста объявления, постарайтесь сделать его чуточку более личным. Задавайте себе такие вопросы:

  • Что в данный момент вызывает у вас оптимизм?
  • Как можно поблагодарить сотрудников за отличную работу?
  • Обратитесь к своему опыту: случалось ли у вас в личной или профессиональной жизни что-то, что можно связать с этим моментом в жизни компании?

Обязательно всегда сообщайте, когда и как сотрудники могут задать вопросы и продолжить разговор.

Совершенствуйте систему управления знаниями


Легко ли командам отыскивать нужную для работы информацию? Может, документы и записи собраний теряются в папках электронной почты, которые уже́ начинают напоминать матрешек? Если поиск информации и обмен ей в организации становятся проблемой, возможно, стоит оценить эффективность используемой системы управления знаниями.



Руководители должны быть постоянно открыты к общению


Если вы руководитель, то у вас есть ясное представление о рабочих процессах команды, и вы готовы защищать их. Кроме того, у вас есть возможность улучшить внутреннее общение: для этого нужно стимулировать обратную связь и действовать в соответствии с ней.

Автор бестселлеров Джейкоб Морган в книге The Employee Experience Advantage говорит об этом так: «В мире по-прежнему есть места, где сотрудникам не предлагают давать обратную связь, высказывать идеи и не побуждают их делиться своим мнением. Часто в таких организациях, когда кто-то все-таки высказывается, он попадает под пресс бюрократии и офисных интриг».

Если вы будете оставаться открыты к общению с сотрудниками, это поможет всем почувствовать, что их уважают, и пробудит желание внести вклад в долгосрочный успех организации. О том, как это делается, — ниже.

Регулярные встречи один на один


Как побудить каждого сотрудника давать честную обратную связь? Выясните, какие подходы работают, какие — нет, и есть ли устранимые препятствия. Помните, что регулярные встречи особенно важны для укрепления доверия сотрудников-интровертов, которым лучше всего может думаться вне групповой работы.

Планируйте собрания стратегически


Действительно, многим не нравятся командные встречи; вместе с тем, личный разговор — лучший способ принять решение. Поэтому прежде чем запланировать собрание, составьте и опубликуйте его повестку (это поможет придерживаться графика), а также дайте участникам информацию, необходимую для предварительной подготовки.  А после собрания разошлите письмо со списком действий и сделанными в ходе обсуждения заметками.

Подавать идеи должно быть легко


Сооснователь студии Pixar Эд Катмул рассказал нам о любопытной тенденции, которую он заметил по мере роста компании: сотрудники начинали бояться подавать идеи. Катмул подозревал, что причиной боязни была заданная студией высокая планка, а также разрастающаяся иерархическая структура.

Ему удалось устранить влияние иерархии на мозговых штурмах Pixar — и члены команды снова начали спокойно озвучивать собственные мысли, на какой бы должности они ни были. Давая каждому возможность свободно делиться идеями, вы повышаете психологическую безопасность, показываете, что цените видение членов команды — и возможно, какое-то из предложений в итоге «выстрелит».

Отдавайте должное хорошо выполненной работе


Заведите себе привычку не скупиться на положительную обратную связь. Признав чьи-то заслуги в общем документе или на площадке совместной работы, вы покажете сотруднику, что его особенно ценят: благодаря такому «документированию» команды лучше понимают работу друг друга, а высшее руководство узнает об успехах.



Участвовать в формировании культуры прозрачного обмена информацией может каждый


Вы как работник представляете компанию — это кажется ответственной и сложной задачей, и неспроста. Вот что об этом говорит Рита Линьюань Мэн, доцент кафедры по связям с общественностью Флоридского университета: «Отношение сотрудников к месту своей работы и их публичные высказывания часто вызывают больше доверия и формируют основу того, как внешние заинтересованные стороны видят компанию. Поэтому мы считаем, что устойчивая положительная репутация организации строится изнутри».

Когда у вас всё хорошо, всё хорошо и у компании. Ниже приведены несколько способов, которые помогут сформировать культуру прозрачности и обмена информацией.

Честно говорите о приятном и неприятном


Вы чувствуете поддержку или вам кажется, что вы никому не нужны? Над какими проектами вам нравится работать? Вы вправе завести честный разговор с руководителем о работе. Элисон Грин из журнала Slate, автор книги Managing to Change the World, рекомендует вместе с руководителем формировать систему общения, приемлемую для обоих: «Как только такая система будет определена, возьмите на себя ответственность за то, чтобы она работала: например, если начальник отменяет собрание, вам нужно взять на себя инициативу и подобрать другую дату».

Стремитесь к ясности и согласованности в повседневной работ


Внутреннее общение — это обмен информацией на всех уровнях, даже в отношении ежедневных дел, обсуждаемых с коллегами в отделе. Вот несколько советов, которые помогут команде двигаться в правильном направлении:

  • Документируйте решения и процессы на общих ресурсах, например, на площадке совместной работы или в папке, к которой каждый может легко получить доступ.
  • Если вам нравится составлять контрольные списки и разрабатывать другие материалы для управления проектами, делитесь плодами своей страсти с коллегами: не стесняйтесь создавать и публиковать документы, которые помогут согласовать работу в команде и своевременно информировать ее членов.
  • Только что закончили проект? Подумайте, что прошло хорошо, а что — не очень, и попросите коллег дать честную обратную связь — это помогает совершенствоваться.
  • Выделите время на проекты, которые требуют безраздельного внимания. Если у них есть конкретные сроки, запланируйте отдельно рабочее время в своем календаре и сообщите об этом товарищам по команде.

Делитесь своим опытом


Какие уникальные навыки и видение вы можете предложить коллегам? Не скромничайте: обнаружив у себя навыки или знания, которые могут быть полезны другим, постарайтесь поделиться ими — во внутреннем блоге, рассылке, на обеденных презентациях или на площадке совместной работы. Делясь знаниями, вы не только поддерживаете свое профессиональное развитие, но и укрепляете команду и улучшаете рабочую атмосферу — ведь многим важно быть частью команды или сообщества, а обмен информацией помогает преодолеть разрозненность подразделений и повысить сплоченность.

Общение внутри компании — работа каждого


Принято считать, что за внутреннее общение отвечает отдел кадров или отдел коммуникаций, однако здесь важен вклад каждого. В конечном итоге формирование культуры доверия, прозрачности и уважения на рабочем месте сводится к тому, как сотрудники обмениваются информацией и общаются друг с другом.

О переводчике

Перевод статьи выполнен в Alconost.

Alconost занимается локализацией игр, приложений и сайтов на 70 языков. Переводчики-носители языка, лингвистическое тестирование, облачная платформа с API, непрерывная локализация, менеджеры проектов 24/7, любые форматы строковых ресурсов.

Мы также делаем рекламные и обучающие видеоролики — для сайтов, продающие, имиджевые, рекламные, обучающие, тизеры, эксплейнеры, трейлеры для Google Play и App Store.

→ Подробнее
Alconost
74,81
Локализуем на 68 языков, делаем видеоролики для IT
Поделиться публикацией

Комментарии 3

    +1
    регулярные встречи особенно важны для укрепления доверия сотрудников-интровертов

    с гипертониками можно попить кофе, а с бухгалтерами начать разговор с обсуждения новых статей за налоговые преступления…
    В конечном итоге формирование культуры доверия, прозрачности и уважения на рабочем месте сводится к тому, как сотрудники обмениваются информацией и общаются друг с другом.

    На прошлой работе был очень разговорчивый дедушка-зам.нач.склада и молчаливая девушка в финансах(зам по финансам)… Так воот, дедушку откровенно посылали на 3 буквы, ибо эти балабольства и предложения сидели у всех в горле и по информативности были около нуля. А девушке — хватало сказать «вот это надо сделать»… и делали и на совесть, ибо уважали…
    И да, если вы на своем совещании видите 40% людей в телефонах, поскольку тема их не касается — вы тратите зря время сотрудников и деньги компании…
      0
      Лично моё имхо — весь секрет в том, что каждый должен заниматься своим делом.

      Всегда с теплотой вспоминаю прошлую работу —
      • Митинги только по нужным поводам, никаких ежедневных «прогрессных» кроме пяти минут с утра за чаем — болтать, как говорится, не работу ворочать
      • Документацию пишут те, у кого лучше всего получается писать именно для людей, а не компьютеров. Выделяется часок-другой и они подробно расспрашивают разраба, как же это работает. При этом документация становится куда понятнее, так как если бы мне сказали описать алгоритм, то я бы написал, что пепяка ударяет в мемяку, из той вылетает два реквеста и один электрон, файл сохранился, завтрак испортился. Но тех, кто пишет документацию, такой ответ не устроит, и они обязательно спросят те вещи, которые за время работы стали для меня уже очевидными — какая именно пепяка ударяет в какое место мемяки, куда улетает запрос и т.д.
      • То же самое с ручным тестированием — им занимаются не разрабы. Поскольку я уже запомнил, что если нажать на «Б» раньше чем на «А», то прога с какой-то вероятностью вылетает, и подсознательно уже так не делаю, ибо «ну потом поправлю». А тестировщики об этом не в курсе и в процессе документирования обязательно так сделают, и повесят мне задачу этот косяк исправить, чтобы точно не забыл.
      • Нормальный график и периодическая удалёнка. Серьёзно, попробовав на новом месте фуллтайм, понял, что это неплохой такой способ к существованию, но жить так нельзя. На старом месте вполне можно было прийти часов в 11-12 и уйти хоть в полпервого ночи, лишь бы работа была сделана.
      • Явная видимость состояния проекта. Все задачи как на ладони, видишь, всё ли ты сделал и приняли ли это. На новом месте даже трекер спрятан ибо «ну он на сервере заказчика, поэтому только у ПМа есть доступ к нему». Щито?!?
      • Никакого принудительного общения. Пришёл в офис, тебя никто донимать не будет, если ты занят, чтобы не вырывать из потока. Сидишь на удалёнке — если ничего экстренного, то не будут названивать в телефон, а черканут в чатике.


      В итоге каждый занимался именно своим делом, задачи решались в срок, всё жило и цвело.
      А новое место, конечно, «энтерпрайз корпорейт вери биг кампани», но по ощущениям большая часть людей и занимается именно что болтовнёй. При этом тесты все делаются в экселе, и их как и доки пишут те же, кто и код. Добавляем их природную безалаберность и итог немного предсказуем, в доках без бутылки не разберёшься, вплоть до того что в enum'ах в доках вместо подчёркиваний местами ПРОБЕЛЫ.

      Tl;dr: работу надо работать, а не оптимизацией болтовни заниматься.
      +1

      Почему такие простые советы не используют работодатели? Да потому, что за простым стоит сложное, а это напряг для работодателя. И идеи обрабатывать и встречаться с каждым и все остальное. По крайней мере на текущей работе нет ничего из описанного.

      Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

      Самое читаемое