Требования к электронным архивам проектной и конструкторской документации

Автор оригинала: Len Asprey
  • Перевод
imageОт переводчика. В настоящее время наша компания ведет активную работу по созданию и внедрению систем электронного архива проектной и конструкторской документации. Начиная публикацию цикла статей по данной тематике, в который войдут как оригинальные тексты, так и переводные материалы, мы хотели бы предложить вниманию наших читателей статью Лена Аспри, австралийского специалиста в области ECМ, посвященную проблемам использования ECM-систем для работы с чертежами. Статья написана в 2006 году, но затрагиваемая в ней проблематика не утратила своей актуальности и сегодня: автор ведет речь о специфике чертежей как особого вида документов, о проблемах совместимости форматов хранения технической информации, о практических аспектах внедрения ECM-решений для работы с чертежами.
При переводе текстов по ECM-проблематике неизбежно встает проблема адекватной передачи терминологии. Для многих терминов достаточно сложно подобрать адекватные русские эквиваленты. Поэтому в переводе данной статьи мы в некоторых случаях сознательно отказываемся от калькирования английских выражений и передаем их при помощи уже закрепившихся в русском языке оборотов. Так, в некоторых случаях мы передаем аббревиатуру ECM (Enterprise Content Management) как СЭА (система электронного архива). Мы считаем этот шаг вполне оправданным, так как: (1) системы электронного архива принадлежат к классу ECM-систем; (2) в статье чертежи рассматриваются как записи (records), а термин «системы управления записями» (ERM, electronic records management) в русском языке не прижился, и для обозначения ERM-систем в русскоязычных публикациях гораздо чаще употребляется термин СЭА.


Чертежи являются носителями важной информации во многих государственных и коммерческих организациях, однако им еще не уделяется должного внимания при внедрении СЭА.
Чертежи важны уже потому, что они представляют такие активы предприятия, как здания, машины и оборудование. Вместе с технической документацией чертежи описывают эти активы.
Чертежи вполне можно рассматривать как записи, свидетельствующие о проектной и конструкторской активности, но при этом специалисты в области управления информации нередко недооценивают их важность, что зачастую подвергает организацию серьезному риску.
Нередко бывает так, что чертежам не уделяют внимания до возникновения чрезвычайной ситуации. К сожалению, в таких ситуациях нередко имеет место и потеря капитальных активов (Прим. перев.: работа по систематизации и переводу в электронный вид документации Саяно-Шушенской ГЭС началась лишь после печально известных событий августа 2009 года. В это же время наша компания оцифровывала проектные и технические документы Богучанской ГЭС).


Риск возникновения чрезвычайной ситуации может усугубляться в том числе и по причине неправильного обращения с чертежами. Например:

  • Чертежи в организации создаются с помощью CAD-программ, но затем распечатываются и отправляются на хранение в бумажном виде. Все изменения в проекте отображаются на бумажных чертежах.
  • Организация сканирует чертежи и использует цифровые копии в работе, но все надписи и отметки о выполнении работ делаются исключительно в бумажных вариантах чертежей.


  • Необходимо также понять, какие чертежи в организации являются контролируемыми, а какие — неконтролируемыми документами. Если цифровые чертежи являются контролируемыми, а бумажные — неконтролируемыми, то следует определить, каким образом осуществляется пересмотр чертежей и установка отметок о выполнении работ. И цифровая, и бумажная версия чертеже могут одновременно считаться контролируемыми документами. Но даже в этом случае должна быть четко продумана процедура синхронизации внесения изменений в документы.

    Следует четко описывать свойства чертежей. Метаданные чертежа могут включать его номер, название, номер версии, даты изменения и утверждения, и т. п. Свойства чертежа могут также включать классификационную структуру, которая может быть извлечена из внешней системы: например, место чертежа в ERP-системе предприятия.

    При внедрении системы электронного архива нужно учитывать и принятый в организации подход к нумерации чертежей. Необходимо, чтобы все использованные программы поддерживали принятую систему нумерации. То же самое касается системы нумерации версий чертежей.

    Исходя из специфики работы организации, ECM-специалист должен описать жизненный цикл чертежа и понять, какие свойства чертежа изменяются на каждой конкретной стадии жизненного цикла (номер версии и т. п.). Нужно также разобраться в том, кто и каким образом получает возможность просмотра, копирования, редактирования чертежа на разных стадиях работы.

    Получив представление о бизнес-процессах, о специфике изображенных на чертежах объектов и о соотношении разных форматов чертежей, ECM-специалист должен понять, каким образом внедрение СЭА позволит оптимизировать бизнес-процессы, расширить возможности обмена информацией и повысить качество работы.

    Следует рассмотреть возможность координации с другими информационными системами (с ERP-системами в частности), автоматизация процессов редактирования и утверждения чертежей, работы с различными форматами чертежей и т. п. И это — далеко не полный список.
ALEE Software
ПО стандартизации и управления качеством

Комментарии 16

    0
    что-то я не понял, что автор хотел сказать? В конторах, где проблемы с проектной документацией, эта проблема только вершина айсберга.
      0
      Собственно, в этом тексте только очерчиваются контуры проблемы. У этой статьи есть продолжение, которое мы тоже переведем и опубликуем в ближайшее время — там будет рассказано о многих проблемах более подробно.
      Имеете ли Вы опыт работы в области ЕСМ и с архивами проектной документации в частности? если да, то какие проблемы Вы считаете наиболее важными и сложными?
        0
        Написали бы побольше не о проблемах, а о решениях. Эти проблемы на поверхности лежат. Например, упомянутая система нумерации чертежей — вообще может быть уникальна в том смысле, что в номере чертежа может быть упомянут номер применения к экземпляру, созданному по проекту. А нумерация страниц в документе? Берёшь документ, читаешь титульный лист, написано — 29 листов, а пачка бумаги листов на 100. Открываешь — стр.10а, 10б, 10в и т.д. Вот, что делать?
        0
        Спасибо, в последующих публикациях постараемся затронуть эти вопросы.
          +1
          Перевод-то хороший, только не совсем очевидна связь между способом хранения документации и аварией на ГЭС.
          Вообще мне представляется, что первый переход любой компании на электронный документооборот очень сильно эту компанию встряхивает. Вы бы рассказали, как вы клиентов убеждаете, как измениться работа компании после внедрения и не навредит ли это. Думаю, что это один из главных страхов.
            +1
            Во-первых, в электронных архивах документы не только надежно хранят, но и активно используют. Общепринятое заблуждение, что электронные архивы полностью аналогичны бумажным в которых хранятся документы вышедшие из обращения и хранятся до их уничтожения.

            В указанном случае весь вопрос в доступности и удобстве работы с бумажной и электронной документацией разных подразделений и даже организаций. Авария — крайний случай необходимости построения электронного архива, в варианте с Богучанской ГЭС — строительство и частичное восстановление сооружения, которое было спроектировано еще при Советском Союзе в начале семидесятых. С 1994 года по 2005 год строительство было заморожено и заново начато уже новыми владельцами РусГидро и Русалом. Как раз после событий на Саяно-Шушенской ГЭС строительство было решено ускорить.

            Таким образом, отсканированные документы нужны не только для строительства, но и для эксплуатации сложных технологических объектов. Так что функция хранения уходит на второй план.
              0
              Коллеги,
              а какая из свободных систем документооборота (Alfresco, KnowledgeTree, Nuxeo EP) наиболее подходит для создания электронного архива? Чего не хватает?
                0
                Не хватает, наверно, специалистов и реализованных проектов. Реализацию ИС на Alfresco как минимум пара уважаемых компаний рекламирует, но ни о каких внедрениях не читал. Да и про самостоятельные внедрения не слышал. Тоже был бы рад послушать…
          0
          Что будет, если в этой статье заменить слово «чертеж» на слово «документ»?
            +1
            По крайней мере особых противоречий не будет, по одному из определений Чертёж — это документ, содержащий контурное изображение изделия и другие данные, необходимые как для изготовления, контроля и идентификации изделия, так и для операций с самим документом.

            Также как и у любого документа у чертежа есть свой жизненный цикл и от замысла и проекта до утвержденного варианта принятого в работу и уничтожения по завершению срока хранения.
            +1
            «Чертежи в организации создаются с помощью CAD-программ, но затем распечатываются и отправляются на хранение в бумажном виде. Все изменения в проекте отображаются на бумажных чертежах»

            Чего же здесь неправильного? Если проект имеет статус life-critical (АЭС — отличный пример), то очень даже желательно иметь под документами живые подписи людей на случай возможного разбирательства. И процедура выпуска/изменения/хранения документов определена ГОСТ.

            К слову, ГОСТ писали вполне разумные люди и при правильном применении он позволяет упростить многие вещи. Друга проблема — немногие умеют стандарты правильно читать и выполнять.
              0
              То-то и оно, это как преобразование цифра-аналог-цифра: DWG -> бумага -> скан в PDF. ГОСТы и юридический статус подписанного и официально утвержденного документа никто не отменял. Но работать нынче только с бумагой уже не самый оптимальный вариант.
                0
                Если уже есть DWG, то зачем сканировать? В таком случае ошибкой становится не ведение архива бумажных документов, а уничтожение электронного исходника.

                А процесс может быть построен так — чертим и сохраняем в DWG, печатаем и подписываем, сдаем на хранение в архив бумажный экземпляр и электронный исходник, продолжаем работать с электронным исходником и по мере необходимости в установленном порядке меняем документацию в архиве.
                  +3
                  Вы абсолютно правильно рассуждаете, но только с позиции разработчика документа. Для специалиста экспертизы, строителя и эксплуататора эксплуатанта DWG — не рабочий документ, а лишь его проект (draft). Вот то, что вы распечатали и подписали, прежде чем сдать в архив активно используется для выпуска изделия, строительства здания и т.п. затем переходит в эксплуатацию и лишь после вывода из оборота изделия, отправляется на полку в архив пылиться.

                  Как сейчас работают с бумагой? Приходят в архив, заказывают документ (чертеж+техдокументацию) указывают сколько надо экземпляров и жду когда им найдут, размножат учтут выданную копию, чтобы при произведении изменения пользователь был оповещен, что он работает с устаревшим неактуальным документом.
              0
              Что за отметки о выполнении работ? И зачем их ставить именно на чертеже?
                0
                Чет мыслями по древу все. Честно говоря так и не понятна суть статьи.
                Вы изобретаете PDM? Или вам просто нужно хранить ЭД и их бумажные подлинники?
                Весь геморрой бумажных архивов — это изменения. Архивариусы просто вешаются, когда нужно заменить подлинники чертежей в альбомах и разослать копии в кучу подразделений-абонентов при прохождении ИИ. При электронном документообороте все гораздо проще, потому что каждый абонент, получив уведомление о том, что выпущено ИИ, сам распечатает себе при надобности копию чертежа (хотя все зависит от того как выстроены б/п в проектной организации).

                Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                Самое читаемое