Как мы разгрузили HR-специалистов: инфоматы для выдачи расчётных листов



    Мы тут вспомнили один из уже давних проектов — автоматизацию рутинных бизнес-процессов на промышленном предприятии. Это не про ноу-хау, а про стандартные решения, которые эффективно работают.

    Итак, история происходит в компании химической отрасли, где в нескольких территориально распределённых объектах работает порядка 8 тысяч человек. На каждом таком объекте есть свой отдел кадров. Всем рабочим время от времени нужно получать справки и в постоянном режиме — расчётные листы. Раньше они приходили к кадровикам, которые тратили на подготовку и сортировку всей документации (часть документов отправляется в цеха, часть — в шахты) довольно много рабочего времени. Причем 85 % запросов — это выдача документов, которые не требуют подписания. Именно поэтому заказчик попросил нас автоматизировать типовые процессы по выдаче расчётных листов. Оставшиеся запросы, например, по выдаче справок, всё ещё требуют ручной обработки: печатей и подписей.

    Как процесс выдачи документов и справок работает обычно?


    В большинстве случаев на любом крупном предприятии есть несколько кадровых работников, которые отвечают за подготовку и выдачу справок, документов, бланков заявлений, обновления информации о сотрудниках. Фактически весь процесс кадрового документооборота проходит через них. Затем документы отправляются начальникам цехов, после них — начальникам отделов и бригад, и только после этого бумаги попадают к рядовым сотрудникам. Процесс может занимать 3–4 дня. Помимо трудозатрат кадровиков, сотрудникам, которым необходимо получить расчётный лист или, например, справку 2-НДФЛ, приходится тратить время на дорогу до отдела кадров дважды: для заказа справки и затем — её получения.

    Как работает этот процесс теперь


    Мы разместили на объектах заказчика информационные киоски. По виду они очень напоминают те, которые каждый из нас помнит по автоматам для оплаты счетов за мобильную связь. Благодаря киоскам получилось минимизировать проблему физического обращения сотрудников к кадровикам. Теперь, если документ не требует подписи и печати, его можно получить за пару минут прямо в коридоре цеха, где работают сотрудники без оборудованных рабочих мест.

    Из чего киоск состоит?


    Основа киоска — компьютер и принтер, а также защитный сенсорный экран на 19”, считыватель карт-пропусков в формате HID, ЕМ-Marine, колонки для воспроизведения аудио и источник бесперебойного питания. Считыватель позволяет сотрудникам логиниться в системе с помощью имени пользователя и пароля. Печать документов доступна в формате А5 или А4, двусторонняя.

    Как это всё работает?


    Каждый сотрудник, прислонив к считывателю киоска пропуск, может распечатать любую памятку и инструкцию, расчётный лист, табель учёта рабочего времени, информацию по отпускам и посмотреть баланс лечебно-профилактического питания. При этом авторизация сотрудника необходима каждый раз: киоск не хранит сессию пользователя. Сейчас в системе — 14 бланков заявлений, плюс мы добавили формы заказа справок: сотрудник с помощью подсказок железяки заполняет нужные поля, а затем получает справку, которую нужно только подписать в отделе кадров. Это значительно ускоряет процесс. ПО на киосках обращается к данным кадровой системы через созданный сервер приложения или прокси-сервер, забирает информацию и формирует нужный документ.

    Спустя короткое время после старта проекта мы добавили ещё и регистрацию для сотрудников в SMS-сервисе. В нем можно посмотреть пять самых частых запросов и расчёт зарплаты.
    На одном из объектов мы добавили регистрацию в стоматологию по ДМС. Процесс устроен следующим образом: куратор набирает группу сотрудников, которым необходима помощь стоматолога, затем едет в клинику и записывает всех желающих. Мы упростили процесс сбора заявок с помощью киоска. Получилась своего рода электронная очередь: сотрудник заполняет заявку через киоск, получает порядковый номер, понимает, сколько человек перед ним. А куратор получает список сотрудников, которых нужно записать на приём. Помимо этого, по просьбе заказчика мы установили в киосках бегущую строку, на которой транслируются актуальная информация для сотрудников, список социальных программ, дата корпоратива и так далее.

    Что касается контроля за работоспособностью киосков: в постоянном режиме происходит мониторинг киоска и принтера в нём для того, чтобы отследить критичные показания. Например, заканчивается тонер или бумага, замятие бумаги, перебои в связи. Если какая-то из этих ситуаций возникает — на почту службы поддержки приходит автоматическое уведомление. Пока проблема решается, кисок переходит в автономный режим с ограниченными возможностями.

    Ещё немного технических деталей


    Как я уже сказал, киоск — это компьютер и принтер.



    ПО для него мы разработали сами. Оно отвечает за авторизацию сотрудников, интегрируется с почтой, чтобы запросы справок (которые требуют подписания) автоматически отправлялись на электронную почту в отдел кадров. Кроме того, есть мониторинг терминалов и принтеров, мониторинг доступности бэкенда, настройки и удалённый доступ.

    Что касается обслуживания: на каждом объекте заказчика есть служба поддержки, которая получает уведомления в случае поломок или стандартных форс-мажоров, когда закончилась бумага, например. А техподдержка софта происходит удалённо у нас.

    Тестировали киоск мы тоже у себя в офисе на инженерном образце. Тут, например, настраивали необходимый конкретному заказчику набор справок:



    Немного интерфейса:




    Кстати, помимо справок, можно ещё и информацию о стаже получить:



    Забегая чуть вперёд: сейчас мы реализуем вторую версию проекта. Это всё то же самое, только в мобильном приложении.

    Интерфейс в целом тот же:



    Кстати, новые инсталляции можем поставлять как управляемый сервис (то есть за абонентскую плату, а не стандартно — за проект). Всё зависит от потребностей заказчика.

    Если у вас остались какие-то вопросы — буду рад ответить: dakulov@croc.ru
    • +35
    • 5,6k
    • 8
    КРОК
    196,00
    №1 по ИТ-услугам в России
    Поделиться публикацией

    Комментарии 8

      +3
      Прикольно и практично
      «Но как же вы обошлись без машинного обучения, блокчейна, big дыты и не использовали Rust?» — сарказм если что.
        +1
        Спасибо! Мы, конечно, и с этим можем, но не перевелись еще «Левши» у нас, можем и на более простых инструментах эффективно сделать. В том проекте шли не за хайпом, а за результатом в первую очередь.
        0
        интересно было бы про сам киоск почитать. железо, настройка и софт
          +1
          С точки зрения железа, это относительно простой по мощности компьютер, упакованный в железный короб, оснащенный антивандальным сенсорным экраном, бесперебойником и периферией (принтер, считыватель пропусков, колонки).

          С точки зрения софта, это толстый клиент, включающий бизнес-логику и служебные компоненты. Толстый клиент выбран из соображений минимизации трафика между киоском и сервером.
          Из служебных компонентов, в качестве примера, есть мониторинг доступности кадровой системы. Работает так: при отсутствии связи с источником данных, киоск переходит в автономный режим. Пользователю доступны функции, не требующие обращения в кадровую систему. Или другой пример: сервис мониторинга состояния принтера, который в постоянном режиме опрашивает принтер по SNMP по ключевым показателем: состояние печатного тракта, количество бумаги, тонера, иных ошибок. Отклонения показателей от нормы генерируют письмо в техническую поддержку по месту размещения киоска. В ряде случаев оповещение работает дважды: первый раз «на опережение», когда тонера или бумаги осталось менее 20%, и второй раз, когда «уже всё».

          С точки зрения настроек, есть административный дашборд, который в реалтайме отображает основную информацию по киоскам, например: состояние, потребление памяти, IP, версию приложения или конфигурационного шаблона, и несколько кнопок по дистанционному управлению.

          В любую из тем можно подробнее углубиться. Задавай вопросы, что больше интересно, с радостью расскажу.
            0
            Пользователю доступны функции, не требующие обращения в кадровую систему.

            А как работает авторизация?
            Отклонения показателей от нормы генерируют письмо в техническую поддержку по месту размещения киоска.

            А как написать письмо в ТП, если нет сети? Автомат смски шлет?
          0
          А как реализовали сертификацию ИСПДн? Если не секрет?
            0
            Здравствуйте!
            Как выглядит ПО для данного автомата? На каком языке писали, какие технологии использовали? Часто такие «программы» делают в виде сайта в браузере. Но у вас, как я понял, больше работы с оборудованием (с тем же драйвером принтера).
              0
              Тоже интересно, что насчет аттестации данной системы? Особенно учитывая, что в клиентах кроме стационарного киоска также присутствуют рабочие станции пользователей и мобильные устройства…

              Только полноправные пользователи могут оставлять комментарии. Войдите, пожалуйста.

              Самое читаемое