Корпоративная печать: гораздо больше проблем, чем кажется



    Давно провозглашенная эра без бумаги упорно не наступает. Не получается: планшеты, смартфоны и ридеры не убили бумажные книги, а электронный документооборот не в состоянии пока что заменить классический. Это означает, что рынок принтеров и МФУ, хотя и терпит удары, но всё еще на ногах, и даже нокдауна ещё не пережил. В больших и маленьких компаниях продолжают печатать документы, причём иногда в огромных количествах. А проблемы, связанные с организацией этого процесса (печать документов в банке или компании, которая занимается оптовой торговлей – настоящий бизнес-процесс) остаются, и могут быть весьма болезненными.

    В действительности, предприятие, которое в своей работе печатает заметный объем документов (это на самом деле не так уж и много – от 1000 листов в неделю), сталкивается с целым ворохом трудностей. Мы начинаем серию статей, в которой расскажем, как компаниям оптимизировать расходы на документооборот и избавиться от проблем и рисков.

    Неразумные траты


    Главная беда лежит совсем на поверхности – излишние расходы на печать. Они могут быть весьма солидными. Специалисты Gartner, к примеру, несколько лет назад провели исследование и пришли к выводу, что эти издержки составляют около 3% от бюджета компании, а на каждого сотрудника может тратиться 600-700 долларов в год. Представьте, какие это суммы в масштабах большого предприятия.

    И это при этом отправка документов на принтеры генерирует 55% внутреннего сетевого трафика, а проблемы, связанные с печатью, становятся причиной до 60% звонков сотрудников в корпоративную техподдержку. Чем больше компания – тем больше потери, с которыми, конечно, нужно бороться. А чтобы оптимизировать расходы, нужно понимать основные причины их возникновения.

    Оборудование




    Один из источников лишних затрат – устаревший, неоптимальный парк печатающих устройств и даже неправильное их расположение в офисе. Производительность используемых принтеров должна соответствовать потребностям компании. Этой очевидной истиной не всегда руководствуются финансовые службы, выделяющие средства на обновление техники. Устаревшие, но еще работоспособные устройства разумно использовать там, где нагрузка на них будет щадящей. Вместо этого IT-службы часто вынуждены устанавливать их на наиболее «загруженные» участки. Результат – снижение качества печати, повышенный расход тонера, усиленная амортизация и постоянный выход оборудования из строя, что в итоге обходится компании дороже, чем приобретение современного МФУ.

    Не отличается рациональностью и подход к расположению принтеров в офисе «по наитию». Дело в том, что каждый из нас будет стремиться использовать то устройство, к которому ему удобнее подойти, невзирая на сложность и объем задания печати, назначение или загруженность устройства и прочие факторы. Уговоры и даже строгие указания использовать определенное устройство помогают мало – любой сотрудник будет при малейшей возможности пользоваться именно ближайшим принтером. Поэтому, при разработке макета печатающей инфраструктуры этот фактор – удобство использования – должен учитываться в обязательном порядке. Происходит это далеко не всегда. Либо сотрудники «наматывают» километры по офисным помещениям, либо мощная система стоит недозагруженной, а единственный цветной принтер для «чистовых» заданий весь день печатает черновики.

    «Мне только анкету на паспорт распечатать»


    Компаниям приходится оплачивать и невинное, на первый взгляд, увлечение персонала – нецелевое использование устройств для печати личных материалов. Действительно, почему не разрешить сотрудникам изредка распечатывать для самих себя пару страниц? Сколь-либо заметного ущерба компании это не нанесет. Но излишний либерализм не доводит до добра.

    К примеру, в одной из компаний обнаружилась странная проблема – ее административная служба постоянно была вынуждена заменять картридж в принтере, который был закреплен за одной из рабочих групп, где потребности в печати были невысоки. Аудит показал, что одна из сотрудниц стала использовать его для распечатки школьных заданий своего ребенка. Закончилось это ее увлечение тем, что она принялась распечатывать на служебном принтере литературные произведения из школьной программы. В результате объемы этой несанкционированной печати втрое (!) превысили те, что генерировала деятельность всей рабочей группы. А у вас есть такие примеры из жизни?

    Неэффективность и лень


    Сплошь и рядом встречаются примеры неэффективного использования принтеров, когда документы, для которых достаточно черно-белой бумажной копии, отправляются на цветной принтер или односторонняя печать вместо уместного в конкретном случае дуплекса. Использование этой функции при печати внутренних документов компании позволит вдвое сократить расходы на бумагу, что особенно актуально в том случае, когда речь идет о многостраничных документах. А отказ от цвета там, где он не требуется, даст 60-типроцентную экономию на расходных материалах.

    Дорогие поставщики




    Недёшево могут обходиться (и часто обходятся!) расходные материалы, если закупать их непланомерно. Даже простейший мониторинг покажет, как сформировать бюджет на расходные материалы и составить график их закупки, но многие компании этим пренебрегают. А если участь, что это даст возможность пользоваться услугами специализированных поставщиков, а не розничных магазинов – экономия может составить до 10% стоимости картриджей.

    Излишки и проблемы бюджетирования


    Наконец, каждый наверняка сталкивался с излишками печати – целыми пачками распечатанных листов, которые могут круглыми сутками пылиться в приемном лотке принтера и так никому и не понадобиться. Такое часто бывает, если сначала отправил документ на печать, потом заметил в нём ошибку и отправил ещё раз. Первый обычно не отменяют, а из лотка забирают только второй. В копеечку вылетают и неправильный выбор устройств для печати разного вида документов, и излишний сетевой трафик, и расходы на электроэнергию, и даже складирование принтеров и картриджей в офисах компаний (кто не видел пирамиды коробок в коридорах?).

    Во многом эти проблемы вызваны другими, системными – неправильным бюджетированием расходов на печать. Сплошь и рядом они определяются «на глазок», когда по мере необходимости бухгалтерия оплачивает очередной счет на расходные материалы. Бывает, что расходы на печать учтены в бюджете компании, но «растворяются» в общих расходах IT-отдела или хозяйственной службы. Все эти явления требуют устранения – иначе порядок навести просто невозможно.

    Воровство


    Еще одна проблема, с которой сталкиваются компании, крайне неприятна – воровство. Конечно, главная его причина – человеческая нечистоплотность, но бороться с этим явлением необходимо. И хорошо бы было, если проблема ограничивалась кражами «по простоте душевной», когда нерадивый сотрудник заменяет картридж с высоким уровнем тонера на новый, несмотря на то что и старым еще можно было пользоваться долгое время (да, по сути, это тоже воровство). Но увы, бывают грехи куда серьезнее. К примеру, бывают случаи, когда под видом дорогого оригинального картриджа используется дешевый совместимый, или вместо замены картриджа проводится его перезаправка. Деньги при этом списываются как за новые оригинальные картриджи.



    В качестве примера можно привести опыт одной компании, занимавшейся оптовой торговлей. Объём печати сопроводительных документов в ней достигает 60 000 листов в месяц, при этом используются четыре производительных МФУ. Затраты компании на картриджи достигают 55 000 рублей ежемесячно. Системный администратор, который занимался обслуживанием принтеров, вместо установки новых картриджей использовал перезаправленные, а новые просто продавал с рук. В результате компания несла не только прямые потери – те самые 55 тысяч рублей за вычетом стоимости перезаправки старых картриджей, но и косвенные, связанные с повышенной амортизацией и выходом техники из строя.

    Угрозы информационной безопасности


    И еще одна категория проблем. Она может оказаться куда серьезнее, чем повышенные затраты на печать. Речь идет об информационной безопасности предприятия. Отслеживать почтовый трафик, использование мессенджеров, социальных сетей, работу с внешними носителями информации специалисты по ИБ научились хорошо. Но, как и в старые времена одним из основных каналов утечек информации остается печать конфиденциальных документов. Ведь печать документов, в отличие от тех же мессенджеров, невозможно запретить. И любой сотрудник легко может распечатать документ и аккуратно унести его с собой в портфеле, например, к конкурентам.



    Это может быть и намеренная распечатка, и случайное использование общедоступного принтера для вывода на печать секретного файла, но суть остается той же – коммерческие тайны становятся доступными благодаря печатающему устройству. Еще одним каналом для утечки информации может стать использование распространенной функции современных МФУ – сканирования с одновременной отправкой цифровой копии документа на e-mail или в облачное хранилище. Победить эту напасть помогут превентивные меры, связанные с контролем печати. Понимание того, что «все ходы записаны» и преступление обязательно будет раскрыто в подавляющем большинстве случаев остановит потенциального «крота» от хищения данных. Но даже если он рискнёт, то распространение информации можно будет быстро пресечь.

    Что же делать?


    А теперь общий ответ на вполне закономерные вопросы: можно ли бороться с этими проблемами и как это сделать? Очевидно, что принимать меры просто необходимо, в некоторых случаях при помощи элементарного наведения порядка и, в подавляющем большинстве случаев, при помощи специальных решений, предназначенных для управления инфраструктурой печати и ее использованием сотрудниками предприятия.

    Крупные компании могут воспользоваться услугами аутсорсеров, которые смогут провести и аудит печати, и разработать проект по её оптимизации, внедрить систему мониторинга печати, контроля доступа и взять в дальнейшем на себя обслуживание техники. Небольшим предприятиям есть смысл использовать готовые программные решения, такие как PrintStat или НР Access Control, функциональность которых отличается от специально спроектированных систем, но для базовых задач хватает.

    Кстати, такая мера, как организация доступа к принтеру при помощи смарт-карты, которая обеспечивает работу принтера только в присутствии сотрудника, пославшего задание, позволяет снизить объемы печати и затраты на 10-15%. Квоты печати, выделенные для каждого сотрудника, дают еще 10% экономии. Учитывая, что в среднестатистической компании расходы на печать достигают 3% бюджета, то экономия почти 40% затрат может дать весьма ощутимый эффект. Неудивительно, что программные решения для управления печатью окупаются уже за полтора года использования. В следующий раз мы расскажем, какие популярные решения есть на рынке, что умеют и чем отличаются друг от друга.
    Бизнес-Фабрика
    Блог про офисное оборудование и решение проблем
    AdBlock похитил этот баннер, но баннеры не зубы — отрастут

    Подробнее
    Реклама

    Комментарии 33

      +4
      В результате объёмы этой несанкционированной печати втрое (!) превысили те, что генерировала деятельность всей рабочей группы. А у вас есть такие примеры из жизни?

      Конечно примеры есть!
      Прямо в этой статье, куча абсолютно ненужных, мусорных изображений, вставленных лишь для разбавления текста.
      Они тратят трафик, занимают место на экране, заставляя скроллить больше и тратят ресурсы колёсика моей мыши.
      Ужасающая растрата.
        +1
        Хорошо, что люди редко печатают статьи, да ещё и на цветных принтерах =)

        P.S. Спасибо за отзыв, убрали часть, чтобы сохранить ресурс колёсиков мышек читателей Хабра.
        +1
        На прошлой работе было настроено логирование заданий на печать.
        Имя пользователя, имя документа, кол-во страниц, принтер, дата и время. Работало эффективно. Даже зная о правилах учета и способах их обойти всегда оставалась вероятность забыть поменять имя и спалиться.
        К тому же, могли попросить показать, что это был за «план работы» на 30 страниц.
        В итоге мелочь конечно печатали, иногда и дипломы, но уже не так расточительно.
          0
          Очень эффективный метод, да. Конечно, такой тотальный контроль может быть неприятен пользователям, но если компании это позволяет сэкономить, то деваться некуда.
            0
            Скорее не «позволяет сэкономить», а «допустимо», потому что сэкономить можно на многом, что превратит работу этих самых пользователей в ад.
              +1
              Да, такая формулировка лучше. Но каждый руководитель сам решает, разумеется, на чём он хочет сократить расходы, а где дать пользователям свободу. Для кого-то, может, и то, что картриджи воруют — не проблема. Зависит от масштабов бизнеса =)
              0
              ОАО РЖД — тоже внедрена система контроля печати, кто когда и что печатал. И ещё организационные меры, типа «пятница без печати» (бестолковая мера, на самом деле), и другие.
              Хотя самый правильный подход — это меньше требовать бумажек (это уже само руководство компании должно это соблюдать). А то требуют со всех меньше печатать, меньше тратить бумаги, и тут же какие-нибудь отчёты или листы ознакомления или ещё что, обязательно распечатать, расписаться, и отправить руководству.
              Слышал от других, что применяют и более жёсткие меры — просто не выделять средств на расходники. Кому очень надо — покупает и печатает. Как правило, тут же всем становится не так уж и нужно.
                0
                Ого, радикальные меры, но очень интересно, спасибо, что рассказали.
                А «пятница без печати» — это значит, что в пятницу вообще нельзя печатать и всё, что нужно, переходит на понедельник?

                Конечно, требовать меньше бумаг — это идеальное решение, но увы, во всех госструктурах, к примеру, пока от этого невозможно отказаться.
                  0
                  >Конечно, требовать меньше бумаг — это идеальное решение, но увы, во всех госструктурах, к примеру, пока от этого невозможно отказаться.

                  Часто компании внутри себя генерируют кучу лишней бумаги.
                  Например, в компании где я работаю появилась такая практика у управляющей компании, затребовать отчет по электронной почте в «электронном виде» (файл Excel, Word) и скан с подписью и печатью организации. Оригиналы при этом не нужны вообще. Вот на этом можно было бы экономить, но нет желающих.
                    0
                    Ради справедливости нужно отметить, что сдвиги всё же есть — раньше часть документов обязательно было распечатать и хранить бумажную копию, сейчас можно в электронном виде. Это я про свою работу. Документы вроде: инструкции по охране труда, всякие распоряжения и много чего ещё. Правда, пока всё требуют распечатывать списки ознакомления со всем этим добром, и там расписываться, а потом присылать сканы с подписями, хотя можно было бы выпустить одну ЭЦП на начальника отдела, который бы подписал, что «все ознакомлены». Ну, или, для строгости, каждому по ЭЦП, и выкинуть принтер нафиг.
                      0
                      А вы уверены что ЭЦП будет дешевле.
                      Особенно в ОАО РЖД. Думаю на ознакомление проще напечатать листок и расписаться, чем содержать ЭЦП. Вообще считал недавно получилось, метр печати вместе с бумагой:
                      на матричном принтере 1,56 руб/метр
                      лазерный обычный 2,60 руб/метр
                      лазерный дуплекс (или использование обраток) 1,6 руб/метр
                      термопечать 1,36 руб/метр
                      монохромный струйник 1,56 руб /метр

                      Без учёта бумаги:
                      на матричном принтере 0,18 руб/метр
                      лазерный обычный 0,69 руб/метр
                      лазерный дуплекс (или использование обраток) 0,69 руб/метр
                      термопечать 0,03 руб/метр
                      монохромный струйник 0,64 руб /метр

                      P/S/ Расчёт проведен с учётом интервала 1 млн.метров, и возможности двух перезарядок картриджа лазерного принтера.

                      Очевидно что по сути круче и проще всего термо печать, тем более работники не смогут печатать дипломы.
                      Основная проблема выцветание через год и отсутствие производства в РФ. А так идеальный вариант, картриджей нет, перезаправлять не надо, всегда готов, не шумит почти.

                      На досуге переделывал для себя старый факс в принтер.
                        0
                        факс в принтер — поделитесь? Может быть, статейку напишете?
                        Думаю, термопечать — идеальный вариант для печати и расклейки объявлений — через какое-то время сами выцветут, не надо убирать.
                0
                Кстати, такая мера, как организация доступа к принтеру при помощи смарт-карты, которая обеспечивает работу принтера только в присутствии сотрудника, пославшего задание, позволяет снизить объемы печати и затраты на 10-15%. Квоты печати, выделенные для каждого сотрудника, дают еще 10% экономии.


                А такая вещь будет приятна? Это вообще издевательство, стоять возле принтера, пока печатается 500 листов. Да и даже просто подходить, чтобы постоять в очереди к принтеру, это нечто. Так можно и до туалета по карточкам дойти.
                  0
                  Можно пойти к другому принтеру и там распечатать. В этом же вся суть. Что задание висит в очереди, на каком принтере авторизуетесь, на том и напечатаете. Если ближайший занят, можно дойти до другого. Очереди из людей не образуется.

                  А если вы печатаете 500 листов и часто, то наверняка у вас есть принтер, который стоит рядом со столом =)
                  Но даже если нет, можно дойти, подтвердить, что вы хотите напечатать эти 500 листов и вернуться.
                  0
                  Если стоят высокопроизводительный принтер, и отсутствие контроля — желающих напечатать на нем «войну и мир» будет велико.

                  Поэтому всем, кто внедряет вместо маленьких принтеров скоростные сетевые — вопрос аудита печати должен стоять сразу.
                  И вебкамеру с записью на пару дней можно, чтобы если что отследить кто забирает результат.

                  На одной из бывших работа на складе требовала примерно 2-5 тысяч листов ежедневно.
                  Бывали случаи с сотрудниками, которые без особого угрызения просто брали новую пачку бумаги и уносили домой. Типа — «там же все равно бумаги много».
                    0
                    Да, такой явный случай как воровство бумаги мы не стали даже рассматривать. Однако, он, пожалуй, самый частый. Особенно, в крупных офисах, где эти пачки вроде как никто и не считает.
                +1
                >Кстати, такая мера, как организация доступа к принтеру при помощи смарт-карты, которая обеспечивает работу принтера только в присутствии сотрудника, пославшего задание, позволяет снизить объемы печати и затраты на 10-15%.

                А ещё она прекрасно помогает понизить производительность персонала (до околонулевых величин), вынужденного простаивать к принтеру «в очереди», как в поликлинику — персонал потом, если у него сдельщина, плохо зарабатывает, бежит из компании (малую компанию бегство персонала убъёт гарантированно).
                Если сотруднику, чтобы даже справку отпечатать, потребуется 20 минут отстоять в очереди — можете представить, что он и вся очередь и их руководители, скажут на идею таких карт.
                Теперь представьте производительность сотрудника, если его работа напоминает «квест» по поликлинике — 20 мин. поработал 10 мин посидел в очереди к кабинету/принтеру, 30 минут поработал 20 минут посидел — к концу дня как раз успел напечатать ежедневный отчёт, состоящий и такого вот «квеста».

                По поводу использования того или иного принтера по назначению — уж проще чтобы это решалось программно — само оборудование определяет по характеру задания печати и своей загруженности и готовности, исправности, куда отправиться документ на печать и сообщает отправителю, где и когда можно будет забрать документ (главное, чтобы обошлось без перегибов и задание на печать не ушло в офис в другой части города или в другой город).

                А ещё удивило упоминание о распечатке документов для передачи конкурентов — им очень часто даже не нужен весь документ — просто достаточно знать ключевые сведения, которые они непременно узнают, если захотят, часто даже и вполне легально (например, компания что то изобрела, чтобы защитить изобретение нужен патент иначе изобретённым может воспользоваться кто угодно и оформить его в свою интеллектуальную собственность. Чтобы защититься нужен оформленный патент, который, вполне доступен для просмотра сторонними лицами, которые, в свою очередь могут доработать и усовершенствовать изобретенное, так, чтобы оно не подпадало под защиту и пользоваться. В итоге и компания имеет защищённую инт. собственность и практически кто угодно может строить свои решения, не подпадающие под эту защиту). Мало того, что «шпиёны» особо невостребованы, так зачем же им, конкурентам, вообще рисковать своим «агентом», своей компанией, ради ненужной макулатуры?

                А ещё у систем экономии на печати тоже есть своя полная стоимость (а не то что пишется на ценнике/в договоре) и её надо обязательно указывать в обзоре.
                А то вот смущают такие фразы:

                >Учитывая, что в среднестатистической компании расходы на печать достигают 3% бюджета, то экономия почти 40% затрат может дать весьма ощутимый эффект.

                Получается, без знания полной стоимости, экономия на воздухе: 40% от 3% составляют 3*0,4=1,2 первоначальных процента минус неизвестная полная стоимость системы экономии на печати.
                Отсюда вывод, если предлагается система, которая только по ценнику стоит дороже, чем эти 1,2 % печатного бюджета за период её эксплуатации её можно смело не покупать. Для примера с 55 000 рублей и годовым периодом, эта годовая стоимость, предельно допустимая для покупки системы в год будет...660 рублей в год.
                  +1
                  Всегда есть минусы и плюсы, к сожалению. Поэтому, рассматривать сферическую задачу в вакууме сложно, на конкретных примерах проще, но их может быть бесконечное количество. Увы, но когда кто-то послал на печать огромный документ, а ты стоишь перед принтером и ждёшь, когда напечатается твоя злосчастная справочка, тоже не очень хорошо. Идеальный вариант, это чтобы система писала: " В этом принтере сейчас очередь, будете ждать или можем напечатать на другом, он, правда в другом кабинете, зато там свободно". С забором документов тоже бывают сложности. Иногда отправил документ на печать, а потом вспомнил, что он не нужен. Он уже напечатался, но забирать ты его не спешишь. Хорошо, если есть кто-то, кто следит за этим и время от времени кричит на весь офис «Эй, кто тут напечатал документы, заберите!». Но такое случается не всегда.

                  Ну про конкурентов было скорее для красного словца =) Тут речь скорее не про разработки, понятно, что промышленный шпионаж намного серьёзнее и подходить к такой задаче будут совершенно иначе. Но если говорить о небольших компаниях, то напечатать документ часто гораздо проще, чем скопировать его на флешку или отправить по сети. Этот файл может быть не зашифрован, да и вообще, в компании доступен всем, потому что руководство полагается на честность. Но печать позволит легко вынести его за пределы организации.

                  Цифры, разумеется, примерные. Если интересно подробнее про стоимость, мы постараемся затронуть эту тему в будущем. Причём, пожалуй, в понятных величинах, то есть, в рублях =)

                  Спасибо вам за развёрнутый отзыв.
                  +1
                  Очередное поделие из серии «Покупайте нашу хренотень».
                    0
                    На последней работе в коридоре стоял большой принтер/сканер/копир с сенсорной панелью. У каждого сотрудника был свой код доступа. Т.е. ты послал на печать документ, подошел к принтеру, ввел код, тебе отобразило на экране все документы, которые ты послал на печать. Затем выбираешь, что нужно распечатать. Само собой было логирование, но что именно — не знаю. Очереди были, иногда — печать быстрая, по 100 листов никто не печатал. Но зато никто не забирал твои документы, и самое главное — ты мог отменить печать некоторых документов. Или распечатать их позже, на обратном пути с туалета, например.
                    • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                      +1
                      На прошлой работе в какой-то момент заменили принтеры на новые с печатью по смарт-карте (и вообще, судя по всему, с сохранением всех печатаемых документов на сервере).
                      Итого, результаты:

                      • Отлично работавшие старые принтеры заменили на новые стоимостью больше ста тысяч рублей каждый, и это несколько десятков принтеров как минимум.
                      • Возле принтеров стали образовываться очереди, так как раньше сотрудник отправлял файл на печать и шёл к принтеру забрать его, теперь же он идёт к принтеру, прикладывает карту и ждёт, пока файл распечатается.
                      • Добавились новые проблемы: принтер и так является самым капризным железом на свете, а тут всю инфраструктуру существенно усложнили. В итоге пользователям пришлось искать обход экзотических багов (например, не печатаются некоторые листы из некоторых xls-файлов, а некоторые файлы печатаются со случайным порядком страниц), что привело к новым костылям вроде промежуточного экспорта в PDF и дополнительной потере времени.

                      В итоге, потратили огромную кучу денег с целью контроля за тем, что печатают сотрудники. И это при том, что проблема левой печати никогда особо не стояла. Лично я за три года напечатал несколько десятков левых страниц, у остальных примерно те же масштабы.
                        0
                        В голову приходит способ потроллить такую систему: купить за свои пару тыщ матричник из 90-х (например, Epson LX-300 или LX-1050), поставить на свой рабочий стол и печатать все рабочие документы на нём. Руководству и коллегам заявлять, что пользоваться новой системой невозможно, а печатать надо, так что терпите музыку))
                          0
                          До сих пор продаются новые матричники. Сделано в Японии, 2014 год выпуска. COM (RS232), LPT и USB-порты. При подключении через USB в системе виден как виртуальный LPT-порт, а на нём уже принтер.
                          http://fcenter.ru/product/goods/113749-Matrichnyj_printer_Epson_LX_350_A4_LPT_COM_USB
                          На цену гляньте.
                          Когда нам понадобился ещё один LX-300, купил на Молотке за 500р.
                        • НЛО прилетело и опубликовало эту надпись здесь
                          +1
                          Прежде чем оптимизировать печать, нужно оптимизировать документооборот. Снизить количество документов для печати, жестко закрепить какие документы для чего нужны, их форму и содержание. Чтобы не было потом, а нам бы такой отчетик с такими вот столбцами и через неделю с такими же, но немного другими. При этом каждый начальник рисует такие запросы как ему угодно. Определить какие документы, их виды, нужны в бумаге, а какие нет, и уже после этого оптимизировать сам процесс их печати.

                          Все проблемы с печатью, очередью печати, расходом всего этого, вполне решаемы как через ПО, так и созданием приблуд к принтеру. Неужели нельзя сделать какие-то разделители напечатанных документов, по времени запуска, по отправителю, по важности и так далее. Уверен, что принтеры могут печатать невидимые глазу идентификаторы и согласно их раскидывать печатать по лоткам в какой-либо приблуде. А умная программка может сама распределять печатать по принтерам в зависимости от типа документа, формата, его важности, отправителя, да даже по близости принтера к отправившему на печать. Те же файлы, могут иметь тоже свой допуск к печати и условный диплом не пройдет. Все решаемо, было бы желание. Я понимаю, что все это упирается в деньги, кто все это создаст и готовы ли люди покупать эти решения. Вполне очевидно, что раз людям проще героически бороться с трудностями, вместо их решения, то пусть развлекаются.
                            +1
                            ИМХО всё можно сделать просто, дёшево и эффективно.
                            1) Идея заменить множество мелких принтеров одним производительным — хорошая и разумная, но жадность портит всё и получается, что содержать такой печатный центр выходит дороже, чем простые принтеры. Значит, вместо монстра с сенсорными экранами нужно закупить несколько бытовых принтеров, даже б/у, но только таких, которые без проблем перезаправляются. Например, у меня дома стоит старенький HP Laser Jet 1018, перезаправлял стоковый картридж уже 2 раза, барабан стоковый (а принтеру уже лет 9) — печатает отлично. А если и начнутся проблемы с качеством — поменять изредка барабан всё равно не так дорого. Даже если такой принтер совсем сломается от больших объёмов — купить такой же рабочий будет ИМХО всё равно выгоднее, чем содержать современного монстра с его дорогими расходниками и дорогим ремонтом.
                            2) Для цветной печати используем тот же принцип: дешёвый бытовой 4-цветный струйник с СНПЧ. Заказать раз в год по бочонку чернил каждого цвета и раз в пару лет купить аналогичный новый принтер — на порядок (а то и на два) дешевле, чем покупать картриджи что к струйникам, что к лазерникам.
                            Для поддержания этого в работе есть сисадмин.

                            Разумеется, это невыгодно лишь одной стороне — производителям принтеров, теряющим сверхприбыли на расходниках, поэтому мы и видим массовую защиту от перезаправки. Делов-то — надо голосовать рублём, покупая модели без этих искусственных проблем.

                            Личные примеры с работы: сейчас пришла пора в первый раз менять картриджи на цветном лазернике (модель не помню, вроде HP), и выяснилось, что комплект стоит дороже, чем брали этот принтер. При этом он не чипуется. Что это, если не грабёж? Другой пример: Xerox Workcentre 5020, картридж вроде и имеет возможность заправлять его тонером из бутылочек, но ограничение на кол-во страниц неразумно маленькое, печатает ещё идеально, а картридж уже требует поменять. Извините, но я сам решу по снижению качества печати, когда и что мне пора менять, поэтому при выборе оборудования для офиса я на такой принтер и не посмотрю.

                            А вот мысли в статье по поводу двусторонней печати — очень разумные. Увы, у нас как-то принято, что вся документация должна быть напечатана с одной стороны, что бесконечно глупо. Не раз была такая ситуация: нужно распечатать книгу страиц на 200, одна галочка в настройках — и страниц становится 100, но в ответ мне «Не вздумай, у нас такое не примут и не подпишут!». Тут нужны чёткое централизованные указания, что документы должны печататься с двух сторон, а государственные организации, отказывающие в приёме двусторонне распечатанной документации, нужно штрафовать.
                              0
                              а государственные организации, отказывающие в приёме двусторонне распечатанной документации, нужно штрафовать.

                              Проблема гос.структур прежде всего в неоптимизированном документообороте. Нет четких прописанных перечней документов, форматов предоставляемых данных в документах, отчетах. В итоге каждый кто во что горазд требует какой угодно перечень документов, их копий. А это выливается в гигантские пачки документов, копий на каждый случай, на каждого человека. К примеру сейчас местное УФО при оформлении авансового отчета по отпуску требует выписку от авиакомпании, так, чтобы мои фио и данные билеты были именно по-русски.То есть раньше это было не проблемой, а сейчас да. Для выплаты пособия по рождению, требует целую кипу документов и как один из них копия св.о браке, хотя выплаты положена даже если вы и не в браке. Любой ЖЭК может потребовать от вас хоть копию св. о рождении просто так и обжаловать вы не можете, нет перечней. Внутри себя организации рожают каждый раз новые формы отчетов, меняют содержание внутренних документов, заявлений на отпуск и так далее и тому подобное. А это все время потраченное зря, работа ради работы, вместо решения проблем. Вот с этого надо начинать, чтобы когда головной офис или Москва требуют сделать квартальный отчет не в ворде, а екстеле и столбы/строки немного меняются местами, информация же как бы такая, но другая и тупо скопировать уже нельзя и ты их посылаешь куда подальше с ссылкой на пункт где указан формат и перечень информации по квартальным отчетам. А двусторонняя печать это хорошо, но уже следствие разгула бюрократии вызванный развитием технических средств.
                              0
                              не вижу проблемы с перезаправкой картриджей или с использованием совместимых вместо оригиналов, собственно есть специально обученный человек в виде меня, который этим занимается, очень сильно удешевляет печать, а регулярное ТО принтеров достаточно эффективно предупреждает поломки, как банальный пример — порвалась термопленка на принтере, предлагаемый способ лечения в офф. центре — менять печь в сборе, но это стоит порядка 6к рублей, замена же термопленки и нижнего вала обойдется в 400 максимум
                                +1
                                Нет проблемы с перезаправкой картриджей. Есть проблема, если выделены деньги на новый картридж, сотрудник перезаправил старый, а остаток положил себе в карман.
                                  0
                                  Так адекватное руководство должно знать ещё на этапе выбора принтера, что их принтер перезаправляем, и выделять деньги именно на перезаправку, а новые картриджи — только по особому объяснению, в случае реального выхода старых из строя. А если руководители без мозга и забюрокрачены, и провести небольшие деньги для перезаправки в конторе за углом не могут, а могут только купить новый картридж в 20 раз дороже — ну так сами себе злобные буратино. Сотрудник, продающий налево новые картриджи и перезаправляющий старые под видом замены, конечно, вор, но ущерба-то он фирме и не наносит, ущерб наносят действия руководства.
                                    0
                                    Учтите ещё некоторые нюансы. Если принтеров много, то картриджи закупаются оптом. За безналичный расчёт у поставщика. Вероятно, даже со скидкой. Перезаправлять по одному картриджу — это тратить оплачиваемое время сотрудника, который их будет носить в контору за углом (это если она за углом, а не в 10-20 минутах ходьбы), а также платить разово и наличными (хотя, может, уже есть сервисы перезаправки картриджей по подписке? =) ). Если в офисе один принтер, то такой подход, конечно, выгоднее и удобнее. А вот если их больше 100 и картриджи в них надо менять раз в неделю? Всё очень сильно зависит от объёмов.
                                      0
                                      Я знаю, многие делают так: просто вызывается человек из конторы, занимающийся именно перезаправкой. Он забирает все пустые картриджи и через день-два привозит уже заправленные, при этом фирме выставляется счёт на обслуживание офисной техники. Если принтеров много — разумнее тогда делать так, чем нагружать сисадмина.

                              Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

                              Самое читаемое