Как сохранять сосредоточенность, работая в офисе с открытой планировкой?

Автор оригинала: Drew Pearce
  • Перевод


Где вам лучше всего работается?


В прошлом году меня сильно увлекли споры об офисах с открытой планировкой и заинтересовали советы о том, как сохранять сосредоточенность под наплывом отвлекающих факторов. Менеджеры твердят, что необходимо взаимодействовать с коллегами. Профессора — что нужно сосредотачиваться. Как найти баланс между тем и этим?

Ответ может оказаться не таким простым, как возвращение к отгороженным «кабинкам». Даже в кабинетах за закрытыми дверями не всегда можно было спрятаться от отвлекающих факторов виртуального мира. Теперь же, когда новые технологии позволяют всегда оставаться на связи, отношение к общению с коллегами изменилось.

Благодаря SMS звонки стали восприниматься чересчур навязчивым способом коммуникации. Чаты превратили электронную почту в нудную рутину. Отключение уведомлений помогает не отвлекаться, но действительно ли это дает возможность войти в состояние «потока» — или так мы просто строим всё более изолированные бункеры?

Дженнифер Брук в качестве специалиста по исследованию кадровых вопросов в компании Dropbox опросила множество людей из самых разных стран. Из разговоров с работниками умственного труда из различных сфер она узнала, как они переключаются между двумя рабочими средами.

Переведено в Alconost

«Был такой интересный пример, когда мне говорили: «Мне нравится в офисе, но там я не могу работать над тем, что требует концентрации»»
— Дженнифер Брук

Брук рассказывает: «Многие высказывали идею, что оптимальное время работы в офисе — два-три дня в неделю, и столько же — из дома. Опрошенные регулярно говорили: «Мне очень нравится в офисе, но там я не могу работать над тем, что требует концентрации»».

Исследования показывают, что сотрудники часто жалуются на отвлекающие факторы, присущие офисам с открытой планировкой. Например, одна из проблем заключается в том, что когда в офисе разговаривают, часто речь идет о чем-то, что может вас заинтересовать. Дэвид Баркус пишет в статье Harvard Business Review:

«Тихая болтовня коллег и легкое гудение вентиляции должны помогать сосредотачиваться. Проблема может заключаться в том, что мы в офисах не можем помешать себе включаться в чужие разговоры и не давать себя прерывать, когда хотим сосредоточиться».

Чтобы не отвлекаться, работники используют внешние сигналы — например, надевают наушники, — что позволяет погрузиться в работу. Но когда коллеги хотят к вам обратиться, это вызывает неудобство. В итоге руководителям команд часто приходится огораживать своих подчиненных от отвлекающих факторов.

«Они изолируют своих подчиненных от остальных, чтобы те могли сосредоточиться. Руководители команд в компании представляют собой своего рода посредника, обеспечивающего защиту и поддержку своим сотрудникам, — говорит Брук. — Таким образом разговор о бункерах переходит в разговор о границах. Командам, отделам внутри организаций, особенных крупных, необходимы границы. Но при этом нужны люди, которые могут обеспечивать обмен информацией и обработку запросов взаимовыгодным способом и удовлетворять потребности как своей команды, так и организации».

«В архитектуру пространства был встроен механизм случайного взаимодействия идей».

Вопрос в следующем: как установить гибкие границы, не нарушая рабочий поток?


Многие вспоминают способ организации рабочего пространства в Bell Labs, способствующий «перекрестному опылению» идей. «У ученых-исследователей были собственные лаборатории, комнаты и офисы, — рассказывает Брук. — Но чтобы попасть в нужное помещение в здании, им приходилось совершить длинную прогулку по коридору, в котором они неизбежно встречались с другими сотрудниками. В архитектуру пространства был встроен механизм случайного взаимодействия идей».

Это открыло дорогу своего рода «совместному имитационному научению», которое помогает применять полученные знания и совершенствовать обмен ими внутри организации.

«Как организации обеспечить работу сотрудников в командах так, чтобы, с одной стороны, у них были границы для защиты от отвлекающих факторов, а с другой — некоторая коммуникационная проницаемость? — задается вопросом Брук. — Чтобы рождались идеи, чтобы сотрудники работали над не предусмотренными проектом задачами, чтобы находили интересные им темы, других людей и группы, с которыми можно взаимодействовать?»

Сотрудникам не нужно ждать, пока вмешаются менеджер, другой посредник или компания изменит стиль работы. Брук говорит, что есть разные стратегии, с которыми можно экспериментировать в поисках способа, который позволит сохранять сосредоточенность и одновременно остаться открытыми для взаимодействия.

Дженнифер стала замечать, что сотрудники в организации начали закрывать доступ к своим календарям.

«Многие беседы, проведенные в рамках исследования прошлым летом, сильно повлияли на то, как я организовала свою жизнь и работу в прошлом году, — говорит Брук. — Одним из методов такой организации я выбрала свой календарь. Я перекладываю заботу о поддержании границ на календарь, поскольку это мой посредник во взаимодействии с компанией».

«Я попыталась делать так: три дня в неделю время в моем календаре другим сотрудникам занимать нельзя, а в остальные два дня наоборот — взаимодействие поощряется. По какой-то причине метод «трехдневная тишина + два дня общения» сработал просто отлично».

Дженнифер стала замечать, что сотрудники в организации начали закрывать доступ к своим календарям, и это вдохновило ее сделать то же самое — чтобы контролировать собственный график.

«У меня как бы есть промежутки времени, которые можно заполнить трудовыми часами, необходимыми для выполнения моей работы, — объясняет Брук. — Это же и есть концепция проницаемой границы, верно? Я хочу, чтобы каждый в организации понимал, что со мной можно поговорить или выделить себе время в моем календаре».

Брук говорит, что такие простые манипуляции с календарем повлияли на то, как остальные относятся ко встречам с ней: «Не знакомые со мной люди обычно связываются, чтобы спросить разрешение и прояснить контекст предстоящего общения. И это более уважительная коммуникация. Если у вас красивый сад, а вокруг него — забор, никто не будет просто так срывать ваши помидоры: скорее всего, вас сначала спросят, можно ли это сделать».

Однако, дав согласие на встречу, необходимо принять еще одно важное решение: сколько времени выделить на это?

«В календарях единицей времени по умолчанию является час, — говорит Дженнифер. — И я думаю, что это определенным образом управляет нашим временем и вниманием. При этом мне кажется, что выделять час на встречу — глупость. Час, потраченный на разговор, требует еще час на подготовку, и столько же — на последующее обдумывание и другие действия. Выходит, часовая встреча обычно выливается в три-четыре трудовых часа».

В результате на выполнение необходимой работы остается всё меньше времени. Так как же найти и место время для этого — в календарях и в офисах?

Офисы с открытой планировкой не стали для работодателей утопией в смысле совместной работы, но, похоже нам предстоит работать в них и в обозримом будущем. А пока мы не нашли новую парадигму организации офисного пространства — оттачивайте умение сохранять сосредоточенность и ищите способы оградить свое рабочее время от «посягательств». Потому что даже если вы не контролируете среду, в которой работаете, вы можете взять под контроль свои границы.

О переводчике

Перевод статьи выполнен в Alconost.

Alconost занимается локализацией игр, приложений и сайтов на 70 языков. Переводчики-носители языка, лингвистическое тестирование, облачная платформа с API, непрерывная локализация, менеджеры проектов 24/7, любые форматы строковых ресурсов.

Мы также делаем рекламные и обучающие видеоролики — для сайтов, продающие, имиджевые, рекламные, обучающие, тизеры, эксплейнеры, трейлеры для Google Play и App Store.

→ Подробнее
Alconost
90,06
Локализуем на 70 языков, делаем видеоролики для IT
Поделиться публикацией

Комментарии 46

    +2
    Чтобы не отвлекаться, работники используют внешние сигналы — например, надевают наушники, — что позволяет погрузиться в работу. Но когда коллеги хотят к вам обратиться, это вызывает неудобство.
    Есть вариант с договоренностью — если человек надел наушники, то его можно трогать и отвлекать только в случае пожарной тревоги, по всем прочим вопросам пишите в почту, а если человек не в наушниках, то он закончил кусок работы, требующий сосредоточенности, и открыт для быстрых вопросов.
      +5

      У меня наушники Jabra Evolve 65, которые имеют LED индикатор, видимый снаружи. Если он светится красным, значит "не беспокоить". Он активируется автоматически, когда я звоню по Скайпу или можно активировать вручную. Если нет, то просто слушаю музыку.

        0
        Ваши наушники частично воспроизводят функционал стандартной в промышленном оборудовании signal light tower
        Вообще если рассматривать программистов как станки по производству кода, то во всяких галерах можно их на каждый стол ставить и ПМ будет зорко оглядвать опен спейс и смотреть у кого загорелся синий

        BLUE: External help request, where an operator might be requesting raw materials, scheduling or maintenance personnel assistance
        0
        Пусть кладут листик с сообщением на стол. Когда будет время, прочитает. Или на сайт или в программу отправить сообщение.
          0
          Pull-request на митинг :)
        +2
        Проникновение идей, конечно, хорошо.
        Но работу работать — лучше, мне кажется.
        Зачем рядовым исполнителям «проникновение идей»?
        Это же даже не близко их обязанности.
          0

          Если землю копать от забора и до обеда, то да. А так — нет.

            –1
            Ну, как бы, работа она и есть работа )
            Какого рода идеи нужны программистам, которые могут проникнуть извне методом опенспейса? )
              0

              Два программиста говорят о том, какую библиотеку выбрать для логгирования, третий это слышит, подключается и советует им что-то по своему опыту, например.

                –1
                М-м… а заранее посовещаться в команде и выбрать способы логирования?
                Да и не знать хороших библиотек для своего же проекта как то…

                Но вообще пример хороший, спасибо.
                0

                Программисту баз данных, наверное, никакие. Я и правда затрудняюсь придумать что либо для такого случая но, вообще, разные и весьма полезные.

            +18
            Ответ на вопрос заголовка: никак.
              +11
              Плюсую, создатель опенспейсов должен гореть в аду.
                +5
                ИМХО, человек, предложивший организовать офис открытого типа в компании сам должен в нём сидеть.
                В нашем случае инициатор обитает в отдельном кабинете. :Pile of Poo:
              +14
              Как сохранять сосредоточенность, работая в офисе с открытой планировкой?

              Никак. Просить нормальные условия труда или уходить на удалёнку, а то и в другое место. Всё остальное — костыли, которые не решают проблему.
                +15
                Как сохранять сосредоточенность, работая в офисе с открытой планировкой?

                Не увидел варианта «не работать в офисе с открытой планировкой». А казалось бы, что именно такой вариант наиболее продуктивен.
                  +15
                  Никак. Есть профессии требующие уединения. Мне интересно было бы посмотреть на оупенспейс барабанщиков, но почему-то считается, что людям с инженерной специальностью уединенность не нужна?
                    +10
                    Статью не читал, просто выскажусь:
                    Уйти работать к нормальному работодателю.
                      +7
                      А пока мы не нашли новую парадигму организации офисного пространства — оттачивайте умение сохранять сосредоточенность и ищите способы оградить свое рабочее время от «посягательств». Потому что даже если вы не контролируете среду, в которой работаете, вы можете взять под контроль свои границы.
                      Перевожу на русский.
                      Мы снимем офис за три копейки и посадим вас друг другу на головы. А в вашу должностную инструкцию добавляется обязанность искать способы контролировать свои границы без потери в производительности. Но чтобы это не звучало слишком нагло, мы скажем, что таким образом встраиваем механизм взаимодействия в архитектуру пространства.
                        +1
                        более кратко: ваша потребность сосредоточиться — ваша проблема
                        +12
                        Менеджеры твердят, что необходимо взаимодействовать с коллегами. Профессора — что нужно сосредотачиваться. Как найти баланс между тем и этим?

                        Не искать баланс между идиотами и умными, а уволить менеджеров и на сэкономленные деньги снять нормальный офис с личным пространством для сотрудников.
                          0
                          Ув. Alconost!!!

                          Что у вас с кнопкой назад на сайте? Я перехожу со статьи по ссылке, открывается русская версия, затем она тут же редиректом меняется на английскую версию и все, назад я уже вернуться не могу :) (на самом деле могу, отключив редирект либо прокликав назад достаточно быстро).
                            +5
                            По личному опыту всевозможных наушников и прочего — никак. Просто снижаешь продуктивность. Делаешь то же самое за две недели вместо одной.

                            Но поскольку продуктивность ниже и у всех остальных, руководство это не замечает и все хорошо — просто задачи у организации сложные.

                            Причем это относится не только к глубоким «интровертным» задачам. Даже созвон, чистая коммуникация, с открытой планировкой занимает дольше из-за посторонних звуков в микрофоне. Либо требует планировать время в другой комнате, тратить время на перемещение ноутбуков, удаленные доступы, если нужно показать экран.

                            • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                                +1
                                И что, сотрудники этого «примера из жизни» не сожгли офис в конце концов?
                                • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                                    +2
                                    Я-то не работаю в таком месте. Офисом назвать такое язык не поворачивается.
                                +1
                                Офис с открытой планировкой, это проходной двор, а кто же идет во двор за сосредоточением, он для коммуникаций хорош.
                                Непонятна мне идея так организовать офис, хотя кто-то на стенах конечно сэкономит.
                                  +2
                                  На счет наушников иногда да, можно надеть, но каждый раз слушать музыку не вариант, надоедает тоже, хочется таки тишины. А если еще и притязателен к музыке, то любая «левая песенка» будет только отвлекать на листание той самой музыки.

                                  А в целом вывод: Никак, либо уходить на удаленку, ли смена места работы.
                                    0

                                    Не знаю, в курсе ли вы, но функция активного шумоподавления в современных наушниках имеет и такое применение. Просто надел, не подключая к никакому источнику сигнала, включил шумоподавление и работаешь в гробовой тишине, даже если рядом строчит матричный принтер. Серьезно.

                                      +3
                                      Как-то ни одни из опробованных наушников с шумодавами не обеспечивали «гробовой тишины». Да, приглушают, да, если включить музыку то окружающий шум совсем перестает быть слышимым, но постоянная музыка бьет по нервам не меньше чем офисный шум, да и все время разгуливающие у тебя за спиной люди раздражают даже когда шум от них не слышен.
                                      Помимо этого лично меня наушники на голове утомляют, весь рабочий день я в них не выдерживаю, уши потеют, голова начинает побаливать и проч. в таком духе.
                                      В общем опенспейс для программистов — зло, немногочисленные плюсы (много общения) не перевешивают кучу минусов — постоянный стресс от шума и грубого вырывания из потока по любой мелочи.
                                    0
                                    99% вопросов не требуют срочного ответа. При организации накопителя вопросов достаточно простого в управлении, их несложно откладывать.
                                    Поэтому если это оупенспейс не продажников, которые непрерывно с кем-то общаются, то решение простое — тихий час. В течение двух-трех периодов по часу все молчат и «а-а-а херачат код». Потом переходят в режим выяснения вопросов, и потом снова молчат.

                                    Вариант №2 в комплект к оупен-спейсу предусмотреть clothed-space — место, где как в библиотеке тишина должна быть. То есть работать то может и 10 человек, но разговаривать не будет никто.
                                      0

                                      Особенно весело, когда опенспейс ещё и с производством, связанным со звуком, и при этом паранойей в отношении "информашион сесуриту".


                                      Из-за этой так называемой безопасности нельзя никакие наушники и плееры, при этом офис наполнен постоянным пиликанием звонков и дроновым аккомпаниментом артефактов сжатия поверх обратной связи микрофона с динамиком (делаем телефоны), в итоге здесь продуктивно разве что вздремнуть можно, но не более того.

                                        –1

                                        Что ж все такие нежные то? Мне почему-то опенспейс даже нравится. Разные мелкие вопросы быстрее решаются. Наушники не ношу, музыку не слушаю и как-то нормально кодится.
                                        В лаборатории вообще шум и гул стоит, так тоже нормально. Когда в поток входишь вообще ничего не замечаешь.

                                          0
                                          Что за мелкие вопросы решаются в опен-спейсе, которые нельзя решить в кабинете у того, к кому, собственно, вопрос? Или орете на весь опен-спейс — кто тут наговнокодил в таком-то модуле??
                                            –2
                                            Мелкие межкомандные (потому что команды и так бы сидели в одном помещении) нюансы взаимодействия и реализации частей проектов в обход начальства, документации и нормального структурированного подхода.
                                            Участие в спорах других команд о том, как им строить их архитектуру с очень важными советами.
                                            Возможность устроить личную жизнь с девушками из других команд.
                                            Возможность понаблюдать за тем, как люди устраивают и рушат свою личную жизнь.
                                            Получить небольшой инсайт от проговорившегося вслух брокера.
                                            Возможность постоять за спиной у сотрудника и поглазеть в его монитор незамеченым.
                                            Возможность постоять за спиной у начальника и поглазеть в его монитор. Незамеченым это не остаётся.
                                            Поучаствовать во всех поздравлениях, днях рождениях и пиццах.
                                            Узнать о музыкальных предпочтениях сотрудников которые сидят в наушниках. Поделиться своими.
                                            Узнать о дрескоде в других отделах и запретить их.

                                            ну я даже не знаю что ещё.
                                              0
                                              Вопрос конечно интересно поставлен. Ровно все теже вопросы которые решаете в кабинете отлично решаются и в опенспейсе. Орать смысла нет, достаточно нормально разговаривать. Если нужно большее кол-во людей, можно и митинг назначить. Наверно за то что я дальше напишу меня вообще четвертуют, но иногда митинги назначаются у стола какого-то человека прямо в опенспейсе.
                                              Я то понимаю, что иметь личный кабинет с секретарем оно по-любому лучше, но тут опенспейс уже назвали Адом, проходным двором и даже борделем. Какой-то перегиб, не так уж все и плохо. У нас я ниразу не слышал жалоб на конкретно опенспейс.
                                              0
                                              Мне почему-то опенспейс даже нравится.

                                              Вот и работайте в нём с теми, кому он нравится.
                                                –2
                                                Так это и делаю. Мало того, от желающих присоедениться отбоя нет.
                                              +2
                                              Я провёл долгие три непрерывных года в аду под названием «опенспейс» и заметил одну странную деталь: возможность почерпнуть идеи во время голосового общения — это буллшит. Как правило, после каждого совещания приходилось писать большой документ с фиксацией результатов, затем опрашивать участников письменно и менять документ в корне.
                                              При этом частые обсуждения загаживают общее акустическое пространство и работать становится действительно тяжеловато, как отмечено в статье.

                                              Во времена Bell lab не существовало текстовых чатов, вики и других способов сравнительно быстро компоновать и редактировать идеи в текстовом виде, но сейчас-то они есть. Зачем пользоваться устаревшими и неэффективными практиками?

                                              Акустический канал содержит гигантский объём бессмысленной социальной информации и очень легко забивается (одновременно может говорить только один выступающий). Через текстовый канал могут донести свою мысль большее количество людей в то же время.

                                              Ну и разные побочные факторы, которые естественным образом следуют из запихивания погонщиками большого количество животных с биопроблемами в один загон:
                                              — Стресс от потоков траффика мимо рабочего места (его испытывают даже перепела).
                                              — Эпидемические риски. Опенспейс — отличная среда для передачи заболеваний, передающихся респираторным путём.
                                              — Усложнение климат-контроля (одному дует, другому душно, и таких человек не меньше двадцати).

                                              Опенспейсы хороши только в том случае, если сотрудников набирают для того, чтобы они вместе делали зарядку и пели гимн компании.
                                                +3
                                                Как сохранить девственность в борделе: 10 полезных советов
                                                  +3
                                                  Наушники не особо спасают. Остаётся ещё визуальный шум перед глазами. Если надо сделать что-то сложное, то приходится это планировать на раннее утро, до того, как все придут, или на поздний вечер, когда все, или по крайней мере все самые громко-болтливые (эти допоздна не задерживаются) уйдут.

                                                  Опенспейс — чистая экономия денег на офисе, разговоры про «обмен идеями» — bs. На один обмен идеей приходится сто обменов сплетнями никак не связанными с работой и мешающими работе. Просто экономию на аренде офиса посчитать можно точно, а потери от падения производительности оценить сложно. И чем крупнее контора, тем сложнее. И как правило в крупных коллективах падение производительности сотрудников всё равно неизбежно из-за несовершенства управления, опенспейс к этому добавляет ещё, но трудно точно подсчитать сколько.
                                                    +3
                                                    Где вам лучше всего работается?

                                                    Лучше всего мне работалось в отдельном кабинете с тремя коллегами — никто без дела не дергал, работал в тишине и спокойствии.
                                                    Опенспейс ненавижу всей душой, мерзкое изобретение, которое экономит работодателю деньги на офисе, но при этом сильно ухудшающее условия работы.
                                                      0
                                                      Моё первое рабочее место было в большом кабинете с 15 экономистками предпенсионного возраста. Вот это был «адъ и Израиль», постоянный гул разговоров через кабинет по диагонали, от производственных тем до воспитания внуков и перцы в грунт…
                                                      После этого были и кабинеты в душном подвале, без окон и вентиляции, и стул в серверной, и машзал в ТЭЦ, рядом с генераторами… Но милых бабушек-экономисток каждый раз вспоминаю с содроганием.
                                                        0
                                                        На самом деле самый отвратительный фактор в опенспейсе,
                                                        это сотрудник-трепло, есть такие они любят зайти к кому то в гости на поболтать, при этом если нет наушников то зона поражения радиусом метров пять. Сама идея опенспейса она неплоха, но я ни разу не видел грамотно построенного опенспейса. Длинный стол и «табуретки» вдоль него это не опенспейс.
                                                          0
                                                          В чем идея неплоха? В том что она рассчитана на идеальных людей, которых в реальной жизни не существует?
                                                          Не, в принципе для тех видов работ, на которых не требуется сосредоточение и максимальное отрешение от внешних факторов, опен спейс может быть и весьма неплох. Какие-либо продаваны в нем вполне неплохо себя чувствуют. А вот для разработчиков это однозначное зло.

                                                        Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                                                        Самое читаемое